26032.1 - (Initiatief)Voorstel PvA voor implementatiefase fusie Best-Oirschot

(Initiatief)Voorstel aan de Raad

Vergadering Raadsvergaderdatum

: Gemeenteraad Best : 15-06-2026

Onderwerp Plan van aanpak raden voor implementatiefase fusie Best-Oirschot Aanleiding De gemeenteraden van Best en Oirschot hebben - na een intensief proces van onderzoek, verkenning en ontwerp - op 10 maart jl. besloten tot herindeling van beide gemeenten per 1 januari 2028. Hiermee is de formele procedure richting gemeentelijke herindeling van Best en Oirschot ingezet. Toen ving ook de implementatiefase van de fusie aan. Deze fase is de laatste voor de start van de nieuwe gemeente per 1 januari 2028. De raad heeft hierin een rol te vervullen om kaders te stellen en de voorbereiding van (het werk van) de nieuwe gemeenteraad richting te geven. Daarvoor wordt een gezamenlijke programmaorganisatie vanuit beide gemeenteraden ingericht.

Programmaorganisatie: fusieberaad en vijf werkgroepen De programmaorganisatie voor de raad bestaat uit een ‘fusieberaad’ en een vijftal raadswerkgroepen. Al deze overlegstructuren worden bemenst door raadsleden uit beide gemeenten. Met dit voorstel bieden wij de raad deze programmaorganisatie ter vaststelling aan. Met dit voorstel worden fusieberaad en werkgroepen ingesteld en tevens de Bestse delegatie in deze overlegstructuren aangewezen. Goed om te weten: in Oirschot wordt een overeenkomstig voorstel behandeld in de raadsvergadering op dinsdag 23 juni. Advies 1. 'Samen op weg naar Best-Oirschot' vast te stellen als plan van aanpak voor de gemeenteraden van Best en Oirschot, ten behoeve van de implementatie van de herindeling; 2. In te stellen het ‘Fusieberaad Best-Oirschot’ en de volgende raadswerkgroepen: a. Raadswerkgroep Werkwijze en organisatie raad b. Raadswerkgroep Griffie Best-Oirschot c. Raadswerkgroep Planning & Control (P&C) d. Raadswerkgroep Volksvertegenwoordigende rol e. Raadswerkgroep Beleidsharmonisatie 3. De volgende personen aan te wijzen als lid van de betreffende raadswerkgroep: a. Fusieberaad Best-Oirschot, leden: John Verheijen en Marius Ekamp, plaatsvervangend leden: Rob Snellen en Steven v.d. Heijden b. Raadswerkgroep Werkwijze en organisatie raad: Evi Thijssen, Sjoerd Vrijburg, Patrick van Dijk en Patrick Bertrams c.

Raadswerkgroep Griffie-Best Oirschot: Rimbaud Lapperre, Linda van Gerwen en Philip Canoy d. Raadswerkgroep Planning & Control (P&C): Marius Ekamp, Lucas v.d. Kallen en Rene Janssen e. Raadswerkgroep Volksvertegenwoordigende rol: Karin van Luijk, Laura v.d. Heijden en Gerdie Vlassak f. Raadswerkgroep Beleidsharmonisatie: Leon Kennis, Steven v.d. Heijden en Marieke Gondrie IN26-01000/

*IN26-01000* Pagina 1 van 4

Toelichting programmastructuur

Gemeenteraden Best en Oirschot De gemeenteraden van Best en Oirschot blijven tot en met 31 december 2027 in positie voor alle lokale besluiten én de gezamenlijke besluiten die eventueel de nieuwe gemeente Best-Oirschot aangaan. Zij zijn en blijven dus tot fusiedatum de enige politieke besluitvormende organen. Hun bevoegdheden worden niet gemandateerd of gedelegeerd aan het fusieberaad.

Fusieberaad Het fusieberaad fungeert als procesbewaker van het raadsproces in de fusie. Daarnaast treedt het op als klankbord voor de bestuurlijke stuurgroep. Het bewaakt de positie van de gemeenteraden en zorgt voor integrale procesmatige afstemming tussen de raadswerkgroepen en bewaakt de volledigheid van de opgaven voor de beide gemeenteraden in het fusieproces. In het fusieberaad zitten twee raadsleden per gemeente. Er is een mogelijkheid om één of twee plaatsvervangers aan te wijzen. Het voorstel is om de voorzitters van de eerdere raadswerkgroepen en hun plaatsvervangers aan te wijzen als lid van het fusieberaad.

Raadswerkgroepen Er worden vijf raadswerkgroepen ingesteld, ieder bestaande uit drie raadsleden per gemeente. Iedere raadswerkgroep verricht voorwerk voor het fusieberaad door op thema’s politieke/inhoudelijke keuzes voor te bereiden. Iedere werkgroep heeft een eigen plan van aanpak met eigen mijlpalen en planning. Een raadslid zit een raadswerkgroep voor, griffies leveren ondersteuning en advies 1. Waar nodig hebben (voorzitters of griffiers van) werkgroepen contact en afstemming met ambtelijk projectleiders van aanpalende thema’s.

Raadswerkgroep Werkwijze en organisatie raad De raadswerkgroep ‘Werkwijze en organisatie raad’ bereidt voorstellen voor de beide gemeenteraden voor over de inrichting en werkwijze van de nieuwe gemeenteraad. Te denken valt aan: • de rolopvatting van de raad: wat voor soort raad willen we zijn? • de daaruit volgende werkafspraken en instrumenten/protocollen; • het te hanteren vergadermodel voor de nieuwe gemeenteraad; • de benodigde ondersteunende middelen voor raadsleden, waaronder Raadsinformatiesysteem; • het (tijdelijke) huisvestingsconcept voor griffie, commissies en raad, inclusief de benodigde vergaderfaciliteiten. Gezien de omvang van de opdracht van deze raadswerkgroep bestaat deze uit vier raadsleden per gemeente.

Raadswerkgroep Griffie Best-Oirschot De raadswerkgroep ‘Griffie Best-Oirschot’ bereidt voorstellen voor de beide gemeenteraden voor over de inrichting van de toekomstige griffie. Gezien deze taak ligt het voor de hand dat leden van de werkgeverscommissie deel uitmaken van deze werkgroep. Te denken valt aan: • het type griffie/ondersteuning dat de raad wenst vanaf fusiedatum; • de daarop aansluitende benodigde functies en formatie binnen de griffie; • de organisatieopbouw van de griffie; • de functieprofielen en inschaling van de functies; • regie op het proces van werving en selectie van de kwartiermaker/beoogd griffier;

1

Ten aanzien van de raadswerkgroep ‘Griffie Best-Oirschot’ wordt tijdig bezien wanneer gepaste afstand van de interne ondersteuning wenselijk is, als het gaat over mogelijke belangen in het opstellen van een profielschets en/ of het selectieproces tot een beoogd griffier. IN26-01000/

*IN26-01000* Pagina 2 van 4

Raadswerkgroep Planning & Control (P&C) De raadswerkgroep ‘P&C’ bereidt voorstellen voor de beide gemeenteraden voor over de financiële sturing van de nieuwe gemeenteraad, zoals voorstellen voor: • financiële verordeningen • de P&C-cyclus • de begroting

Raadswerkgroep Volksvertegenwoordigende rol In deze raadswerkgroep wordt gesproken over de verbinding van de nieuwe gemeente(raad) met de samenleving. De raadswerkgroep produceert richtinggevende adviezen aan het fusieberaad over de volksvertegenwoordigende rol van de raad. Ook relevant in dit kader: • Verordening burgerinitiatief • Referendumverordening • Inspreken en meespreken bij de gemeenteraad

Raadswerkgroep Beleidsharmonisatie De raadswerkgroep ‘Beleidsharmonisatie’ wordt door de bestuurlijke stuurgroep – en in diens verlengde de ambtelijke regiegroep en de projectleider beleidsharmonisatie – in positie gebracht om primair het bestuurlijke voorstel tot prioritering en fasering rondom de beleidsharmonisatie te bespreken. In een latere fase geldt deze raadswerkgroep als procesmatig voorportaal voor inhoudelijke kaderstelling op te harmoniseren beleidsthema’s. Argumenten

1. De programmaorganisatie van de raad maakt de eigen opdracht van de raden expliciet Door de inrichting van de programmaorganisatie maken de raden de eigen opdracht expliciet. Hiermee is voor inwoners en het college helder voor welke thema’s de raad zelf aan de lat staat. De raad committeert zich zo, samen met de raad van Oirschot, aan het uitvoeren van deze opdracht.

2. Raadswerkgroepen en fusieberaad bereiden voor, raden besluiten Tot fusiedatum 1 januari 2028 zijn de raden van de bestaande gemeenten Best en Oirschot de bevoegde bestuursorganen. Met dit raadsvoorstel wordt aan dat democratisch mandaat niets afgedaan. De in te stellen raadswerkgroepen en het fusieberaad bereiden besluitvorming van de raden voor, door opties te onderzoeken en af te stemmen, maar nemen de besluitvorming niet over.

3. Democratische legitimiteit van implementatiefase stijgt door betrokkenheid raden Brede betrokkenheid van gekozen volksvertegenwoordigers bij de implementatiefase van de fusie vergroot de democratische legitimiteit van deze fase. Met de inrichting van de raadswerkgroepen en het fusieberaad is zo’n 80% van de zittende raadsleden direct betrokken bij het verkennen en afstemmen van opties bij beleidsthema’s die direct raken aan het werk van de raad. Beslissingen die daaruit voortkomen winnen aldus ook aan legitimiteit. Met de gekozen thematiek van de werkgroepen gaan de raden samen ‘op kop’ bij de thema’s die primair aan de raden zelf toehoren.

4. Spreiding van werk over raadswerkgroepen zorgt voor verdeling van werklast over raadsleden De implementatiefase van de gemeentelijke herindeling is veel werk. Met de instelling van verschillende werkgroepen kunnen de raden het werk verdelen dat hierbij komt kijken. Risico’s N.v.t.

IN26-01000/

*IN26-01000* Pagina 3 van 4

Kosten en dekking De raadswerkgroepen worden ondersteund en geadviseerd door medewerkers van de griffies van Best en Oirschot. Het kan gaandeweg nodig zijn dat voor een aantal taken externe expertise en menskracht noodzakelijk blijkt te zijn. Het kan zijn dat er behoefte is aan specifieke expertise die niet beschikbaar is op beide griffies, bijvoorbeeld: het doorlopen van een cultuurtraject met beide raden. Ook kan het niet wenselijk zijn dat medewerkers van de griffie zelf de ondersteuning verzorgen (bijvoorbeeld: het vormgeven van de griffie van de nieuwe gemeente) én kan de coördinatie van de werkgroepen en het fusieberaad extra menskracht vergen. Omdat nu nog niet duidelijk is of en, zo ja, welke extra inzet precies gevraagd wordt en wat de kosten daarvan bedragen, is nog geen bedrag in dit voorstel opgenomen. Participatie N.v.t. Communicatie N.v.t. Procedure en planning 10 juni: gezamenlijke beeldvorming raden Best en Oirschot over dit voorstel 15 juni: raadsvergadering Best 23 juni: raadsvergadering Oirschot 2 juli: gezamenlijke startsessie in Oirschot voor de ingestelde raadswerkgroepen Evaluatie N.v.t. Wet algemene regels herindeling financiële afstemming (Wet Arhi) Dit voorstel valt niet onder het preventief financieel toezicht vanuit de Wet Arhi. Instemming van gemeente Oirschot en goedkeuring van de Provincie is hierdoor niet vereist.

Bijlagen die horen bij dit raadsvoorstel: Benoem hier alle documenten die de raad moet behandelen of kennis van moet nemen Nummer IN26-01011 BL26-02342

Openbaar Titel (ja/nee) Raadsbesluit Ja Plan van aanpak ‘Samen op weg naar Best-Oirschot’ Ja voor de gemeenteraden van Best en Oirschot, ten behoeve van de implementatie van de herindeling

Geheim wegens (klik hier voor informatie) <…>

29-05-2026

John Verheijen Voorzitter raadswerkgroep Samenwerking Oirschot - Best

Marius Ekamp Plv. voorzitter raadswerkgroep Samenwerking Oirschot - Best

IN26-01000/

*IN26-01000* Pagina 4 van 4