Overdrachtsdocument Gemeenteraad Best 'Van Raad naar Raad'

VAN RAAD NAAR RAAD Overdrachtsdocument

7 maart 2022

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

2

Beste raadsleden,

Voor jullie ligt het overdrachtsdocument van de oude Raad voor de nieuwe Raad. Het is een document dat helpt om een goede start te maken bij de nieuwe raadsperiode. Als gekozen en hoogste bestuursorgaan is de Raad van grote invloed op de lokale democratie, de lokale belangen en het leven van alledag in ons mooie Best. Het document bevat alle thema’s die afgelopen periode hebben gespeeld en ook komende periode gaan spelen. En komende periode gaan er een paar belangrijke zaken spelen die van grote invloed zijn, denk o.a. aan het nieuwe Huis van Best, de Stationsomgeving, RES, ontwikkelingen in het sociaal domein, etc. Het document gaat ook over de rol van de Raad zelf. Hoe werken wij en wat willen we komende periode verbeteren. Wat betekent raadslid zijn als het gaat om integriteit en wat als je te maken krijgt met agressie. Wat is onze positie in de regio. Afgelopen periode heeft de Raad goed samengewerkt; altijd met het belang van Best voor ogen. En de debatten gingen altijd over de inhoud, nooit over de persoon. Dit is een belangrijke waarde waarvan ik hoop dat ook komende periode de Raad op inhoud goed blijft samenwerken. Vanzelfsprekend zullen er meningsverschillen zijn maar als we die met respect uitwisselen maakt dat onze besluiten vaak beter. Dit document is daarom van belang en het is daarom dat ik van harte aanbeveel om het goed te lezen.

Best verdient een sterke Raad en een sterke Raad is goed voorbereid. Afgelopen 4 jaar mocht ik waarnemend voorzitter zijn van de oude Raad, ik heb dit met heel veel plezier gedaan. Dank aan iedereen die dit voor mij mogelijk heeft gemaakt. Ik wens de nieuwe Raad veel wijsheid, daadkracht en plezier toe.

Véronique Zeeman

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

3

Thema’s 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Vergaderstructuur ............................................................................................................................... 4 De griffie.............................................................................................................................................. 6 Raad als werkgever .............................................................................................................................. 6 Raad in de regio ................................................................................................................................... 8 Raad en hulptroepen ........................................................................................................................... 9 Voorzitter van de raad ........................................................................................................................ 13 Bestuurlijke vernieuwing .................................................................................................................... 14 Van college naar raad ......................................................................................................................... 16 Statistieken ........................................................................................................................................

17 Een goed advies.................................................................................................................................. 18

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

4

1. Vergaderstructuur De raadsbijeenkomsten en raadsvergaderingen in Best worden ingericht volgens het BOB-model (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming). De gedachte achter het BOB-model is dat bij het nemen van een besluit steeds dezelfde drie stappen worden doorlopen. Eerst wordt alle informatie verzameld, daarna kunnen op grond van die informatie ideeën en standpunten uitgewisseld worden en als laatste stap wordt er een besluit genomen waarbij gesproken wordt over de politieke verschillen. Een volgende stap wordt pas gezet als de voorgaande stap goed is afgerond. In 2019 is het model scherper neergezet en is meer ruimte gemaakt voor de inbreng van inwoners. Eind 2020 is een enquête over het BOB-model uitgezet onder raads- en burgerleden. De uitkomsten zijn met het presidium besproken. Het presidium geeft u op basis hiervan de volgende adviezen mee: 1. Effectiever vergaderen o Door beter gebruik te maken van de mogelijkheid om een onderwerp alleen beeldvormend (als er geen politieke lading is alleen info nodig) of alleen oordeelsvormend (alle info is al beschikbaar) te bespreken of een onderwerp rechtstreeks voor de raadsvergadering te agenderen. Dit vraagt van het presidium om al eerder de agenda’s voor de raadssessies op te stellen; de raadsvoorstellen of in ieder geval een samenvatting van de inhoud moeten dan al eerder beschikbaar zijn.

o Door de vergadercyclus anders in te delen, bij voorbeeld Week 1: Beeldvormende sessies Week 2: Thema-avond (incl. periodieke sessies) + Presidium Week 3: Oordeelsvormende sessies Week 4: Reserveavond Week 5: Raadsvergadering Ook dit vraagt om het eerder opstellen van de agenda’s; ook wordt de doorlooptijd van een collegebesluit een raadsbesluit een week langer. Een aandachtspunt is ook dat de vergadercyclus soms maar uit vier weken bestaat o.a. door vakanties of vaste data voor besluitvorming in de p&c cyclus. o Betere (gelijkmatige) spreiding van de raadsstukken over het jaar. Dit vraagt om goede afstemming tussen raad en college en om meer regie te voeren met de Lange Termijn Agenda. 2. Verbeteren van de kaderstelling Dit kan door bij majeure projecten te werken met startnotities, waarmee de raad al bij het begin van het traject kaders kan meegeven. 3. Vergroten van inwonersparticipatie: o Vaker (actief) deskundigen, inwoners en/of belanghebbenden uitnodigen. Meer variatie in de opzet van de raadssessies (ronde tafel gesprekken, expertsessies, deskundigenpanel, sessie op locatie) en toe te passen werkvormen kan hier ondersteunend aan zijn en maakt deelname voor inwoners ook interessanter. o Het inwonerspodium meer bekendheid geven

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

4. ROG-avonden organiseren Plan jaarlijks in ieder geval twee ROG-avonden in en laat het presidium en/of een werkgroep samen met de griffie de avonden voorbereiden. 5. Evalueren van de inloopsessies portefeuillehouders Eind 2020 is de opzet van de inloopsessies gewijzigd. Evalueer deze werkwijze eind 2022.

5

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

6

2. De griffie Het basiswerk van de griffie is het faciliteren en ondersteunen bij het vergader- en besluitvormingsproces. Daarnaast adviseert de griffie de raad en individuele raads- en burgerleden over de instrumenten en rechten die zij ter beschikking hebben voor het uitoefenen van hun controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol. De griffier is hierbij de eerste adviseur van de raad en adviseert en ondersteunt de burgemeester bij zijn taak als voorzitter van de raad en neemt deel aan de bestuurlijke driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier. En de griffier geeft leiding aan de griffie. Wat de raad van de griffier verwacht, is vastgelegd in de Instructie voor de griffier gemeente Best 2020. De griffie bestaat uit de griffier, de plaatsvervangend griffier/raadsadviseur, de raadsadviseur en de griffiemedewerker. De griffie heeft een structurele formatie van 3,8 fte. Contactgegevens griffie: • Email: Raadsgriffie@gembest.nl • Tel. nr.: 0499-360375 of 14 0499 De griffie stelt zich voor: Rian Swinkels, griffier

Tom Bartels, plaatsvervangend griffier/raadsadviseur

Tel. 0499-360301 Mobiel: 06-23609250

Tel. 0499-360903 Mobiel: 06-25057723

Karin Wouters, raadsadviseur

Gemmy Verstralen-Christiaans, griffiemedewerker

Tel. 0499-360237 Mobiel: 06-23977958

Tel. 0499-360433 Mobiel: 06-23978524

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

7

3. Raad als werkgever De raad is de werkgever van de griffier (Gemeentewet, artikel 107 e.v.); de werkgeverscommissie voert namens de raad het werkgeverschap uit. Dit is vastgelegd in de Verordening werkgeverscommissie raadsgriffie Best 2020. De werkgeverscommissie bestond in de periode 2018-2022 uit: • Maarten Swinkels (VVD), voorzitter • Teuntje Berkhout-Theunissen (Jongerenpartij JO) • Aaldert van der Vlies (ChristenUnie) – tot 7 oktober 2019 • Rob Vader (PvdA) – vanaf 7 oktober 2019 Het uitgangspunt bij de bemensing van de werkgeverscommissie was een stevige en evenwichtige commissie met een goed draagvlak in de raad. Het is geen politieke commissie; beoogd is het werkgeverschap voor de griffie op een deskundige, constructieve en positieve manier in te vullen en daarbij een goed klankbord te zijn voor de griffier. De werkgeverscommissie adviseert de raad ook in de nieuwe raadsperiode dit als uitgangspunt te nemen. De werkgeverscommissie heeft in de afgelopen raadsperiode samen met de griffier gewerkt aan een goede positionering van de griffie, zowel intern als extern. Er is een nieuwe Instructie voor de griffier opgesteld (2020) en de functiebeschrijvingen voor de griffiefuncties zijn geactualiseerd. Ook is de Verordening werkgeverscommissie aangepast aan gewijzigde wetgeving.

Bij de invulling van vacatures waaronder de opvolging van de griffier is de werkgeverscommissie nauw betrokken geweest. Met enige regelmaat is afgestemd met de fractievoorzitters over het functioneren van de griffie. Op advies van de werkgeverscommissie heeft de raad bij de begroting voor 2022 de formatie van de griffie structureel uitgebreid. De formatie van de griffie is nu 3,8 fte en bestaat uit de griffier (1 fte), een plv. griffier/raadsadviseur (1 fte) en een raadsadviseur (0,8 fte) en de griffiemedewerker (1fte). De werkgeverscommissie adviseert de nieuwe werkgeverscommissie om regelmatig af te stemmen met de raad en de griffie of de verwachtingen over en weer op elkaar aansluiten en of de formatie van de griffie is afgestemd op de taken en werkzaamheden. Tevens adviseert de werkgeverscommissie om de medewerkers van de qua samenstelling vrij nieuwe griffie de nodige opleidingen te laten volgen.

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

8

4. Raad in de regio Best neemt deel aan een aantal Gemeenschappelijke Regelingen (GR’en) en samenwerkingsverbanden. Ze zijn hieronder opgenomen. Jaarlijks bij de begroting wordt gerapporteerd over de stand van zaken in de paragraaf Verbonden Partijen. Gemeenschappelijke Regelingen (GR’en): 1. Metropoolregio Eindhoven (MRE) 2. Werkvoorzieningschap De Dommel (WSD) 3. Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (VRBZO) 4. Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Brabant-Zuidoost (GGD) 5. Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (ODZOB) Overige: - Brainport Delevelopment NV - BNG Bank NV - Brabant Water NV - Stichting Beheer en Exploitatie Veiligheidshuis Brabant Zuidoost Voor zover het een raadsbevoegdheid betreft worden collegeleden aan het begin van de raadsperiode benoemd voor de verschillende samenwerkingsverbanden. Voor Raadstafel21, onderdeel van de MRE, worden twee raadsleden benoemd. Regionale vertegenwoordiging is een vast agendapunt voor het presidium; hierbij wordt onder meer terugkoppeling gegeven over de deelname aan Raadstafel21. Daarnaast is Regionale samenwerking een vast agendapunt bij de raadsvergaderingen. Collegeleden kunnen bij dit agendapunt de raad informeren over actualiteiten; raadsleden kunnen het college bevragen.

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

9

5. Raad en hulptroepen Auditcommissie De auditcommissie is een van de commissies die de raad op grond van de Gemeentewet kan instellen om de raad te adviseren over te nemen besluiten of om besluitvorming voor te bereiden. De raad regelt de bevoegdheden van zo’n commissie in een verordening. De commissie adviseert; de bevoegdheid tot het nemen van besluiten blijft bij de raad. De auditcommissie is in onze gemeente in 2014 nieuw leven ingeblazen. Dit naar aanleiding van de behoefte binnen de raad aan een auditcommissie die zich bezighoudt met een aantal toezichts- en afstemmingstaken die voortvloeien uit met name de financiële verordening en uit het overleg met de accountant. Daartoe is de Verordening auditcommissie gemeente Best 2018 vastgesteld. Daarin staan onder meer het doel en de taken, de samenstelling en de werkwijze van de auditcommissie beschreven. Doel en taken van de auditcommissie De auditcommissie heeft tot doel advisering en afstemming tot stand te brengen ten behoeve van de raad voor activiteiten op het gebied van auditing, financieel beleid en beheer en aangrenzende gebieden. De auditcommissie: 1. Is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming; 2. Is het formele aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant; 3.

Bespreekt jaarlijks het controleplan en protocol van de accountant en brengt hierover een advies uit aan de raad; 4. Bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de interim controle en de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad; 5. Adviseert de raad over de uitvoering van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet; 6. Bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamercommissie, de raad, het college en de ambtelijke organisatie op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd en de informatieveiligheid wordt geborgd; 7. Adviseert de raad gevraagd en ongevraagd over een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende taak en de financiële functie van de raad. Samenvattend De auditcommissie richt zich op transparant bestuur en goede sturing, zonder politieke inkleuring. Onderdeel hiervan is een goede voorbereiding van de besluitvorming in de raadsvergaderingen. De auditcommissie wil met het oog daarop de raad adviseren op basis van doordachte en onderbouwde adviezen.

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

10

De kerntaak van de auditcommissie richt zich op (financieel) beheer en niet op beleid. Het beheer moet op orde zijn. Dit is weliswaar een politiek thema, maar geen partijpolitiek thema. De auditcommissie houdt zich verre van beleid. Voorbeelden: • Adviezen aan de raad in het kader van een doelmatige en effectieve Planning en Control cyclus. Denk hierbij aan de tijdsfasering voor behandeling van de kaderbrief, de jaarrekening(controle), de begroting en de tussentijdse rapportages. • De taken die minimaal aan bod komen in de auditcommissie zijn dus de aanbesteding van de accountant, de planning en de inhoud van de controle, de controleverklaring en het verslag van bevindingen. Daarnaast wordt de managementletter (boardletter) besproken zijnde een brief die gaat over de bedrijfsvoering. • De auditcommissie beoordeelt niet de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de gepresenteerde cijfers in de diverse financiële rapportages. Dat is aan de accountant. De beoordeling over het verhaal achter de cijfers is een zaak van de politiek. De auditcommissie adviseert de raad schriftelijk en vooraf over te nemen raadsbesluiten. Deze adviezen worden op het raadsinformatiesysteem bij het betreffende raadsvoorstel en raadsbesluit geplaatst. Daarnaast maakt de auditcommissie jaarlijks in afstemming met de controller een planning van de te behandelen onderwerpen.

De jaarplanning voor 2022 is als bijlage bijgevoegd. Samenstelling van de auditcommissie De raad benoemt uit haar midden vier leden waarvan een als voorzitter. De raad kan burgerleden benoemen als lid van de commissie. De griffier is secretaris van de commissie. In de periode 2018-2022 bestond de auditcommissie uit de volgende raads- en burgerleden: • Gaston Slagers (CDA, voorzitter) • Niels Govers (VVD) • Hans Berkers (Best Open) • Peet van de Loo (D’66); in 2020 opgevolgd door Marius Ekamp • Rini van Alphen (Gemeentebelangen), burgerlid, tot eind 2021; Rini is niet (meer) opgevolgd. Op uitnodiging van de commissie kunnen vertegenwoordigers van het college, de ambtelijke organisatie, de rekenkamercommissie, de accountant of andere deskundigen als adviseur deelnemen aan de vergaderingen van de auditcommissie. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar tenzij de commissie anders besluit. De verslaglegging van de vergaderingen is in te zien in Politiek Portaal (zie: https://best.raadsinformatie.nl/dossiers/53764).

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

11

Over de Rekenkamercommissie Best Basis en samenstelling De rekenkamercommissie is door de gemeente Best ingesteld als een onafhankelijk orgaan op grond van artikel 81a en 81oa van de gemeentewet. Bij besluit van 24 juni 2013 heeft de raad van Best besloten om met een zelfstandige rekenkamercommissie verder te gaan, na eerder op dit gebied samengewerkt te hebben in regionaal verband. De samenstelling van de rekenkamercommissie is op dit moment als volgt: Jan van den Heuvel, voorzitter, Hans van Berlo, lid, Martine van Boekel, lid. Missie De rekenkamercommissie van Best wil een toegevoegde waarde hebben voor het functioneren van het lokale bestuur in de gemeente Best. Deze toegevoegde waarde wil zij realiseren door een bijdrage te leveren aan het: • Versterken van de controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende verantwoordelijkheden van de raad (versterken bestuurlijke visie en bestuurlijke besluitvorming); • Verbeteren van het handelen van de gemeente (vergroten doelmatigheid en doeltreffendheid); • Vergroten van de publieke verantwoording (vertrouwen en transparantie). Vanuit dit perspectief richt de rekenkamer zich op de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het bestuurlijk handelen binnen de gemeente. De rekenkamercommissie Best wil een “kwaliteitskamer” zijn en geen “afrekenkamer”, zij wil geen ‘club’ zijn van de gele en rode kaarten.

Onderzoeken van de rekenkamercommissie hebben altijd als oogmerk een constructieve bijdrage te leveren aan het gemeentelijk handelen. Dat kan gelden voor de gemeenteraad alsook voor het college van B&W en de ambtelijke organisatie. De rekenkamercommissie verricht onderzoeken vanuit het lerend perspectief. Onafhankelijkheid De onafhankelijkheid van de rekenkamer komt tot uitdrukking in haar onderzoeksprogrammering en uitvoering. Onderzoeksonderwerpen die door (fracties uit) de raad zijn aangedragen kunnen worden opgenomen in deze programmering. Zowel wensen van de raad als onderwerpen die door de rekenkamercommissie zelf als relevant beoordeeld worden, kunnen in de programmering aan bod komen. Op 4 november 2021 heeft overleg plaatsgevonden tussen een vertegenwoordiging van de raad en de rekenkamercommissie om de betrokkenheid van de raad bij het onderzoeksprogramma te vergroten. Daarbij zijn de volgende afspraken gemaakt. In plaats van gesprekken met de afzonderlijke fracties, spreekt de Rekenkamercommissie met een afvaardiging van de raad. Dit gesprek vindt 1x per jaar plaats voorafgaand aan het vaststellen van het onderzoeksprogramma. Gedurende het jaar is deze delegatie het aanspreekpunt voor de rekenkamercommissie.

Voorafgaand aan het gesprek, mailt de rekenkamercommissie het concept-onderzoeksprogramma met een voorzet van de onderzoeksvragen, zodat men meer beeld heeft bij het onderzoeksonderwerp. De fracties

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

12

bespreken dit en vervolgens wordt dit besproken in het presidium. In het verslag wordt vastgelegd of er aanvullende onderzoeksonderwerpen zijn, of men aanvullende of andere accenten heeft bij de voorgestelde onderzoeksonderwerpen en de voorkeur van de volgorde van de onderzoeksonderwerpen. Dit gremium stelt vast wie de raad afvaardigt. Dit hoeft geen vaste delegatie te zijn. De Rekenkamercommissie stelt vervolgens het onderzoeksprogramma definitief vast, waarbij de inbreng van de raad wordt meegewogen en biedt dit vervolgens, samen met het jaarverslag, officieel aan de raad aan. Verder werd in dit overleg afgesproken, dat tijdens het onderzoek de rekenkamercommissie kan verzoeken om een interactieve werksessie, mits het onderzoeksonderwerp zich daarvoor leent. Dit wordt ingepland als een themasessie in de reguliere cyclus. Daardoor is de raad in de gelegenheid te participeren bij het onderzoek, tussentijds zijn inbreng te hebben of wensen te uiten met betrekking tot het bijsturen van de richting van het onderzoek. Met handhaving van het onafhankelijkheidsprincipe wil de rekenkamercommissie niet alleen een commissie van en voor de raad zijn maar ook een rekenkamercommissie met de raad. Daarnaast is de rekenkamercommissie in 2021 gestart met een onderzoek naar de doorwerking van de aanbevelingen.

Daarbij wordt ook bekeken welke verbeteringen in het onderzoeksproces kunnen worden aangebracht om aanbevelingen beter “te laten landen” bij raad, college en organisatie. De resultaten van dit onderzoek worden in de nieuwe raadsperiode aangeboden.

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

13

6. Voorzitter van de raad De burgemeester is voorzitter van de raad. Op 11 december 2018 is de heer Hans Ubachs geïnstalleerd als burgemeester van Best. Voor de benoeming, de tussentijdse klankbordgesprekken en de herbenoeming van de burgemeester heeft de raad een vertrouwenscommissie ingesteld. De taken en werkwijze van de vertrouwenscommissie zijn vastgelegd in de Verordening Vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester 2018. In de periode 2018-2022 bestond de vertrouwenscommissie uit: • • • • • • • •

John Verheijen (VVD), voorzitter Teuntje Berkhout-Theunissen (Jongerenpartij JO) Diana van Weert (Gemeentebelangen) Rob Vader (PvdA) KlaasJan van Hees (D’66) Gaston Slagers (CDA); in …. Opgevolgd door Marieke Gondrie Aaldert van der Vlies (ChristenUnie), in ….. opgevolgd door Wouter Bondt Leon Kennis (Best Open)

De vertrouwenscommissie houdt jaarlijks een klankbordgesprek met de burgemeester waarbij een extra accent ligt op het derde jaar (2021, de ‘midterm review’) en het vijfde jaar (2023): de opmaat voor een herbenoeming in 2024. De werkzaamheden van de vertrouwenscommissie zijn geheim; de zittende leden in de periode 2018-2022 zorgen, samen met de griffier, zelf voor de informatieoverdracht aan de vertrouwenscommissie in nieuwe samenstelling. Waarnemend raadsvoorzitter Bij afwezigheid of verhindering wordt het voorzitterschap van de raad waargenomen door het langstzittende lid van de raad. De raad kan hiervan afwijken en een ander lid van de raad met de waarneming belasten. In de raadsperiode 2018-2022 heeft de raad mevrouw Véronique Zeeman (Best Open) belast met de waarneming.

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

14

7. Bestuurlijke vernieuwing Inleiding In 2018 heeft de raad de Raadswerkgroep bestuurlijke vernieuwing ingesteld met de opdracht om voor de duur van de raadsperiode 2018-2022 invulling te geven aan bestuurlijke vernieuwing door - het initiëren en uitwerken van concrete acties en activiteiten; - deze acties en activiteiten te verwerken in een tweejaarlijkse activiteitenplanning; - als klankbord te fungeren voor de griffie bij de doorontwikkeling van de werkwijze en het vergadermodel van de raad. Van iedere fractie is bij aanvang een raads- of burgerlid benoemd. Aan de raadswerkgroep namen deel: • Gemeentebelangen: Diana van Weert • ChristenUnie: Aaldert van der Vlies, in 2019 opgevolgd door Wouter Bondt • PvdA: Rob Vader • CDA: Marieke Gondrie, in 2020 opgevolgd door Femke de Vries • Best Open: Hans Berkers • VVD: Bart van Hoeck • Jongerenpartij JO: Teuntje Berkhout • D’66: Peet van de Loo (tot november 2020) De raadswerkgroep heeft uit de opdracht als doelstellingen genomen het vergroten betrokkenheid van inwoners (voor zover inwoners daar behoefte aan hebben), het vergroten van de zichtbaarheid van de raad en aandacht voor zichtbaarheid raad bij en verbinding met jeugd en jongeren. Aan het einde van de raadsperiode heeft de raadswerkgroep bestuurlijke vernieuwing de balans opgemaakt en de opbrengst vervat in een advies aan de nieuwe raad.

Advies voor de nieuwe raad Bestuurlijke vernieuwing Over wat ‘bestuurlijke vernieuwing’ wel en niet inhoudt, is veel gesproken. Ieder lid van de raadswerkgroep heeft er haar of zijn eigen ideeën over en geeft er haar/zijn eigen invulling aan. Dat maakt het belang van een duidelijke omschrijving zeker duidelijk. De raadswerkgroep geeft daarom als advies mee aan de nieuwe raad: • •

• • • •

Heb het niet meer over bestuurlijke vernieuwing maar liever over versterking van de lokale democratie; Beleg de versterking van de lokale democratie bij een vertegenwoordiging uit de raad. Deze groep kan fungeren als aanjager; in de dagelijkse praktijk is daar weinig ruimte voor. Draag er zorg voor dat het een niet-politiek gremium is met draagvlak in de hele raad; Geef een duidelijke opdracht mee met concrete doelstellingen; Leg niet alles vooraf vast, maar experimenteer en evalueer; ga aan de slag! Zorg voor een regelmatige en brede afstemming met de hele raad, bij voorbeeld tijdens een ROGavond. Zorg er in ieder geval voor dat er een wisselwerking ontstaat tussen raad en focusgroep; Zorg voor een goede borging van acties en activiteiten die de raad wil behouden.

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

15

Tijdens de ROG-avond op 13 oktober 2021 is bestuurlijke vernieuwing door de raadswerkgroep besproken met de raad. Hierbij zijn drie belangrijke pijlers voor een vervolg benoemd: - Inwonersparticipatie; hierbij is aangegeven dat de raad meer wil sturen op inwonersparticipatie aan het begin van processen; - Zichtbaarheid van de raad; de raad vindt het belangrijk de activiteiten die in gang gezet zijn, te behouden en te borgen; - Cultuur; de raad wil in gesprek met het college over hoe raad en college/ambtelijke organisatie meer en beter kunnen samenwerken. Inwonersparticipatie Een veranderende maatschappij vraagt om een andere aanpak. Het Mentality model van Motivaction geeft hier meer inzicht in en kan helpen andere groepen dan de gebruikelijke te bereiken. Tijdens de Masterclass en de Inspiratiesessie zijn instrumenten en vragen aangereikt die goed toe te passen zijn bij inwonersparticipatie. Ze zijn uitgewerkt in de bijgevoegde infographic. Leg deze vast als uitgangspunten in het beleidsakkoord en maak goede werkafspraken met het college en de ambtelijke organisatie om samen op te trekken en elkaar te versterken op dit gebied. Spreek af dat bij majeure onderwerpen vooraf het te doorlopen proces wordt vastgelegd in een Startnotitie waar de gewenste vormen van inwonersparticipatie en de rol van de raad daarbij worden opgenomen.

Herijk samen met het college het participatiebeleid en leg heldere uitgangspunten vast. Verbinding met jeugd en jongeren • Investeer in een samen met het Heerbeeck College uit te werken jaarprogramma waarbij alle afdelingen ten minste een maal per jaar in contact komen met de lokale politiek. Maak hierbij gebruik van de ervaringen en opzet vanuit de raadswerkgroep bestuurlijke vernieuwing; • Overweeg een programma voor basisschoolleerlingen; • Voorkom dat waardevolle ervaring verloren raakt door de continuïteit te borgen bij enkele raadsleden die hier affiniteit mee hebben, of een focusgroep.

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

16

8. Van college naar raad Naast dit overdrachtsdocument Van raad naar raad verzorgt het college een overdrachtsdocument Van college naar raad, waarin inhoudelijke gemeentelijke thema’s aan de orde komen. Het overdrachtsdocument van het college wordt u separaat aangeboden. Tijdens het inwerkprogramma voor de nieuwe raad wordt aandacht besteed aan een goede informatieoverdracht voor de periodieke sessies Sociaal Domein en Leefomgeving. Op specifieke thema’s wordt ingegaan op het moment dat zij zich aandienen.

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

17

9. Statistieken

Statistieken raadsperiode 2018-2022 Type Raadsvergaderingen Raadsavonden Schriftelijke vragen

Totaal 43 102 32

2018 13 17 3

2019 11 26 8

2020 9 25 5

2021 8 27 16

2022 2 7 0

Raadsvoorstellen: Aangenomen Geamendeerd Verworpen Stemmen gestaakt

211 184 30 2 0

35 35 3 0 0

43 42 4 1 0

63 49 11 1 0

53 45 8 0 0

17 13 4 0 0

Moties: Aangenomen Verworpen Ingetrokken

57 28 11 18

7 3 1 3

12 6 1 5

10 8 1 1

20 5 7 8

8 6 1 1

Amendementen: Aangenomen Verworpen Ingetrokken

57 36 9 12

6 3 1 2

13 6 4 3

16 13 0 3

16 10 2 4

6 4 2 0

Vragen vragenhalfuur Insprekers Interpellaties Initiatiefvoorstellen Burgerinitiatieven

16 38 5 0 0

1 5 5 0 0

3 15 0 0 0

4 11 0 0 0

6 4 0 0 0

2 3 0 0 0

Onderzoeken Raadsenquêtes

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

10. Een goed advies

Zorg dat je naast het lezen van alle documenten en de vele vergaderingen voldoende tijd overhoud voor het mooiste deel van het raadswerk, namelijk het spreken met inwoners, vrijwilligers en ondernemers en het zijn van volksvertegenwoordiger.

John Verheijen (VVD)

Haal je informatie over een onderwerp niet alleen uit de stukken. Ga op locatie kijken, praat met inwoners, verenigingen, betrokkenen etc om je beeld zo compleet mogelijk te maken.

Marieke Gondrie (CDA)

Probeer niet als raadslid alle documenten altijd te lezen. Dit is teveel. Probeer hoofd en bijzaken te onderscheiden. Stel je vragen, ook aan je collega raadsleden. Het is serieus werk maar er mag ook af en toe gelachen worden.

Veronique Zeeman (Best Open)

18

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

19

Ga eens in gesprek met de oude hap van andere fracties over waar zij tegen aan zijn gelopen vanaf hun start tot nu, en doe er je voordeel mee. Wellicht kan de oude hap daar ook weer wat van mee pikken.

Jo van den Boogaard (Jongerenpartij JO)

Verzand niet in ambtelijke taal en onduidelijke processen maar probeer er samen voor te zorgen dat het debat en het proces dat de Raad loopt te volgen blijft voor de inwoners en de mensen die thuis kijken. Dat voor jezelf en met elkaar periodiek evalueren is waardevol om te groeien als volksvertegenwoordiger.

Marius Ekamp (D66)

1. Ga niet alles te lezen, hou je bij je portefeuille wat je binnen de fractie hebt. 2. Denk zeker niet dat alles meteen doorgaat wat je als ambities hebt, dingen kosten tijd en zeker bij de gemeente. 3. De andere partijen heb je nodig om iets voor elkaar te krijgen dus samenwerken is een must. 4. Heb plezier in hetgeen wat je doet en in het werk. 5. Ben zuinig op de Griffie, je heb ze nodig om goed te kunnen functioneren

Diana van Weert-van Geffen (Gemeentebelangen Best)

Overdrachtsdocument Gemeente Best – Van raad naar raad

Concentreer je op de hoofdlijnen van beleid en Concentreer je op de hoofdlijnen van beleid en probeer niet elke probeer niet elke fout in een tabel te vinden. fout in een tabel te vinden. Als raadsleden zich teveel verdiepen Als raadsleden zich teveel verdiepen in de materie in de materie tot op het uitvoeringsniveau is het voor niemand tot op het uitvoeringsniveau is het voor niemand meer te volgen waar men het over heeft. Het gaat er niet om om meer te volgen,en het over heeft. te laten merken hoe goed je in de materie bent maar om de Hom te laten merken hoe goed je in de materie samenhang te zien tussen de beleidsterreinen bent maar om de samenhang te zien tussen de beleidsterreinenzet gaat er niet om

Rob Vader (PvdA/Groen Links)

- Als jij iets niet begrijpt, ga er dan vanuit dat er nog een paar in de zaal zitten die het niet begrijpen. Blijf daarom vragen stellen, zowel politiek inhoudelijk als bijvoorbeeld omtrent het proces. - Gun jezelf de tijd om in de verschillende onderwerpen in te lezen en mee te luisteren/praten.

Wouter Bondt (ChristenUnie)

20