Raadsinformatiebrief over Evaluatie participatieproces overlast speelwadi Dijkstraten (B2024098)

Domein Omgeving Team Beheer & Realisatie

Raadsinformatiebrief

Aan de leden van de gemeenteraad

Uw Brief van Uw kenmerk Datum Verzonden

15-03-2024 15-03-2024

Onderwerp

Evaluatie participatieproces overlast speelwadi Dijkstraten

Ons kenmerk Behandeld door Telefoonnummer

PU24-00498// Arno van Loon 14 0499

Beste raadsleden, Met deze raadsinformatiebrief informeren wij u over het verloop van het participatietraject om maatregelen te treffen om de (geluids)overlast vanuit de aangelegde speelwadi in de wijk Dijkstraten aan te pakken. In deze RIB staat de achtergrondinformatie over de situatie en de aanpak van het participatietraject met de bewoners en de belanghebbenden. We gaan echter niet in op de mate van tevredenheid van de betrokken bewoners over de genomen maatregelen. Deze evaluatie geeft een aantal positieve punten die zijn ervaren gedurende dit traject. Dit traject levert een aantal belangrijke geleerde lessen en verbetermogelijkheden op die we kunnen benutten bij toekomstige participatieprocessen. Deze sluiten goed aan bij het in 2022 vastgestelde participatiebeleid.

1. Aanleiding en aanpak evaluatie In het voorjaar van 2020 kwamen bij de gemeente de eerste signalen van geluidsoverlast binnen vanwege het gebruik van de speelvoorzieningen in de speelwadi in de wijk Dijkstraten. Dit was de start van een intensief, complex en langdurend traject met bewoners, belanghebbenden, medewerkers van de gemeente, het college en de gemeenteraad. Gedurende de looptijd van dit traject zorgden de op dat moment geldende coronaregels én het verloop van personeel bij de gemeente voor aanzienlijke uitdagingen. Gedurende het traject is op verschillende manieren participatie geweest met de diverse stakeholders. Zo zijn keukentafelgesprekken en locatiebezoeken gehouden. Ook zijn meerdere bewonersavonden georganiseerd en zijn een flyer en huis-aan-huis brieven verspreid. Daarnaast werd een werkgroep samengesteld die bestond uit betrokken bewoners. Om lering te trekken uit het verloop van dit participatietraject heeft uw raad in december 2022 om een evaluatie van dit proces gevraagd. Ambtelijk zijn veel verschillende medewerkers bij dit traject betrokken geweest. Een deel van deze medewerkers is niet langer werkzaam bij de gemeente Best, of werden - zoals de communicatie- en participatieadviseurs -specifiek voor een bepaalde periode en opdracht ingehuurd. Hierdoor kon de evaluatie niet eerder worden uitgevoerd.

*PU24-00498*

Bijlage(n): Pagina 1 van 7

Voor de uitvoering van de evaluatie is gekozen om zelfstandig een lerende evaluatie uit te voeren met de intern betrokken medewerkers. Hierbij is gekeken naar de effectiviteit van de aanpak en verbetermogelijkheden voor de toekomst. Bij de analyse en het formuleren van de verbetermogelijkheden is gebruik gemaakt van de beschikbare bronnen zoals e-mails en brieven van betrokkenen en verslagen van de gevoerde gesprekken en bijeenkomsten. 2. Achtergrond Vanaf het voorjaar van 2012 is gestart met de ontwikkeling van de nieuwe woonwijk Dijkstraten. Deze wijk ligt in het gebied tussen de Parallelweg (spoor), de Oirschotseweg en de Ringweg. In totaal zijn hier in vijf fasen ongeveer 670 woningen en een kindcentrum (KC) -met daarin een basisschool, kinderopvang en een peuterspeelzaal- gerealiseerd. Dijkstraten ligt aan de dorpse kant van Best en daarom heeft bij het ontwikkelen van de wijk de topografische kaart van 1850 als belangrijke inspiratiebron gediend. Tal van lijnen op deze kaart zijn vandaag de dag nog zichtbaar als kavelgrenzen, paden, sloten of beplanting. Een smalle, centraal gelegen waterloop is in het ontwerp verbreed tot een ondiep beekdal, dat van noord naar zuid door het gebied slingert. Als onderdeel van het ontwerp is een wadigebied aangelegd tussen de straten Klompenlei, Koppelboor en Spaanders.

De wadi is een groene greppel die het regenwater bergt en het zuivert, waarna het water infiltreert in de ondergrond of kan worden afgevoerd. De wadi helpt tegen wateroverlast en droogte. In juni 2017 is door het college besloten om 2 kavels aan de Klompenlei niet uit te geven om de groenzone bij de wadi en de speelvoorzieningen te vergroten. U bent over dit besluit geïnformeerd. Begin 2019 zijn de toen bekende (toekomstig) bewoners van de wijk Dijkstraten uitgenodigd voor een bewonersavond in het gemeentehuis om een keuze te maken uit een drietal ontwerpen die door de inschrijvende bureaus zijn gemaakt op basis van de uitgangspunten uit het speelruimtebeleidsplan van de gemeente. Bij de uitgangspunten voor het ontwerp van de speelvoorzieningen zijn geen criteria voor geluidsbelasting meegegeven. Met veel enthousiasme hebben een groot aantal ouders en kinderen meegedacht en richting gegeven aan het ontwerp en de inrichting. Eén van de ontwerpen is met ruime meerderheid door de aanwezigen gekozen als inrichting van de wadi. Vervolgens is in mei 2019 de wadi op basis van het gekozen ontwerp ingericht en aangeplant als ruime bovenwijkse speelgelegenheid waarbij met alle vormen van spelen rekening is gehouden. Het spelen moet voor alle kinderen (0 tot 18 jaar) binnen bereik zijn. Ook met de toegankelijkheid voor spelen door mindervaliden is rekening gehouden.

Zo zijn ook in de periode voorafgaand aan de oplevering gesprekken gevoerd tussen de betreffende aanwonenden en de toenmalige wethouder met betrekking tot de ruimtelijke ordening van het gebied en de geplande inrichting van de speelzone. Vanaf de oplevering van de speelvoorziening is hier door veel kinderen en bewoners van de wijk met enthousiasme en plezier gebruik gemaakt. Vanwege de in het voorjaar 2020 geldende coronabeperkingen is het aantal gebruikers van de speelvoorziening aanzienlijk toegenomen en weten ook bezoekers van buiten de wijk én de gemeente hun weg te vinden naar de locatie. Medio mei 2020 zijn bij de gemeente signalen binnengekomen van enkele aanwonenden over ervaren (geluids)overlast door het (soms onjuist) gebruik van de speelvoorzieningen. Deze signalen hebben in eerste aanleg geleid tot onderzoek en gesprekken met de direct betrokkenen en later ook met de omwonenden van de wadi en de bewoners van de wijk.

*PU24-00498*

Bijlage(n): Pagina 2 van 7

3. Participatietraject na signalen van overlast Mei 2020 – maart 2022

Gesprekken met aanwonenden - keukentafel

17 november 2021

1e bewonersavond

In deze periode hebben meerdere gesprekken met de direct aanwonenden die overlast ervaarden en medewerkers van de gemeente plaatsgevonden. Deze gesprekken hebben in eerste instantie aan de keukentafel, op locatie plaatsgevonden en digitaal via teams. Later hebben gesprekken in het gemeentehuis plaatsgevonden met onder andere medewerkers, leidinggevenden en wethouder(s)/burgemeester. Tijdens deze gesprekken is vooral gezocht naar een gezamenlijke oplossing zoals aanpassing van de beplanting, veranderen van de erfafscheidingen en verplaatsing van een beperkt aantal speeltoestellen etc. om de overlast te verminderen. Er zijn meerdere aanpassingen en varianten besproken. Dit heeft echter niet geleid tot een gedragen en effectieve oplossing.

Deze avond was georganiseerd in de school nabij de speelvoorziening. Deze avond is niet doorgegaan i.v.m. coronabeperkingen 29 maart 2022

1e bewonersavond Doel van de avond was het polsen van de algemene woonbeleving, delen van de signalen van overlast en aanpassingen van het speelplan. Daarnaast zou opstarten van het bewonersoverleg aandacht krijgen. Het verslag van deze bijeenkomst is verspreid onder de genodigden.

11 April 2022

Opdracht van de gemeenteraad om vóór bouwvak maatregelen tegen overlast uit te voeren. Op basis van deze opdracht zijn de voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van de plaatsing van de geluidswand uitgevoerd.

9 juni 2022

Flyer en uitnodiging voor 2e bewonersavond verspreid In de flyer zijn de uitgangspunten voor de inrichting van de verschillende speellocaties in de wijk beeldend aangegeven. Ook zijn de bewoners uitgenodigd voor de 2e bewonersavond.

22 juni 2022

2e bewonersavond Tijdens deze bewonersavond zijn de nieuwe ontwerpen/ideeën voor de speellocaties in de wijk gepresenteerd en toegelicht. Ook is aangegeven welke mogelijkheden verder nog beschikbaar zijn op de verschillende speellocaties. De aanwezigen zijn opgeroepen zich aan te melden voor een werkgroep die namens de wijk aan de slag gaat met de beschikbare opties voor de beplanting en de speeltoestellen. Ook het verslag van deze bijeenkomst is verspreid onder de genodigden.

September - Februari 2023

Bijeenkomsten werkgroep In de werkgroep, samengesteld uit ca. 16 bewoners, vonden in de 2e helft van 2022 t/m februari 2023 4 participatiebijeenkomsten plaats over het aanpassen van het groen plan en de speelvoorzieningen. Deze bijeenkomsten zijn begeleid door een communicatie- participatieadviseur en projectleider van de gemeente.

*PU24-00498*

Bijlage(n): Pagina 3 van 7

Uiteindelijk is het niet helemaal gelukt om in de werkgroep alle belangen op 1 lijn te krijgen. Daarom heeft het college van burgemeester en wethouders een besluit genomen over de inrichting, waarbij het college de verschillende belangen tegen elkaar heeft afgewogen. Eind 2022 – Voorjaar 2023 Vanaf juni 2023

Uitvoeren van de aanpassingen. De voorgenomen maatregelen zijn uitgevoerd.

Afronden maatregelen en overdracht naar beheer. Het ‘project’ wordt afgerond en overgedragen naar beheer. In de nazorg zit ook de opname van niet aangeslagen/dode beplanting en de herplant.

4. Impressie van de uiteindelijke situatie Onderstaande foto’s geven een indruk van de uiteindelijke situatie medio maart 2024.

Foto 1: overzichtsfoto wadi

Foto 2: aangepaste oversteek bij school

Foto 3: achterzijde geluidswand om woningen en beplanting

Foto 4: verplaatste zandbak en mindervalide speeltoestel

*PU24-00498*

Bijlage(n): Pagina 4 van 7

5. Bevindingen en verbeterpunten In dit onderdeel worden de bevindingen uit de evaluatiegesprekken en reacties op brieven en verslagen van de bewonersavonden e.a. aangegeven. Ook worden een aantal verbeterpunten aangegeven voor mogelijk gebruik bij toekomstige participatietrajecten. In 2022 is er een nieuw participatiebeleid vastgesteld ‘Beter participeren in Best’. In dit beleid worden uitgangspunten gegeven voor meer, bredere en betere participatie. Ook worden meerdere participatie verbetermogelijkheden gegeven. De verbetermogelijkheden vanuit de voorliggende evaluatie sluiten aan bij dit beleid. 5.1. Het spelregelkader voor de participatie

bevindingen in vogelvlucht:   

de rol van de gemeente was aan de voorkant niet helemaal duidelijk, evenals dat de uiteindelijke beslissing bij de gemeente zou liggen en niet binnen het participatieproces. De uitgangspunten waren van tevoren duidelijk: de speelvoorziening blijft én de geluidsoverlast wordt verminderd. de mate waarin de belanghebbenden geacht werden zich te committeren aan keuzes was niet duidelijk. Er was geen spelregel over commitment opgenomen. Het verdient aanbeveling dat die spelregel een volgende keer duidelijk is.

Verbeterpunt(en):  Het is van belang om het participatieproces te verbeteren door meer duidelijkheid te geven. Zodat iedereen weet waar hij aan toe is, wat hij mag verwachten en wat het betekent om de organisator of participant te zijn. Het gaat om duidelijkheid over: - de kaders waarover geparticipeerd wordt; meepraten, meedenken, meedoen; - het verloop van het participatieproces: over het hoe, waar en wanneer van de participatie én de plaats van participatie in een besluitvormingsproces; - wat er gebeurt met de opbrengsten van het participatieproces en hoe de inbreng is meegenomen of meegewogen. 5.2. De procesregie en communicatie

bevindingen in vogelvlucht:    

Er waren binnen de gemeente duidelijke afspraken over de ambtelijke procesregie en de interne samenwerking en afstemming met de betrokken medewerkers verliep goed. Met de betrokken bestuurder(s) is veel afstemming geweest. Waar nodig werd het gehele college betrokken. Communicatie naar de stakeholders verliep ongecoördineerd vanwege de lastige omstandigheden door coronabeperkingen. Er had naar aanleiding van de klachten over overlast eerder een gezamenlijk proces ingegaan kunnen zijn met de betrokkenen.

Verbeterpunt(en):  Bij de constatering dat een traject of ontwikkeling met brede impact op de omgeving heeft, is de aanbeveling om een communicatie- en participatieplan op te stellen en vast te stellen om duidelijkheid en structuur te bieden.

*PU24-00498*

Bijlage(n): Pagina 5 van 7

5.3. De deling van kennis en informatie

bevindingen in vogelvlucht:  

 

De bewonersavonden zijn over het algemeen goed bezocht en verliepen volgens een vooraf bepaalde aanpak. Het delen van informatie over de overlast als signaal aan de omwonenden volgde pas nadat er al ideeën en voorstellen waren over mogelijke maatregelen. Deze informatieachterstand heeft mogelijk tot weerstand geleid. Voor het delen van informatie met alle stakeholders was geen duidelijk plan en structuur afgesproken. De verspreide flyer riep veel vragen op. De terugkoppeling van de verschillende bewonersavonden en werkgroep bijeenkomsten ging goed, maar riep ook veel vragen op.

Verbeterpunt(en):  Tijdens het traject werd duidelijk dat fysieke bijeenkomsten meerwaarde hebben ten opzichte van digitale/online bijeenkomsten. Bij toekomstige participatieprocessen is het goed om hier rekening mee te houden;  De betrokkenen hebben het gevoel te laat betrokken te worden bij plannen, beleid en projecten. Dat levert gevoelens op alsof het er niet meer toe doet wat ze vinden of dat het mosterd na de maaltijd is. Daarnaast is de kritiek dat ze te laat of onvoldoende op de hoogte worden gesteld van de mogelijkheid om te participeren. Het participatieproces wordt er beter van als we eerder en breder informeren. Dat wil zeggen: - In een zo vroeg mogelijk stadium inwoners betrekken bij een plan of beleid; - Inwoners eerder in de gelegenheid stellen zich te informeren over wat er speelt. 5.4. De rol van de werkgroep

bevindingen in vogelvlucht:   

Het was goed om een vertegenwoordiging vanuit de wijk te betrekken bij de plannen voor de nieuwe inrichting en de te nemen aanpassingen. De rol van de werkgroep en het commitment vanuit de hele wijk voor de voorgestelde aanpassingen was niet duidelijk. Er was sprake van tegengestelde belangen. Dit was lastig voor de werkgroep.

Verbeterpunt(en):  Om actief mee te kunnen doen is het belangrijk dat inwoners weten wat ze mogen verwachten, wanneer en hoe ze mee kunnen doen of waar ze kunnen achterhalen wat met hun inbreng wordt gedaan. - Het moet voor de deelnemers aan een werkgroep vooraf duidelijk zijn wat hun rol is en wat met de opbrengsten en het advies wordt gedaan. - Maak dit van tevoren aan de deelnemers duidelijk om geen verkeerde verwachtingen te wekken.

*PU24-00498*

Bijlage(n): Pagina 6 van 7

5.5. De besluitvorming en terugkoppeling

bevindingen in vogelvlucht: 

  

Er lagen al concept plannen waarover nog geen besluitvorming was geweest door het college. De stakeholders gaven aan dat ze soms dachten dat al iets was besloten en zij geen/nauwelijks invloed hadden. Het was lastig te bepalen op welke plaats bepaalde besluitvorming thuishoorde, bij de ambtelijke organisatie, het college of de raad. De status van de werkgroep binnen de besluitvorming was onduidelijk. De werkgroep gaf advies, het college was verantwoordelijk voor het besluit. De status en hoe bindend het advies van de werkgroep was, was niet duidelijk.

Verbeterpunt(en):  De besluitvorming moet een helder en transparant proces zijn en de besluiten moeten goed worden vastgelegd en gecommuniceerd worden aan de betrokkenen.  Geef bij aanvang van een participatieproces aan de deelnemers duidelijk aan welke vorm van participatie wordt gekozen: raadplegen, advies vragen, samenwerken/co-creëren. Geef helderheid over de overwegingen die tot de keuze hebben geleid. 5.6. Afronding en overdracht De resultaten van de evaluatie van dit participatieproces en de bijbehorende verbeterpunten en aanbevelingen worden overgedragen naar cluster communicatie en participatie. Dit dient als input voor komende participatietrajecten.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Best

Hans Ubachs Burgemeester

Jolie Hasselman secretaris

*PU24-00498*

Bijlage(n): Pagina 7 van 7