23014.5 - Samenvattende opbrengst interactieve sessies - mogelijke actiepunten aanbevelingen

Opbrengsten n.a.v. werksessies 9 november 2022 en 11 januari 2023 Opstellers Reactie Bespreking Datum

Femke de Vries en Harry Crielaars Rob Vader Raadswerkgroep 23 januari 2023 Vrijdag 03-02-2023

Werkwijze Aanbevelingen 1 en 3 uit het Rekenkamer rapport zijn zeer praktisch van aard en gaan met name over de werkwijze van de Rekenkamer en de raad. Op 9 november hebben, we met deelname van wethouder Rik Dijkhoff, drie leden van de ambtelijke organisatie en vanuit iedere fractie een raadslid een interactieve sessie belegd over aanbeveling 2. Op 11 januari heeft een 2e interactieve sessie, dit keer over aanbeveling 4, plaatsgevonden met de werkgroep, burgemeester, gemeentesecretaris, enkele MT leden en vanuit iedere fractie een raadslid. Onderwerpen waren hoe de ambtelijke organisatie, raad en college gebruik kunnen maken van alternatieve mogelijkheden om de informatie aan de raad te optimaliseren, voor majeure, complexe of gevoelige zaken. In het voorliggende document heeft de werkgroep alle bevindingen, adviezen en inzichten verwerkt ik het voorliggende actieplan.

1. Overzicht aanbevelingen Rekenkamer In het RKC-rapport 'Van Onderzoek naar praktijk zijn de aanbevelingen te vinden die de raad uitgewerkt wil hebben door een werkgroep: 1. Formaliseer de afspraken rondom de besluitvorming en monitoring van aanbevelingen van de RKC. 2. College en ambtelijke organisatie schenk bij het voorbereiden van besluiten extra aandacht aan: ^ een dusdanige informatievoorziening naar externen en gemeenteraad om de juiste gesprekken te kunnen voeren. ^ Het maken van scherpe afspraken tussen rollen en verantwoordelijkheden in de ambtelijke organisatie over afdelingen heen. ^ Een goede balans tussen (geschetste) ambities en beschikbare middelen/ capaciteit. 3. RKC; ontwikkel een werkwijze waarin de huidige kwaliteit van de onderzoeken en aanbevelingen geborgd blijft, maar neem daarnaast ook een rol in de fases van uitvoering en monitoring. Zoek hierbij naar interactieve werkwijzen die de aanbevelingen actueel houden en waarbij het eigenaarschap van de uitvoering blijft belegd. 4. Ambtelijke organisatie, maak gebruik van alternatieve mogelijkheden om met de raad in gesprek te gaan en maak vaker gebruik van informatieve en/of verkennende raadssessies.

2. Uitwerkingen en beslispunten Aanbeveling 1 en 3 1. Formaliseer de afspraken rondom de besluitvorming en monitoring van aanbevelingen van de Rekenkamer. 2. RKC; ontwikkel een werkwijze waarin de huidige kwaliteit van de onderzoeken en aanbevelingen geborgd blijft, maar neem daarnaast ook een rol in de fases van uitvoering en monitoring. Zoek hierbij naar interactieve werkwijzen die de aanbevelingen actueel houden en waarbij het eigenaarschap van de uitvoering blijft belegd. Waarom Raad, college en ambtelijke organisatie willen meer toezien op uitvoering van besluiten en over doorwerking van RKC- aanbevelingen. Om dit proces transparant, meer beleidsmatig en georganiseerd te kunnen inzetten moet de in praktijk gegroeide werkwijze vastgelegd worden in formele afspraken tussen raad, college en RKC. Uitwerking Pagina 1 van 9

Archiefexemplaar van BL23-03519

- Bijlage 3 - Samenvattende opbrengst interactieve sessies - mogelijke actiepunten aanbevel

Onderzoeksproces RKC Voorbereiding Onderzoeksfasen onderzoek Afstemming griffie Documentanalyse over timing rapport Opvragen documenten bij Op vragen contactcontactpersoon; persoon voor het Bestuderen en onderzoek analyseren documenten. Opstellen concept onderzoeksplan Interviews Opstellen lijst Concept van te onderzoeksplan interviewen bespreken met personen; Plannen contactpersoon interviews; Vaststellen Interviews onderzoeksplan afnemen en verslaglegging Onderzoeksplan ter op hoofdpunten. kennisname aanbieden aan de Werksessie met de raad (indien raad. gewenst)

College/Raad

Uitvoering/Monitoring

College Concept vertrouwelijk aanbieden aan college voor een toets op feitelijke onjuistheden; wederhoor; een eerste concretisering van de aanbevelingen

Uitvoering Na besluitvorming presenteert RKC bij verantwoordelijk wethouder, leidinggevende en uitvoerende ambtenaar;

Reactie van het college toevoegen aan rapport Nawoord formuleren met daarin een reactie op de bestuurlijke respons Definitief vaststellen van rapportage in RKC.

Conclusies delen met ambtelijk verantwoordelijken

Raad Griffie maakt raadsvoorstel o.b.v. de aanbevelingen

Opstellen concept onderzoeksrapport en concept kernrapport; Vaststellen concept onderzoekrapport en concept kernrapport door RKC.

RKC licht voorstel toe in de beeldvormende raadsvergadering Raad stemt wel/niet in met voorstel in de besluitvormende raadsvergadering Behandeling raadsvoorstel evalueren in RKCvergadering

Pagina 2 van 9

RKC vraagt naar concretisering van de uitvoering van de aanbevelingen; RKC plaatst het onderzoek op de website van de NVRR. RKC houdt de lange termijn agenda van de raad bij en -indien wenselijk- informeert zij de raad actief over eerder verschenen rapportages. Monitoring Anderhalf jaar na besluitvorming rond een rapport, vindt een doorwerkingsgesprek plaats met de verantwoordelijk ambtenaar Via een RIB vanuit het college wordt de raad ieder jaar op de hoogte gesteld over de uitvoering van de onderzoeken Via een notitie 'Doorwerking aanbevelingen' vanuit de RKC wordt de raad tweejaarlijks op de hoogte gesteld over de mate van doorwerking van de onderzoeken van de afgelopen jaren; Over deze notitie vindt een interactieve sessie plaats met de RKC en de raad.

Jaarplanning Rekenkamer Eerste Kwartaal Tweede Kwartaal Jaarlijks Jaarlijks Jaarverslag (mrt) jaarverslag (apr) Opstellen jaarverslag Jaarverslag ter waarin de RKC kennisname sturen verantwoording aflegt. aan raad en college. Tweejaarlijks Gesprek Check de gemeentesecretaris website (jun) (2e en 4e jaar Periodieke check raadsperiode) over: op volledigheid, ^ Verwachtingen actualiteit over en weer; documenten op de ^ Ontwikkelingen in website van de de organisatie; gemeente, • Planning onderdeel RKC. organisatie en college; ^ Potentiële Opgave onderzoeksonderw nevenfuncties erpen. (jun) Alle leden van de Gespreksverslag RKC geven maken en bespreken eventuele in RKC. aanpassingen in de nevenfuncties Onderzoeksprogram door. ma (2e en 4e jaar raadsperiode) ^ Concept onderzoeksprogra mma opstellen en mailen naar de raad; ^ Concept onderzoeksprogra mma bespreken met delegatie raad. Zij kunnen input leveren en aandachtspunten/a ccenten meegeven. ^ Definitief vaststellen onderzoeksprogra mma in RKC vergadering; ^ Definitief onderzoeksprogra mma aanbieden aan raad, college en MT;

Tweejaarlijks Notitie 'Doorwerking aanbevelingen 'vanuit de RKC naar de raad (verkiezingsjaar en 3e raadsperiode) ^ Via deze notitie vanuit de RKC, wordt de raad op de hoogte gesteld over de mate van doorwerking van de onderzoeken van de afgelopen jaren; ^ Over deze notitie vindt een ^ interactieve sessie plaats met de raad.

Derde Kwartaal Jaarlijks Budgetbewaking ((jul/aug) Verstrekken van budgetoverzicht door de griffie; l/aug) ^ Beoordelen toereikendheid budget in vergadering RKC; • Maatregelen bespreken ter voorkoming/be perking dreigende budgetoverschri jding. Strategische agenda checken (sep) ^ Check beleidsstukken/ voorkoming ontwikkelingen i.r.t. de onderwerpen uit eerder verschenen RKC rapporten; • Indien er dossiers worden behandeld/ voorbereid met een relatie naar één van de rapporten, mogelijk raad attenderen. Tweejaarlijks Reflectie-sessie (2e en 4e jaar raadsperiode) Sessie met de griffies van Best en Waalre. Hierin staat het functioneren van de RKC centraal evenals ontwikkelingen waarbij de RKC aan moet/kan sluiten.

Pagina 3 van 9

Vierde Kwartaal Jaarlijks Check de website (dec) ^ Periodieke check op volledigheid, actualiteit documenten op de website van de gemeente, onderdeel RKC. Budgetbewaking (okt/nov) • Verstrekken van budgetoverzicht door de griffie; ^ Beoordelen toereikendheid budget in vergadering RKC; ^ Maatregelen bespreken ter / beperking dreigende budgetoverschrijdin g. Tweejaarlijks Onderzoeksprogram ma (einde verkiezingsjaar, 3e jaar raadsperiode): ^ Ter voorbereiding op sessie tussen RKC en een delegatie v/d raad, onderzoeksuggesties toesturen • Sessie met delegatie raad over: verwachtingen over en weer; potentiële onderzoeksonder werpen. • Verslaglegging gesprek delegatie raad; • Gespreksverslag maken en bepreken in RKC.

Jaarplanning Rekenkamer Eerste Kwartaal Tweede Kwartaal ^ In bovenstaande sessie licht de RKC ook kort het onderzoeksprog ramma toe.

Derde Kwartaal

Vierde Kwartaal

Aanbeveling 2 College en ambtelijke organisatie schenk bij het voorbereiden van besluiten extra aandacht aan: a. een dusdanige informatievoorziening naar externen en gemeenteraad om de juiste gesprekken te kunnen voeren. b. Het maken van scherpe afspraken tussen rollen en verantwoordelijkheden in de ambtelijke organisatie over afdelingen heen. c. Een goede balans tussen (geschetste) ambities en beschikbare middelen/ capaciteit. Uitwerking In de eerste uitgebreide sessie heeft de werkgroep geïnventariseerd wat de specifieke wensen zijn van ambtenaren, raad en college op dit terrein. Hierbij heeft de werkgroep besloten via 2 thema's focus aan te brengen in de discussie. De BOB-cyclus is het 1e thema. Het 2e thema is Specifieke dossiers. Thema 1 BOB-cyclus Het gaat specifiek over informatie die te maken heeft met beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming rondom een dossier. Dat vertaalt zich naar: ^ Informatie naar de raad voor er een voorstel wordt opgesteld. ^ Informatie naar de raad in het voorstel én besluit. ^ Informatie om de uitvoering te controleren na het besluit.

Informatie naar de raad voor er een voorstel wordt opgesteld. Beslispunten/wat Vaststellen dat we als raad in ieder geval geïnformeerd willen worden (Need to know): ^ Als voorstellen, beleid, plannen e.d (meer) geld gaan kosten; ^ Als buiten de kaders getreden moet worden Z wordt ^ Als de planning niet gehaald wordt (i.v.m. communicatie richting inwoners) ^ Als voorstellen niet in lijn blijken met andere wet- of regelgeving. ^ Als maatschappelijke onrust kan ontstaan over voorstellen, ontwikkelingen Ofwel: Als besluiten en beleid beïnvloed worden Vaststellen wat de raad wil weten (Nice to know): ^ Als er geen directe beïnvloeding is op besluiten maar deze wel kunnen raken ^ Achtergrondinformatie bij latere complexe besluitvorming.

Pagina 4 van 9

Wie raad

Doormiddel van o.a: ^ Informele bijpraatsessies en themasessies (aanbeveling 4) ^ Inloopsesies ^ Email/RIB/mondeling waar nodig Meer onderling contact ambtenaren/raad gewenst (met name bij gevoelige, complexe en majeure zaken): Incidentele werkgroepen raadsleden - ambtenaren: ^ Regelmatige thema-sessies en Informele (bijpraat) sessies organiseren. (aanbeveling 4) ^ Maak webinars rond majeure, complexe of gevoelige projecten waarin de hoofdlijn wordt verteld. Dat geeft de raad de mogelijkheid die als achtergrond terug te kijken

Raad en college

Doelen: ^ De kundigheid van de ambtenaren zal het vertrouwen in de raadsvoorstellen nog meer vergroten. ^ Onderlinge dialoog wordt versterkt ^ Elkaar beter leren kennen ^ Stimuleert betere samenwerking Het uitgangspunt is vertrouwen ^ De raad moet er vertrouwen in kunnen hebben dat als je geen info ontvangt het goed zit/ loopt. ^ Informatie van het college aan de raad is objectief en dus zonder politieke inkleuring door college ^ Informatie kan gefaseerd naar de raad, dit voorkomt overkill aan informatie. Ambtelijke organisatie is kundig. ^ Bij twijfel kunnen we hoor en wederhoor toepassen ^ Ambtenaren zijn politiek sensitief ^ Kunnen niet altijd alle informatie (openbaar) geven

College

Procesafspraken ^ Er wordt een duidelijke informatieladder (vergelijk met participatieladder) ontwikkeld voor de raad ^ Bij majeure, complexe en gevoelige) projecten staat altijd duidelijk gefaseerde besluit- en informatie tijdlijn opgenomen ^ Daarin zijn duidelijke piketpaaltjes opgenomen: (wanneer wordt welke besluiten verwacht van de raad. Wanneer en waarover wordt de raad geïnformeerd via inloop sessies e.d.

College Presidium ziet hier namens de raad op toe

Informatie naar de raad in het voorstel én besluit. Beslispunten/wat Paradox goed informeren - Beknopt adviseren ^ Elk dossier moet starten met een probleembeschrijving en een verklaring op welke wijze de voorstellen die problemen gaan verhelpen. ^ Geef een draagvlakrisico analyse weer ^ Breng de keuzes die de raad kan maken helder in beeld ^ Geef weer wat (haalbare) alternatieven zijn op het voorstel met de vooren nadelen daarvan. ^ Zorg dat in themasessies al aandacht is voor verschillende scenario's (en waarom bepaalde scenario's aan de voorkant afvallen). ^ Bepaal wat de raad moet weten om een goed besluit te kunnen nemen. Leeswijzers, document appreciaties vanuit het college en werken met duidelijke kopjes kunnen de raad helpen met zijn taken

Pagina 5 van 9

Wie Ambtelijke organisatie

Informatie naar de raad in het voorstel én besluit. Beslispunten/wat Goed informeren - Beknopt adviseren Het college checkt de dossiers op de volgende punten: ^ Aanwezigheid van participatie/communicatieplan ^ Duidelijke planning, piketpaaltjes besluitvormingsproces ^ Helder schrijfwijze ^ Integraliteit (wat betekent dit voor andere portefeuilles) ^ Capaciteitsanalyse aanwezig (kunnen we het uitvoeren) ^ Is de interne ambtelijke integraliteit gewaarborgd ^ Financiën op orde

Wie College

Vertrouwen ^ De raad moet erop kunnen vertrouwen dat adviezen niet politiek worden gekleurd door de wethouder. Inwonersparticipatie (zie participatiebeleid) ^ Zorg dat de raad in het dossiers terug kan zien wat de draagvlakrisico's zijn.^ hier spelen wel vragen tussen wel/niet openbare informatie en bijeenkomsten. Geef bijvoorbeeld per dossier aan waar het afbreukrisico voor betrokkenen zit. ^ Geef de overwegingen van groepen betrokken inwoners/ organisaties weer en waarom hun opvattingen, ideeën e.d niet overgenomen worden. ^

Maak inzichtelijk welke partijen betrokken zijn bij het tot stand komen van het dossier m.n. bij gevoelige dossiers (niet enkel hoe je vanaf nu inwoners-participatie vorm gaat geven.)

Ruime planning (heeft een relatie met informatie vóór het besluit) ^ Bij veel bijlagen, waarschuw presidium en raad vooraf. ^ Houd in de planning rekening met (veel) zienswijzen bij gevoelige stukken en plan dan ook ruimer (indien mogelijk). ^ Bij majeure projecten en soms complexe dossiers (standaard) het proces van aanleveren ruimer nemen. De zorgvuldigheid van een besluit gaat voor de snelheid van het nemen van een besluit.

Informatie om de uitvoering te controleren na het besluit. Beslispunten/wat Controle en bewaken ^ Over ontwikkelingen binnen vastgestelde kaders wordt de Raad periodiek geïnformeerd. Bij ontwikkelingen buiten de kaders is dat initieel. ^ Er wordt een format ontwikkeld voor periodieke rapportages op majeure projecten: de in te zetten informatie-instrumenten moeten op begrijpelijke wijze informeren over actuele ontwikkelingen over waarneembare nieuwe trends die van invloed kunnen zijn op voortgang en resultaten van het traject Pagina 6 van 9

Wie College

Wanneer

Informatie om de uitvoering te controleren na het besluit. Beslispunten/wat moeten aangeven wat eventuele afwijkingen voor risico's met zich meebrengen.

Wie

Actief/pro-actief informeren ^ Het uitgangspunt moet zijn dat de ambtelijke organisatie, College en raad een drie-eenheid vormen die een gezamenlijke opgave heeft naar de bevolking. Daarbij past een open en transparante houding in het elkaar tijdig en volledig en pro-actief) voorzien van passende en relevante informatie. ^ De raad zet daarnaast waar nodig het ter beschikking staande instrumentarium tijdig in om actuele gewenste informatie te verkrijgen. Bewoners informeren ^ Het is van belang dat het College bewoners zo snel en goed mogelijk informeert over genomen definitieve besluiten. ^ Daarbij moet gebruik maken van relevante communicatiemiddelen om een zo breed mogelijke groep van (direct) betrokkenen te bereiken. Evalueren is leren ^ Het evalueren van majeure projecten is een vast onderdeel van de beleids- en besluitvormingscyclus en in dergelijke projecten wordt vooraf aangegeven wanneer, waar en hoe geëvalueerd wordt binnen het traject. ^ De evaluaties zijn vooral bedoeld om te leren van successen, fouten en voorzienbare en onvoorzienbare ontwikkelingen. ^ Aan het eind van een evaluatie wordt aangegeven welke lessen er getrokken zijn uit de evaluatie en welke consequenties die hebben voor (vergelijkbare) toekomstige projecten Rol Presidium ^ Het presidium bewaakt de planningscyclus van de raad.

Zij ziet mede toe op tijdige informatieverstrekking van te behandelen voorstellen e.d. in de Raad.

Pagina 7 van 9

College

Wanneer

Aanbeveling 4_____________________________________________________ Ambtelijke organisatie, maak gebruik van alternatieve mogelijkheden om met de raad in gesprek te gaan en maak vaker gebruik van informatieve en/of verkennende raadssessies. Waarom Het resultaat van de samenwerking tussen ambtelijke organisatie, College en raad moet zijn een nog betere, zorgvuldiger en snellere besluitvorming ten behoeve van de bewoners in Best. Uiteraard vervult daarbij ieder gremium zijn specifieke rol. Die rollen en de daar bij horende bestaande processen mogen het onderling tijdig en volledig informatie delen met elkaar niet in de weg staan.. Thema 2 Specifieke dossiers Gevoelig (Afval dossier) ^ Politieke verdeeldheid binnen de raad ^ Onder de loep bij inwoners/belanghebbenden Complex (Buitengebied) ^ Veel stukken, bijlages en zienswijzen ^ Technisch van aard ^ Regiobetrokkenheid aanwezig (wat kunnen we nou echt kiezen als gemeente) Majeur (Stationsgebied) ^ Benoemd als speciaal aandachtsgebied door de raad ^ Veel partijen zijn betrokken ^ Loopt door meerdere raadsperioden In sessie 2 heeft de werkgroep zich verdiept in de aanleiding om een informele sessie te organiseren. En in de (rand)voorwaarden waaraan deze sessies moeten voldoen. In twee rondes en in 2 groepen hebben we verdieping gezocht op de volgende vragen: ^ ^ ^ ^ ^ ^

Wat kan de aanleiding zijn voor zo'n sessie? Welke randvoorwaarden/ criteria gelden voor een dergelijke sessie? Wie besluit hiertoe? Welke inhoud kan (niet) aan de orde komen? Is zo'n sessie openbaar/niet openbaar? Hoe ziet een evt. rol van externen eruit?

Dit heeft zich vertaald naar de volgende uitkomsten: Vraag 1: Wat kan de aanleiding zijn voor zo'n sessie?____________________ ^ Inschatting dat er behoefte is aan verkenning en toelichting van de problematiek. ^ Inschatting dat de raad behoefte heeft aan informatiedeling. ^ Er zijn gevoelens in de samenleving die bij raad, college of ambtelijk, het gevoel oproepen dat er informatie moet worden uitgewisseld. ^ De lange termijn agenda geeft aanleiding om rond bepaalde projecten, (voorafgaand aan een concreet voorstel, of lopende de uitvoering) informatie-uitwisseling plaats te laten vinden tussen raad en college, zonder dat er een besluit wordt gevraagd.

Vraag 2: Welke randvoorwaarden/ criteria gelden voor een dergelijke sessie?____ Toetsingscriteria ^ Past het in de BOB-cyclus, dan geen Benen op Tafel Overleg (BOTO) ^ Past het in een (thema) raadssessie? Dan geen BOTO Randvoorwaarden ^ Het draagt bij aan relevante verdieping van de materie? (onder relevant verstaan we dat de raad het nodig heeft om zijn primaire taken beter uit te voeren) ^ De bijeenkomst dient goed voorbereid te worden. » De raad krijgt vooraf de kans om vooraf wensen t.a.v. de inhoud kenbaar te maken. Pagina 8 van 9

^ ^

Aan de voorkant stemmen partijen met elkaar af welke verwachting zij hebben van de sessie en hier is consensus over. Er wordt geen politiek bedreven in deze sessies (kan gaan om het ophalen van meningen, niet over het geven van meningen)

Vraag 3: Wie besluit hiertoe?__________________________________________ ^ Het presidium besluit of een dergelijke sessie plaatsvindt ^ Hulpmiddel hierbij is de lange termijn planning. ^ Wanneer er vanuit de ambtelijke organisatie behoefte is aan zo'n sessie volgt zij de lijn. Dit betekent dat: de gemeentesecretaris het meeneemt naar het presidium dat de portefeuillehouder het inbrengt in het presidium. Vraag 4: Welke inhoud kan (niet) aan de orde komen?_______________________ In principe is inhoudelijk alles bespreekbaar. Wel wordt in acht genomen dat: ^ ^ ^ ^

^

Het geen politieke bijeenkomst is; Er geen privacy-zaken worden besproken; Er geen besluiten worden voorgelegd; Er geen richtinggevende uitspraken mogen worden ontlokt. (Fracties kunnen aan de bijeenkomst een richting ontlenen, maar aan de sessie kan geen richting worden ontleend) De positie van de gemeente mag niet in het gedrang komen dit betekent dat wanneer de inhoud invloed heeft op de strategische, economische of juridische positie van de gemeente, dat het een niet openbare sessie is.

Vraag 5: Is zo'n sessie openbaar/niet openbaar?________________________ De bijeenkomsten zijn niet openbaar, tenzij.... Als het wel openbaar is, zou je het ook in reguliere themasessies kunnen doen. Daarnaast kiezen we ervoor omdat we betrokkenen het comfort willen geven dat ze alles mogen zeggen. Dit voorkomt: ^ ^

Dat ambtenaren persoonlijk aangesproken kunnen worden op wat ze deze avonden inbrengen. Dat fracties politiek gaan bedrijven

Aan het einde van de bijeenkomst kan besloten worden dat er geheimhouding voor een sessie wordt opgelegd. De positie van de gemeente mag door deze sessies niet in het gedrang komen. Dit betekent dat wanneer de inhoud invloed heeft op de strategische, economische of juridische (onderhandelings)positie van de gemeente, dat het een niet openbare sessie is. Vraag 6: Hoe ziet een eventuele rol van externen eruit? ^ Belanghebbenden worden niet uitgenodigd voor deze sessies. ^ Expertise invliegen van externe experts is wel mogelijk.

Pagina 9 van 9