23014.3 - Verslag interactieve sessie 9 november 2022

VERBETEREN VAN INFORMATIEVOORZIENING VERSLAG VAN DE WERKGROEPSESSIE OVER INFORMATIEVOORZIENING AAN DE RAAD VAN BEST

Archiefexemplaar van BL23-03520

- Bijlage 1 - Verslag werksessie raad 09-11-2022

THEMA INFORMATIE IS BREED

Omdat het thema zo breed is, hebben we langs twee wegen focus aangebracht:

BOB Cyclus

Specifieke dossiers

We hebben het niet over álle informatie, maar over informatie die te maken heeft met beeldvorming rondom een dossier, oordeelsvorming en besluitvorming. Dat vertaalt zich naar:

Bij de meeste dossiers zijn geen verbeteringen nodig. We focussen ons daarom op de volgende dossiers:

• • •

Informatie naar de raad voor er een voorstel wordt opgesteld. Informatie naar de raad in het voorstel en besluit. Informatie om de uitvoering te controleren na het besluit.

• • •

Dossiers over gevoelige zaken Complexe dossiers Dossiers rondom majeure projecten

2

3 TYPEN DOSSIERS WAAR WE HET VANDAAG OVER HEBBEN

Complexe zaken • Veel stukken • Technisch • Veel bijlagen • Veel zienswijzen • Regiobetrokkenheid (wat kunnen we nou écht kiezen als gemeente)

Majeure projecten • Benoemd als speciaal aandachtgebied door de raad. • Veel partijen • Loopt door meerdere raadsperioden.

Gevoelige zaken • Politieke verdeeldheid binnen de raad • Onder de loep inwoners/andere belanghebbenden

buitengebied

stationsgebied

afval

3

Waar raakte de discussie aan? Vertrouwen

Procesafsprake n INFORMATIE NAAR DE RAAD VOOR DE RAADSCYCLUS BEGINT .

Informatieladder

Need to know Vs Nice to know Meer contact onderling

4

Procesafspraken

Vertrouwen

Need to /nice to know

•

•

NEED TO KNOW Wat moeten we als raad weten? • Als het (meer) geld gaat kosten; • Als buiten de kaders getreden moet worden / wordt; • Als de planning niet gehaald wordt (i.v.m. communicatie richting inwoners); Ofwel: Als het besluit beïnvloedt wordt.

•

-

Het presidium moet pleiten voor een helder proces; Er is behoefte aan een duidelijke planning in het projectplan: Tijdslijn duidelijk hebben Piketpaaltjes (wanneer welke besluitvorming) Tussentijds bijpraten

Ofwel: wat is nodig voor welk besluit?

• •

•

•

•

Ambtelijke organisatie is kundig; Bij twijfel hoor wederhoor toepassen; Ambtenaren zijn politiek sensitief; Kan niet alle informatie (openbaar) geven (rol seniorenconvent?) Informatie gefaseerd naar de raad, dit voorkomt overkill aan informatie; Geen politieke inkleuring door college; Informatie is objectief.

NICE TO KNOW Wat willen we als raad weten? • Bijpraatsessies (themasessie) • Inloopsesie Ofwel: Geen directe beïnvloeding op besluit

5

Meer onderling contact

Informatieladder

•

Vergelijk informatie aanbieden met participatieladder

-

Werkgroep raadsleden – ambtenaren? Onderling dialoog Leren elkaar beter kennen Groei van vertrouwen Betere samenwerking

=> Informatieladder

6

Waar raakte de discussie aan? Ruime planning en bestuurlijke deadlines

Paradox tussen goed informeren en beknopte adviezen

.

INFORMATIE NAAR DE

Vertrouwen

RAAD VIA HET DOSSIER.

Leeswijzer

Keuzes/ alternatieven en scenario’s

Inwonersparticipatie

7

Paradox goed informeren – Beknopt adviseren 1/2 Dossier moet starten met 1. Wat is het probleem 2. Hoe gaat dit dossier daarbij helpen? Volgen van de ‘kopjes’ van het dossier helpen. Vul de kopjes in met in je achterhoofd: ik schrijf dát op wat de raad moet weten om een goed besluit te nemen. Stap af van apart raadsbesluit en raadsvoorstel, maar integreer deze in elkaar. Maak webinars rond majeure projecten waarin de hoofdlijn wordt verteld. Kun je als raad als achtergrond terugkijken.

Paradox goed informeren – Beknopt adviseren 2/2 Het college checkt de dossiers op de volgende punten: • Communicatie • Participatie • Financiën • Helder schrijven • Integraliteit (wat betekent dit voor andere portefeuilles)

Vertrouwen De raad moet erop kunnen vertrouwen dat adviezen niet politiek worden gekleurd door de wethouder. Wanneer de raad de kundigheid van de ambtenaren ziet/hoort, groeit het vertrouwen in de raadsvoorstellen. Themasessies helpen hierbij. Leeswijzers, document appreciaties en draagvlakrisico analyses kunnen de raad helpen met zijn taken zolang er sprake is van vertrouwen tussen raad en college. Raad heb vertrouwen dat als je geen info ontvangt, dat het goed zit/ loopt. 8

Inwonersparticipatie Het zou mooi zijn als de raad in het dossiers terug kan zien wat de draagvlakrisico’s zijn. hier spelen wel vragen tussen wel/niet openbare informatie en bijeenkomsten. Geef bijvoorbeeld per dossier aan waar het afbreukrisico voor betrokkenen zit. Het is goed als de overwegingen van groepen betrokken inwoners/ organisaties worden weergegeven. Maak inzichtelijk welke partijen betrokken zijn bij het tot stand komen van het dossier m.n. bij gevoelige dossiers (niet enkel hoe je VANAF NU inwoners-

Keuzes/ alternatieven

Ruime planning

Breng de keuzes die de raad kan maken helder in beeld

(heeft een relatie met informatie vóór het besluit)

Geef weer wat (haalbare) alternatieven zijn op het voorstel met de voor- en nadelen daarvan. Zorg dat in themasessies al aandacht is voor verschillende scenario’s (en evt. waarom bepaalde scenario’s aan de voorkant afvallen).

Bij veel bijlagen, waarschuw presidium en raad vooraf. Hou in de planning rekening met (veel) zienswijzen bij gevoelige stukken en plan dan ook ruimer (indien mogelijk). Bij majeure projecten en soms complexe dossiers (standaard) het proces van aanleveren ruimer nemen.

9

Leeswijzer Bij veel bijlagen heeft de raad behoefte aan ondersteuning om zich goed te laten informeren. Daar zijn een aantal vormen voor benoemd: •

• •

Een leeswijzer met daarin bijvoorbeeld bezwaar 1 t/m 75 zijn hetzelfde. Een appreciatie vanuit het college over de documenten. Zorg voor een overzicht van ‘need to know’ en ‘nice to know’.

Bij bovenstaande is het van belang dat het college dit apolitiek doet.

De voorwaarden wanneer je dit als raad wenst, dienen

10

Waar raakte de discussie aan?

Instrumenten inzetten

Evalueren = leren

.

Controle versus bewaken

INFORMATIE NAAR DE RAAD

Rol Presidium

NADAT HET BESLUIT IS GENOMEN

Bewoners Informeren

Actief/Proactief informeren 11

Instrumenten inzetten

Controle en bewaken

•

•

•

•

In majeure voorstellen, projecten en plannen aan de Raad moet duidelijk opgenomen zijn welke concrete resultaten er behaald moeten worden; Ook moet opgenomen zijn welke ambtelijke capaciteit in fte nodig en voorhanden is voor het welslagen; Aangeven in dossier wanneer en op welke wijze (bijvoorbeeld: evaluatie, voortgangsrapport, tussen-evaluatie enz) terugkoppeling plaatsvindt aan de Raad over uitvoering, voortgang en afronding van het voorstel/plan/project.

•

Over ontwikkelingen binnen vastgestelde kaders wordt de Raad periodiek geïnformeerd. Bij ontwikkelingen buiten de kaders is dat initieel. Er wordt een format ontwikkeld voor periodieke rapportages op majeure projecten. De in te zetten informatie-instrumenten moeten • op begrijpelijke wijze informeren over actuele ontwikkelingen • over waarneembare nieuwe trends die van invloed kunnen zijn op voortgang en resultaten van het traject • Moeten aangeven wat eventuele afwijkingen voor risico’s met zich meebrengen.

Actief/pro-actief informeren •

•

De ambtelijke organisatie, College en Raad vormen een drie-eenheid die een gezamenlijke opgave heeft naar de bevolking. Daarbij past een open en transparante houding in het elkaar tijdig en volledig (Actief en proactief) voorzien van passende en relevante informatie. De Raad zet daarnaast waar nodig het ter beschikking staande instrumentarium tijdig in om actuele gewenste informatie te verkrijgen.

12

Bewoners informeren

Evalueren is leren

Rol Presidium

•

•

Het presidium bewaakt de planningscyclus van de Raad. Zij ziet mede toe op tijdige informatieverstrekking van te behandelen voorstellen e.d. in de Raad.

•

Het is van belang dat het College bewoners zo snel en goed mogelijk informeert over genomen definitieve besluiten. Daarbij moet gebruik maken van relevante communicatie-middelen om een zo breed mogelijke groep van (direct) betrokkenen te bereiken.

•

•

Het evalueren van majeure projecten is een vast onderdeel van de beleidsen besluitvormingscyclus en in dergelijke projecten wordt vooraf aangegeven wanneer, waar en hoe geëvalueerd wordt binnen het traject. De evaluaties zijn vooral bedoeld om te leren van successen, fouten en voorzienbare en onvoorzienbare ontwikkelingen. Aan het eind van een evaluatie wordt aangegeven welke lessen er getrokken zijn uit de evaluatie en welke consequenties die hebben voor (vergelijkbare) toekomstige projecten.

13

WAT BLIJFT HANGEN?

14