24072.5 - Verkenning Eigendom, beheer en exploitatie Wilhelminadorp

MFA Wilhelminadorp Verkenning - werkdocument

Opdrachtgever Gemeente Best

Datum 5 juni 2024

Referentienummer 2230398/20240605/ODTB

Auteur(s) Onno Damen, Tijmen Bruil

│ Onderdeel van ICS Ruimteregiegroep BV

Inhoudsopgave 1. 2.

3.

4.

Inleiding en vertrekpunt

3

Kaders eigendom, beheer en exploitatie

4

2.1

Eigendom

4

2.2

Beheer

7

Financiële uitgangspunten

9

3.1

Stichtingskosten

9

3.2

Huurprijs

9

3.3

Exploitatiekader

9

3.4

Begroting en MJOP

10

Samenvatting

11

De inhoud van deze uitgave is eigendom van ICS Adviseurs B.V. te Zwolle. Enkel de opdrachtgever waarmee ICS Adviseurs B.V. een overeenkomst is aangegaan, heeft een gebruiksrecht voor deze uitgave. De inhoud en omvang van dat gebruiksrecht zijn vastgelegd in de algemene voorwaarden van ICS Adviseurs B.V., gedeponeerd bij de Rechtbank Overijssel onder nummer 9/2021, dan wel in de overeenkomst zoals hiervoor bedoeld. Elk ander gebruik van deze uitgave, door opdrachtgever en of derden is uitgesloten, inhoudende dat niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, via internet, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ICS Adviseurs B.V.

2230398/20240605/ODTB | www.icsadviseurs.nl

1. Inleiding en vertrekpunt Voor een ontwikkeling zoals het proces om te komen tot de realisatie van MFA Wilhelminadorp1 is het belangrijk om in een vroeg stadium na te denken over de eerste contouren van uitgangspunten voor eigendom, beheer en exploitatie. De exacte afspraken kunnen pas gedurende het verdere ontwikkelproces ingevuld en concreet gemaakt worden. De eerste echte mogelijkheid daarvoor is de fase waarin een Voorlopig Ontwerp Plus (VO+) beschikbaar is. Dan is sprake van een plattegrond waarvan de meeste contouren vaststaan en ook al een eerste diepere verkenning van het exploitatiegedrag van de toekomstige accommodatie gemaakt worden. Deze verkenning beschrijft de eerste contouren en keuzes die gemaakt worden om eigendom, beheer en exploitatie van MFA Wilhelminadorp goed vorm te geven. De noodzaak wordt in onderstaande anekdote nog eens extra onderstreept. Wie doet wat… Dit is een verhaal over vier mensen, genaamd Allemaal, Iemand, Iedereen en Niemand. Er moest belangrijk werk worden verricht en Allemaal was er zeker van dat Iemand het zou doen. Iedereen had het kunnen doen, maar Niemand deed het! Daarover werd Iedereen heel kwaad, want het was toch de taak van Allemaal. Allemaal dacht dat Iedereen het wel zou doen, maar Niemand realiseerde zich dat Allemaal het niet zou doen.

Het einde van het liedje was dat Iedereen Iemand de schuld gaf, omdat Niemand deed wat Iedereen had kunnen doen.

Alle betrokkenen hebben in het proces rondom MFA Wilhelminadorp heel constructief gesproken en deze verkenning is daarvan het resultaat en vormt het fundament om de situatie uit de anekdote in de toekomst te voorkomen. Het uitgangspunt binnen MFA Wilhelminadorp is dat alle partijen zich bezig kunnen houden met hun primaire proces. De MFA faciliteert in de ruimten voor hun activiteiten en wordt gedragen door goede afspraken. Het gaat daarom om principiële afspraken rondom eigendom, beheer en exploitatie. Goede afspraken rondom beheer vormen de smeerolie. Daarbij gaat het om praktische zaken zoals afspraken rondom individueel en gezamenlijk ruimtegebruik, maar ook over de inrichting van het beheer. Deze verkenning bevat daarom het vertrekpunt rondom: ▪ ▪ ▪

Eigendom, beheer en exploitatie; Financiën; Bouwheerschap.

De inhoud van deze notitie wordt vastgesteld voor aanvang van het besluit om de volgende stap in het realisatieproces te zetten, zowel door de stuurgroep als met bekrachtiging door College en Gemeenteraad. Uiteindelijk vormt deze notitie met dat besluit de opmaat naar het opstellen van het beheerplan voor MFA Wilhelminadorp.

1 In dit document gaan we er vanuit dat de ontwikkeling betreft MFA Wilhelminadorp. Indien het KC Br!cks wordt, dan ligt het eigendom en

de exploitatie in handen van Best Onderwijs.

2230398/20240605/ODTB | www.icsadviseurs.nl

3/12

2. Kaders eigendom, beheer en exploitatie 2.1 Eigendom Voor het eigendom zijn er twee modellen die voor de hand liggen, namelijk: ▪ ▪

De gemeente wordt eigenaar van de MFA; Er wordt een Vereniging van Eigenaars (VvE) opgericht door gemeente en schoolbestuur.

Hieronder is reflectie opgenomen voor beide modellen. Model gemeente wordt eigenaar Voordelen ▪ Gelijkwaardige situatie gebruikers die ruimte in gebruik gegeven of via huur verkrijgen ▪ De gemeente heeft invloed op welke partijen de MFA gebruiken en kan huurprijzen in overeenstemming brengen met haar beleid en de Wet Markt en Overheid (invloed op huurprijzen in lijn met bestaand beleid) ▪ Wijzigingen in aanpassing van ruimtegebruik en afspraken daarover liggen in één hand ▪ De gemeente voert regie over de voorzieningen voor bewegingsonderwijs ▪ De gemeente heeft alle sturing bij gebruik van de voorzieningen voor beweging in de avonden en weekenden ▪ Zeggenschap over Programma van Eisen en gebruik MFA ▪ (Meer invloed) vertaling beleidsdoelen naar gebruik MFA (activiteiten) ▪ Met 1 eigenaar kan slagvaardiger gehandeld worden

Nadelen ▪ Gebruikers geven autonomie uit handen aan de gemeente ▪ De financiële exploitatierisico’s en leegstandsrisico’s liggen bij de gemeente en minder bij de betrokken organisaties

Model VvE wordt eigenaar Voordelen ▪ Meerdere partijen zijn eigenaar van het gebouw en delen de verantwoordelijkheid over het geheel ▪ De ruimte voor maatschappelijke partijen kan nog steeds door de gemeente worden verhuurd (mogelijke uitzondering kinderopvang, dat kan via schoolbestuur) ▪ De voorziening voor bewegingsonderwijs kan in eigendom van de gemeente worden gebracht waardoor deze nog steeds regie en sturing daarover behoudt ▪ Het beheer kan ondergebracht worden bij de VvE ▪ De oprichting van een VvE dwingt partijen vooraf goed na te denken over de toekomstige constructie

2230398/20240605/ODTB | www.icsadviseurs.nl

Nadelen ▪ Regie en zeggenschap over de eigendom van het gebouw als geheel is er niet. Wijze van zeggenschap (stemrecht en aandeel) is vastgelegd in de statuten van de VvE. Verschuiving van ruimtegebruik tussen gebruikers laat zich lastiger formaliseren. Dit vergt overdracht van een deel van het eigendom en aanpassing van de splitsing van eigendom bij notariële akte ▪ Het splitsen van een gebouw en het inrichten van een VvE leidt tot transactiekosten (onder andere kosten voor een notaris) ▪ Na het effectueren van de splitsing liggen de afspraken vast, waarmee het niet mogelijk is af te wijken van de gestelde bepalingen (tenzij de afwijking weer overeengekomen wordt en

4/12

▪

▪

▪

Op een VvE is dwingend recht van toepassing, daarmee liggen de uitgangspunten voor een belangrijk deel wettelijk vast, waardoor het niet nodig is deze nog separaat vast te leggen Bij terugloop van het leerlingenaantal heeft het schoolbestuur het exploitatierisico van zijn eigendom en berust dat niet voor alle voorzieningen bij 1 partij De risico’s zijn verdeeld over partijen

geformaliseerd wordt). Met een eventuele nieuwe formalisatie zijn kosten gemoeid

Reflectie vanuit betrokken partijen ▪

▪

▪ ▪

Best Onderwijs: de voorkeur gaat uit naar een situatie met één eigenaar, in het geval van een MFA is dat de gemeente, in het geval van een kindcentrum Best Onderwijs. Dit vanwege de eenvoud, de daadkracht en het voorkomen van extra overleg en risico op lange besluitvorming. Eigendom leidt tot meer zeggenschap, maar zeggenschap en autonomie zijn er in een bepaalde mate ook bij een situatie van één eigenaar. Er kunnen afspraken gemaakt worden over verdeling van verantwoordelijkheden en betrokkenheid van de verschillende partijen. LEVgroep: de voorkeur gaat uit naar eigendom bij de gemeente. Denkrichtingen hierbij zijn verder: met een overkoepelend bestuur bestaande uit bestuurders participanten, met een beheerder voor het gehele gebouw, één aanspreekpunt vanuit de eigenaar (vastgoed, ook verantwoordelijk als bouwheer bij realisatie), participanten verantwoordelijk voor hun gedeelte, voor de horecakant een bestuur met vertegenwoordigers uit de wijk en met multifunctionele ruimten/optimaal gebruik maken van ruimten. Gemeente Best: de ambtelijke taxatie is dat de voordelen voor eigenaarschap door de gemeente zwaarder wegen dat de nadelen en daarom voor eigendom door de gemeente geopteerd wordt. Little People: de voorkeur gaat uit naar gemeente Best als eigenaar. We sluiten ons aan bij de door andere organisaties genoemde overwegingen.

In het model met gemeente als eigenaar ontstaat een meer gelijkwaardige positie tussen de verschillende huurders. Little People vindt het wel van belang dat een gezonde en goede dialoog tussen eigenaar en huurders wordt georganiseerd.

Voorstel keuze Uiteindelijk heeft de voorkeur dat de gemeente Best de eigenaar wordt van MFA Wilhelminadorp. In onderstaand schema is dat weergegeven.

2230398/20240605/ODTB | www.icsadviseurs.nl

5/12

Uiteindelijk vertaalt dit zich in een aantal afspraken/rollen: ▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Best Onderwijs doet afstand van haar juridische eigendom en draagt haar materiële instandhoudingsvergoeding over aan de gemeente. De gemeente stelt daarvoor een ingebruikgevingsovereenkomst op; Gemeente verhuurt aan commerciële partijen; Gemeente verhuurt aan wijkfunctie (o.a. LEVgroep); Gemeente verhuurt de beweegvoorziening aan diverse partijen; De gemeente is verantwoordelijk voor onderhoud en aanpassingen, het beheer en exploitatie van het gebouw en het terrein; De gemeente legt afspraken vast over het gedeeld gebruik van ruimten en de bijbehorende tarieven; De gemeente draagt zorgt na in gebruik name voor controles op onder andere brandveiligheid en ventilatie. Het controlerapport wordt beschikbaar gesteld aan de gebruikers van het gebouw.

2230398/20240605/ODTB | www.icsadviseurs.nl

6/12

2.2 Beheer Beheer vraagt om gedegen afspraken vooraf. Daarbij is sprake van meerdere type beheer: technisch beheer, facilitair beheer en programmabeheer zoals in onderstaande afbeelding weergegeven.

De gemeente Best is als eigenaar en verantwoordelijke voor het gebouw de partij die het initiatief neemt om te zorgen dat het beheer in algemene zin is georganiseerd. In deze fase van het ontwikkelproces is ook gesproken over het aanstellen van een beheerder. MFA Wilhelminadorp is bedoeld om de ontwikkelplek voor kinderen in de wijk te worden maar ook een ontmoetingsplek voor inwoners van de wijk. Daarbij is laagdrempelige ontmoeting en elkaar tegenkomen en leren kennen belangrijk. De MFA is mede bedoeld om bij te dragen aan de binding in de wijk. De organisatie van het beheer kan daarin ook een rol spelen. Vanuit

2230398/20240605/ODTB | www.icsadviseurs.nl

7/12

Best Onderwijs (conciërge vanuit de school) en Little People (technische mensen voor kleine beheertaken) kan wellicht inbreng zijn in natura. Vanuit de LEVgroep wordt het beheer ook gezien als een zinvol instrument dat kan bijdrage aan de betrokkenheid van wijkinwoners (gevoeld eigenaarschap) en het stimuleren van ontmoeting. Het zou mooi zijn als de inwoners uit de wijk iets kunnen doen in het beheer. Deze vorm van vrijwilligersbeheer betekent wel dat aansturing gewenst is. Gemeente en de LEVgroep kunnen daarover in gesprek gaan. Een bijdrage vanuit de gemeente voor een professionele beheerder die vrijwilligers kan aansturen, kan ook een positieve bijdrage leveren aan sociaal maatschappelijke doelstellingen die in de wijk Wilhelminadorp spelen. Aandachtspunt bij beheer met inzet van vrijwilligers vormt wel waar deze beheerders actief zijn in het gebouw. Dit moet passen binnen wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld de verplichting om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te hebben voor personen die in aanraking komen met kinderen binnen de opvang en onderwijs. In de ontwerpfase kan gekeken worden hoe hier een mouw aangepast kan worden (daarin kan verkend worden voor welke organisaties en welke gebouwdelen die aan de orde is). Inclusief beheer Het beheer vormt een kans om een meer inclusievere samenleving na te streven.

In de uitvoering van meer praktische beheertaken bestaat de mogelijkheid om personen vanuit specifieke doelgroepen in te zetten (naast de inwoners). Denk aan personen met een afstand tot de arbeidsmarkt of mensen met een lichamelijke of geestelijke beperking. Zij kunnen een rol krijgen in het beheer. Voorwaarde is dat er professionele begeleiding wordt georganiseerd, bijvoorbeeld vanuit de LEVgroep (of in samenwerking met andere organisaties)2. De professionele begeleiding vraagt om een langdurig financieel commitment vanuit de Gemeenteraad. Zo is het mogelijk om het beheer van de MFA Wilhelminadorp inclusief te maken en van, voor en door Wilhelminadorp/Best te laten zijn. Ook is het een kans om transdisciplinair te gaan werken, al dan niet ondersteund vanuit een kennis- of onderwijsinstelling. Naar de mogelijkheid om inclusie te organiseren is een nadere verkenning noodzakelijk en dialoog met betrokken organisaties en gemeente. Programmabeheer Naast bovenstaande beheertaken verdient ook het programmabeheer specifieke aandacht. Het gaat daarbij om inhoudelijke afstemming en afspraken rondom activiteiten die voor de gehele of delen van de MFA en betrokken organisatie gelden. Denk aan Sinterklaasviering, lustrumfeest, Ramadan of activiteiten voor inwoners van Wilhelminadorp.

Deze afstemming vindt plaats in het gebruikersoverleg waarbij dan een programmaraad wordt ingericht waarin alle grote gebruikers (en een eventuele exploitant) zitting hebben. In een vervolgstadium worden de mogelijkheden verkend om de verantwoordelijkheid voor het programmabeheer en facilitair beheer aan één groep vertegenwoordigers te laten in een algemene beheersconstructie. Demarcatie-/kruisjeslijst In de vervolgfase van de ontwikkeling wordt een demarcatie- en kruisjeslijst opgesteld waarin de taken en rollen rondom beheer en financiële verrekening verder geregeld worden. Ondernemerschap In de vervolgfase kan ook nagedacht worden over de mate van ondernemerschap die de beheerorganisatie aan de dag mag leggen. De activiteiten van de hoofdgebruikers en de wijk gaan daarin altijd voor. Echter, indien zich kansen voordoen voor bijvoorbeeld extra verhuur of het organiseren van opbrengende activiteiten voor de tijden dat de MFA minder gebruikt wordt, dan kan daarover nagedacht worden. Eventuele opbrengsten kunnen ten gunste komen van de kinderen en inwoners van Wilhelminadorp of de MFA.

2 De LEVgroep heeft een voorkeur als gebruiker te participeren in de accommodatie en als tweede eventueel een rol in het beheer te spelen.

Ze staat wel open voor een dialoog over de invulling van het beheer.

2230398/20240605/ODTB | www.icsadviseurs.nl

8/12

3. Financiële uitgangspunten 3.1 Stichtingskosten Bepalende factor voor de realisatie van MFA Wilhelminadorp zijn de stichtingskosten3. Deze zijn leidend voor de kostprijs van de voorziening en uiteindelijk voor de huurprijs van de accommodatie. In deze fase zijn de stichtingskosten op basis van kengetallen bepaald en opgenomen in financiële investeringsoverzichten. De daadwerkelijke stichtingskosten worden bekend in het verdere ontwikkeltraject. In de fase van het VO en het DO van het proces is het raadzaam om deze stichtingskosten via onderbouwde ramingen te monitoren en ook afgeleide berekeningen, zoals huurprijs, te herijken. Dat zijn ook natuurlijke momenten om commitment (lees: betaalbaarheid) voor betrokken huurders zoals opvang en maatschappelijke partijen opnieuw te bevestigen of te herzien.

3.2 Huurprijs Voor de gebruikers van MFA Wilhelminadorp, met uitzondering van het onderwijs, is sprake van een huursituatie bij gebruik van ruimten. Vanuit de gemeente Best wordt hiervoor een indicatieve kostprijsdekkende huurprijs aangehouden. Op basis van parameters vanuit de gemeente Best is deze berekend met de huidige rekenrente en afschrijvingstermijnen. De indicatieve kostprijsdekkende huurprijs per bruto vierkante meter met als uitgangspunt een BENG-gebouw komt uit op circa € 129,- (inclusief eigenaarsdeel) en daarnaast een indicatieve servicelast4 van € 65,- per bruto vierkante meter (inclusief beperkt5 beheer). De indicatieve kostprijsdekkende huurprijs per bruto vierkante meter met als uitgangspunt een ENG-gebouw komt uit op circa € 136,- (inclusief eigenaarsdeel) en daarnaast een indicatieve servicelast4 van € 65,- per bruto vierkante meter (inclusief beperkt beheer). De gemeente gaat in gesprek met de verschillende partijen om te komen tot een definitieve huurprijs per partij. De kostprijsdekkende huur gaat uit van een afschrijving voor gebouw en installaties. Op basis van een grove demarcatie beslaat het bouwkundig deel circa 65% van de stichtingskosten en wordt deze in 50 jaar afgeschreven. De installaties beslaan circa 35% van de stichtingskosten en worden in 15 jaar afgeschreven.

De berekening van de kostprijsdekkende huur houdt geen rekening met een herinvestering voor de installaties. De MI-vergoeding kan ingezet worden om een deel van deze kosten te dekken. Een definitieve demarcatie biedt inzicht in de omvang van de herinvestering.

3.3 Exploitatiekader De school ontvangt vanuit het Rijk een vast bedrag per leerling, de zogenaamde lumpsum. Hiervan betaalt de school personeel, materialen en onderhoud van het schoolgebouw. Voor het verdere ontwikkelproces wordt in deze fase geadviseerd om een bedrag van ongeveer € 65,- per bruto vierkante meter als exploitatiekader4 aan te houden.

3 Zoals berekend in bijlage 7 van het haalbaarheidsonderzoek. 4 Onder de servicelasten vallen onder andere energie, onderhoud, heffingen, schoonmaak en beheer. Dit geldt als exploitatiekader. 5 Onder beperkt beheer wordt verstaan dat er geen professionele beheerder ingehuurd wordt. Hiervoor worden meerkosten in rekening

gebracht.

2230398/20240605/ODTB | www.icsadviseurs.nl

9/12

Met opmerkingen [RJ1]: Waarom is het bedrag van de kostrpijsdekkende huur hier niet ingevuld? Ik stel voor dat we de indicatieve kostprijsdekkende kale huur voor BENG zijnde 102,50 en ENG gebouw zijnde 107,50 hier opnemen met een indicatieve servicelast van 65 euro met de opmerking dat de gemeente met de verschillende partijen individueel nadere afspraken zal maken over de huur. @Onno: eens? Met opmerkingen [RJ2]: Waarom is het bedrag van de kostrpijsdekkende huur hier niet ingevuld? Ik stel voor dat we de indicatieve kostprijsdekkende kale huur voor BENG zijnde 102,50 en ENG gebouw zijnde 107,50 hier opnemen met een indicatieve servicelast van 65 euro met de opmerking dat de gemeente met de verschillende partijen individueel nadere afspraken zal maken over de huur. @Onno: eens? Met opmerkingen [RJ3]: Waarom is het bedrag van de kostrpijsdekkende huur hier niet ingevuld? Ik stel voor dat we de indicatieve kostprijsdekkende kale huur voor BENG zijnde 102,50 en ENG gebouw zijnde 107,50 hier opnemen met een indicatieve servicelast van 65 euro met de opmerking dat de gemeente met de verschillende partijen individueel nadere afspraken zal maken over de huur. @Onno: eens?

3.4 Begroting en MJOP Op basis van bovenstaande contouren, het uiteindelijke ontwerp met daadwerkelijke vierkante meters en inzicht in exploitatieberekeningen en dan op te stellen meerjaren onderhoudsplan, kan de gemeente een begroting voor de exploitatie van MFA Wilhelminadorp maken. Deze begroting bevat uiteindelijk de definitieve initiële huur en kostenverdeling op basis van ruimtegebruik.

2230398/20240605/ODTB | www.icsadviseurs.nl

10/12

4. Samenvatting Op basis van bovenstaande wordt de volgende keuze gemaakt: ▪ ▪ ▪ ▪

Gemeente wordt eigenaar van de MFA Wilhelminadorp Gemeente is verantwoordelijk voor inrichting van de beheerorganisaties waarbij inzet van vrijwilligers (inwoners) en een vorm van inclusief beheer het vertrekpunt is Hoofdgebruikers worden onderdeel van het gebruikersoverleg en de programmaraad. Voor incidentele gebruikers wordt nog nagedacht over hun vertegenwoordiging. Tijdens het verdere ontwikkelproces wordt parallel aan de fase van het Voorlopig Ontwerp gestart met een proces om te komen tot een beheerplan en onderliggende afspraken en overeenkomsten.

2230398/20240605/ODTB | www.icsadviseurs.nl

11/12

De hoogste kwaliteitseisen aan onze dienstverlening. Een goed gebouw begint met het beste idee. Colofon Datum: Auteur(s):

5 juni 2024 Onno Damen en Tijmen Bruil

info@icsadviseurs.nl 088 - 235 04 27

2230398/20240605/ODTB | www.icsadviseurs.nl www.icsadviseurs.nl

12/12 Onderdeel van ICS Ruimteregiegroep BV