23031.5 - De Bibliotheek Best - Verbouwing en herinrichting incl. scenario's
Tekst van het document
de Bibliotheek Best het kan beter Verbouwing en herinrichting de Bibliotheek Best
Best
Archiefexemplaar van BL23-06605
- Best-verbouwing-herinrichting-incl-scenario's
INHOUD 1.
INLEIDING
2
2.
UITGANGSPUNTEN BIBLIOTHEEKWERK BEST
2
3.
AFSPRAKEN UIT DE OVEREENKOMST DIE HET HUISVESTINGSVRAAGSTUK RAKEN
5
4.
DUIDING VAN DE KOSTENSTIJGING
6
4.1
Het procesverloop
6
4.2
Duiding van de kostenstijging
8
4.2.1
Aanpassingen naar aanleiding van gebruikersonderzoek
8
4.2.2
Verouderd pand met achterstallig onderhoud
9
4.2.3
Grondstoffenschaarste en personeelstekort
10
5.
6.
HUISVESTINGSSCENARIO’S
11
5.1
De huidige situatie verbeteren
11
5.1a Scenario 1a. De optimale situatie
12
5.1b Scenario 1b. De variant met 1 spreekkamer en 1 lokaal
14
5.1c Scenario 1c. De minimale variant
16
5.2 Scenario 2. Een andere locatie (< 1 jaar)
19
5.3 Scenario 3. Nieuwbouw (> 5 jaar)
20
DE FUNCTIES VAN DE DIVERSE SCENARIO’S IN EEN OVERZICHT
26
6.1
Bibliotheekfuncties per scenario getoetst
26
6.2
De financiële consequenties van de verschillende varianten
27
Bijlage 1. Aanvullende overeenkomst tussen gemeente Best en de Bibliotheek Eindhoven van 15 juni 2022
29
Bijlage 2. Stakeholdersgesprekken
30
Bijlage 3. Grafisch overzicht scenario’s, vlekkenplan nieuwbouw, look en feel, impressies
33
1. INLEIDING In de overeenkomst en de allonge tussen de gemeente Best en de Bibliotheek Eindhoven zijn afspraken gemaakt over het realiseren van een toekomstbestendige bibliotheek in Best. In opdracht de Bibliotheek Eindhoven heeft een (interieur)architect op basis van een visuele inspectie een verbouwings/moderniserings- en herinrichtingsplan en kostenraming gemaakt die zijn opgenomen in de afspraken. Nadat de Bibliotheek Best per 1 januari 2022 formeel onder de verantwoordelijk van de Bibliotheek Eindhoven kwam te vallen, is het plan en de begroting gepreciseerd en aangepast op basis van een nadere inspectie van het gebouw en gesprekken met gebruikers (zie bijlage 1). In samenspraak met de gemeente hebben we de verbouwing/herinrichting aanbesteed. Hierop kwam een te beperkt aantal reacties. We besloten vervolgens de periode waarin de bibliotheek zou sluiten, te verlengen van 3 naar 8 weken. Hierdoor konden er meer aannemers een offerte uitbrengen. Er zat een fors verschil tussen de offertes, maar ze overschreden allemaal fors de begrote kosten die in de overeenkomst en allonge stonden. Een uitgebreide beschrijving van het procesverloop staat in paragraaf 4.1. Leeswijzer In hoofdstuk 2 In hoofdstuk 3 In hoofdstuk 4 In hoofdstuk 5 In hoofdstuk 6
beschrijven we de nationale uitgangspunten voor het lokale bibliotheekwerk. hebben we de afspraken uit de overeenkomst tussen gemeente Best en de Bibliotheek Eindhoven die betrekking hebben op huisvesting op een rij gezet. schetsen we kort het doorlopen aanbestedingsproces en duiden we de kostenstijging. werken we de drie scenario’s uit voor de verbouwing/herinrichting: ‘huidige locatie’ waarbij we de drie subscenario’s ‘optimaal’, ‘zonder afgesloten ruimten’ en ‘minimaal’ onderscheiden, ‘andere locatie’ en ‘nieuwbouw’. staan ten slotte de scenario’s in 1 overzicht op een rij en worden ze op diverse aspecten met elkaar vergeleken inclusief de financiële consequenties.
2
2. UITGANGSPUNTEN BIBLIOTHEEKWERK BEST In 2015 zijn de waarden en de functies van de openbare bibliotheek vastgelegd in een aparte wet: Wet Stelsel Openbare Bibliotheekvoorziening (WSOB). De volgende vijf maatschappelijke functies staan in deze wet beschreven: • het ter beschikking stellen van kennis en informatie; • het bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie; • het bevorderen van lezen en het laten kennismaken met literatuur; • het organiseren van ontmoeting en debat; • het laten kennismaken met kunst en cultuur. De WSOB biedt veel ruimte voor lokale invulling en maatwerk. Ondanks dat onze rol in de basis hetzelfde blijft, verandert de manier waarop we hem invullen continu. Want om aantrekkelijk en nuttig te blijven in de samenleving, blijven we vernieuwen. Daarnaast is een belangrijk kader voor het lokale bibliotheekwerk het landelijke Bibliotheekconvenant 2020-2023.
https://www.debibliotheken.nl/wp-content/uploads/2020/10/2020-2023_bibliotheekconvenant_vob-kb-spn-ocw-vng-ipo.pdf In dit convenant, ondertekend door het Ministerie van onderwijs en Wetenschappen, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de Koninklijke Bibliotheek (KB), Stichting samenwerkende Provinciale Ondersteuningsinstellingen (POI), de Vereniging van Openbare bibliotheken (VOB) en het Interprovinciaal overleg (IPO), staan afspraken over de bijdrage van een bibliotheekvoorziening in Nederland aan de maatschappelijke opgaven. Deze maatschappelijke opgaven zijn: 1. geletterde samenleving – bevorderen geletterdheid en leesplezier; 2. participatie in informatiesamenleving – digitale inclusie en digitaal burgerschap; 3. leven lang ontwikkelen – basisvaardigheden en blijvende inzetbaarheid.
3
Over de collectie stelt ‘Lokaal bibliotheekwerk; een handreiking voor gemeenten’ (VNG, april 2015) dat de bibliotheek moet voldoen aan het Gemeenschappelijk collectieplan zoals opgesteld door de Koninklijke Bibliotheek. Concreet betekent dit voor de Bibliotheek Best dat 90% van de vraag naar een titel uit de eigen collectie geleverd moet worden. Door de samenwerking met de Bibliotheek Eindhoven is deze norm beter geborgd. De collectie in Best omvat circa 9.000 banden voor volwassenen en 15.000 banden voor de jeugd. Dat is een stuk lager dan het advies van de Koninklijke Bibliotheek van 7 banden per kind en 1,5 band per volwassen inwoner. Door jaarlijks 20% van de collectie te vervangen kunnen we volstaan met het huidige aantal banden. Daarmee zorgen we ervoor dat de collectie actueel blijft en dat er voldoende keuze is in nieuwe titels. De collectie verder verkleinen is dus geen optie. De gemeente Best is met de Bibliotheek Eindhoven in zee gegaan omdat men voor de inwoners een toekomstbestendige bibliotheekfunctie wil garanderen. Dat was een harde voorwaarde.
Bij een toekomstbestendige bibliotheekfunctie gaat het om: een toekomstbestendige organisatie; een bibliotheek die de vijf functies uit de Wet uitvoert en daar ook op innoveert; een bibliotheek die midden een levendige, lokale gemeenschap functioneert als verbindende entiteit tussen en met inwoners en samenwerkingspartners (lokaal ecosysteem).
4
3. AFSPRAKEN UIT DE OVEREENKOMST DIE HET HUISVESTINGSVRAAGSTUK RAKEN Onderstaande afspraken zijn vastgelegd in de Aanvullende overeenkomst tussen gemeente Best en de Bibliotheek Eindhoven van 15 juni 2022 voor het overgangsjaar 2022. (Bijlage 1) 3. Huisvesting 3.1 Openbare Bibliotheek Eindhoven huurt het pand Raadhuisplein 32 te Best van gemeente Best. Hiervoor zal een huurovereenkomst worden opgesteld o.b.v. het ROZ model huurovereenkomst kantoorruimte en andere bedrijfsruimte in de zin van artikel 7:230a BW (2015) waarin de rechten en verplichtingen van verhuurder en huurder beschreven worden. 3.2 Gemeente Best stelt de gereserveerde onderhoudsvoorziening van € 214.000,00 ter beschikking aan de verbouwing van het bibliotheekgedeelte in het pand aan het Raadhuisplein 32. 3.3 Gemeente Best stelt € 300.000,00 ter beschikking aan het vernieuwen van de inventaris van het bibliotheekgedeelte in het pand aan het Raadhuisplein 32. 3.4 Wat betreft het vastgoed is Gemeente Best als verhuurder verantwoordelijk. Aanpassingen aan het vastgoed worden in samenspraak met gemeente Best uitgevoerd. 3.5 Gemeente Best verstrekt de onderhoudsvoorziening en het bedrag voor de inventaris als budget aan Openbare Bibliotheek Eindhoven middels een doorgelegde aanbesteding. 3.6 Openbare Bibliotheek Eindhoven dient conform de aanbestedingsplicht meerdere offertes op te vragen.
3.7 Openbare Bibliotheek Eindhoven onderhoudt contact met de Vereniging van Eigenaren van het pand en stelt gemeente Best op de hoogte van eventuele knelpunten. 3.8 Openbare Bibliotheek Eindhoven overlegt de bouwtekening met afdeling Vastgoed van gemeente Best voordat de aannemer van start gaat. 4. Exploitatie aanvullend 2022 4.4 In het overgangsjaar 2022 kunnen er onvoorziene zaken aan de orde komen, waarvan de kosten, op basis van het geformuleerde uitgangs punt dat de inwoners van Eindhoven en Waalre niet betalen voor de bibliotheekfunctie van de gemeente Best en andersom, voor rekening van de gemeente Best komen. 4.5 Openbare Bibliotheek Eindhoven tracht uiterlijk einde kwartaal drie duidelijkheid te krijgen over deze kosten en treedt dan zo snel als mogelijk in overleg met gemeente Best.
5
4. DUIDING VAN DE KOSTENSTIJGING 4.1 Het procesverloop Om de kostenstijging goed te kunnen duiden, schetsen we eerst hoe het proces is verlopen en geven we daarna een analyse van de kostenstijging. November 2021: Vooronderzoek fusie bibliotheek: er is een kostenraming voor een opfrisbeurt van de bibliotheek opgesteld op basis van een ideeschets. Op dat moment was het nog niet mogelijk de behoeften te inventariseren omdat het personeel en de gebruikers van het pand nog niet op de hoogte waren gesteld van de plannen tot fusie. Voor de kostenraming zijn we uitgegaan van ervaringen met eerdere verbouwingen en een korte rondleiding door de voormalige directie van de bibliotheek. Tijdens deze rondleiding is alleen aangegeven dat alle aanwezige toiletten en de pantry bij de gemeente bovenaan op de lijst stonden voor vervanging. Januari 2022: Inventarisatie ruimtelijke behoeftes: de Bibliotheek Eindhoven neemt de Bibliotheek Best over. Gesprekken gevoerd met medewerkers en gebruikers zoals SeniorWeb, Leren doe je nu en de tentoonstellingscommissie. Dat gaf meer inzicht in de behoeftes en het gebruik van de ruimte. De belangrijkste conclusie daaruit was dat er afgesloten ruimtes nodig zijn om een gevarieerd aanbod aan de klanten te kunnen bieden. Ook overdag.
Daarnaast is er behoefte aan een transparantere en overzichtelijke indeling met een prettige sfeer voor bezoekers (zie bijlage 2, Stakeholdersgesprekken). Februari-april 2022: Ontwerpproces: de ontwerpopties worden uitgewerkt op basis van behoefteonderzoek. Deze zijn besproken met personeel, enkele stakeholders en met een delegatie van de gemeente. Daarbij heeft de gemeente ook vooruitgekeken naar de verhuurbaarheid van het pand na een eventuele verhuizing van de bibliotheek in de toekomst. De reacties waren vanuit alle partijen positief. In deze periode hebben we ook asbestonderzoek en bouw- en installatietechnisch onderzoek uitgevoerd. Er is in deze ontwerpperiode regelmatig contact gezocht met de medewerkers van de gemeente. Vanwege werkdruk was het helaas slechts heel beperkt mogelijk hierin samen op te trekken. Na het toetsen van de bouwtechnische haalbaarheid is een ontwerp gekozen als basis voor de aanvraag van de offertes. Dit ontwerp voldeed aan de eisen (zoals het realiseren van meerdere ruimten/lokalen, het zorgen voor meer openheid en overzicht in de publieksruimte en het geschikt maken van E- en W installaties) van een toekomstbestendige bibliotheek voor Best.
6
Mei-juni 2022: Prijsvormingsfase: offertes aanvragen, uitvoerende partijen vinden en rondleiden en offertes vergelijken. De reactietermijn is verlengd omdat het aantal bruikbare offertes te beperkt was. Hierop hebben we de periode waarin de bibliotheek zou worden gesloten verlengd van drie weken naar acht weken. Hierdoor waren er meer partijen in staat om een offerte uit te brengen. Nadat de offertes in kaart waren gebracht, bleek dat het oorspronkelijke bedrag absoluut niet toereikend is. De kosten vallen bijna 50% hoger uit dan oorspronkelijk geraamd . Juli-augustus 2022: Gesprek met wethouder Dijkhoff en ambtenaren op 14 juli: duidelijk is geworden dat een te grote kostenstijging tot gevolg heeft dat het voorstel voor verbouwing inclusief de nieuwe begroting daarvoor aan de raad voorgelegd zal moeten worden. Op initiatief van de gemeente heeft meteen na dit overleg Dhr. G. Driessen van het ingenieursbureau een opname gemaakt van de bouwkundige staat van de bibliotheek. Hij constateerde dat er sprake was van veroudering (met name bij de E installatie) en dat dit uiteraard meerkosten met zich meebrengt. De aan de bibliotheek geoffreerde bouwkundige kosten voor de verbouwing achtte hij realistisch. Tevens gaf hij aan dat het efficiënter zou zijn om de verbouwing en het verduurzamen van het pand te combineren. Dhr.
Driessen zou na zijn vakantie een rapport opmaken en dit delen met de gemeente en de bibliotheek. Tot op heden (oktober) heeft de bibliotheek hier nog geen afschrift van mogen ontvangen. In het overleg op 18 augustus met een afvaardiging van de afdelingen Vastgoed en Sociaal domein is de bibliotheek verzocht om een aantal scenario’s uit te werken, onder andere wat de besparing is als er een aantal lokalen en een spreekkamer vervallen. Verder is gevraagd om in kaart te brengen wat de ruimtebehoefte is van de bibliotheek in de nieuwbouw. Om dit inzichtelijk te maken, heeft de bibliotheek meer tijd nodig. Maar per mail is al op 30 augustus een overzicht van de belangrijkste punten van het programma van eisen gestuurd naar de afdeling Sociaal domein. September 2022: Op 8 september is in een gesprek met wederom een afvaardiging van de afdelingen Vastgoed en Sociaal domein de stand van zaken besproken. Zij hebben aangegeven een vlekkenplan te willen met betrekking tot de programmaeisen voor de bibliotheek in het nieuwe pand waarin de gemeente zich zal vestigen samen met een aantal andere organisaties. Tegelijkertijd worden een aantal scenario’s uitgewerkt als alternatief voor het huidige plan voor de herinrichting. Er is in kaart gebracht welke bibliotheekactiviteiten bij de verschillende scenario’s kunnen worden geboden. Deze verschillende scenario’s zijn uitgewerkt in hoofdstuk 5.
7
4.2 Duiding van de kostenstijging Na aanbesteding blijkt het oorspronkelijk geraamde budget voor de verbouwing en herinrichting van het pand aan het Raadhuisplein 30-32 niet toereikend. De redenen voor de kostenstijging zijn drieledig: aanpassingen aan het ontwerp naar aanleiding van gebruikersonderzoek; een verouderd gebouw met achterstallig onderhoud; en de huidige markt waarin de prijzen fors hoger zijn als gevolg van grondstoffenschaarste en personeelstekort. Hieronder lichten we het nader toe. 4.2.1 Aanpassingen naar aanleiding van gebruikersonderzoek Een toekomstbestendige bibliotheek is een levendige bibliotheek. Een levendige bibliotheek is een bibliotheek die door veel doelgroepen intensief gebruikt wordt. Voor een adequaat gebruik van de totale ruimte en het voortzetten van de huidige activiteiten, zoals cursussen en de spreekuren van SeniorWeb, zijn afzonderlijke en geluiddichte ruimten noodzakelijk. Momenteel worden activiteiten noodgedwongen tussen de uitleenfunctie door in de vrije ruimte georganiseerd, ‘afgesloten’ met schotten. Die situatie is niet werkbaar. Er is een veiligheidsrisico doordat vluchtroutes regelmatig geblokkeerd worden en het overzicht ontbreekt. De luchtventilatie is niet ingericht op groepen mensen in een hoek bij elkaar, maar gericht op bezoekers die verspreid zitten over de hele ruimte.
Los daarvan hebben cursisten last van geluid elders in de ruimte en andersom. Ook spreekkamers voor het Taalhuis en het Informatiepunt Digitale Overheid zijn er niet. Uit het oogpunt van privacy is dit wel nodig. Om tot een overzichtelijk geheel te kunnen komen is het noodzakelijk de toiletgroep die zich direct naast de deur bevindt, te verplaatsen. Op die manier heeft het personeel zicht op de hele ruimte. Dit bevordert de veiligheid van personeel en bezoekers. Hiervoor zijn meer wanden nodig om de afgesloten ruimten te creëren. Dat heeft weer gevolgen voor de installaties zoals elektra en luchtbehandeling. Ook voor de gebruikers is het pand niet meer up-to-date. Een bibliotheek heeft goede wifi nodig en voldoende stopcontacten en dergelijke om er te kunnen werken, cursussen te volgen, te studeren et cetera. Nu zijn er op een oppervlakte van 1000 m² slechts vijf stopcontacten aanwezig. Het gevolg is dat er steeds meer met verlengsnoeren gewerkt moet worden.
8
4.2.2 •
•
•
• • • • •
• •
Verouderd pand met achterstallig onderhoud De E- en W installaties zijn sinds de oplevering in 1984 niet vernieuwd. Bij het opvragen van offertes ontdekte de bibliotheek Eindhoven dat met name de E installaties dermate houtje-touwtje zijn aangelegd en aangepast in de loop der jaren, dat twee bedrijven niet eens bereid waren een offerte uit te brengen. Een derde bedrijf wil de werkzaamheden alleen offreren wanneer alles gestript mag worden. Er is geen aardlekschakelaar aanwezig. Bij een uitbreiding, van bijvoorbeeld het aantal stopcontacten in de publieke ruimte, is dat wel verplicht. Ook is het vermogen te gering. Nu is er vaak sprake van overbelasting omdat noodzakelijkerwijs teveel elektrische apparaten tegelijkertijd op één groep zijn aangesloten. De vluchtwegaanduiding en noodverlichting is zo verouderd dat bij een noodzakelijke aanpassing, door bijvoorbeeld een andere indeling, alles vernieuwd moet worden. Er kan niets meer bijgeplaatst worden omdat het niet meer leverbaar is en niet meer voldoet aan eisen op het gebied van duurzaamheid en de techniek van nu. De Co2 gestuurde luchtventilatie werkt niet. De coronapandemie heeft ons geleerd dat dit essentieel is voor een goed verblijfsklimaat. De radiotoren hebben geen radiatorknoppen; alles staat dus aan of uit. Het klimaat/warmte kan zo niet energiebewust gestuurd worden.
De brandmeldinstallatie voldoet nét aan de huidige eisen. De installatie is echter zo verouderd dat er niets meer in de ruimte kan worden aangepast. Er is sprake van allerlei kleine mankementen als lekkende radiatoren, klapraampjes die moeilijk open gaan et cetera. De plafondplaten zijn sterk vervuild na meer dan 40 jaar dienst. Het ophangsysteem is op meerdere plaatsen verzakt. Herstellen is duurder dan vernieuwen. Op delen is het plafond 2.40 meter hoog. In het huidige bouwbesluit moet dat 2.60 meter zijn. Bij vervanging van het plafond willen we zo veel mogelijk aansluiten bij het huidige bouwbesluit: bij een verbouwing moet zo veel mogelijk voldaan worden aan de kwaliteitseisen van nieuwbouw. Ook de werkruimten voor personeel voldoen niet meer aan de eisen van deze tijd qua Arbo en flexwerken. Bureaus zijn bijvoorbeeld niet op hoogte instelbaar. De oorspronkelijke verlichting is in 2021 vervangen door LED verlichting maar deze is dusdanig onoverzichtelijk aangelegd met allerlei losse kabels boven het plafond, dat het bijna onmogelijk is aanpassingen te doen. Het bedieningspaneel geeft niet meer aan welke lampen branden, bovendien is aanpassing en uitbreiding niet meer mogelijk. De buurman van de horeca ervaart last van alle lampen die de hele avond aan zijn tegenover zijn sfeerverlichting.
Ook in het kader van zuinig omgaan met energie wil de bibliotheek dit dus graag aanpassen.
9
4.2.3 Grondstoffenschaarste en personeelstekort Grondstoffen worden mede door schaarste, hoge energieprijzen en leveringsproblemen snel duurder. Bijvoorbeeld de prijzen van hout en staal zijn 40-70 % gestegen. Vanwege tekorten op de arbeidsmarkt zijn ook de uurlonen gestegen. De verwachting is dat de prijzen de komende maanden nog fors stijgen. Er is weinig onderhandelingsruimte bij aannemers en leveranciers. Het is al moeilijk om überhaupt bedrijven te vinden die tijd hebben om nog dit jaar iets uit te voeren. Daardoor is er weinig ruimte om over de prijs te onderhandelen. Samenvatting: de duiding van de kostenstijging in één overzicht Gerekend met het prijsniveau van 1 juli 2022 is er sprake van een kostenstijging van € 254.000. In de tabel hieronder lichten we de kostenstijging toe. Omschrijving
Oorspronkelijk begroot
Overschrijding door aanpassing t.b.v. gebruik
Overschrijding door grond- stoffenschaarste en personeelstekort
Overschrijding door achterstallig onderhoud
Totaal benodigd budget
Totale Kostenstijging
Bouwkundig
€ 214.000
€ 69.900
€ 40.400
€ 50.700
€ 375.000
€ 161.000
Inrichting
€ 300.000
€ 21.750
€ 48.750
€ 22.500
€ 393.000
€ 93.000
Totaal
€ 514.000
€ 91.650
€ 89.150
€ 73.200
€ 768.000
€ 254.000
10
5. HUISVESTINGSSCENARIO’S In dit hoofdstuk hebben we drie scenario’s voor de verbetering van de huidige locatie uitgewerkt. Verder is er een scenario voor een bibliotheek op een andere locatie dan de huidige uitgewerkt en een scenario waarbij we met behulp van een vlekkenplan en een kort programma van eisen inzichtelijk maken wat nodig is als we uitgaan van de nieuwbouw. Voor alle scenario’s geldt dat er bijkomende kosten (kunnen) zijn voor bijvoorbeeld verhuizen, tijdelijke huisvesting en het functioneel maken van een locatie voor een bibliotheek. Denk hierbij bijvoorbeeld aan beveiliging, E-voorzieningen en het maken van een inrichtingsplan. Deze kosten zijn niet meegenomen in onderstaande berekeningen omdat deze kosten sterk afhankelijk zijn van de situatie en dus pas later realistisch bepaald kunnen worden. 5.1 De huidige situatie verbeteren Onder het scenario hebben we drie subvarianten uitgewerkt: 1a. Het oorspronkelijke plan, de optimale situatie; 1b. Een variant waarbij er geen sprake meer is van verschillende afgesloten ruimten maar er slechts 1 spreekkamer en 1 lokaal overblijft; 1c. Een minimale variant waarbij wordt uitgegaan van het principe van ‘schoon, heel en veilig’.
11
5.1a Scenario 1a. De optimale situatie Dit is het uitgewerkte plan voor een volledige verbouwing en herinrichting, waarop de offertes zijn aangevraagd en waarin alle functionele wensen van de gebruikers zijn meegenomen. Een belangrijk uitgangspunt bij de overname van de bibliotheek in Best was het ontwikkelen van een toekomstbestendige bibliotheek. Daarbij werd de visie ‘De bibliotheek als ontwikkelaar van mensen’ breed onderschreven. Uit de eerste gesprekken met de gebruikers van de bibliotheek in Best bleek het belang van extra lokalen. De manier waarop een tijdelijke oplossing voor het gebruik van de ruimte door meerdere groepen tegelijk is gevonden voldoet in de praktijk niet. Dat was de reden voor het toevoegen van twee extra vergaderzalen en van extra spreekkamers. In deze variant kunnen alle huidige activiteiten van de bibliotheek doorgaan en wordt een bruisende bibliotheek gerealiseerd . De bouwkundige en installatietechnische staat van het gebouw wordt verbeterd. Denk aan onder andere meer verdiepingshoogte en meer openheid. De kostenstijging is het gevolg van grondstoffenschaarste, achterstallig onderhoud en van gebruikerswensen. De totalen kosten voor dit scenario bedragen: Oorspronkelijk begroot Overschrijding Totale kosten
€ 514.000 € 254.000 € 768.000
(Prijsniveau juli 2022)
12
n i e uwe s anit airg ro e p
ve rg a d e re n
ka n to o r
s p re e k kam e rs
ve rg a d e re n
kan t in e ve rg a d e re n vo lwa s s en
magazijn
te n t o o n s te l l in g
t e r u g b re n g e n & uit l e n e n
t ijds c hr if t e n
info to e g a n g ca f é
jeugd
o n t va n g s t - e n b i j e e n ko m s t r u i m t e
e n t re e
13
5.1b Scenario 1b. De variant met 1 spreekkamer en 1 lokaal Om kosten te besparen hebben we in kaart gebracht wat het zou betekenen als de verbouwing beperkt wordt tot 1 lokaal en 1 spreekkamer . Deze beperking heeft uiteraard wel gevolgen voor de diverse functies en het aanbod van de bibliotheek; zie hiervoor een uitgewerkt schema in hoofdstuk 6, pagina 26. De besparing die het laten vervallen van extra ruimten uit het oorspronkelijke plan onder 5.1a oplevert is circa € 24.000 . In dit scenario zou de kostenstijging dus geen € 254.000 bedragen maar € 230.000. De totalen kosten voor dit scenario bedragen: Oorspronkelijk begroot Overschrijding Totale kosten
€ 514.000 € 230.000 € 744.000
(Prijsniveau juli 2022)
14
1 i e t s g ro t e re s p re e kka m er ( i . v. p. 2 k l e i n e )
n i e uwe s a n i t a i rg ro e p
verg a d eren
ve rg a d e re n s p re e k ka m e rs
ka n t o o r
2 g rote verg a d erru im ten l a ten ver va ll en
ka n t i n e verg a d eren vo lwa s s en
magazijn
tentoonstelling
t e r u g b re n g e n & uitlenen
tijdschriften
i n fo t o e g a n g ca f é
jeugd
on t va n g s t - en b ij eenkom s tru im te
en tree
15
5.1c Scenario 1c. De minimale variant Dit scenario is te kenschetsen als “heel, schoon en veilig”; een minimale variant omdat de medewerkers recht hebben op een fatsoenlijke werkplek en de inwoners van Best recht hebben op minimaal een fatsoenlijke bibliotheek. Het uitgangspunt van dit scenario is de huidige bouwkundige situatie, waarbij de bestaande sanitairgroepen behouden worden en de directieruimte aangepast wordt tot lokaal vergaderruimte. Het laten vervallen van de extra ruimten levert een kostenvermindering van € 169.175 op, zie voor een gespecificeerd overzicht de tabel op pagina 18 . Het gevolg van het niet realiseren van de lokalen en spreekkamers is dat er slechts een minimaal aanbod van activiteiten is en de functies van de bibliotheek dus beperkt zijn. Zie hiervoor een uitgewerkt schema in hoofdstuk 6, pagina 26. De eerder beraamde overschrijding van € 254.000 wordt verminderd met € 169.175. (zie berekening pag. 15) Er resteert dan nog een kostenoverschrijding van € 84.825. De totalen kosten voor dit scenario bedragen: Oorspronkelijk begroot Overschrijding Totale kosten
€ 514.000 € 84.825 € 598.825
(Prijsniveau juli 2022)
16
b es ta an d e di rec ti ekam er h an dh aven en b etrekken b i j p u b l i eksrui mten d .m.v. ni euwe d eur en ra am
s ani tai rgro e p n i et ve rp l a a ts en en 2 s p reekka m e rs l a ten ver va ll e n
ni euwe s ani tai rgroep verg a d eren s p reekkam ers verg a d ere n
ka n toor
2 gro te verg a d erru im ten l a te n ver va ll en
kan ti n e ve rg a d ere n
vo lwa s s en m a g a zij n
ten toons tel l i n g
b es ta a n d e s a n ita irgro ep h a n d h ave n teru gb ren g en & ui tl en en
ti j ds c hri f ten
i nfo toeg a n g café
j eu gd
o n t va n g s t - en b ij e en ko m s tru im te
en tre e
17
Aanpassing
Besparing
Directiekamer ontvangst / vergaderruimte inrichten. Wel via raam en deur verbinding met publieksruimte. Ontvangstruimte met tribune aanpassen in plaats van vergaderruimtes en spreekkamers
€ 25.000
Toiletgroep niet verplaatsen maar wel sanitair vervangen. Tegels eventueel laten schilderen. Ook in werkruimte
€ 9.000 geen
Tussenwanden jeugdafdeling slopen en afvoeren W-installatie niet aanpassen maar wel goed werkend op het huidige niveau (luchtkanalen en roosters)
€ 40.000
Elektrische installaties. Minder wandcontactdozen
€ 1.000
Plafond niet vervangen maar verwijderen
€ 17.000
Geen gietvloer maar coating (verflaag)
€ 22.000
Kantoor, kantine meubilair vervangen i.v.m. flexwerken en arbo. Pantry opknappen
€ 3.000
Minder maatwerk (Bijv. tentoonstellingsruimte, balie, uitleenzone)
€ 45.000
Wandkasten vervangen, van andere kasten alleen frame spuiten en zijkanten vervangen
€ 9.000
Zitmeubilair vervangen (o.a. schakelbare stoelen voor grotere bijeenkomsten i.v.m. brandveiligheid)
geen
Geen aanpassingen buitenkant
€ 21.675
Totaal
€ 184.175
Meerkosten aanpassing ontwerp
€ 15.000
Totale kostenvermindering
€ 169.175
18
5.2 Scenario 2. Een andere locatie (< 1 jaar) Het tweede scenario is dat de bibliotheek verhuist naar een andere locatie in Best. Om een toekomstbestendige bibliotheek neer te zetten en aan het aanbod en de functies van de huidige locatie te blijven voldoen, is voor dit scenario en rekenmodel uitgegaan van een oppervlakte van 1.000 m2. Dit is overigens ook conform de ruimtebehoefte zoals ingetekend in het vlekkenplan voor de nieuwbouw (zie scenario 5.3). Voor een andere locatie zijn een centrale ligging, een goede toegankelijkheid en ruimte voor fietsen en parkeerplaatsen een voorwaarde. De haalbaarheid van dit scenario is ten eerste afhankelijk van de vraag of er in het centrum een ruimte van die omvang beschikbaar is. Ten tweede, als die ruimte beschikbaar is of komt, concluderen wij op basis van een eigen marktonderzoek dat de huur, servicekosten en afschrijvingslasten van het meubilair et cetera jaarlijks ten minste het volgende zal bedragen: Huur: € 225,- per m2 (marktconforme prijs). Ter vergelijking: de huurprijs bedraagt nu, in de huidige situatie, € 110.000 per jaar voor 1.000 m² (per m² circa € 110,00). Servicekosten: € 66,- per m2 (gebaseerd op ervaringen met het realiseren van een filiaal in WoenselXL in Eindhoven) Naast de huur- en servicekosten moeten er ook kosten worden gemaakt voor de inrichting.
Wij gaan er daarbij vanuit dat wij maximaal bestaande zaken zullen kunnen hergebruiken, dan wel tweedehands materiaal kunnen aanschaffen. Na consultatie van onze interieurarchitect en op basis van onze ervaringen met het realiseren van een filiaal in WoenselXL in Eindhoven, concluderen wij dat voor een ruimte van 1.000 m² de inrichtingskosten: € 725.000 zullen bedragen. Kostenoverzicht voor dit scenario: Huur-, servicekosten etc. andere locatie
1.000 m²
nodig € 291 per m2
Inrichtingskosten Bijkomende kosten zoals bv verhuiskosten (zie 5.1)
nader te bepalen
19
totaal jaarlijkse huur-/servicekosten
€ 291.000
eenmalige investering
€ 725.000 €
ntb
5.3 Scenario 3. Nieuwbouw (> 5 jaar) Op verzoek van de afdeling Vastgoed van de gemeente is in kaart gebracht hoeveel ruimte/vierkante meters de bibliotheek volgens objectieve maatstaven nodig heeft in een nieuwbouwsituatie. Hiervoor is een vlekkenplan gemaakt waarin de ruimtelijke behoeftes en de relaties tussen de onderlinge functies verduidelijkt worden. Voor het tot stand komen van het vlekkenplan zijn de onderstaande aandachtspunten voor de bibliotheek meegenomen: • bibliotheek gesitueerd op de begane grond en zichtbaar vanaf de straat; • goed herkenbare ingang; • toegang gebouw buiten kantooruren; • goede toegankelijkheid voor mindervaliden; • logische indeling van mediacollecties en publieksfuncties; • overzichtelijk voor personeel; • goede geluidsabsorptie (aandacht voor akoestiek om overlast te vermijden, bijvoorbeeld van spelende kinderen); • vaste indeling van meubilair (meubilair kan op wielen, maar het verplaatsen van kasten, tafels en stoelen moet zo veel mogelijk beperkt worden). Het ruimtelijke programma is uitgewerkt in een programma van eisen, zie pagina 24. Om tot een goed operationeel geheel te komen, is het van belang dat de bibliotheek nauw betrokken wordt bij het bouwkundig ontwerp. In het vlekkenplan, zie pagina 21, hebben we het ruimtelijke programma en de relaties tussen de onderlinge functies inzichtelijk gemaakt.
In het vlekkenplan gaan we ervan uit dat de diverse functies zich allemaal op de begane grond bevinden. Er is een onderscheid gemaakt van 5 categorieën: • • • • •
bibliotheek (groen); bibliotheek gezamenlijk gebruik (rood-groen gestreept); kantoor (blauw); activiteiten (rood); facilitair (geel).
Het exacte aantal m2 van deze diverse functies zijn opgenomen in de onderstaande overzichtstabel ‘Uitgangspunt m2 vlekkenplan’.
20
Uitgangspunt m2 vlekkenplan Gezamenlijk gebruik
m2 uitgangspunt
Categorie
Kleur
Bibliotheek
Groen
Bibliotheek gezamenlijk gebruik
Groen – rood gestreept
Kantoor
Blauw
Activiteiten
Rood
X
315 m2
Facilitair
Geel
X
20 m2
485 m2 X (met directe connectie bibliotheek (groen)
200 m2 60 m2
1080 m2
Totaal
Bibliotheek en bibliotheek gezamenlijk gebruik In het programma van eisen hebben we gekeken naar welke activiteiten/ onderdelen in de bibliotheek op basis van functionele argumenten en programmatische efficiëntie in directe en ruimtelijke relatie tot elkaar dienen te staan (groen). Sommige activiteiten kunnen gezamenlijk ondergebracht worden, als een connectie met de bibliotheek mogelijk is (groen-rood gestreept). Zichtbaarheid, overzicht en een logische indeling zijn voor deze functies van groot belang. Voor deze functies is het van belang dat ze buiten openingstijden van het gemeentehuis toegankelijk zijn voor het publiek om middels selfservice materialen te kunnen lenen. Voor de ruimtelijke impact van de mediacollectie is uitgegaan van het aantal boeken zoals berekend voor de herinrichting van de huidige bibliotheek. Dit is, in vergelijking met de richtlijnen van de Arbo Openbare Bibliotheken, omgezet in benodigde m1 vrijstaande boekenkasten van 1,5m hoog. Kantoor Deze kantoorfuncties worden langer dan twee uur achter elkaar gebruikt. Het is daarbij vanuit de Arbowet noodzakelijk dat de kantoren direct daglicht en dagzicht hebben, wat in algemene zin betekent dat deze functies aan een buitengevel gepositioneerd dienen te worden. De kantine moet in de nabijheid van het kantoor zijn gepositioneerd en makkelijk bereikbaar voor medewerkers van de publieksfuncties.
21
Activiteiten Deze activiteiten (rood) zijn onderdeel van de bibliotheekfunctie en kunnen in goed overleg gezamenlijk ondergebracht worden. Deze functies hoeven geen directe relatie te hebben met de bibliotheek (groen en goen-rood gestreept) en de zichtbaarheid vanaf de straat is minder belangrijk voor deze functies. De activiteiten moeten ook buiten kantoortijden bereikbaar te zijn (cursussen, workshops, lezingen et cetera). Facilitair Deze facilitaire functies (geel) kunnen aansluiten op de functies binnen het nieuwe gemeentehuis. Toiletten moeten vanuit de bibliotheekfunctie zichtbaar en makkelijk bereikbaar zijn. Vlekkenplan In deze opgave zijn geen m2 opgenomen voor circulatieruimtes, zoals verbindingsgangen, trappenhuizen, liften, entree, et cetera.
22
zi c h t van af s tra a t d a gli c h t en d a gzi c h t
en treezon e
als wan dka s ten m og elijk zijn; per 6m1 wan d kunn en 6 vrijs ta a n d e ka s ten ver vall en
RENVOO I totaal 1080m2 benodigde opper v lakte, waar van 2 00m 2 gezam en lijk gebru ik geintegreed en on derdeel van bibilot h eek en 335m2 g eza menl i j k g eb rui k, ka n el d ers word en ond erg eb ra cht 485m2 b ib il ot h eek
60 m 2 ka n toor
200m2 b ib liot h eek g ezam enlijk g eb ruik ruimten geïntegreerd en onderdeel van bibliotheek (groen)
315m 2 a c tivi te i te n sommige activiteiten kunnen elders en gezamenlijk ondergebracht worden
2 0 m 2 fa c i l i ta i r
23
Programma van eisen • Ruimte voor de collectie op basis van het huidig bezit. Maximale hoogte van kasten jeugd 1.50 m en volwassenen 1.75 m. Afstand tussen kasten minimaal 1.40 m en vanaf de wand 1.20 m. • Harde vloeren in verband met boekenkarren. • Een logische indeling van de collectie en functies moet mogelijk zijn. De ruimte moet overzichtelijk zijn voor het personeel. • Leestafel(s) met tijdschriftenkast met opslag voor circa veertig tijdschriften en kranten en mogelijkheid koffie te drinken. • Eigen computernetwerk en goede afspraken over gebruik wifi. • Vier werkplekken met computer voor klanten (eventueel gezamenlijk te gebruiken). • Catalogus-computer (eventueel aan de wand). • Zit-sta balie met plaats voor twee medewerkers (eventueel gezamenlijk gebruik). • Uitleenapparatuur en sorteerruimte met betaalautomaat (stroom, aparte groep) en netwerk . • Eén tot twee spreekkamers voor twee-vier personen voor IDO, Taalhuis en afspraken van personeel. Overdag is gezamenlijk gebruik prima. • Ruimte om een groep te ontvangen, bijvoorbeeld een schoolklas of voor een voorleesactiviteit. Geschikt voor 30-35 personen. Bij voorkeur met een vorm van tribune. Gezamenlijk gebruik in de buurt van de collectie. • Cursuslokalen/ vergaderruimtes/ workshopruimtes voor circa vijftien personen met tafels en stoelen en digitale voorzieningen. In de avond en overdag.
Ongeveer vier ruimtes om te kunnen gebruiken in de avond en overdag mogelijk minder. Hangt af van samenwerkingen en aanbod. Ook voor SeniorWeb. Gezamenlijk gebruik. • Lichtsterkte op 85 cm vanaf vloer minimaal 600 lux. • Een ruimte waar meer dan vijftig mensen terecht kunnen. Gezamenlijk gebruik. • Werkruimte voor vier medewerkers (backoffice). Mag flex zijn. • Gebruik van kantinevoorziening/ pantry. • Opslagruimte. • Ruimte voor de doorlopende tentoonstellingen (wand en vitrines). • Presentatieplekjes voor boeken. • Voldoende zitgelegenheid voor alle leeftijden, ook hele jonge kinderen, eventueel gecombineerd met presentatieplekjes. • ICT-ruimte (eventueel gezamenlijk gebruik). Wel eigen computernetwerk. • Toegang gebouw buiten kantooruren. • Signing buiten, goed leesbare openingstijden. • Toiletten inclusief toilet voor mindervaliden (gezamenlijk gebruik).
24
Met de stappen die moeten worden gezet voor het realiseren van nieuwbouw is sterk te verwachten dat deze pas over minimaal 5 jaren gereed zal zijn. Dit gezien de stijgende grondstofprijzen en het oplopend personeelstekort. Bovendien is het definitieve ontwerp voor het nieuwe gemeentehuis pas eind 2024 gereed. De staat van het pand en de inrichting op de huidige locatie is dermate slecht dat het scenario nieuwbouw minimaal gecombineerd zou moeten worden met scenario 1c. Dat zorgt er dan voor dat de bibliotheek op de huidige locatie tenminste schoon, heel en veilig is. Het kostenplaatje hiervan bedraagt nu al € 599.000 (Prijsniveau juli 2022). Toen de afspraken tussen gemeente Best en de Bibliotheek Eindhoven (waaronder een eenmalige investering van € 514.000 voor verbouwing en herinrichting) aan de gemeenteraad werden voorgelegd, was de nieuwbouw en de planning al bekend en stemden het college en raad ermee in. Sindsdien is gewijzigd dat de bibliotheek inzicht heeft gekregen in het achterstallig onderhoud en de veroudering van het pand op de huidige locatie. De Bibliotheek Eindhoven was hiervan vooraf niet van op de hoogte. Ook speelt mee dat de prijzen als gevolg van de grondstoffen- en personeelsschaarste zijn gestegen en dat de bibliotheek inzicht heeft gekregen in de wensen van de gebruikers.
Dat laatste bepaalt in sterke mate de toekomstbestendigheid van de bibliotheek, de lokale verankering en dus intensief gebruik van de bibliotheek. Nieuwbouw combineren met de minimale variant is dus niet conform de kwaliteit en de eisen gesteld aan de bibliotheek waarvoor de raad destijds goedkeuring heeft gegeven. Met het oorspronkelijke plan zou de bibliotheek immers veel meer realiseren dan alleen een pand wat voldoet aan de eisen schoon, heel en veilig. Door de kostenstijging etc is dit volledige scenario echter niet meer haalbaar voor een budget van € 514.000. Momenteel is in de ontwerpfase voor de nieuwbouw door de gemeente voor potentiële partners 250 m2 gereserveerd. De vraag is of dit realistisch is. De benodigde ruimte voor de bibliotheek komt volgens het vlekkenplan neer op 1.000 m2. Een deel daarvan is gemeenschappelijk. De gemeente Best schat € 17.700.000 nodig te hebben voor de nieuwbouw van het gemeentehuis, met in totaal 5.500 m2 oppervlakte. Per m2 komt dat op een kostenpost van € 17.700.000 : 5.500m2 = € 3.220 per m2. Voor de gereserveerde ruimte van 250 m2 komt dat dus neer op een bedrag van € 805.000. De bibliotheek heeft behoefte aan 1.000 m2, wat neerkomt op een bedrag van 1.000 x € 3.220 = € 3.220.000 aan bouwkosten. Bouwkosten nieuwe locatie
1.000 m²
nodig € 3.220 per m2
€ 3.220.000
Inrichtingskosten; eenmalige investering inventaris/meubels
€ 365.000 +
Totaal
€ 3.585.000
Bijkomende kosten zoals verhuiskosten:
€
25
ntb
6. DE FUNCTIES VAN DE DIVERSE SCENARIO’S IN EEN OVERZICHT 6.1 Bibliotheekfuncties per scenario getoetst Omdat niet alle scenario’s een volledig aanbod van activiteiten toelaten, geven we in onderstaand overzicht een indruk van de gevolgen van de verschillende scenario’s voor het bibliotheekaanbod: Activiteit
1a Optimale situatie
1b 1 spreekkamer, 1 lokaal
1c Heel, veilig en schoon
2 Andere locatie
3 Nieuwbouw
Uitlenen
+
+
+
+
+
Opmerking
Leestafel Tijdschriften/kranten
+
+
+
+
+
IDO en Taalhuis in spreekkamer
+
+
-
?
+
Cursusaanbod met adequate technische voorzieningen
+
Beperkt, Zeer beperkt, nl tijdens de nl 1 cursus opening 1 groep per avond
?
+
Cursussen VU Eindhoven in Best
+
-
-
?
+
Talencursussen; Frans, Duits, Engels, Spaans, Italiaans en Indonesisch (met bijdrage ambassade)
Tentoonstellingen
+
+
Beperkt
?
+
Pilot afgesproken
Ontvangst groepen/klassen
+
+
+
+
+
In optimale variant goede voorzieningen voor tentoonstellingsgroep en DYe van Best
Spreekkamer i.v.m. privacy noodzakelijk
Activiteiten SeniorWeb (basisvaardigheden)
+
+
In open ruimte
+
+
Inburgeringscursus
+
Beperkt
-
?
+
Activiteiten overdag voor grotere groepen (15 of meer)
+
-
-
?
+
Gewenste extra activiteiten om tot een bruisende bibliotheek te komen waar altijd iets te doen is
+
Beperkt
Beperkt
?
+
Spreekkamer en vergaderruimte personeel
+
+
-
?
+
Betere Arbo omstandigheden conciërge
+
Beperkt
-
?
+
Behalve in scenario 1a en 3 zal er regelmatig meubilair verplaatst moeten worden.
Ruimten voor externe partijen die ook bezig zijn met de ontwikkeling van mensen
+
Beperkt
Zeer beperkt of niet
?
+
De bibliotheek is laagdrempelig en vrij toegankelijk en kan organisaties helpen hun doelgroep beter te bereiken
26
SeniorWeb heeft behoefte aan een rustige, gesloten ruimte
Bijv. van het Gouden Spoor ter bestrijding van de eenzaamheid
6.2 De financiële consequenties van de verschillende scenario’s Hieronder staan de financiële consequenties per (sub)scenario. De prijzen zijn prijspeil juli 2022. Verdere prijsstijgingen zijn niet uit te sluiten. In de berekeningen is geen rekening gehouden met verduurzaming van het gebouw. Overzicht met de verschillen ten opzichte van oorspronkelijk begrote kosten: Kosten stand 1 juli 2022
Kostenstijging t.o.v. de begrote € 514.000
Opmerking
Scenario 1a Huidige locatie; achterstallig onderhoud + prijsstijging grondstoffen + wensen gebruikers
€ 768.000
€ 254.000
Scenario 1b Huidige locatie zonder gesloten ruimten
€ 744.000
€ 230.000
Scenario 1c Huidige locatie; ‘Heel, schoon en veilig’
€ 598.825
€ 84.825 Het pand Raadhuisplein staat op de planning om over twee jaren verduurzaamd te worden.
Scenario 2 Andere locatie
€ 725.000
€ 211.000 Betreft de eenmalige investeringskosten afhankelijk van het pand van circa €725.000 t.b.v. inrichtingskosten en om het pand toereikend te maken voor de bibliotheekfuncties. Ook zijn er nog verhuiskosten, die zijn nog nader te bepalen. Verder is er rekening te houden met een jaarlijkse huur en servicekosten van circa €291.000. Deze zijn hoger dan de huidige huur en servicekosten.
Scenario 3 Nieuwbouw (1.000 m2)
€ 3.585.000
€ 3.071.000 + € 84.825 = totaal € 3.155.825
27
De kosten voor een nieuwbouw bibliotheek, komen bovenop minimaal de kosten van scenario 1c ‘Schoon, heel en veilig’. Dit is echter niet conform de afspraken om een toekomstbestendige bibliotheek te realiseren. Bijkomende kosten: verhuiskosten.
De huidige staat en inrichting van het pand Raadhuisplein 30-32 is slecht. Dit komt onder andere tot uiting in de forse maandelijkse energierekening. Al eerder heeft de bibliotheek zelf de verlichting aangepast naar LED. Dit levert in ieder geval al minder kosten voor elektriciteit op. De kosten voor het verbruik van gas kan de bibliotheek alleen omlaag brengen als het pand verduurzaamd wordt. Deze taak ligt bij de verhuurder. Van de afdeling Vastgoed vernamen wij onlangs dat het pand van de huidige locatie in 2024 zal worden verduurzaamd. Het komt de bibliotheek efficiënter en logischer voor om deze werkzaamheden in de tijd naar voren te halen en te combineren (werk met werk) met de verbouwing/herinrichting van de bibliotheek. Als de bibliotheek hier eerder van op de hoogte was geweest, was dit alles in de plannen voor de verbouwing/herinrichting meegenomen.
28
Bijlage 1. Aanvullende overeenkomst tussen gemeente Best en de Bibliotheek Eindhoven van 15 juni 2022
29
Bijlage 2. Stakeholdersgesprekken Stakeholdergesprekken de Bibliotheek Best Sinds de Bibliotheek Eindhoven per 1 januari de Bibliotheek Best overnam was het mogelijk gesprekken met enkele stakeholders te voeren over het gebruik van de bibliotheek en waarmee we bij de verbouwing rekening zouden moeten houden. Medewerkers de Bibliotheek Best Medewerkers hebben behoefte aan meer overzicht. Ze zitten vaak alleen en dan is het prettiger werken als de ruimte beter te overzien is. Klimaatbeheersing: het wordt zomers erg heet. De klepraampjes zijn lastig te openen. Spreekkamer waar je apart kunt zitten met een privacygevoelige IDO-vraag en toch de bibliotheek een beetje in de gaten kunt houden. Als er vaste lokalen zijn hoeft er minder met stoelen tafels en schermen worden gesleept. Een ruimte die groot genoeg is voor een groep van circa vijftig mensen zoals bijvoorbeeld bij Het gouden spoor (een activiteit in het kader van het gezondheidsakkoord (mentale gezondheid). De inrichting van de jeugdafdeling is vanuit een project lokaal gemaakt. Deze graag deels handhaven in nieuwe ontwerp. Tribune voor ontvangst groepen. Vervangen toiletten. Betere werkplekken voor personeel. Ook betere stoelen. SeniorWeb SeniorWeb is een belangrijke partner van de bibliotheek.
Er is een wekelijks spreekuur, er worden cursussen en workshops gegeven over de basisvaardigheden (Klik & Tik en DigiVitaler) tot omgaan met je Android of iPhone. Mensen worden ook geholpen met IDO vragen Informatiepunt Digitale Overheid). SeniorWeb heeft behoefte aan een rustige ruimte en een digibord. Nu is er veel geluidsoverlast van publiek en activiteiten in andere ruimten. Het is acceptabel om over te stappen van vaste computers naar laptops wanneer gebruik gemaakt kan worden van een multi-inzetbaar lokaal.
30
Tentoonstellingscommissie Goede verlichting is een aandachtspunt. Vitrine waarbij ook iets grotere items tentoongesteld kunnen worden. De hoek richting het café is fijn. Tentoonstellingen met maatschappelijke onderwerpen in combinatie met groepsactiviteiten. Aandachtspunt is toegankelijkheid met rolstoel. Docentenoverleg Leren doe je nu Best Goede geïsoleerde ruimten zonder geluidsoverlast. Betere technische voorzieningen zoals een digibord. Nu wordt met verouderde apparatuur gewerkt. Docent cursussen Indonesisch: Expositieruimte voor de expositie over Indonesië door St. Hibiscus. Open ruimte in de bibliotheek niet kleiner dan nu / voldoende ruimte om flexibel mee om te kunnen gaan bij de opening van de Indonesische maand (dans, muziek, optreden). Ruimte om grotere groepen te ontvangen voor bijvoorbeeld lezingen. Goede afspraken kunnen maken over cateringmogelijkheden in de bibliotheek. De contacten met de gemeente Best zijn goed, ook bij de ontvangst van de ambassadeur. Graag informele werkwijze aanhouden. Niet te veel ‘formaliseren’. Duidelijkheid over afspraken met betrekking tot publicatie – wie doet wat. Volksuniversiteit Eindhoven Wanneer er lokalen zijn kan Volksuniversiteit Eindhoven een deel van het aanbod op locatie in Best uitvoeren. Naast het huidige aanbod van talencursussen kan er dan gekozen worden uit allerlei onderwerpen.
Deze cursussen kunnen ook overdag gegeven worden. Olga van der Pennen (Stichting M.O.B.) Kennismakingsgesprek. Olga organiseert regelmatig activiteiten in de bibliotheek. Onder andere in het kader van het tweejaarlijkse festival ‘Muzikale oktober’. De samenwerking wordt gewaardeerd en kan blijven doorgaan. Het zou fijn zijn als er een piano in d bibliotheek blijft.
31
Cultuurplein Best Kennismakingsgesprek met Robert. Leuk om gastoptredens van leerlingen in de bibliotheek te kunnen organiseren. LEVgroep Verkenning mogelijkheden om meer samen te werken. Afgesproken dat de bibliotheek met het IDO naar buurthuis Kadans gaat, een keer per week. LevGroep zou als er een spreekkamer is ook af en toe in de bibliotheek iets kunnen organiseren om een andere doelgroep te bereiken. Ook gesproken over Taalhuis en taalaanbod in Best. Bibliotheek zou er naar toe willen groeien dat het niet uitmaakt of je met een IDO-vraag of een taalvraag komt bij een medewerker. Dat je altijd goed wordt doorverwezen, ook buiten de spreekuren om. Dye van Best. Niet gesproken maar contact via post en mail. Goed zorgdragen voor de grenspaal en het karrewiel. Fijn dat die in de nieuwe inrichting in een Besthoek een prominentere plaats krijgen. Platform Dementie Geheugenpunt in de bibliotheek met collectie. Beleef Best. Gesprek met Denise van Denderen en Robin Boom over samenwerking bij profilering van toerisme en recreatie.
32
Bijlage 3. Grafisch overzicht scenario’s, vlekkenplan nieuwbouw, look en feel, impressies
33
B I J L A G E “ B I B L I OT H E E K B E S T : H E T K A N B E T E R ” | 0 6 . 1 0 . 2 0 2 2
VERBOUWI N G EN HER I NR I CHTI N G B I B LI OTHEEK B E ST
SC E NA R I O 1 a | D E O P T I M A L E S I T U AT I E ( V O L L E D I G E V E R B O U W I N G E N H E R I N R I C H T I N G )
ni euwe s anitairgroep
verg a d eren
kan toor
s p reekkam ers
verg a d eren
kan tin e verg a d eren vo lwa s s en
m a g azijn
ten toons tellin g
teru gb ren g en & uitl en en
tijds c hrif ten
info toeg an g café
j eu gd
on t van g s t - en b ij eenkoms truimte
en tree
SC E NA R I O 1 a | P R O G R A M M E R I N G E N I D E N T I T E I T O P T I M A L E S I T U AT I E ti j ds c hrif ten & ten toon s tellin g in de l o op en dicht bi j toegang café
l e es & s tu d i e p l e k ke n dagl icht do or h erstel l en dak l icht
ve rg a d e r - e n ove r l e g r ui mt e n z icht baa r d mv g l azen p u i , fl exibele tussenwa nd
i nfo , ko pen , p res en teren , zit ten centraal over zichteli j k geplaatst g eg roepeerd i n één zone vo lwa s s en
z it & s peelp l ekken tussen lage kasten jeu gd natu u rli j ke zoneri ng leef ti j den n a ar c afé j e u gd e n tre e
te r u g b re n g e n & ui t l e e n bo eken zel f i n kastenwa nd pl a a tsen, c om bi na tie m et hu id ig e no g wa rm Wi t te D a m e
o n t va n g s t & a c t ivi t e i t e nr ui mt e fexibel in te zet ten ru i m te bij ent re e in d ru kke d e el bie b a c tivi tei ten k l ein tj es
o n t va n g s t gro e p e n & k in d e ra c tivite ite n z it t re den dicht bij ent re e act ie z icht baar van buiten af di gita al s pel en
SC E NA R I O 1 a | LO O K & F E E L O P T I M A L E S I T U AT I E
SC E NA R I O 1 a | I M P R E S S I E I N K I J K D O O R S N E D E S O P T I M A L E S I T U AT I E, PA R A L L E L A A N V O O R G E V E L
SC E NA R I O 1 a | I M P R E S S I E I N K I J K D O O R S N E D E S O P T I M A L E S I T U AT I E, H A A K S A A N V O O R G E V E L
SC E NA R I O 1 b | É É N V E R G A D E R R U I M T E E N É É N S P R E E K K A M E R ( M I N D E R A F G E S LOT E N R U I M T E N )
1 i ets grotere s p reekkam er (i.v.p. 2 kl ein e)
ni euwe s anitairgroep
verg a d eren
verg a d eren s p reekkam ers
kan toor
2 grote verg a d erruimten l a ten ver vall en
kan tin e verg a d eren vo lwa s s en
m a g azijn
ten toons tellin g
teru gb ren g en & uitl en en
tijds c hrif ten
info toeg an g café
j eu gd
on t van g s t - en b ij eenkoms truimte
en tree
SC E NA R I O 1 c | M I N I M A L E VA R I A N T bes ta an d e direc ti ekam er h an dh aven en betrekken b ij p u b li eksruimten d.m.v. ni euwe d eur en ra am
s anitairgroep ni et verp l a a ts en en 2 s p reekkam ers l a ten ver vall en
ni euwe s anitairgroep verg a d eren s p reekkam ers verg a d eren
kan toor
2 grote verg a d erruimten l a ten ver vall en
kan tin e verg a d eren
vo lwa s s en m a g azijn
ten toons tellin g
bes ta an d e s anitairgroep h an dh aven teru gb ren g en & uitl en en
tijds c hrif ten
info toeg an g café
j eu gd
on t van g s t - en b ij eenkoms truimte
en tree
SC E NA R I O 3 | N I E U W B O U W, R U I M T E L I J K E I M PA C T M E D I A C O L L E C T I E
SCHEMATI SCHE WEERGAVE VAR IANTEN I ND ELI N G BO EKENKASTEN C O LLE CTI E kastenplan cf opgave bibliotheek gewensde collectie
du b belzijdi g e p ren tenboekenm eu bels , 4 rij en , 0,7m h oog
du b belzijdi g e boekenka s ten vrij in ruimte, 8 p l anken , 1,5m h oog
wan d boekenka s ten , 5 p l anken , 1,75m h oog
SCHEMA VAR IANT A boekenkasten collectie volwassenen & collectie jeugd en young adults langs wanden prentenboekenmeubels vrij in ruimte
SCHEMA VAR IANT B boekenkasten collectie volwassenen langs wanden boekenkasten collectie jeugd en young adults vrij in ruimte
SCHEMA VAR IANT C boekenkasten collectie volwassenen & jeugd en young adults vrij in ruimte
460m2 | 90m1 wand nodig voor wandkasten
245m2 | 60m1 wand nodig voor wandkasten
255m2
ruimte voor nadere functie invulling
ruimte voor nadere functie invulling
SC E NA R I O 3 | N I E U W B O U W, V L E K K E N P L A N R U I M T E L I J K P R O G R A M M A VLEKKENPL AN B EN O D I GD E M2 B I B LI OTHEEK in deze opgave zijn geen m2 meters opgenomen voor circulatieruimtes zoals verbindingsgangen, trappenhuizen, liften, entree etc.
zi c h t van af s tra a t d a g li c h t en d a g zi c h t
e n t re e zon e
als wan dka s ten m og elijk zijn; per 6m1 wan d kunn en 6 vrijs ta an d e ka s ten ver vall en
RENVOO I totaal 1080m2 benodigde opper vlakte, waar van 200m2 gezamenlijk gebruik geintegreed en onderdeel van bibilotheek en 335m2 gezamenlijk gebruik, kan elders worden ondergebracht 485m2 b ib il ot h eek
60m2 kan toor
200m2 b ib liot h eek g ezam enlijk g eb ruik ruimten geïntegreerd en onderdeel van bibliotheek (groen)
315m2 a c tiviteiten sommige activiteiten kunnen elders en gezamenlijk ondergebracht worden
20m2 fa c ilitair
HU I D I G E S ITUATI E | B I N N E N KO M S T
HU I D I G E S ITUATI E | B I B L I OT H E E K
HU I D I G E S ITUATI E | J E U G D A F D E L I N G
HU I D I G E S ITUATI E | P E R S O N E E L S R U I M T E N
HU I D I G E S ITUATI E | E X T E R I E U R
PL AT T E G RO ND | B E S TA A N D E TO E S TA N D
I ND ELI N GSTEKEN I N G D.D. 21.11.2000 de indeling van het losse meubilair klopt niet meer met de huidige situatie
ICARUSLAAN 23 5631 LH EINDHOVEN +31 (0)6 12263402 INFO@KIMDEMAN.NL WWW.KIMDEMAN.NL