23014.4 - Verslag interactieve sessie 11 januari 2023

INFORMELE SESSIES MET DE RAAD

Archiefexemplaar van BL23-03518

- Bijlage 2 - Verslag over raadswerkgroep sessie 11-01-2023

AANBEVELING 4

2

INPUT VANUIT DE BOB CYCLUS BIJEENKOMST MET DE WERKGROEP NOV.2022

• Aan de voorkant meenemen. • Scenario’s voorleggen (en uitleggen waarom sommige afvallen) • Te maken keuzes in beeld brengen • Verbetert relatie ambtelijke organisatie - Raad  Toenemend vertrouwen • Duidelijke planning en bijpraatmomenten gedefinieerd. • Faseer de informatievoorziening • Weet wat de raad wil weten. • Periodieke rapportage op majeure projecten in ontwikkeling • Actief tijdig en volledig relevantie informatie delen

3

INPUT VANUIT DE ROG AVOND JANUARI 2023

• Tijd nemen aan de voorkant is belangrijk, voorkomt druk op de agenda • Sterk intern gericht, meer naar buiten. • Informatie delen is belangrijk. • Landelijke trends zijn bekend, focus bij informatieverstrekking op relevante (afwijkende ) informatie over de situatie in Best. • Kwaliteit informatie en presentaties kan omhoog

4

VERDIEPING

In twee rondes hebben we verdieping gezocht op de volgende vragen: • Wat kan de aanleiding zijn voor zo´n sessie? • Welke randvoorwaarden/ criteria gelden voor een dergelijke sessie? • Wie besluit hiertoe? • Welke inhoud kan (niet) aan de orde komen? • Is zo’n sessie openbaar/niet openbaar? • Hoe ziet een evt. rol van externen eruit?

AANLEIDING

• Inschatting dat er behoefte is aan verkenning en toelichting van de problematiek. • Inschatting dat de raad behoefte heeft aan informatiedeling. • Er zijn gevoelens in de samenleving die bij raad, college of ambtelijk, het gevoel oproepen dat er informatie moet worden uitgewisseld. • De lange termijn agenda geeft aanleiding om rond bepaalde projecten, (voorafgaand aan een concreet voorstel, of lopende de uitvoering) informatie uitwisseling plaats te laten vinden tussen raad en college, zonder dat er een besluit wordt gevraagd.

6

TOETSINGSCRITERIA EN RANDVOORWAARDEN

Toetsingscriteria • Past het in de BOB-cyclus, dan geen Benen op Tafel Overleg (BOTO) • Past het in een (thema) raadssessie? Dan geen BOTO Randvoorwaarden • Het draagt bij aan relevante verdieping van de materie? (onder relevant verstaan we dat de raad het nodig heeft om zijn primaire taken beter uit te voeren) • De bijeenkomst dient goed voorbereid te worden. • De raad krijgt vooraf de kans om vooraf wensen tav de inhoud kenbaar te maken. • Aan de voorkant stemmen partijen met elkaar af welke verwachting zij hebben van de sessie en hier is consensus over. • Er wordt geen politiek bedreven in deze sessies (kan gaan om het ophalen van meningen, niet over het geven van meningen)

7

BESLUITVORMING

• Het presidium besluit of een dergelijke sessie plaat vindt • Hulpmiddel hierbij is de lange termijn planning. • Wanneer er vanuit de ambtelijke organisatie behoefte is aan zo’n sessie volgt zij de lijn. Dit betekent dat • de gemeentesecretaris het meeneemt naar het presidium • dat de portefeuillehouder het inbrengt in het presidium.

8

INHOUD

In principe is inhoudelijk alles bespreekbaar. Wel wordt in acht genomen dat: • Het geen politieke bijeenkomst is; • Er geen privacy-zaken worden besproken; • Er geen besluiten worden voorgelegd; • Er geen richtinggevende uitspraken mogen worden ontlokt. (Fracties kunnen aan de bijeenkomst een richting ontlenen, maar aan de sessie kan geen richting worden ontleend) • De positie van de gemeente mag niet in het gedrang komen dit betekent dat wanneer de inhoud invloed heeft op de strategische, economische of juridische positie van de gemeente, dat het een niet openbare sessie is.

9

OPENBAAR-NIET OPENBAAR

De bijeenkomsten zijn niet openbaar, tenzij…. Als het wel openbaar is, zou je het ook in reguliere themasessies kunnen doen. Daarnaast kiezen we ervoor omdat • we betrokkenen het comfort willen geven dat ze alles mogen zeggen. Dit voorkomt: o Dat ambtenaren persoonlijk aangesproken kunnen worden op wat ze deze avonden inbrengen. o Dat fracties politiek gaan bedrijven Aan het einde van de bijeenkomst kan besloten worden dat er geheimhouding voor een sessie wordt opgelegd. De positie van de gemeente mag door deze sessies niet in het gedrang komen. Dit betekent dat wanneer de inhoud invloed heeft op de strategische, economische of juridische (onderhandelings)positie van de gemeente, dat het een niet openbare sessie is.

10

ROL VAN EXTERNEN

• Belanghebbenden worden niet uitgenodigd voor deze sessies. • Expertise invliegen van externe experts is wel mogelijk.

11

VERVOLG

Ga experimenteren Ervaren en Doen

12

TERUGBLIK

Hoe heb je het ervaren: • • • • • • • • •

Concretiserend Waardevol Verhelderend Geanimeerd Gezellig Gaan ervaren Academisch Concreetheid mist Uitdaging van indikking; wat pakken we (eerst) aan • Basisgedachte is belangrijker dan het helemaal uitwerken

Wat wil je nog kwijt • Kijk uit naar het gaan doen • Met ambtenaren zo van gedachte wisselen is fijn • Hier is echt behoefte aan • Veel overeenstemming over hoe het eruit moet zien • Nieuwsgierig naar vervolg • Lief blijven voor elkaar ook als het niet goed gaat • Nog niet zeker hoe dit uitpakt; Hoe gaan we hier vervolg aan geven en dit praktisch inrichten? • Goede discussie, mooie inbreng • Wil niet teveel! 13