B2025062 - RIB over Stand van zaken project Tijdelijke huisvesting gemeentekantoor

Domein Omgeving Team Ruimtelijke ontwikkeling

Raadsinformatiebrief

Aan de leden van de gemeenteraad

Uw Brief van Uw kenmerk Datum Verzonden

11-03-2025 19-03-2025

Onderwerp

Stand van zaken project Tijdelijke huisvesting gemeentekantoor

Ons kenmerk Behandeld door Telefoonnummer

PU25-00398// Jolanda van den Berghe 14 0499

Beste raadsleden, In deze brief brengen wij u op de hoogte van de huidige stand van zaken omtrent het project Tijdelijke huisvesting gemeentekantoor. Dit project speelt zich af tegen de achtergrond van de fusie tussen Oirschot en Best en de nog vast te stellen stedenbouwkundige visie voor het Dorpsplein. Voor ons als werkgever zijn bereikbaarheid, mobiliteit en de nabijheid van openbaar vervoer van groot belang. Voorgenomen besluit college 18 juni 2024 Op 18 juni besloten we (voorgenomen besluit) om niet langer te investeren in het niet-monumentale deel van het gemeentekantoor en om te verhuizen naar een andere locatie. Tegelijkertijd besloten we dat de dienstverlening in het centrum blijft. Dit besluit namen we om verschillende redenen: • Klachten van medewerkers over fysieke werkomstandigheden, zoals een te hoge CO2-waarde. • De huidige huisvesting voldoet niet meer aan de eisen van moderne werkvormen, zoals hybride en flexibel werken (Werken op z’n Best). • De hoogte van de noodzakelijke investeringen in de bestaande huisvesting, zoals een luchtbehandelingssysteem (CO2), brandveiligheid, lekkages en hang- en sluitwerk, in relatie tot de beperkte afschrijvingstermijn. • Het huren van bestaande kantoorruimte biedt flexibiliteit en geeft ons tijd om de periode tot de definitieve huisvesting te overbruggen.

• De markt voor kantoorlocaties wordt krapper vanwege de Beethoven deal. • Het voorgenomen besluit biedt kansen voor de ontwikkelingen rondom het Dorpsplein en omgeving. Wat hebben we tot nu toe gedaan? • De uitgangspunten voor dienstverlening en hybride en flexibel werken (Werken op z’n Best / Activiteit Gerelateerd Werken) maakten we inzichtelijk en stelden we vast op voorstel van de stuurgroep Dienstverlening en goedgekeurd door de stuurgroep Tijdelijke Huisvesting. • De aandachtspunten voor de tijdelijke huisvesting zijn opgehaald bij de Ondernemingsraad en, waar mogelijk, meegenomen in de uitgangspunten. • Op basis van de vastgestelde Visie op dienstverlening en met input van teamleiders en medewerkers, besloot de stuurgroep Tijdelijke huisvesting welke onderdelen van onze dienstverlening in het centrum blijven. • De markt voor kantoorlocaties in het centrum en op het bedrijventerrein is verkend. • De uitgangspunten zijn vertaald naar een globaal Programma van Eisen en een ruimtebehoefte (aantal vierkante meters).

*PU25-00398*

Bijlage(n): Pagina 1 van 2

Waar staan we nu? Voor de huisvesting van onze dienstverlening in het centrum onderzoeken we de locaties Bestwijzer en de mogelijkheden van de monumentale oudbouw. Parallel hieraan bekijken we ook twee locaties op een bedrijventerrein die geschikt lijken voor de huisvesting van onze kantooromgeving, inclusief flexibele werkplekken en vergaderruimtes. Hoe pakken we dit aan? Het project Tijdelijke huisvesting pakken we projectmatig op. Om de interne organisatie te ontzien, maken we gebruik van de expertise van onder andere een gespecialiseerd bureau op het gebied van huisvestingsvraagstukken (HEVO). HEVO is vanuit het verleden betrokken geweest bij onze organisatie en is bekend met onze huisvestingsvraagstukken. Onderzoek locatie Bestwijzer We intensiveren de samenwerking met partners uit het sociaal domein en onderzoeken de huisvesting van de clusters WMO en Participatie in Bestwijzer. In overleg met betrokkenen en onze partnerorganisaties maakten we een inpassingsstudie. Momenteel werken we deze studie uit in een ontwerp. Onderzoek monumentale oudbouw Bestwijzer biedt onvoldoende ruimte om alle clusters, zoals Burgerzaken, van onze dienstverlening te huisvesten. Daarom maakten we ook voor de oudbouw een inpassingsstudie in overleg met betrokkenen. We handhaven de functie van raadzaal en de vergaderruimte voor parallelle sessies in de oudbouw.

Momenteel werken we deze studie uit in een ontwerp. Onderzoek locaties kantooromgeving Het onderzoek van de twee locaties op het bedrijventerrein loopt. We verwachten eind maart een keuze voor één locatie te maken. Inzicht in kosten We brengen op hoofdlijnen de totale kosten voor de tijdelijke huisvesting in beeld. Het gaat dan om: • De kosten van verbouwing van de 3 locaties • De huursom en bijkomende lasten voor het huren van een kantoorlocatie • De kosten van de verhuizing Daarnaast maken we de kosten voor (continuering van) onze huidige huisvesting inzichtelijk. Communicatie en participatie We hebben een infographic gemaakt om de verschillende fases van het project Tijdelijke Huisvesting duidelijk te visualiseren. Deze infographic toont de momenten van besluitvorming, communicatie en participatie, waarbij we input hebben gekregen en gesprekken hebben gevoerd met onder andere de ondernemingsraad. Planning Richtdatum voor de verhuizing van de gehele organisatie is 1 januari 2026. De verhuizing zal gefaseerd worden uitgevoerd. Op 10 juni leggen we u op basis van de uitkomsten van de onderzoeken van de 3 locaties een raadsvoorstel voor en vragen wij u om hiervoor het benodigd krediet vrij te geven. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Best

Rianne Donders-de Leest Burgemeester

Bijlage(n):

Jolie Hasselman secretaris

*PU25-00398*

Infograhic Pagina 2 van 2