Evaluatie effectiviteit aanbevelingen initiatiefvoorstel nav rekenkamerrapport doorwerking

Evaluatie effectiviteit aanbevelingen initiatiefvoorstel n.a.v. Rekenkamerrapport doorwerking maart 2025

Inhoudsopgave 0. Inleiding 1.

Rekenkamer

2.

Voorafgaand aan besluitvorming

3.

Tijdens besluitvorming

4.

Na besluitvorming

5.

Informele gesprekken

6.

Cursus raadsprocessen nieuwe medewerkers

7.

Opbrengst / conclusie

8.

Vervolgacties

0. Inleiding

Aanleiding Op 30 mei 2022 heeft de gemeenteraad van Best het raadsbesluit aangenomen waarin de adviezen van de Rekenkamercommissie waren verwoord. Deze aanbevelingen werden gegeven n.a.v. het uitgevoerde onderzoek naar de mate van doorwerking van de aanbevelingen van Rekenkamerrapporten. Hierbij is via een amendement vanuit de raad besloten tot het oprichten van een werkgroep die belast is met het uitwerken van de aanbevelingen in een actieplan. Vervolg De werkgroep is vervolgens aan de slag gegaan met diverse werksessies in de tweede helft van 2022 en begin 2023. Hierop is een initiatiefvoorstel geschreven met daarin de uitwerking van de aanbevelingen opgenomen. Dit initiatiefvoorstel is aangenomen in de raad van 8 mei 2023. Onderdeel van dit raadsbesluit was om eind 2024 de effectiviteit van genoemd raadsbesluit te evalueren.

Evaluatie In de volgende onderdelen vindt u: • Analyse naar de feitelijke toepassing van de aanbevelingen; • Analyse naar effectiviteit maatregelen op basis van werksessie 10 maart 2025;

• Afgesloten wordt met een conclusie op basis van de feitelijke data en waargenomen effectiviteit bij de diverse doelgroepen.

1. Rekenkamer

De afspraken rondom de besluitvorming en monitoring van aanbevelingen heeft de Rekenkamer vastgelegd in de werkwijze Rekenkamer en in de beschrijving van het onderzoeksproces. De belangrijkste aanpassingen zijn de volgende: •

De conclusies worden eerst gedeeld met de ambtelijk verantwoordelijken en eventueel met de verantwoordelijk wethouder. Daar is ruimte om aanbevelingen passend te maken bij de bestaande werkpraktijk, aansluiting te zoeken op bewegingen die al plaats vinden binnen de organisatie. Op die manier kunnen we zorgen dat aanbevelingen goed passen.

•

Na besluitvorming vindt er een gesprek plaats met de uitvoerend ambtenaar om geleerde lessen met elkaar te delen en de concretisering en haalbaarheid met elkaar te exploreren.

•

Anderhalf jaar na uitbrengen van het rapport vindt er een doorwerkingsgesprek plaats met de verantwoordelijk ambtenaar.

•

Tweejaarlijks informeert de RKB de raad over de doorwerking van de onderzoeken van de afgelopen jaren.

•

Daarover vindt een interactieve sessie plaats met de RKB en de Raad.

2a. Voorafgaand aan de besluitvorming

• Het presidium heeft in de vergaderingen van 4 december 2023 en 2 december 2024, op voordracht van gemeentesecretaris en griffier, voor het eerst majeure dossiers voor het daaropvolgende kalenderjaar aangewezen. 2024 2025 Masterplan Stationsomgeving (voortzetting)

Masterplan stationsomgeving

Stedenbouwkundige visie Dorpsplein (voortzetting)

Stedenbouwkundige visie Dorpsplein

Verzoek Oirschot (Nieuw)

Verkenning herindeling Best – Oirschot

SamenGaan (on hold)

Kaderbrief en begroting ivm niet sluitende begroting (nieuw)

Hiermee is voldaan aan het uitgangspunt van beslispunt 2a van het dictum van het raadsbesluit.

Daarnaast stelt het presidium sinds 2023 de raadsplanning vast via de “Memo Raadsplanning”. In dit document bekijkt het presidium de korte, middellange en lange termijn agenda van de raad en stelt deze vervolgens (on)gewijzigd vast. Lange termijn: ontwikkelingen m.b.t. de als majeur dossiers.

aangewezen

Middellange termijn: inplannen aankomende avonden en concept raadsplanning.

thema-

Korte termijn: vaststellen raadscyclus voor aankomende raadsvergadering

de

2b. Voorafgaand aan de besluitvorming

In 2023 en 2024 is een start gemaakt in het presidium om (a.d.h.v. voorgaande aanbevelingen) een adequate behandelwijze vast te stellen voor de als majeur benoemde onderwerpen. Zo is er bij onderstaande voorstellen gekozen voor een uitgebreidere behandelwijze door de gemeenteraad: Onderwerp

Behandelwijze

Vaststellen adviesmodel De Bestse Stationsomgeving

Twee extra avonden met technische toelichtingen (presentatie + aanvullende mogelijkheid stellen vragen) vanwege complexiteit, omvang en gevoeligheid. Beeldvorming benut om inwoners die willen inspreken te ontvangen.

Vaststellen definitief stedenbouwkundig plan oostzijde stationsomgeving Best

Een extra avond met technische toelichting vanwege complexiteit, omvang en gevoeligheid. Beeldvorming benut om inwoners die willen inspreken te ontvangen.

Richtinggevende kaderstelling afvalbeheer Best 2028

Extra beeldvormende avond.

Vaststellen facilitaire GREX en TAM omgevingsplan oostzijde stationsomgeving Best

Technische toelichting vanwege complexiteit, omvang en gevoeligheid. met inwoners die kunnen inspreken op beeldvormende avond.

Visie Dorpsplein en omgeving

Volgt in 2025. Extra avond technische toelichting vanwege complexiteit en omvang. Ontvangen eventuele insprekers tijdens beeldvormende sessie.

Richtinggevende kaders uitvoeringsorganisatie afval

Volgt in 2025. Extra avond technische toelichting vanwege politieke gevoeligheid onderwerp.

In 2023 en 2024 heeft het presidium in totaal 13 keer vergaderd. Vanuit de agenda bewakende rol, lettende op leesbaarheid, tijdigheid en complexiteit wordt tijdens deze vergaderingen voortaan besproken en eventueel besloten om af te wijken van de reguliere BOB-cyclus ter voorbereiding op de besluitvorming. Dit gebeurd sinds de introductie van de “Memo Raadsplanning” bij de presidiumvergadering van 19 december 2022. Ook wordt voortaan bij elke vergadering de afgelopen cyclus geëvalueerd. Ook het omgekeerde gebeurd. Waar de inschatting was dat onderwerpen B+O op één avond behandeld kon worden, is ook incidenteel gekozen om onderwerpen volledig BOB te behandelen. Afwijkende agendering voor raadsbehandeling

Aantal keer voorgekomen 2023

Aantal keer voorgekomen 2024

Aantal raadsvoorstellen in periode 2023-2024

58

85

Rechtstreeks naar raadsvergadering

16

20

Beeld- en oordeelsvorming op één avond

8

17

Extra beeldvorming en/of technische toelichting ingepland

3

3

Informeel gesprek

5

3

Anders: werkbezoek e.d.

2

2

→ Leesbaarheid stukken is (nog) niet opgepakt. Presidium ontvangt aanmeld- en/of mutatieformulieren. Indien gewenst door presidium moet dit nog opgepakt worden.

Daarnaast is in het presidium van 17 juni 2024 de stand van zaken besproken voor de actiepunten voor het presidium, voortkomend uit het initiatiefvoorstel. Er zijn 6 concrete verbeteracties besproken. Deze zijn inmiddels opgepakt en/of uitgevoerd.

1. Bespreken wensen presidium m.b.t. presentaties; afgestemd op setting en doelgroep (de raad) en een bijdrage moeten leveren aan het doel van de sessie. De wens is kort en bondig en niet voorlezen. 2. Verbeteren invulling thema-avonden door vooraf aangeven doel en inhoud sessie, en scherper sturen presidium die meegeeft wat ze belangrijk vindt. 3. Kom tijdig (half jaar vooruit) met verzoek/planning voor besluitvorming over majeure projecten. 4. Uitleg geven in het eerste griffiebericht na zomerreces over de functies in de module moties en toezeggingen. 5. Informeren sessievoorzitters over hun rol: structureren en begrenzen van de sessie en meer sturen op tijd. O.a. door benoemen van het doel van de sessie, en hier vervolgens als voorzitter scherp op sturen. 6. Structuur presidium overleg verbeteren (o.a. Memo Raadsplanning leidend maken, andere vergaderlocatie en rol presidium bij agendering cyclus evalueren).

3. Tijdens de besluitvorming

De gemeentesecretaris heeft de opvolging van bovenstaand dictum mondeling toegelicht in de werksessie. Er zijn vanuit het oogpunt dubbele vergelijkbare activiteiten te vermijden en de beperkte ambtelijke capaciteit zo efficiënt mogelijk in te zetten, géén projectvoortgangsrapportages verstrekt. De RIB’s over de majeure projecten worden zoals eerder gewoon aan de raad verstrekt wanneer er belangrijke updates zijn. Tevens worden de mogelijkheden besproken om de raad tussentijds dynamischer te kunnen informeren door aan te sluiten bij de lange termijn agenda van de raad (zoals via de Memo Raadsplanning en via de LTA module op Notubiz).

4. Na afloop van de besluitvorming

In 2023 heeft de griffie onderzocht of het mogelijk is om de evaluaties onder te brengen in de module ‘moties en toezeggingen’. Voordeel hiervan is dat alle informatie over evaluaties op één plek terug is te vinden (komen vaak voort uit moties of amendementen). Hierop heeft leverancier Notubiz een extra filter genaamd “evaluaties” toegevoegd op het RIS onder ‘moties en toezeggingen’. Hierbij gaat het om evaluaties die naar de raad komen, zoals gevraagd/opgenomen in moties, amendementen en raadsbesluiten. Tot op heden zijn dit 6 evaluaties.

5. Informele gesprekken

In 2023 hebben raads- en burgerleden bij wijze van experiment een informeel gesprek gevoerd over: -

Participatieplan Stationsomgeving;

-

SamenGaan;

-

Samenwerkingsakkoord MRE;

-

Woningbouwmonitor

-

Besluit evaluatie netwerksamenwerking Oirschot

In 2024: -

Geheime informele sessie Huisvesting

-

Besloten informele sessie Rapport Quick scan

-

Informeel besloten sessie woningbouw concreet

Tijdens het experiment met informele gesprekken in 2023 bleek (achteraf) dat niet aan alle criteria waar een ‘informeel gesprek’ aan moet voldoen was voldaan. Hierop is een beslisboom vastgesteld (zie volgende sheet) die in de toekomst in de afweging aan de voorkant duidelijk moet maken of een onderwerp/thema geschikt is voor een ‘informeel gesprek’.

5. Informele gesprekken

6. Cursus nieuwe medewerkers

Begin 2023 is een presentatie opgezet gericht op nieuwe medewerkers van gemeente Best, die uit hoofde van hun functie waarschijnlijk in aanraking zullen komen met diverse raadsprocessen zoals een RIB of raadsvoorstel. Een apart traject wordt ontwikkeld voor de processen waar medewerkers mee in aanraking komen voor het schrijven van een collegevoorstel. Dit is opgepakt door de directie in 2024. De cursus “Hoe werkt de gemeenteraad, en wat betekent dit voor mijn werkzaamheden”, is in 2023 twee keer verzorgd, op 9 februari en 28 september. In 2024 is de cursus ook twee keer verzorgd, op 14 maart en 17 oktober. In 2025 staat de cursus inmiddels ook al twee keer ingepland op de activiteitenkalender en wordt onderzocht of een derde cursus van toegevoegde waarde is gezien de hoge opkomst bij afgelopen cursusmomenten.

7. Opbrengst/conclusie Op 10 maart 2025 heeft een werksessie plaatsgevonden met vertegenwoordigers van alle doelgroepen uit het dictum van het initiatiefvoorstel uitwerking aanbevelingen RKC rapport Doorwerking. Vanuit de raad de heren Bondt en Crielaars. Vanuit de Rekenkamer Best mevrouw Dekker (voorzitter). Vanuit de ambtelijke organisatie/college mevrouw Hasselman (gemeentesecretaris) en vanuit de griffie de heer Bartels (raadsadviseur/plv. griffier).

De opbrengst/conclusie van deze werksessie was de gedeelde conclusie van de aanwezigen dat de uitwerking van het raadsbesluit heeft geleid tot een effectieve verbetering van: • Door extra in te zetten op evaluatie en monitoring is de Rekenkamer in staat om aanbevelingen te concretiseren en te checken

op haalbaarheid;

• Het vermogen van het presidium om te sturen op de raadsagenda (vaststellen verschillende behandelwijzen) en extra aandacht

voor majeure dossiers/ontwikkelingen door deze vroegtijdig al in het presidium te bespreken zodat maatwerk en een goede raadsbehandeling mogelijk wordt;

• Aanvulling van informele sessies op vergadermodel van de raad. Helpt de raad om op een informele (andere) wijze met elkaar

een gesprek te voeren wanneer dit nodig is;

• Verbetering kaderstellende rol door introductie ‘Memo raadsplanning’;

• Verbetering controlerende rol door het opnemen van toegezegde evaluaties via een aparte filteroptie op het RIS bij ‘moties en

toezeggingen’;

• Cursus hoe werkt de gemeenteraad leid tot een verbetering in het agenderen van aanmeldformulieren voor raadsvoorstellen en

het bewustzijn van de diverse behandelopties.

8. Vervolgacties Gedurende de werksessie zijn naast positieve conclusies over de opbrengst van de uitwerking van het initiatiefvoorstel ook nog een aantal (zelf aangedragen) verbeterpunten met elkaar besproken. Besproken is dat dit (indien gewenst) in de nabije toekomst opgepakt kan worden: 1. Rekenkamer: nog meer de verbinding te leggen met ambtelijk betrokkenen vanuit het oogpunt van

doorwerking. Heeft de betrokkenheid ook voor de medewerker effect gehad?

2. Griffier en gemeentesecretaris: Bij formulering en bepaling majeure dossiers voor volgend jaar ook kijken

naar de onderbouwing wáárom een onderwerp majeur is. Welke kaders zijn hiervoor en breng dat in beeld voor bespreking in het presidium.

3. Allen: Leesbaarheid stukken. In het presidium agenderen en/of meenemen in inwerkprogramma nieuwe gemeenteraad: •

Hoe pak ik het lezen van raadsstukken aan? Wat lees ik wel en wat niet?

•

Wanneer is iets “nice to know” en “need to know”?

•

Ambtelijke rol om bovenstaande twee punten aan de voorkant aan te geven.

4. Gemeentesecretaris: Mogelijkheden bekijken dynamischer informeren gemeenteraad door aan te sluiten bij

lange termijn agenda van de raad (via LTA module en Memo Raadsplanning).