23019.1 - Raadsvoorstel Implementatie integrale applicatie Sociaal Domein

Voorstel aan de Raad

Vergadering Raadsvergaderdatum

: Gemeenteraad Best : 20-03-2023

Onderwerp Implementatie integrale applicatie Sociaal Domein Aanleiding In september 2022 is duidelijk geworden dat de oude applicatie Sociaal Domein niet meer toekomstbestendig kan functioneren binnen de gemeente Best. Ook gezien de gemeentelijke Cloud strategie die in 2024 een feit is. Om een solide basis te kunnen leggen voor het verdere traject wat gestart moest worden, is een impactanalyse uitgevoerd. Met deze impactanalyse zijn alle uit te voeren activiteiten in beeld gebracht die relevant zijn voor het inrichten van de nieuwe applicatie. Hieruit blijkt dat de kosten voor het implementatie traject niet gedekt kunnen worden uit de reeds in de begroting opgenomen bedragen. Daarbij is het uitdrukkelijk ook de voorkeur om te starten bij aanvang van een nieuw kalenderjaar. De gemeente Best gaat dus een nieuw applicatielandschap inzetten voor alle taakvelden die vallen onder het Sociaal Domein. Voor de contractering van deze nieuwe applicatie wordt een aanbestedingsproces doorlopen, ondersteund door Bizob. Na afloop van het aanbestedingsproces volgt het implementatie traject. Dit vraagt naast de inrichting van de nieuwe applicatie om een gedegen testperiode, waarbij de dienstverlening moet worden gegarandeerd. Daar waar mogelijk worden cruciale verbeteringen meegenomen, de eigen medewerkers getraind en zoeken we aansluiting met de systemen en werkwijzen van onze partners.

Dit alles zodat er een integrale uniforme en digitale werkwijze ontstaat, om onze inwoners hedendaagse hoge kwaliteit van dienstverlening te kunnen bieden nu en in de nabije toekomst. Advies 1. Het benodigde budget ter grootte van € 600.000, voor het borgen van de continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening van het Sociaal Domein t.b.v. de implementatie van de nieuwe applicatie, te dekken uit het begrotingssaldo 2023 en te verwerken in de 3e begrotingswijziging 2023 Argument

1.1 Vervanging op de werkvloer is nodig omdat de invoering van een dergelijke applicatie een aanzienlijke impact heeft op alle aspecten van de dienstverlening en bedrijfsvoering. In de begroting is een totaal aan lasten voor het programma Sociaal Domein van € 33 miljoen opgenomen. Medewerkers binnen en deels buiten het werkterrein, die zich normaal gesproken bezig houden met dienstverlening op het gebied van de WMO, Jeugdwet en Participatiewet, zullen zich in de implementatiefase van de nieuwe applicatie Sociaal Domein niet (volledig) kunnen richten op deze primaire processen. Zij zullen een aanzienlijk deel van hun tijd moeten besteden aan de organisatie, het inrichten en testen van de nieuwe applicatie. Dit terwijl de reguliere productie (uitkeringen, indicaties en beschikkingen, financiële uitkeringsadministratie etc.) moet doorlopen. Vervanging is hiervoor noodzakelijk.

1.2 De implementatie vereist daarnaast specifieke deskundigheid en ervaring.

*IN23-00223*

IN23-00223/ Pagina 1 van 3

Deze wordt deels ingevuld door inhuur van een ervaren externe adviseur/procesbegeleider en een projectleider die bekend zijn met het specifieke gemeentelijke proces van aanbesteding en implementatie in het Sociale Domein. Door gebruik te maken van de specifieke expertise van de inhuur voor functioneel beheer, inrichten en koppelen van werkprocessen en documenten wordt de voortgang gegarandeerd doordat kennis wordt ingebracht. Er zal ook sprake zijn van een interne kwaliteitsslag. Risico’s 1. Vervangend/professioneel personeel is schaars. Bij gebrek aan juiste vervanging moeten de eigen medewerkers toch de inrichting en uitvoering van de processen borgen. 2. Het inrichten, testen en in gebruik nemen van de applicatie neemt meer tijd in beslag dan gepland. Er moeten meer middelen beschikbaar komen om te kort op te vangen. 3. Datum 1-1-2024 blijkt niet haalbaar te zijn. Kosten en dekking Het benodigde budget ter grootte van € 600.000 ter beschikking stellen, voor het borgen van de continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening van het Sociaal Domein, t.b.v. de implementatie van de nieuwe applicatie. Dit budget kan gedekt worden uit het begrotingssaldo 2023. Het begrotingssaldo van 2023 bedraagt € 2.700.000. Het benodigde budget zal worden verwerkt in de 3e begrotingswijziging 2023. Vanuit de reserve ICT zijn geen middelen voorzien voor het vervangen van applicaties.

In de reserve ICT wordt rekening gehouden met de vervanging van ICT Hardware. Nr.

Omschrijving

Kosten

Toelichting

1.

Projectleiding / procesbegeleiding

€ 200.000,00

De aansturing en coördinatie door de leverancier. Externe projectleiding en procesbegeleiding.

2.

Functioneel beheer Werkprocessen en instructies Basisinrichting

€ 120.000,00

5.

Dashboard en financiële inrichting

€ 100.000,00

6.

€ 25.000,00

7.

Opleiding en training Documenten

Vrijmaken van functioneel beheerders voor het inrichten en begeleiden van het implementatietraject Het begeleiden van het beschrijven van de integrale werkprocessen en werkinstructies. Het inrichten van de basisomgeving voor testomgeving, acceptatieomgeving en productieomgeving. Het inrichten van de financiële administratie, realiseren van een koppeling tussen de applicatie en het financieel systeem van Best en begeleiding inrichting dashboard Sociaal Domein. Het instrueren van medewerkers.

8.

Onvoorzien

€ 15.000,00

Totaal

€ 600.000,00

3. 4.

€ 65.000,00 € 25.000,00

€ 50.000,00

Kwalitatieve beoordeling van de documenten, het doorvoeren van een verbeterslag in de documenten en het inrichten van de documenten met de documentgenerator. Onvoorziene uitgaven.

Participatie n.v.t. Communicatie

*IN23-00223*

IN23-00223/ Pagina 2 van 3

Vervanging van de applicatie als bedrijfsmiddel is een interne aangelegenheid. Dit betekent dat communicatie rechtstreeks met de betrokken medewerkers zal plaatsvinden. Er zal een aantal berichten op Bestie worden geplaatst. Na implementatie van de nieuwe web based applicatie zal interactie, communicatie en dienstverlening aan inwoner verbeteren. Procedure en planning Mijlpaal Inkoopstrategie geaccordeerd Start aanbesteding Gunningsadvies geaccordeerd Definitieve gunning Start overeenkomst / uitvoering

Datum 21-01-2023 01-02-2023 13-04-2023 03-05-2023 04-05-2023

Vanaf 04-05-2023 implementatie, inrichten (processen, conversie) en testen nieuwe applicatie, 1-1-2024 in gebruik nemen van de nieuwe applicatie Sociaal Domein. Evaluatie n.v.t. Bijlagen die horen bij dit raadsvoorstel: Benoem hier alle documenten die de raad moet behandelen of kennis van moet nemen Nummer BL23-02380 IN23-00268

Titel 3e begrotingswijziging 2023 Raadsbesluit

Openbaar (ja/nee) Ja Ja

Geheim wegens (klik hier voor informatie)

20-01-2023 burgemeester en wethouders van Best,

Hans Ubachs Burgemeester

Jolie Hasselman Secretaris

*IN23-00223*

IN23-00223/ Pagina 3 van 3