24061.4 - Vastgestelde functiebeschrijving griffier 2024

Functiebeschrijving Griffier Algemeen De Griffier is eindverantwoordelijk voor het ondersteunen van de gemeenteraad en het bewaken van de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces. Geeft sturing aan functiehouders en de kwaliteit van prod ucten/diensten bu iten de di recte hiëra rch ische nvloedssfeer. i

Positie en omgeving De Griffier wordt op basis van de Gemeentewet door de Gemeenteraad benoemd.

Voor de pral(ische en dagelijkse uitvoering van de werkgeverstaak wordt doorgaans, op grond van artikel 83 Gemeentewet (bestuurscommissie), gebruik gemaakt van een werkgeverscommissie met raadsleden die belast is met de specifieke werkgeversfu nctie. De CAO Gemeenten is van toepassing. De griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor het griffiepersoneel.

In het duale bestuur, conform wet dualisering gemeentebestuur 2002, vervult de Griffier een centrale verbindingsrol binnen een politiek gevoelig en bestuurlijk complex krachtenveld, waarin sprake is van diepgaande en wisselende belangentegenstellingen en verschillen van politiek en maatschappelijk inzicht. Deze (verbindings)rol wordt vormgegeven in bestuurlijke afstemming tussen Gemeenteraad, College van Burgemeester en wethouders, griffieorganisatie en de gemeentelijke ambtelijke organisatie: de zogenaamde driehoek. De griffier vervult zijn/haar rol vanuit de belangen van de gemeenteraad. Het duale bestuur wordt binnen deze driehoek op basis van gelijkwaardigheid van rollen, vanuit de verschillende posities, gezamenlijk vormgegeven. De griffieorganisatie ondersteunt de Gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de

meest brede zin en leveft als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. De Griffier bepaalt de veftaling van de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie. Deze richt zich op het faciliteren van het primaat van de politiek en is de eersWerantwoordelijke voor de inzet van diensten van de griffieorganisatie ten behoeve van Gemeenteraad, fracties, leden gemeenteraad, presidium, werkgeverscommissie, raadscommissies en Burgemeester als voorzitter van de Gemeenteraad. Stemt (pro)actief af met de Gemeentesecretaris als hoofd van de gemeentelijke ambtelijke organisatie.

Generieke taken Resultaa tgebíed 1. Strateg ische advisering (eden va n) gemeen teraad.

. r

. . . . . . r

Adviseert op strategisch niveau over politieke-, bestuurlijke- en organisatorische processen en vraagstukken Neemt deel aan strategische bestuurlijk-ambtelijke trajecten met een focus op strategisch perspectief voor de lange termijn, gebaseerd op een verkenning van zienswijzen, beweegredenen en inzichten van bestuurders en besluiWormers. Adviseeft over positioneringsvraagstukken binnen de context van lokale democratie (zoals belangengroeperingen, pers, sociale media). Adviseeft over positioneringsvraagstukken t.o.v. andere (semi)overheden zoals samenwerkingsverbanden, regio's, provincie, rijk en ministeries. Adviseeft de gemeenteraad over (nieuwe) vormen van elterne oriëntatie (o,a. communicatiebeleid, vormen van participatie, uitdaagrecht) en ontwikkelt en introduceert innovatieve en grensverleggende werkvormen. Adviseeft over verbinding tussen o.a. politieke paftijen, fracties, gemeenteraad, college, burgemeester, ambtelijke organisatie, maatschappelijke groeperingen, inwoner(s). Bevordert en bewaakt de kwaliteit van lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en doet verbetervoorstellen. Adviseeft over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals strategisch overleg met paftners en instanties, hoorzittingen, raadsonderzoeken en rekenkameronderzoeken.

Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad en de burgemeester ten aanzien van integer politiek bestuur en kwesties van integriteit en weerbaarheid van raad(sleden.

Pagina 1 van 3

Resultaatgebíed 2. Ondersteuning gemeenteraad.

. . . . . . . . .

Treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter, het presidium, de raadscommissies, de raadsfracties en de raadsleden zowel gevraagd als ongevraagd. BewaaK hierbij de positie van de gemeenteraad binnen de gedachtegang van dualisme. Stimuleeft, ondersteunt en faciliteert het'vakmanschap'(toerusting en deskundigheid) van gemeenteraad en raadsleden in de meest ruime zin en in het bijzonder betreffende de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormings- en communicatieproces. Bewaakt mede de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het politieke besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. Draagt (mede) zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds en coórdineert daartoe rondom informatieverzoeken, adviesaanvragen en verzoeken om ambtelijke bijstand van de gemeenteraad in overleg met de gemeentesecretaris. Draagt zorg voor organisatie- en faciliteren van incidentele raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder wijkbezoeken en inspraakavonden en onderhoudt structurele contacten met veftegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en inwoners.

Verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en/of opmerkingen naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor. Zorgt ervoor dat raadsleden alle informatie of analyses ontvangen welke nodig zijn voor de uitoefening van hun rol en voornemen tot agendasetting. Bereidt raadsvergaderingen voor, draagt zorg voor de integrale toetsing van voorgelegde adviezen, ondersteunt en neemt deel aan raadsvergaderingen, draagt zorg voor totstandkoming termijnagenda gemeenteraad. BewaaK het vullen van de termijnagenda door het college en het nakomen van toezeggingen aan de gemeenteraad en raadscommissies. BewaaK tevens de afdoening van moties, amendementen, initiatiefuoorstellen, voorstellen en vragen van de gemeenteraad.

Resultaatgebied 3. Bedrijfsvoering.

. . . .

Stuurt en draagt zorg voor de planning en control van de raadsprocessen in brede zin. Bevordeft en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van beleids- en beheersinstrumenten. Bevordeft en draagt zorg voor de optimale inrichting en beheer van het informatiemanagement. Bewaakt de budgetten van de gemeenteraad en signaleert budgetoverschrijdingen en zorgt voor

.

Is eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en logistieke

.

ondersteuning van de gemeenteraad, commissies en politiek. Verzorgt het contractbeheer met in- en externe partijen, leveranciers, belanghebbenden.

rappoftages.

Resultaatgebied 4. Integraal management

. . . . . . .

Draagt zorg voor het management van de griffieorganisatie en organiseeft de raadsprocessen. Draagt zorg voor de juiste inzet van mensen en middelen ter realisatie van de gewenste producten en diensten, ook als het gaat om ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie aan het raadsproces (bodedienst, ICT). Draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de prestaties Draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de griffieorganisatie. Is bestuurder in de zin van de WOR aangaande medewerkers van de griffieorganisatie.

Is adviseur van de werkgeverscommissie. Is verantwoordelijk voor de effectiviteit van ontwikkeld beleid en ontwikkelde en uitgevoerde programma's voor de gemeenteraad.

Resultaatgebíed 5. Netwerken.

. . .

Ontwikkelt en onderhoudt een functioneel relatienetwerk. Initieeft en bevordeft samenwerking met politieke partijen, lokaal bestuur, ambtelijke organisatie, verbonden partijen en belanghebbenden. Creëeft draagvlak voor beleid, uiWoering en evaluatie.

Pagina 2 van 3

Deze functiebeschrijving komt met ingang van 25 maart 2024 in de plaats van de op 25 oktober 2018 vastgestelde Fu nctiebesch rijvi ng Griffier. Aldus vastgesteld op 25-03-2024.

Werkgeverscommissie raafsgriffie gemeente Best.

Voorzitter, W.

Pagina 3 van 3