26032.4 - Presentatie Plan van Aanpak Gemeenteraden - Van de Laar

In ditherindelingsontwerp Het startdocument worden en het de aanpak herindelingsadvies en het proces worden richting participatief herindelingsontwerp voorbereid, en in nauwe -adviesbetrokkenheid beschreven, evenals van raden, de inrichting medewerkers, van deinwoners, projectorganisatie. ondernemers Daarmee en maatschappelijke vormt dit document organisaties. het gezamenlijke Het traject kader wordtvoor uitgevoerd de verdere vanuit uitwerking een gezamenlijke van het herindelingstra projectorganisatie ject. van de vier gemeenten.

Plan van aanpak gemeenteraden

Samen op weg naar Best-Oirschot Plan van aanpak voor de gemeenteraden van Best en Oirschot, ten behoeve van de implementatie van de herindeling

& Van de Laar Best, 10 juni 2026

Agenda Context Programmaorganisatie in beeld Gemeenteraden Fusieberaad Raadswerkgroepen - Werkwijze en organisatie raad - Griffie Best-Oirschot - P&C - Volksvertegenwoordigende rol - Beleidsharmonisatie • Fusiedriehoek • • • • •

Context • Vaststelling herindelingsadvies op 10 maart 2026 met beoogde fusiedatum: 1 januari 2028

• De implementatiefase staat in het teken van de voorbereiding gemeente Best-Oirschot • Inrichting van programmaorganisatie: alle gremia een rol (ambtelijk, bestuurlijk, politiek) • Gemeenteraden eigenstandige opgaven: nieuwe raad én griffie, volksvertegenwoordigende rol

• De ambtelijke/ bestuurlijke programmaorganisatie bereidt vanuit kaders politieke keuzes voor: beleid, P&C, huisvesting, dienstverlening 3|

Programmaorganisatie in beeld

programmaorganisatie

lijnorganisaties

Projectleider Samenleving

Projectteam Organisatieontwikkeling

Projectleider OO

Projectteam ICT

Projectleider ICT

Projectteam Huisvesting & Facilitaire Zaken

Projectleider H&F

Projectteam Financiën & P&C

Projectleider F,P&C

Projectteam Communicatie en Huisstijl

Projectleider C&H

Projectteam Inkoop & Contracten

Projectleider I&C

Projectteam Juridische zaken

Projectleider JZ

Projectteam Dienstverlening

Projectleider Dvl

Integraal Projectleidersoverleg

Klankbordgroep

Projectleider Beleidsharmonisatie

Afdelingen/ teams Afdelingen/ teams

Afdelingen/ teams

Afdelingen/ teams

Afdelingen/ teams

Afdelingen/ teams

Afdelingen/ teams

Afdelingen/ teams

LT Best

MT Oirschot ST Best Programmasecretaris

Progammateam

Procesregisseur fusie

Communicatieadviseur(s)

Regiegroep

GS/ AD Best

GS/ AD Oirschot

College Best

College Oirschot

BOR BLO

Programmacontrol

Bestuurlijke stuurgroep

Programmasecretariaat

Raadswerkgroep Werkwijze en organisatie raad

Fusiedriehoek Griffie Best

Raadswerkgroep Griffie Best-Oirschot Raadswerkgroep P&C Raadswerkgroep Volksvertegenwoordigende rol Raadswerkgroep Beleidsharmonisatie

Fusieberaad

Raad Best

Griffie Oirschot

Raad Oirschot

Gemeenteraden Best en Oirschot • Tot en met 31 december 2027 de enige politieke besluitvormende organen

• In positie voor alle lokale besluiten én gezamenlijke besluiten Best-Oirschot • Geen bevoegdheden gemandateerd of gedelegeerd aan programmaorganisatie/ fusieberaad • Door raadswerkgroepen voorbereide voorstellen via fusieberaad naar raden

Fusieberaad • Procesbewaker politieke aangelegenheden en bewaakt de positie van de gemeenteraden • Klankbord voor de bestuurlijke stuurgroep

• Bewaakt volledigheid van de opgaven voor de beide gemeenteraden • Bespreekt en duidt adviezen en brengt deze samen tot eenduidige politieke lijnen

• Werkt op basis van draagvlak en consensus • Bestaat uit twee raadsleden per gemeente en wijst uit haar midden een voorzitter aan • Beide burgemeesters aanwezig en ondersteuning door beide griffiers

• Vergadert in principe vier keer per jaar en meer indien nodig • Vergaderingen niet openbaar, output wordt openbaar gemaakt

Raadswerkgroepen • Ondersteunen het fusieberaad/ raden door politieke en inhoudelijke keuzes voor te bereiden

• Iedere raadswerkgroep bestaat uit drie/ vier raadsleden per gemeente • Per raadswerkgroep neemt maximaal één burgerraadslid deel • De raadswerkgroepen worden voorgezeten door een van de leden

• Ondersteuning en advisering vanuit beide griffies • Raadswerkgroepen zijn niet openbaar

• Iedere raadswerkgroep maakt een eigen plan van aanpak (ambtelijk/bestuurlijk voorstel) • Het overlegritme wordt vastgesteld aan de hand van het plan van aanpak

Raadswerkgroep Werkwijze en organisatie raad • Eigenstandige opdracht, deels in afstemming met ambtelijke projectleiders • Gezien het belang en omvang bestaat uit maximaal vier raadsleden • Bereidt voorstellen voor over de inrichting en werkwijze van nieuwe raad, waaronder voor: • de rolopvatting van de raad en de daaruit voortvloeiende werkafspraken

• vergadermodel, protocollen en instrumenten • ondersteunende middelen, waaronder het raadsinformatiesysteem • de (tijdelijke) huisvesting van raad, commissies en griffie • Nauwe verbinding met de ambtelijk projectleiders ICT en Huisvesting & Facilitaire Zaken

Raadswerkgroep Griffie Best-Oirschot • Heeft een eigenstandige opdracht, deels in afstemming met ambtelijke projectleiders • Samenstelling vanuit beide werkgeverscommissies • Bereidt voorstellen voor over de inrichting van de toekomstige griffie, waaronder voor: • het type griffie en ondersteuning dat de raad wenst vanaf fusiedatum

• functies, formatie en organisatieopbouw van de griffie • functieprofielen en inschaling • Voert regie op het proces van werving en selectie van de kwartiermaker / beoogd griffier • Nauwe verbinding met de ambtelijk projectleider Organisatieontwikkeling (HR)

Raadswerkgroep P&C • Bespreekt en duidt ambtelijk voorbereide voorstellen over de financiële sturing • Samenstelling vanuit de beide auditcommissies • Bereidt voorstellen voor de beide gemeenteraden voor over de financiële sturing • financiële verordeningen

• P&C-cyclus • begroting 2028

• Nauwe verbinding met de ambtelijk projectleider Financiën en P&C

Raadswerkgroep Volksvertegenwoordigende rol • Verkent de invulling van de volksvertegenwoordigende rol van de nieuwe gemeenteraad… • … en op welke wijze daarin de raadsleden zich verhouden tot inwoners • Geeft adviezen over rol nieuwe raad in relatie tot samenleving, via fusieberaad

• Nauwe verbinding met de ambtelijk projectleider Samenleving

Raadswerkgroep Beleidsharmonisatie • Bespreekt en duidt ambtelijke/bestuurlijke voorstellen: prioritering en fasering beleidsharmonisatie • Brengt in de prioritering aandachtspunten aan vanuit beide raadsperspectieven

• Koppelt deze aandachtspunten terug aan de stuurgroep… • …en werkt toe naar een gedragen prioriterings- en faseringsvoorstel

• Formuleert hierover richtinggevende adviezen aan het fusieberaad: startsein harmonisatie • Fungeert in een latere fase als procesmatig voorportaal voor inhoudelijke kaderstelling

• Nauwe verbinding met de ambtelijk projectleider Beleidsharmonisatie

Fusiedriehoek • Bestaat uit de burgemeesters, gemeentesecretarissen, griffiers en de procesregisseur • Komt in principe eenmaal per acht weken bijeen

• Voorzitterschap rouleert tussen de burgemeesters van Best en Oirschot • Stemt integraal af over bestuurlijke, ambtelijke en raadsprocessen binnen het fusieproces • Heeft een verbindende rol tussen de verschillende gremia

• Zorgt voor tijdige en integrale agendering van signalen, knelpunten en keuzes

Samen op weg naar Best-Oirschot Plan van aanpak voor de gemeenteraden van Best en Oirschot, ten behoeve van de implementatie van de herindeling

& Van de Laar 25 mei 2026, definitief