26006.20 - Bijlage Q - Spoorboekje Personele waarborgen

Spoorboekje Personele waarborgen Best en Oirschot

Auteur(s) Versie Plaats

Lyse Consultancy / & Van de Laar 30 januari 2026 Best/Oirschot/Eindhoven

Inleiding Op 1 juli 2025 hebben de gemeenteraden van Best en Orischot besloten om in principe krachten te bundelen. Hieruit is op 2 december 2025 het herindelingsontwerp voortgekomen. Als op 10 maart 2026 beide gemeenteraden het besluit nemen tot een reguliere samenvoeging van Best en Oirschot per 1 januari 2028, ontstaat een periode van een kleine twee jaar voor het proces van ambtelijke integratie en verandering. Dat proces van integratie van beide ambtelijke organisaties tot één nieuwe organisatie vraagt om een voortvarend én zorgvuldig proces. Beide gemeentebesturen en managementteams benadrukken het belang van heldere waarborgen voor het personeel van de op te heffen gemeenten. De personele waarborgen moeten namelijk voorafgaand aan de feitelijke integratie duidelijk zijn, zodat de medewerkers weten waar ze aan toe zijn en zich vol vertrouwen kunnen voorbereiden op de overgang naar de nieuwe organisatie. Mede met dit in het achterhoofd worden de medewerkers worden gedurende dit proces vóór de fusiedatum natuurlijk op verschillende manieren actief begeleid en ondersteund tijdens de overgang van de organisatie van Best of Oirschot naar de organisatie van de nieuwe gemeente Best-Oirschot. Daarnaast is één van de uitgangspunten die met het hele te doorlopen proces verweven is, behoud van werkgelegenheid.

Vanaf 1 januari 2020 valt een gemeentelijke herindeling onder het juridisch kader van overgang van onderneming. Dit kader vormt het uitgangspunt voor de te maken afspraken in een

Tot slot geldt in het hele proces tot aan de fusiedatum dat er ruimte wordt geboden voor kansen en kwaliteit Dit betekent meer specifiek dat natuurlijk verloop in beide organisaties tot aan fusiedatum gezamenlijk wordt bekeken door beide directies en managementteams. De afweging wordt gemaakt om vrijkomende functies structureel of incidenteel in te vullen. Zo wordt ruimte geboden aan kansen voor medewerkers binnen de nieuw te vormen organisatie. In het onderstaande spoorboekje wordt inzicht gegeven in het proces van deze ambtelijke integratie en verandering met daarbij een algemene tijdlijn, om u mee te nemen in wat dit meer specifiek inhoud. Het functieboek voor de griffie zal ongeveer hetzelfde tijdspad volgen. Echter, deze wordt vanuit uw beiden raden opgesteld met uiteraard de bijbehorende bevoegdheden en separate rolneming van griffiers, griffiemedewerkers en werkgeverscommissies. Zo snel mogelijk – 1 april 2026 Opzetten project- en overlegstructuur en medezeggenschapsorganen De project- en overlegstructuur wordt bepaald voor het proces van ambtelijke integratie en verandering. Daarnaast worden de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) en het Bijzonder Lokaal Overleg (BLO) formeel samengesteld. Dat betekent, dat er afspraken gemaakt worden over de deelnemers en de taken van de respectieve medezeggenschapsorganen.

Zo snel mogelijk – 1 mei 2026 Vergelijking van functieboeken en lokale arbeidsvoorwaardenregelingen

sociaal plan. Op basis hiervan gaat iedere medewerker

Door de functieboeken en lokale

met een arbeidsovereenkomst en payroll medewerker

arbeidsvoorwaardenregelingen van Best en Oirschot

met een overeenkomst voor onbepaalde tijd dan wel

met elkaar te vergelijken, worden mogelijke verschillen

met een looptijd voorbij de fusiedatum mee over naar

in de samen te voegen organisaties helder. De uitkomst

de nieuwe organisatie met behoud van rechten en

van deze vergelijking vormt de basis voor de te voeren

plichten. Het uitgangspunt is, dat niemand zijn of haar

gesprekken over de nieuwe organisatie door het

baan verliest als direct gevolg van de herindeling. De

opstellen van een sociaal plan, de arbeidvoorwaarden

uitzondering hierop zijn de dienstverbanden van de

van de nieuwe organisatie, het bouwen van de

gemeentesecretarissen en griffiers. Deze eindigen

hoofdstructuur en de fijnstructuur.

automatisch op de fusiedatum.

Spoorboekje

2/5

1 april 2026 – concept gereed 15 januari 2027, vaststelling 1 april 2027 Het opstellen van een sociaal plan voor de herindeling Afspraken over de plaatsing van medewerkers in de nieuwe organisatie worden vastgelegd in een sociaal plan. Meer specifiek beschrijft dit plan de rechten en de plichten van de medewerkers en werkgevers tijdens het herindelingsproces en de afspraken over arbeidsvoorwaarden. Er wordt aangesloten bij de bestaande regelgeving, zoals de wet ahri, de cao gemeenten en overige relevante wet- en regelgeving. Een aantal onderwerpen die nader kunnen worden uitgewerkt zijn bijvoorbeeld, zoals eerder genoemd in het herindelingsontwerp: behoud van werkgelegenheid, overgang van rechten en plichten, plaatsingsbeleid, scholing en begeleiding, reiskosten, woonwerkvergoeding en een gezamenlijke vacaturebank. Hoe eerder het sociaal plan is vastgesteld, hoe sneller er meer duidelijkheid komt voor medewerkers en werkgevers over waar men aan toe is. Het conceptsociaal plan wordt in de eerste helft van januari 2027 opgeleverd. Het sociaal plan wordt vervolgens voor overeenstemming behandeld in het BLO. 1 mei 2026 – concept gereed 1 mei 2027, vaststelling 1 september 2027 Het opstellen van het personeelshandboek Na de vergelijking van de lokale arbeidsvoorwaardenregelingen wordt het personeelshandboek van de nieuwe organisatie opgesteld.

In het personeelshandboek worden onder andere de arbeidsvoorwaarden van de nieuwe organisatie vastgelegd. Het personeelshandboek is in samenhang met het sociaal plan onderwerp van gesprek in het BLO en met de BOR. 1 mei 2026 – concept gereed 1 september 2026, vaststelling 1 november 2026 De hoofdstructuur van de nieuwe organisatie wordt gebouwd De hoofdstructuur van de organisatie, te weten het organogram en het daarbij best passende sturingsconcept, wordt ontworpen. Het ontwerp komt mede tot stand met betrokkenheid van bestuur,

Spoorboekje

management, medewerkers en medezeggenschap. Het concept wordt begin september 2026 opgeleverd. De concepthoofdstructuur wordt vervolgens als voorgenomen besluit voor advies voorgelegd aan de BOR. In de loop van 2027 Werving en selectie van de kwartiermaker tevens beoogd gemeentesecretaris Op basis van de hoofdstructuur en met name ook het beoogde sturingsconcept kan een profielschets worden gemaakt van de kwartiermaker/ beoogd gemeentesecretaris van de fusiegemeente BestOirschot (i.o.). Dit profiel is adviesplichtig voor de BOR. Doel is om in de loop van 2027 op een nader te bepalen moment een kwartiermaker/ beoogd gemeentesecretaris/ algemeen directeur aan boord te hebben. Hij/ zij kan daarmee in positie worden gebracht om mede richting te geven aan de invulling van de directie, management en/ of sleutelfuncties. Hij/ zij bouwt daarmee – binnen de kader van het sociaal plan – mee aan zijn/ haar eigen team. Tevens kan de kwartiermaker vanaf dat moment, met steun van de projectleiding waar nodig/ gewenst, richting geven aan het fusie- en veranderspoor tot aan en ook na fusiedatum. 1 november 2026 – concept gereed 15 januari 2027, vaststelling 1 april 2027 Van hoofdstructuur naar fijnstructuur De vastgestelde hoofdstructuur vormt de basis van de nieuwe organisatie. Vervolgens wordt de organisatieindeling uitgewerkt in taken, functies en formatie.

Ook dit zal mede vormgegeven worden via werksessies, waarvan de frequentie en samenstelling nog afgestemd moet worden. De voorgenomen fijnstructuur, die halfweg januari 2027 opgeleverd wordt, vormt eveneens het uiteindelijke conceptfunctieboek van de nieuwe organisatie. Hierin vindt afstemming plaats met de BOR en het BLO, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft en daarover afspraken zijn. Het resultaat na vaststelling is het HR21 functieboek en de conversietabel van de nieuwe organisatie. De keuze voor HR21 is in lijn met de cao gemeenten mede gegeven de situatie dat beide organisaties op dit

3/5

moment HR21 als functiewaarderingssystematiek hebben geïmplementeerd. 1 april 2027 – 1 oktober 2027 De implementatie en het plaatsingsproces Het proces van implementatie en de plaatsing van medewerkers in de nieuwe organisatie vindt plaats tussen april en begin oktober 2027. Waarmee de betrokken medewerkers uiterlijk begin oktober definitief weten waar zij landen in de nieuwe organisatie. Het plaatsingsbeleid is neergelegd in het sociaal plan. Dit beleid wordt toegepast op het functieboek van de nieuwe organisatie.

1 januari 2028 zijn we samen de gemeente BestOirschot!

Spoorboekje

4/5

& Van de Laar. Organisatieadviesbureau met denkers én doeners voor de publieke sector. Resultaatgericht, betrokken en met energie. Zo maken wij impact op maatschappelijke opgaven, bestuurlijke ambities en organisatorische uitdagingen. In de rol van adviseur, onderzoeker, procesbegeleider of door tijdelijk ín uw organisatie te stappen, brengen wij beweging. Zo dragen onze ervaren adviseurs en jonge talenten bij aan een weerbare en wendbare publieke sector.

Wij helpen bij het verkennen van toekomstscenario’s voor publieke organisaties. En we begeleiden processen om organisaties te vitaliseren. Samenwerking of fusie tot stand brengen? Wij helpen bij de vorming, evaluatie en doorontwikkeling. Wij doen kwalitatief en kwantitatief onderzoek naar de effecten van beleid en naar de sterke en verbeterpunten in organisaties en samenwerkingsverbanden.

Wij kraken onze hersens op complexe vragen. Daarbij zijn we scherp in onze analyses. En bieden we concreet handelingsperspectief in onze advisering. We steken ook graag onze handen uit de mouwen om samen met u resultaat te boeken.

Onze passie om direct maatschappelijk impact te maken zetten wij in binnen het sociaal domein. Onder andere door het ‘vertalen’ van de Hervormingsagenda Jeugd. Ook helpen wij bij de realisatie van de transities op het gebied van klimaat en energie.

Dat doen we bijvoorbeeld door het ontwerpen van passende organisatiestructuren en sturingsconcepten. Door het versterken van leiderschap en het werken aan gewenst gedrag van medewerkers.

Staat uw vraagstuk er niet tussen? Verras ons. Wij laten ons graag uitdagen op andere thema’s in het publieke domein!

& Van de Laar is in vriendschap verbonden met GNGMKRS, ons label voor interim-bemiddeling, executive search & werving en selectie.

& Van de Laar B.V. Emmasingel 29-11 5611 AZ Eindhoven

Isaac Titsinghkade 4a

info@en-vdl.nl 085 - 747 06 18

en-vandelaar.nl

1018 CA Amsterdam

Lid van de Raad van Organisatieadviesbureaus (ROA). Spoorboekje

5/5