24058.3 - Rapportage Frauderisicoanalyse 2024

Notitie

Opsteldatum Registratienr. Afdeling Vakgroep Auteur Aan

: : : : : :

22-01-2024 IN23-02309/ Afdeling Advies & Financiën Kwaliteit Kubra Seyhan College van Burgemeester en Wethouders

Onderwerp

:

Frauderisicoanalyse 2024

Frauderisicoanalyse 2024 1. Inleiding Kader en doel Het wettelijk kader van fraudebestrijding is opgenomen in de wetgeving over ‘Rechtmatigheid’, meer specifiek het beleid ten aanzien van ‘Misbruik en Oneigenlijk gebruik’. De frauderisicoanalyse is een middel om bewustzijn, inzicht, passende beheersmaatregelen en borging daarvan te verschaffen. Het doel is de mogelijkheden van doelbewust frauduleus handelen door inwoners, bedrijven, partners (externen) en gemeenteraad, college, leidinggevenden en medewerkers (internen) te voorkomen of te beperken. De wetgeving stelt een jaarlijkse analyse verplicht. Impact Frauduleus handelen kan op twee manieren ontstaan: o namens de gemeente wordt ten onrechte geld uitgegeven o de gemeente loopt ten onrechte inkomsten mis Fraude kan ook indirect ontstaan door het beschikbaar maken of krijgen van informatie met als gevolg een onrechtmatige handeling en/of een geldelijk gewin. Indien zich fraude voordoet, heeft dit niet alleen een financiële impact. Het leidt ook tot imagoschade voor het bestuur en de gemeentelijke organisatie. Het vertrouwen van de inwoners in het lokale bestuur en de gemeentelijke organisatie vermindert. Grenzen Aan de frauderisicoanalyse en het nemen van beheersmaatregelen zijn grenzen gesteld. Enerzijds is het onmogelijk alle mogelijke vormen van frauduleus handelen te kennen, laat staan te voorkomen.

Anderzijds zijn een zware vorm van analyse en veel beheersmaatregelen een kostbare zaak. Dat kan ook leiden tot ongewenste bureaucratie in de vorm van extra regelgeving. Het is dus zoeken naar de juiste balans tussen het gewenste effect (nut en noodzaak) en de inspanningen (kosten en regelgeving) om dat effect te bereiken. In het informatiebeveiligingsbeleid zijn acties benoemd. Deze acties zijn in dit rapport niet herhaald. Opbouw De risicoanalyse bestaat uit twee delen: o de risicosignalen per taakgebied vaststellen o de kwetsbaarheid van raadsleden, collegeleden, managers en medewerkers vaststellen Frauderisico’s komen op vrijwel elk taakgebied en in vrijwel elke functie van de raad, het college en de organisatie voor. Daarom is het belangrijk om de analyse en de beheersmaatregelen integraal af te stemmen.

*IN23-02309*

IN23-02309/ Pagina 1 van 7

Maatregelen Indien sprake is van vermeende fraude neemt het college passende maatregelen. Welke maatregelen dit zijn, hangt af van de actuele wet- en regelgeving op het betreffende fraudeterrein. In de Gemeentewet en de Ambtenarenwet 2017 zijn basisregels opgenomen hoe het bevoegd gezag moet handelen in geval van fraude of een vermoeden van fraude. Om misverstanden te voorkomen: deze notitie geeft geen inzicht in het feitelijk bestaan van fraudezaken of fraudeverdenkingen. 2. Aanbevelingen 2024 De frauderisicoanalyse 2024 heeft één nieuwe aanbeveling opgeleverd: Nr.

Lopende beheersmaatregelen

1.

Bedrijfsmiddelen/-voertuigen Het oneigenlijk gebruik van zakelijke bedrijfsmiddelen/voertuigen voor privégebruik. Aanbeveling: inventariseren welke bedrijfsmiddelen/-voertuigen dit betreft. Bekijken of er beleidsregels zijn en zijn deze actueel? Zo niet dan beleidsregels opstellen en deze gemeente breed communiceren.

Kosten / Urenbeslag 40 uur Eenmalig

Actor Teamleider Advies en Ondersteuning + Teamleider Beheer Buiten

3. Stand van zaken van bestaande aanbevelingen De stand van zaken van de aanbevelingen tot en met 2023 is als volgt: Tabel 1. Bestaande beheersmaatregelen per januari 2024 Nr.

Lopende beheersmaatregelen

1.

Taakgebied ‘Veiligheid’: o opstellen van aanvullend Bibob beleid voor vastgoedtransacties, aanbestedingen, exploitatievergunningen en subsidies.

Kosten / Urenbeslag 60 uur/jaar Eenmalig

Actor Teamleider Inwoners en veiligheid

Status Januari 2024 Aanvullend Bibob beleid voor exploitatievergunningen en vastgoedtransacties zijn voltooid. Voor subsidies wordt in 2024/2025 opgepakt. Vanwege het lage risico wordt er geen aanvullend Bibob beleid opgesteld voor aanbestedingen.

*IN23-02309*

IN23-02309/ Pagina 2 van 7

2.

Taakgebied ‘Wijkontwikkeling’: o Een wijkgericht projecten met twee wijken (gebiedsvisie/wijkversterking)

N.t.b.

Teamleider Inwoners en veiligheid

Lopend project, waar de afronding voorzien is in 20232026. In 2024 wordt de wijkvisie van het Wilhelminadorp Kantonnier gerealiseerd.

Nr.

Lopende beheersmaatregelen

Actor

3.

Zorg ervoor dat iedereen zijn rol kan waarmaken op een veilige manier, zodat voldoende checks en balances aanwezig zijn in processen waarin inwoners/bedrijven/partijen betrokken zijn of iets van de gemeente kunnen verwachten. Taakgebied ‘Wet maatschappelijke ondersteuning’ o Contacten met wmo ontvangers over de kwaliteit en levering van de zorg.

Kosten / Urenbeslag € nihil

Status januari 2023 Continu actiepunt

160 uur

Teamleider Ondersteuning, Jeugd en WMO Teamleider Ondersteuning, Jeugd en WMO

4.

5.

Taakgebied ‘Jeugdhulp’ o Contacten met jeugdhulp ontvangers over de kwaliteit en levering van de zorg. o Analyseren van de kwaliteit en levering van zorg door zorgaanbieders.

Betreft regulier werk

Gehele ambtelijke organisatie

Continu actiepunt

Continu actiepunt

Groen = actie is gereed Geel = actie loopt

*IN23-02309*

IN23-02309/ Pagina 3 van 7

4. Inventarisatie frauderisico’s per taakgebied De inventarisatie van risicosignalen per taakgebied staat hieronder beschreven: Tabel 2. Risicosignalen per taakgebied Nr.

Taakgebied

Financieel belang Hoog

Bestuurlijk belang Hoog

Risicokans Hoog

1.

Leerlingenvervoer

2.

Veiligheid onderdeel Wet Bibob

Hoog

Hoog

Midden

3.

Wet maatschappelijke ondersteuning

Hoog

Hoog

Midden

4.

Jeugdhulp

Hoog

Hoog

Midden

5.

Verkopen en aankopen van onroerend goed en gebiedsontwikkelingsprojecten inclusief bouwclaimdossiers

Hoog

Hoog

Midden

6.

(On)verwachte nieuwe projecten (ad hoc/spoed)

Hoog

Hoog

Midden

7.

Uitvoering participatiewet

Hoog

Hoog

Midden

8.

Subsidieverstrekkingen

Hoog

Hoog

Midden

9.

Vergunning verlenen en handhaven Wabo

Hoog

Hoog

Laag

10.

Burgerzaken

Hoog

Midden

Hoog

11.

Aanbesteden van werken, diensten en leveringen

Hoog

Midden

Laag

Hoog

Laag

Laag

12.

Verbonden partijen

Hoog

Midden

Laag

13.

Inkopen en afhandelen van facturen.

Hoog

Laag

Laag

14.

Lonen, salarissen, vergoedingen ed.

Hoog

Laag

Laag

15.

Doeluitkeringen en subsidiebaten (Sisa)

Hoog

Laag

Laag

16.

Treasury

Hoog

Laag

Laag

17.

Invorderingen

Hoog

Laag

Laag

Risicosignaal Aandachtspunt is de transparantie van de facturering. Aanvullend Bibob beleid ontbreekt voor subsidies.

Voorbeelden zijn Corona, Oekraïne, Energietoeslag, Spreidingswet, Nieuwe applicatie. Bedrijfsvoering wordt verbeterd en herijkt.

Inschrijvingen of uitschrijvingen van mensen in de basisregistratie personen. Aanbesteding onder € 150.000 Aanbesteding gelijk of boven € 150.000

*IN23-02309*

IN23-02309/ Pagina 4 van 7

18.

Vergunning verlenen en handhaven bijzondere wetten.

Midden

Hoog

Laag

19.

Opbrengsten van huren, pachten enz.

Midden

Laag

Laag

20.

Belastingen, heffingen en leges

Midden

Laag

Laag

21.

Gebruik van bedrijfsmiddelen/-voertuigen

Laag

Midden

Midden

22.

Kermis en weekmarkt

Laag

Laag

Laag

(Beleids)regels opstellen over gebruik van bedrijfsmiddelen/voertuigen Commissies

Legenda Financieel belang hoog: budget boven € 100.000. Financieel belang midden: budget onder € 100.000 en boven € 10.000. Financieel belang laag: budget onder € 10.000. Bestuurlijk belang hoog: politieke gevoeligheid is hoog. Bestuurlijk belang midden: politieke gevoeligheid is gemiddeld. Bestuurlijk belang laag: politieke gevoeligheid is laag. Risicokans hoog: fraude komt eens per jaar voor. Risicokans midden: fraude komt eens in de 3 jaar voor. Risicokans laag: fraude komt eens in de 5 jaar voor. De schatting van de risicokans is in samenwerking met de afdelingsmanager bepaald en is niet gestoeld op een concrete onderbouwing, bijvoorbeeld aan de hand van historische cijfers over fraudegevallen. Leeswijzer De taakgebieden zijn het resultaat van gesprekken met de afdelingsmanagers/afdelingen. Per taakgebied zijn het financieel belang, het bestuurlijk belang, de risicokans en de risicosignalen aangegeven. Hierbij is rekening gehouden met beheersmaatregelen, die eerder ingevoerd zijn. De conclusie van de analyse per taakveld is opgenomen in paragraaf 6.

*IN23-02309*

IN23-02309/ Pagina 5 van 7

5. Kwetsbaarheid van personen Om de risico’s bij de kwetsbaarheid van raadsleden, collegeleden, managers en medewerkers van de gemeentelijke organisatie in kaart te brengen stellen we ons 4 vragen: o Welke personen kunnen bij de uitvoering van hun rol bloot komen staan aan druk? o Welke personen kunnen de financiële verslaglegging beïnvloeden? o Welke personen zijn betrokken bij andere organisaties of personen, waardoor belangenverstrengeling kan ontstaan? o Is integriteit en ethisch besef een onderdeel van onze bestuurs- en bedrijfscultuur? Personen In elke rol binnen het bestuur (raad en college) en de organisatie van de gemeente (managers en medewerkers) is het frauderisico latent aanwezig: besluitvormend, adviserend, uitvoerend en controlerend. Naarmate het financiële belang, de informatiekennis en de omvang en de zelfstandigheid van het handelen groter zijn, stijgt het frauderisico. Het frauderisico stijgt ook indien personen onvoldoende in staat zijn zaken zoals intimidatie, belangenverstrengeling en afhankelijkheid het hoofd te bieden. Landelijke voorbeelden van de laatste jaren zijn: zorgfraude en bijstandsfraude. We schenken extra aandacht aan integriteit in het on-boarding programma voor nieuwe medewerkers. Daarnaast wordt integriteit standaard meegenomen in de teams overleggen.

Integriteitsonderzoek Om de kwetsbaarheid van bestuurders in een vroegtijdig stadium te verlagen is het uitvoeren van integriteitsonderzoeken bij kandidaat-wethouders bij wet verplicht. Dit is tijdens de laatste collegevorming en bij de benoeming van nieuwe wethouders (tussentijds) gedaan. Daarnaast is aan kandidaat raadsleden en burgerleden gevraagd een VOG aan te leveren. Vanaf de verkiezingen 2022 zijn burgerleden verplicht een VOG aan te leveren (conform reglement van Orde). Op dit moment blijft het brede integriteitsonderzoek beperkt tot de functies van de burgemeester en de wethouders. De burgemeester heeft met de politieke partijen overlegd hoe zij omgaan met het screenen van hun kandidaten. Er wordt actief ingezet op diverse preventieve beheersmaatregelen om het bewustzijn over integriteit en ethisch besef bij de raad, het college en de organisatie te vergroten. Daarnaast was in het kader van de verkiezen in 2022 besproken hoe partijen omgaan met de selectie van kandidaten. Welke eisen stellen zij aan de kandidaten op het gebied van integriteit. Tot slot wordt de gang van zaken tijdens raadsvergaderingen nadien met de fractievoorzitters geëvalueerd, hierin is integriteit en ondermijning ook onderwerp van gesprek. Structureel aandacht voor integriteit tijdens werkoverleg geeft extra focus. Hierdoor worden de andere beheersmaatregelen effectiever.

In 2023 is er extra aandacht besteed voor integriteit voor raads- en burgerleden. In 2024 wordt de aangepaste gedragscode ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Derden Sommige leveranciers en samenwerkingspartners proberen raadsleden, collegeleden en personeel van de gemeente gunstig te beïnvloeden. Dit kan leiden tot fraude. Openheid over nevenfuncties van raadsleden, collegeleden en personeel bij andere organisaties is een beheersmaatregel om belangenverstrengeling te voorkomen. De basisafspraak is niet betrokken te zijn bij de gemeentelijke besluiten en uitvoeringszaken met betrekking tot deze organisaties. Rollen Naast het ontwikkelen van fraudebewustzijn is het van belang raadsleden, collegeleden en medewerkers niet in een kwetsbare positie te brengen, die frauduleus handelen mogelijk maakt. Dit kan door rollen in de besluitvorming, advisering, uitvoering en controle bij verschillende personen neer te leggen via functiescheiding. Een ander voorbeeld van het voorkomen van een kwetsbare positie is het onderhandelen met partners of leveranciers altijd met meerdere personen namens de gemeente uit te voeren. In een relatief kleine organisatie loop je wel tegen praktische grenzen bij de functiescheiding aan. Voor de meest kwetsbare functies is een functiescheiding echter een must.

*IN23-02309*

IN23-02309/ Pagina 6 van 7

De noodzakelijke functiescheiding is bij de gemeente organisatie grotendeels ingericht, bijvoorbeeld door collegiale toetsing. Waar dit niet mogelijk is, zijn extra controles achteraf toegepast. Op een aantal gebieden zijn landelijke audits en controles via wet- en regelgeving afgedwongen, bijvoorbeeld bij informatiebeveiliging. Daarnaast voert de accountant controles uit op basis van de meest risicovolle taakgebieden. Dit pakket aan beheersmaatregelen voldoet om de kans op frauduleus handelen sterk te beperken. Financiële vastlegging Bestuurders (raadsleden en collegeleden), managers en medewerkers hebben invloed op de vastlegging van de financiële informatie. De beste beheersmaatregelen zijn transparantie, elkaar aanspreken binnen een gremium en een kritische toets door het controlerend gremium. Bijvoorbeeld: de raad controleert het college, het college controleert de directie, enz. Aanvullend zetten we controles en onderzoeken naar rechtmatigheid door de accountant en de assistent controller in. Ook deze maatregelen maken de kans op fraude kleiner. De conclusie van de analyse op de kwetsbaarheid van personen is opgenomen in paragraaf 6. 6. Conclusies De uitgevoerde analyses op de taakgebieden en de kwetsbaarheid van personen geeft de volgende conclusies.

De algemene conclusie is dat de gemeente Best oog heeft voor mogelijke frauderisico’s en hier waar noodzakelijk actief op acteert. Er is een nieuw onderdeel toegevoegd aan de analyse: Gebruik van bedrijfsmiddelen/-voertuigen. Hiervoor wordt in 2024 (aanvullende) nieuwe beheersmaatregelen getroffen. Na de vaststelling van de frauderisicoanalyse door het college voeren de actoren de beheersmaatregelen uit. In de loop van het jaar bewaakt de assistent controller de uitvoering en de planning. Begin volgend jaar voert de assistent controller een nieuwe analyse uit.

*IN23-02309*

IN23-02309/ Pagina 7 van 7