22076.4 - Controleprotocol 2022 gemeente Best

Controleprotocol voor de accountantscontroles op de jaarrekening 2022 Gemeente Best

12 december 2022

Archiefexemplaar van BL22-17733

- CONTROLEPROTOCOL 2022

Inhoud 1. Inleiding 1.1. Wettelijk kader 1.2. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties 1.3. De te controleren rechtmatigheidscriteria

3 3 3 3

2. Nadere uitwerking criteria

4

2.1. Het begrotingscriterium 2.2. Het M&O-criterium 2.3. Het voorwaardencriterium

4 5 5

3. Landelijke wet- en regelgeving 3.1. Gemeentelijke verordeningen en regelgevingen 3.2. Collegebesluiten

12 december 2022

5 5 5

2

1. Inleiding De gemeenteraad heeft aan de accountant opdracht verstrekt voor de accountantscontrole zoals is aangegeven in artikel 213 Gemeentewet (GW) voor de gemeente Best uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole spreekt de gemeenteraad zich middels dit controleprotocol expliciet uit over de door de accountant uit te voeren werkzaamheden en geeft hiermee richting aan de werkzaamheden van de accountant. Met dit controleprotocol worden de controles van de jaarrekening 2022 ondersteund door middel van nadere aanwijzingen van de raad aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole; de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. In dit protocol is rekening gehouden met de door de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (commissie BBV) opgestelde aanvullende eisen zoals verwoord in het addendum Kadernota rechtmatigheid 2021 en 2022.

1.1.

Wettelijk kader

De Gemeentewet artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad een of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de raad nadere aanwijzingen geven voor: a. de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties (zie par. 1.2) b. de wet- en regelgeving in het kader van het financiële beheer, die onderwerp van de rechtmatigheidscontrole zijn (zie par. 1.3) Met dit controleprotocol wordt hieraan invulling gegeven.

1.2.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor het boekjaar 2022 zijn vastgesteld op de wettelijke minimumeisen, te weten:

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1% ≤ 3%

Strekking accountantsverklaring: Beperking Oordeelonthouding >1%<3% >3%<10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

Als maatstaf voor de rapporteringstoleranties stelt de raad, dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 50.000 rapporteert. De rapporteringstolerantie voor de specifieke uitkeringen is vastgesteld op 10% van de rijksbijdrage. De rapporteringstolerantie voor de SISA regelingen is conform wet en regelgeving.

1.3.

De te controleren rechtmatigheidscriteria

In het kader van de rechtmatigheidscontrole zijn negen rechtmatigheidscriteria onderkend, te weten: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium (M&Ocriterium), het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. De oordeelsvorming door de accountant over de rechtmatigheid van het financieel beheer in enge zin is specifiek gebaseerd op de toetsing aan de hand van drie rechtmatigheidscriteria: het begrotingscriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium (M&O-criterium) en het voorwaardencriterium. Binnen het voorwaardencriterium toetst de accountant specifiek op recht, hoogte en duur.

12 december 2022

3

In het kader van het getrouwheidsonderzoek door de accountant wordt aandacht besteed aan de andere zes criteria. Daarmee is het rechtmatigheidsonderzoek door de accountant volledig; alle negen rechtmatigheidscriteria worden beoordeeld.

2. Nadere uitwerking criteria De drie rechtmatigheidscriteria in enge zin worden nader toegelicht.

2.1.

Het begrotingscriterium

De gemeenteraad stelt jaarlijks de begroting vast. De gerealiseerde lasten van een boekjaar zijn rechtmatig, indien de lasten binnen het vastgestelde budget blijven. Alle uitgaven die de begroting te boven gaan, zijn formeel onrechtmatig. Dreigende begrotingsoverschrijdingen van de lasten in 2022 worden via een begrotingswijziging vóór 1 januari 2023 vastgesteld. De gemeentewet laat expliciet geen begrotingswijzingen over boekjaar 2022 toe na de datum van 31 december 2022. De raad kan uitgaven, die de begroting te boven gaan, na 31 december 2022 wel goedkeuren, maar formeel blijven deze uitgaven onrechtmatig. Overschrijdingen van de begroting ten opzichte van de begroting inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen, die een van de volgende oorzaken hebben, worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel: 1. Begrotingsoverschrijdingen, die kleiner zijn dan € 50.000; 2. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van autonome ontwikkelingen. 3. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van verplichte uitgaven. 4. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van artikel 175 van de Gemeentewet (oproer, wanordelijkheden, rampen of zware ongevallen of vrees daartoe) 5. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van onvoorziene situaties binnen de kaders en limieten van artikel 5 lid 3 en 4 van de Financiële verordening. 6.

Begrotingsoverschrijdingen waarbij de hogere kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat. 7. Begrotingsoverschrijdingen, waarover het college verantwoording heeft afgelegd via de laatst vastgestelde jaarstukken. 8. Begrotingsoverschrijdingen die passen binnen de vastgestelde totale exploitatieopzet van een grondexploitatie. Alle andere begrotingsoverschrijdingen van de lasten zijn onrechtmatig en hebben dus invloed op het rechtmatigheidsoordeel van de accountant.

12 december 2022

4

2.2.

Het M&O-criterium

Allereerst zijn preventieve en controlerende maatregelen in landelijke wet- en regelgeving opgenomen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan inkomens- en vermogenstoetsen bij uitkeringen en voorzieningen in het sociaal domein. Daarnaast hebben wij structurele, preventieve maatregelen tegen fraude genomen in kwetsbare processtappen binnen de financiële processen. Door interne beheersmaatregelen als systeemcontrole, 4 ogen principe en bestandsvergelijking wordt het voorkomen van financiële misstanden geborgd. Ook bij de kwaliteitscontroles en de verbijzonderde interne controles is aandacht voor fraudesignalen. Als aanvulling op de beheersmaatregelen laat het college jaarlijks een frauderisicoanalyse uitvoeren. De frauderisicoanalyse is een middel om bewustzijn, inzicht, passende beheersmaatregelen en borging daarvan te verschaffen. Het doel is de mogelijkheden van doelbewust frauduleus handelen door inwoners, bedrijven, partners (externen) en gemeenteraad, college, leidinggevenden en medewerkers (internen) te voorkomen of te beperken. Doordat de frauderisicoanalyse elk jaar wordt herhaald, waarbij de eerder genomen beheersmaatregelen worden geëvalueerd, ontstaat een dynamisch en cyclisch verbeterproces.

2.3.

Het voorwaardencriterium

In overleg met de accountant worden de financiële processen met een omvangrijke geldstroom en een hoog risicoprofiel ten behoeve van de jaarrekeningcontrole op rechtmatigheid getoetst. De accountant maakt hierbij gebruik van de procesaudits en interne controles, die zijn verricht. Landelijke en gemeentelijke regelgevingen zijn opgenomen in een normenkader, die de accountant moet toetsen. Over de het boekjaar 2022 toetst de accountant specifiek op de onderdelen recht, hoogte en duur van het voorwaardencriterium.

3. Landelijke wet- en regelgeving Alle landelijke wet- en regelgeving met bepalingen over financiële beheershandelingen vormen een onderdeel van het normenkader.

3.1.

Gemeentelijke verordeningen en regelgevingen

Alle gemeentelijke verordeningen voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen maken onderdeel uit van het normenkader. Andere besluiten van de gemeenteraad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter vormen ook een verplicht onderdeel van het normenkader (bijv. de programmabegroting).

3.2.

Collegebesluiten

Collegebesluiten vallen niet onder het rechtmatigheidoordeel. Daar is echter een uitzondering op. De uitzondering betreft kaderstellende collegebesluiten, die betrekking hebben op financiële beheershandelingen, die een nadere uitwerking bevatten van: a. hetzij landelijke regelgeving b. hetzij een door de raad vastgestelde verordening c. en waarbij in de landelijke regelgeving of de door de raad vastgestelde verordening wordt aangegeven dat een dergelijk collegebesluit moet worden genomen. Als het opstellen en nemen van een collegebesluit verplicht wordt gesteld, gaat het college alleen na of het voorgeschreven besluit daadwerkelijk door het college is genomen. Als wet- en regelgeving ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit stelt, wordt ook vastgesteld of aan deze eisen is voldaan Dit laat overigens onverlet dat sommige collegebesluiten, vooral betreffende mandaat, invloed hebben op het financiële beheer. Deze besluiten kunnen daarom wel gevolgen hebben voor het getrouwe beeld. In die zin worden deze besluiten wel meegenomen met de accountantscontrole ten behoeve van de getrouwheidscontrole.

12 december 2022

5