26032.3 - B-O Plan van Aanpak Gemeenteraden - 260526 VDL

In ditherindelingsontwerp Het startdocument worden en het de aanpak herindelingsadvies en het proces worden richting participatief herindelingsontwerp voorbereid, en in nauwe -adviesbetrokkenheid beschreven, evenals van raden, de inrichting medewerkers, van deinwoners, projectorganisatie. ondernemers Daarmee en maatschappelijke vormt dit document organisaties. het gezamenlijke Het traject kader wordtvoor uitgevoerd de verdere vanuit uitwerking een gezamenlijke van het herindelingstra projectorganisatie ject. van de vier gemeenten.

Plan van aanpak gemeenteraden

Samen op weg naar Best-Oirschot Plan van aanpak voor de gemeenteraden van Best en Oirschot, ten behoeve van de implementatie van de herindeling

& Van de Laar 25 mei 2026, definitief

Ten geleide Op 10 maart 2026 hebben de gemeenteraden van Best en Oirschot het definitieve

De programmaorganisatie kent een ambtelijk deel gericht op het treffen van alle

besluit tot herindeling genomen, door vaststelling van het herindelingsadvies. Per 1

noodzakelijke voorbereidingen tot fusie. Een voornaam deel daarvan gaat over

januari 2028 leidt dit besluit tot de vorming van de nieuwe gemeente Best-Oirschot.

bedrijfsvoeringsaspecten zoals organisatie, personeel, cultuur, financiën, huisvesting,

Dit onder de voorwaarde dat ook het wetgevingsproces op provinciaal en landelijk

ICT, communicatie, etc. Deze ambtelijke programmaorganisatie bereidt ook de

niveau conform planning en verwachtingen verloopt.

bestuurlijke en politieke keuzes voor.

Met dit politiek-bestuurlijke onomkeerbare besluit is het moment aangebroken om

Binnen de programmaorganisatie hebben de beide gemeenteraden ook een

de fusie daadwerkelijk vorm te geven. Het tijdpad daartoe behelst ruim 1,5 jaar, wat

eigenstandige opdracht om de opzet en werking van de nieuwe gemeenteraad en

naast zorgvuldigheid vraagt om urgentie en voortvarendheid in het fusieproces.

haar eigen griffieondersteuning vorm en inhoud te geven.

Ten behoeve van deze implementatiefase tot aan fusiedatum wordt een

Voorliggend plan van aanpak is specifiek gericht op het implementatieproces

programmaorganisatie ingericht. Deze programmaorganisatie wordt vanuit de

waarvoor de beide gemeenteraden primair verantwoordelijkheid dragen. Het betreft

lijnorganisaties Best en Oirschot gevormd, waar nodig aangevuld met externe

een globaal plan van aanpak, dat op onderdelen (raadswerkgroepen) vraagt om

capaciteit en expertises.

deelaanpakken en bijbehorende mijlpalenplanningen.

Inhoud

1.

Programmaorganisatie in beeld

2.

Programmaorganisatie nader geduid: raden en fusieberaad

3.

Programmaorganisatie nader geduid: opzet raadswerkgroepen

4.

Programmaorganisatie nader geduid: opdracht raadswerkgroepen

5.

Programmaorganisatie nader geduid: fusiedriehoek

1. Programmaorganisatie in beeld programmaorganisatie

lijnorganisaties

Projectleider Samenleving

Projectteam Organisatieontwikkeling Projectteam ICT

Projectleider OO

Projectleider ICT

Projectleider H&F

Projectteam Financiën & P&C

Projectleider F,P&C

Projectteam Communicatie en Huisstijl

Projectleider C&H

Projectteam Juridische zaken, Inkoop & Contracten

Projectleider I&C

Projectteam Dienstverlening

Projectleider Dvl

Integraal Projectleidersoverleg

Projectteam Huisvesting & Facilitaire Zaken

Projectleider Beleidsharmonisatie

Afdelingen/ teams Afdelingen/ teams Afdelingen/ teams

Afdelingen/ teams

Afdelingen/ teams

Afdelingen/ teams

Afdelingen/ teams

Afdelingen/ teams

LT Best MT Oirschot ST Best

Programmasecretaris

Progammateam

Procesregisseur fusie

Communicatieadviseur

Regiegroep

GS/ AD Best

GS/ AD Oirschot

College Best

College Oirschot

BOR BLO

Programmacontrol

Bestuurlijke stuurgroep

Programmasecretariaat

Raadswerkgroep Werkwijze en organisatie raad

Fusiedriehoek Griffie Best

Raadswerkgroep Griffie Best-Oirschot Raadswerkgroep P&C Raadswerkgroep Volksvertegenwoordigende rol Raadswerkgroep Beleidsharmonisatie

Fusieberaad

Raad Best

Griffie Oirschot

Raad Oirschot

2. Programmaorganisatie nader geduid: raden en fusieberaad Gemeenteraden Best en Oirschot • De gemeenteraden van Best en Oirschot blijven tot en met 31 december 2027 in

• Daarnaast bespreekt en duidt het fusieberaad de adviezen van de raadswerkgroepen

positie voor alle lokale besluiten én de gezamenlijke besluiten die eventueel de

en brengt deze procesmatig samen in eenduidige politieke lijnen ten behoeve van

nieuwe gemeente Best-Oirschot aangaan. Zij zijn en blijven dus tot fusiedatum de

eventuele gezamenlijke (raden Best en Oirschot) beeldvorming en oordeelsvorming en

enige politieke besluitvormende organen. Hun bevoegdheden worden niet

lokale besluitvorming in de afzonderlijke gemeenteraden.

gemandateerd of gedelegeerd aan het fusieberaad. • Op enkele thema’s kan er een rechtstreekse lijn van bestuurlijke stuurgroep naar het • De beide raden krijgen wel voorstellen die vanuit raadswerkgroepen worden

fusieberaad zijn, zonder tussenkomst van een raadswerkgroep. Te denken valt aan

voorbereid en via het fusieberaad worden doorgeleid naar beide raden. Via

thema’s als huisstijl van de nieuwe gemeente, dienstverlening en de (tijdelijke)

raadsinformatiebrieven en periodieke gezamenlijke raadsbijeenkomsten worden beide

huisvesting van de gemeente Best-Oirschot.

raden geïnformeerd en betrokken bij het fusieproces. • Het fusieberaad bestaat uit maximaal twee raadsleden per gemeente. Het fusieberaad Fusieberaad

wijst uit haar midden een voorzitter aan. De burgemeesters van beide gemeenten zijn

• Het fusieberaad fungeert als procesbewaker van het raadsproces in de fusie.

aanwezig bij bijeenkomsten van het fusieberaad. De beide griffiers zijn aanwezig ter

Daarnaast treedt zij op als klankbord voor de bestuurlijke stuurgroep. Zij bewaakt de

ondersteuning en advisering.

positie van de gemeenteraden en zorgt voor integrale procesmatige afstemming

tussen de raadswerkgroepen en bewaakt de volledigheid van de opgaven voor de beide gemeenteraden in het fusieproces.

• Het fusieberaad komt in principe vier keer per jaar bijeen en zoveel meer als nodig. De vergaderingen van het fusieberaad zijn niet openbaar. De output van het fusieberaad wordt openbaar gemaakt. Bij meningsvorming streeft het fusieberaad naar een zo groot mogelijk draagvlak en consensus.

3. Programmaorganisatie nader geduid: opzet raadswerkgroepen Raadswerkgroepen • Raadswerkgroepen samengesteld uit raadsleden vanuit beide gemeenteraden

• De raadswerkgroep ‘P&C’ wordt samengesteld vanuit de beide auditcommissie van de beide gemeenten.

ondersteunen het fusieberaad door politieke/ inhoudelijke keuzes voor te

bereiden.

• De raadswerkgroep ‘Griffie Best-Oirschot’ wordt samengesteld vanuit de beide werkgeverscommissies van de beide gemeenten.

• De raadswerkgroepen ‘Werkwijze en organisatie raad’ en ‘Griffie Best-Oirschot’ hebben een eigenstandige opdracht, die zij deels autonoom en deels gevoed

• De raadswerkgroepen zijn niet openbaar, gezien het karakter van ‘werkgroepen.

vanuit de betreffende ambtelijke projectleiders tot uitwerking brengen. • Iedere raadswerkgroep wordt voorgezeten door een van de leden. Iedere • In de raadswerkgroepen ‘P&C’, ‘Volksvertegenwoordigende rol’ en

raadswerkgroep wordt ondersteund en geadviseerd in haar opdracht door zowel

‘Beleidsharmonisatie’ worden met name bestuurlijke (en dus ambtelijk

een medewerker van de griffie van Best als van Oirschot. Ten aanzien van de

voorbereide) voorstellen besproken. Deze raadswerkgroepen brengen vooral

raadswerkgroep ‘Griffie Best-Oirschot’ wordt tijdig bezien wanneer gepaste afstand

politieke kaders/ aandachtspunten in en werken deze uit in richtinggevende

van de interne ondersteuning wenselijk is, als het gaat over mogelijke belangen in

adviezen aan de beide gemeenteraden.

het opstellen van een profielschets en/ of het selectieproces tot een beoogd griffier.

• Iedere raadswerkgroep bestaat uit maximaal drie raadsleden per gemeente. De

raadswerkgroep ‘Werkwijze en organisatie raad’ bestaat gezien het belang en de

• Iedere raadswerkgroep maakt – waar nodig/ gewenst in afstemming met de

omvang van de opgave uit maximaal vier raadsleden per gemeente. Per

ambtelijk projectleider op het betreffende thema – een eigen plan van aanpak, met

raadswerkgroep geldt dat er maximaal één burgerraadslid per gemeente in

mijlpalen en planning. Het overlegritme wordt per raadswerkgroep vastgesteld aan

deelneemt.

de hand van dat plan van aanpak.

4. Programmaorganisatie nader geduid: opdrachten raadswerkgroepen Raadswerkgroep Werkwijze en organisatie raad

Raadswerkgroep Griffie Best-Oirschot

• De raadswerkgroep ‘Werkwijze en organisatie raad’ bereidt voorstellen voor de

• De raadswerkgroep ‘Griffie Best-Oirschot’ bereidt voorstellen voor de beide

beide gemeenteraden voor over de inrichting en werkwijze van de nieuwe

gemeenteraden voor over de inrichting van de toekomstige griffie. Deze

gemeenteraad. Deze voorstellen brengt zij in bij het fusieberaad.

voorstellen brengt zij in bij het fusieberaad.

• Deze raadswerkgroep verkent opties en werkt voorstellen uit voor:

• Deze raadswerkgroep verkent opties en werkt voorstellen uit voor:

- de rolopvatting van de raad: wat voor soort raad willen we zijn?

- het type griffie/ ondersteuning dat de raad wenst vanaf fusiedatum;

- de daaruit volgende werkafspraken en instrumenten/ protocollen;

- de daarop aansluitende benodigde functies en formatie binnen de griffie;

- het te hanteren vergadermodel voor de nieuwe gemeenteraad;

- de organisatieopbouw van de griffie;

- de benodigde ondersteunende middelen voor raadsleden, waaronder

- de functieprofielen en inschaling van de functies;

Raadsinformatiesysteem; - het (tijdelijke) huisvestingsconcept voor griffie, commissies en raad, inclusief de benodigde vergaderfaciliteiten. • Deze raadswerkgroep heeft een nauwe verbinding met de ambtelijk projectleider ICT (raadsinformatiesysteem) en de ambtelijk projectleider Huisvesting en

Facilitaire zaken.

- regie op het proces van werving en selectie van de kwartiermaker/ beoogd griffier; - werkt samen met de kwartiermaker/ beoogd griffier aan de daadwerkelijke inrichting van de nieuwe griffie. • Deze raadswerkgroep heeft een nauwe verbinding met de ambtelijk projectleider Organisatieontwikkeling (of een projectteamlid daarbinnen in rol van HR-adviseur).

4. Programmaorganisatie nader geduid: opdrachten raadswerkgroepen Raadswerkgroep P&C

Raadswerkgroep Volksvertegenwoordigende rol

• De raadswerkgroep ‘P&C’ bereidt voorstellen voor de beide gemeenteraden voor

• De raadswerkgroep ‘Volksvertegenwoordigende rol’ wordt door de bestuurlijke

over de financiële sturing van de nieuwe gemeenteraad. Daarbij maakt de

stuurgroep – en in diens verlengde de ambtelijke regiegroep en de ambtelijk

raadswerkgroep inzichtelijk welke politieke keuzes voorliggen, wat daarvan de

projectleider Samenleving – in positie gebracht om primair het bestuurlijke

gevolgen zijn voor de kaderstellende en controlerende rol van de nieuwe

voorstel tot de wijze van verbinding met de Samenleving te bespreken.

gemeenteraad en welke aandachtspunten daarbij relevant zijn. De raadswerkgroep formuleert richtinggevende voorstellen en brengt deze in bij het fusieberaad.

• Daarnaast verkent de raadswerkgroep hoe de gemeenteraad in de nieuwe gemeente invulling wenst te geven aan zijn volksvertegenwoordigende rol en op

• Deze raadswerkgroep bespreekt en duidt de door de ambtelijk projectleider Financiën en P&C – via de bestuurlijke stuurgroep – ingebrachte voorstellen voor:

welke wijze daarin de raadsleden zich verhouden tot inwoners. Op basis hiervan formuleert de raadswerkgroep richtinggevende adviezen voor het fusieberaad.

- financiële verordeningen; - de P&C-cyclus; - de begroting. • Deze raadswerkgroep heeft een nauwe verbinding met de ambtelijk projectleider Financiën en P&C.

8|

• Deze raadswerkgroep heeft een nauwe verbinding met de ambtelijk projectleider Samenleving.

4. Programmaorganisatie nader geduid: opdrachten raadswerkgroepen Raadswerkgroep Beleidsharmonisatie • De raadswerkgroep ‘Beleidsharmonisatie’ wordt door de bestuurlijke stuurgroep –

processen tot daadwerkelijke inhoudelijke harmonisatie van enkele van de meest

en in diens verlengde de ambtelijke regiegroep en de projectleider

prioritaire beleidsthema’s, welke voor of begin 2028 tot harmonisatievoorstellen

beleidsharmonisatie – in positie gebracht om primair het bestuurlijke voorstel tot

moeten leiden. Ten aanzien van deze harmonisaties worden inhoudelijk

prioritering en fasering rondom de beleidsharmonisatie te bespreken. In een latere

portefeuillehouders in de colleges betrokken en worden tijdig kaders opgehaald bij

fase geldt deze raadswerkgroep als procesmatig voorportaal voor inhoudelijke

de gemeenteraden.

kaderstelling op te harmoniseren beleidsthema’s. • De raadswerkgroep geeft bij de prioritering aan welke aandachtspunten vanuit beide raadsperspectieven relevant zijn. Op basis daarvan koppelt de raadswerkgroep terug aan de bestuurlijke stuurgroep, om samen tot eventuele aanscherpingen te komen. Op het moment dat sprake is van een in de ogen van de bestuurlijke stuurgroep en de raadswerkgroep voldragen prioriterings- en faseringsvoorstel, dan formuleert de raadswerkgroep richtinggevende adviezen daarop voor het fusieberaad.

9|

• Dat advies en de beide raadsbesluiten vormt het startsein voor het inrichten van de

5. Programmaorganisatie nader geduid: fusiedriehoek Fusiedriehoek • De fusiedriehoek bestaat uit de burgemeesters, gemeentesecretarissen en griffiers van beide gemeenten en de procesregisseur. De driehoek stemt integraal af over

de bestuurlijke, ambtelijke en raadsprocessen in het fusieproces. De driehoek heeft een verbindende rol tussen de verschillende gremia en zorgt ervoor dat signalen, knelpunten en keuzes tijdig en in samenhang worden geagendeerd. • De fusiedriehoek komt in principe één keer in de acht weken bijeen en wordt om en om voorgezet door de burgemeesters van Best en Oirschot.

Samen op weg naar Best-Oirschot Plan van aanpak voor de gemeenteraden van Best en Oirschot, ten behoeve van de implementatie van de herindeling

& Van de Laar 25 mei 2026, definitief