25028.01 - Raadsvoorstel Aanpak bestaande huisvesting

Voorstel aan de Raad

Vergadering Raadsvergaderdatum

: Gemeenteraad Best : 10-06-2025

Onderwerp Aanpak bestaande huisvesting Aanleiding Onlangs informeerden we u over de uitkomsten van het onderzoek naar tijdelijke huisvesting van het Gemeentehuis Best (PU25-00571) en het besluit van het college om een nader onderzoek te starten naar de tijdelijke huisvesting op de huidige locatie aan het Dorpsplein. Op dit moment voldoet de bestaande huisvesting niet aan de wettelijk eisen op het gebied van brandveiligheid en gezondheid. Daarnaast is een aantal verwarmingsketels defect en is de installatie niet bedrijfszeker en dient vervangen te worden. Vooruitlopend op de resultaten van het onderzoek zijn bovenstaande technische maatregelen aan het huidige gemeentehuis zeer urgent en noodzakelijk. Daarnaast is het van belang dat er tijdig (al in 2025) gestart kan worden met de voorbereiding en deels uitvoering van aanpassingen aan het gebouw in het kader van ‘Werken op z’n Best’. Verwachte beheer en onderhoudskosten van alle gemeentelijk vastgoedobjecten, zo ook het gemeentehuis, zijn normaal gesproken opgenomen in het Duurzaam Meerjarig Onderhoudsplan (DMJOP). Vanwege het eerdere voornemen om per 1 januari 2025 te verhuizen naar een andere, tijdelijke, locatie in Best zijn de bovengenoemde onderdelen niet langer opgenomen in het DMJOP. Dit betekent ook dat al gedurende lange tijd geen noodzakelijk onderhoud meer aan het gemeentekantoor is gepleegd.

Om rechtmatig de middelen uit te kunnen geven in 2025 is een besluit van de raad nodig om de gevraagde middelen te kunnen besteden.

Advies 1. Beschikbaar stellen van een krediet van € 1.500.000,-- voor 2025 voor de aanpak van de bestaande huisvesting, door middel van het vaststellen van de 7e begrotingswijziging 2025 (BL25-02292). Argumenten

1.1 Wettelijke eisen aan brandveiligheid Op dit moment voldoet de brandveiligheid van het gemeentehuis niet aan alle wettelijke eisen uit het Besluit Bouwwerken leefomgeving (BbL) die worden gesteld aan kantoorpanden. Met name de brandcompartimentering, om de verspreiding van een mogelijke brand te voorkomen, is slecht.

1.2 Prettig en gezond binnenklimaat werkplekken De verwarmingsinstallatie werkt niet naar behoren. Een aantal verwarmingsketels is defect en moet worden vervangen om voor het najaar/winter 2025/2026 weer operationeel te zijn om een goed binnenklimaat te verzorgen.

*IN25-00905*

IN25-00905/ Pagina 1 van 4

1.3 Verwachte duur tijdelijke huisvesting en afschrijvingstermijn Op de locatie waar nu de aanpassingen noodzakelijk zijn spelen in de nabije toekomst verschillende onzekerheden. Denkt u daarbij onder andere aan de waarschijnlijke aanstaande gemeentelijke herindeling en de ruimtelijke invulling van de Dorpspleinvisie. Daarnaast is op dit moment nog niet precies duidelijk wat de gevolgen voor de betreffende gebouwen zijn in het kader van ‘Werken op z’n Best’ . Binnen deze onzekerheden wordt financieel uitgegaan van een economische levensduur van 15 jaar. Risico’s

2.1 Onzekerheid bij de huidige inschatting Zoals deels bij 1.3 van dit voorstel is aangegeven kent de huidige vraag ook de nodige onzekerheden. Deze onzekerheden maken dat we nu niet precies in beeld hebben wat de omvang is. Het betreft nu wel een gecalculeerde aanname op basis van eerdere projecten.

2.2 Onvolledig beeld van de huidige projectomvang Gebruikelijk wordt bij een dergelijk project een scope van het project bepaald en wordt aan de hand van deze scope een uitgewerkt en gedetailleerd plan met onderbouwing aan de raad voorgelegd. Deze scope is op dit moment niet helemaal duidelijk. Toch vragen we aan u om de middelen nu al vrij te maken. Dat maakt dat in 2025 al gestart kan worden met de aanpassingen op het gebied van brandveiligheid en gezondheid.

2.3 Mogelijke aanvullende maatregelen bij de verwachte verbouwing Voor de komende periode zien we in hoofdzaak twee soorten aanpassing aan gemeentelijk vastgoed voor onze eigen kantooromgeving nu de keuze is gemaakt om niet langer in te zetten op een andere tijdelijke huisvesting. Op de eerste plaats de maatregelen in het kader van brandveiligheid en gezondheid in het gemeentehuis. Daarnaast zal de kantooromgeving op onderdelen geschikt gemaakt worden voor het ‘Werken op z’n Best’. Idealiter brengen we deze trajecten samen in de bij 2.2 beschreven scope van he project. Dat zou echter betekenen dat de noodzakelijke maatregelen in het kader van veiligheid en gezondheid langer op zicht laten wachten, waarmee we een te groot risico op sluiting cq beperking in gebruik lopen. Het voorstel is daarom nu om te starten met de maatregelen in het kader van brandveiligheid en gezondheid en daarna verder te gaan met de maatregelen ten behoeve van ‘Werken op z’n Best’. In deze volgorde kan het voorkomen dat een latere maatregel ook een (gedeeltelijke) herziening vraagt van de maatregelen in het kader van brandveiligheid en gezondheid. Bij de bepaling van de uiteindelijke projectscope en een snelle opstart van het nieuwe project, streven we ernaar om te voorkomen, maar in ieder geval tot een minimum te beperken.

*IN25-00905*

IN25-00905/ Pagina 2 van 4

Kosten en dekking De kosten voor de investering voor de combinatie van veiligheidsmaatregelen en verbouwing van het gemeentehuis aan het Dorpsplein 2 en van Bestwijzer in 2025 zijn € 1.500.000. In de concept-Kadernota 2026 (geagendeerd voor besluitvorming op 30 juni 2025 in de raad) is daarnaast in 2026 een investering van € 2.500.000 voorzien. De totale investeringen bedragen daarmee tot en met 2026 € 4.000.000. Kosten vervanging CV installatie (op basis van een eerdere offerte): Kosten maatregelen brandveiligheid (indicatie kosten uit inspectie door deskundig bureau) Projectkosten (projectleiding en ondersteuning) Verbouwingsmaatregelen in zowel het Gemeentehuis Best als Bestwijzer 2025 Totaal (excl. Btw)

170.000 510.000 80.000 760.000 1.500.000

De jaarlijkse lasten van de totale investering van € 4.000.000 zijn € 266.667 op basis van de economische levensduur van 15 jaar. De lasten zijn opgenomen in de financiële foto bij de concept-Kadernota 2026. Voor 2025 wordt op basis van dit voorstel € 1.500.000 krediet in 2025 gevraagd. De kredietaanvraag is verwerkt in de 7e begrotingswijziging 2025 (zie bijlage).

Participatie Er vindt geen bewonersparticipatie plaats bij dit voorstel. Het betreft het vrijmaken van middelen opdat rechtmatig bestedingen kunnen plaatsvinden. Communicatie Er vindt geen bijzondere communicatie plaats bij dit voorstel. Procedure en planning Het is wenselijk dat op 10 juni een besluit door de raad wordt genomen. Daarna kunnen de benodigde maatregelen op het gebied van brandveiligheid en gezondheid versneld worden opgepakt. Na dit voorstel zullen op termijn aanvullende voorstellen worden gedaan om het geheel aan aanpassingen mogelijk te maken. Evaluatie Dit voorstel op zich vraag geen evaluatie. Zoals aangegeven maakt dit voorstel naar verwachting onderdeel uit van andere aanvullende voorstellen. Bij elk volgend voorstel wordt uiteraard gebruik gemaakt van het lerend vermogen binnen de projectscope. Bijlagen die horen bij dit raadsvoorstel: Benoem hier alle documenten die de raad moet behandelen of kennis van moet nemen

Nummer BL25-02292 IN25-01035

Titel 7e begrotingswijziging 2025 Raadsbesluit ‘aanpak bestaande huisvesting’

Openbaar (ja/nee) Ja Ja

Geheim wegens (klik hier voor informatie) <…>

*IN25-00905*

IN25-00905/ Pagina 3 van 4

13-05-2025 Burgemeester en wethouders van Best,

[ Rianne Donders- de Leest Burgemeester

Jolie Hasselman Secretaris

*IN25-00905*

IN25-00905/ Pagina 4 van 4