22071.3 - Nota Beter participeren in Best

rvurdeŕ ŕVWŬ.

AWķ mxn

f *{í*} ^

^ĩňėjikunplei

íhTMJ- '"r WofKC»

6ir rw i4t

Beter participeren in Best

(3ceel

Samen voor meer, bredere en betere participatie

;į -tflffr Llf'n.t ffl Åfi/r- V^'/'ík/j - «W (o/A.r,., .í,. bitt ~*X iX*tJ*Y-

ļ

Beleid inwoners- en overheidsparticipatie

0(p 1*1 *p

/«ŕ-

-'V «fc».

JB

cļC*^í tj- 'aaS

O'S*/*.! 0*A*9-t,j

uenfio C»\ cwlírt |.Wùí

J’*3

"V^kcsvkaX

(ŕWo

Archiefexemplaar van BL22-20756

- 4170-BES Nota-Participatiebeleid 20-10

Inhoud

Samenvatting ................................................................................................................................. 3 Voorwoord...................................................................................................................................... 4 Inleiding...........................................................................................................................................5 Participatie: definitie en vormen....................................................................................................6 Participatie verbeterpunten.......................................................................................................... 8 Aanscherping ambitie voor meer, bredere en betere participatie ...........................................10 Omgevingswet en participatie.................................................................................................... 11 Afwegingskader participatie........................................................................................................14 Communicatie- en participatieplan............................................................................................ 15 Tools voor participatie op z'n Best(s) ..........................................................................................

16 Rollen voor inwoners, raad, college en organisatie................................................................... 17 Wat gaan we doen........................................................................................................................19 Bijlagen ......................................................................................................................................... 20 Communicatie- en participatieplan (voorbeeldformat)............................................................ 21 Checklist omgevingsdialoog (concept).......................................................................................22

Beter participeren in Best 2

Samenvatting

Vanuit onze overtuiging dat plannen, beleid, projecten en besluiten beter worden als we er samen over nadenken en aan werken, is het de ambitie van gemeente Best om meer, breder en beter te participeren. Signalen uit de samenleving geven hier aanlei­ ding toe. En daarnaast vraagt de invoering van Omgevingswet dat onze kaders voor participatie helder zijn. Daarom vernieuwen we het beleid voor inwoners- en overheidsparticipatie.

Bij de start van een project of beleidsontwikkeling maken we een communicatie- en participatieplan. In dit plan noteren we de participatievraag, de intentie die we hebben met de participatie en de opbrengst, de participatievorm, de tools en waar en wanneer we de participatie uitvoeren en inwoners erover informeren. De raad stelt het commu­ nicatie- en participatieplan vast wanneer het gaat om (grote) samenwerkingsprojecten of om majeure projecten.

Participatie is het betrekken van inwoners, ondernemers, maatschappelijke organi­ saties, andere overheden en betrokkenen bij plannen, beleid en projecten. Ligt het initiatief hiervoor bij de gemeente, dan noemen we dat inwonersparticipatie. Starten inwoners een initiatief waarbij ze de gemeente vragen mee te doen, dan spreken we van overheidsparticipatie.

Daarnaast hebben we de afgelopen jaren veelvuldig ervaring opgedaan met participatieprocessen bij diverse plannen en projecten. En hebben we, gestimuleerd door coro­ na, nog beter geleerd om ook online onze inwoners te betrekken. De ontwikkelingen staan niet stil en participatie krijgt steeds meer (online) mogelijkheden die we ook voor Best verder gaan verkennen.

In Best werken we met drie vormen van inwonersparticipatie: raadplegen, advies vra­ gen en samenwerken of co-creëren. Met een afwegingskader bepalen we steeds vooraf of we participatie starten en zo ja, wat ons doel is en welke vorm van participatie we inzetten. Daarbij nemen we ook in overweging wat we willen doen met de inbreng van inwoners en hoe we deze verwerken. Is er geen ruimte voor inbreng van inwoners, dan informeren we hen slechts en starten we geen participatieproces.

Participatie vraagt ook dat we ons bewust zijn van en vertrouwd raken met de ver­ schillende rollen in het participatieproces. En dat we weten dat we die rollen soms ook gelijktijdig vervullen. In een context van steeds mondiger inwoners, complexe en meerledige opgaven, verhoudingen die polariseren en een groeiend wantrouwen naar het optreden van de overheid is dat rolbesef heel belangrijk. Al doende gaan we leren - inwoners, raad, college en organisatie - om onze rol in participatie te pakken en uit te voeren. Alleen samen kunnen we meer, beter en breder participeren.

Met het nieuwe beleid werken we aan een aantal verbeterpunten die door onze inwo­ ners, professionals en ambtelijke organisatie breed worden gedeeld. We zetten in op meer weloverwogen participatie op maat, breder Bestenaren bereiken en een zorgvul­ dige uitvoering van het participatieproces van begin tot eind. Deze verbeterpunten komen ook terug in de manier waarop we vormgeven aan participatie bij de Omge­ vingswet.

Beter participeren in Best 3

Voorwoord

Participatie vinden we in Best belangrijk. We willen onze inwoners, ondernemers en organisaties in de gelegenheid stellen mee te denken en invloed uit te oefenen. Op het beleid dat we maken en de wijze waarop we dat uitvoeren. Dat is niet nieuw, maar re­ centelijk is wel een beweging op gang gekomen. Deze nota 'Beter participeren in Best' markeert die beweging. We zijn ons als gemeente meer dan ooit bewust van het belang van goede participatie. Met deze nota en de daaruit voortvloeiende acties zetten we stappen om participatie meer, beter en breder in te zetten. Met dit nieuwe beleid gaan we de participatie in Best verbeteren. We gaan u beter betrekken bij onze plannen, en gaan constructief meedenken bij plannen vanuit de samenleving. Met deze nota zijn we er natuurlijk niet: het beleid wordt momenteel uit­ gewerkt in een concreet actieplan. Daarmee bieden we handvatten voor medewerkers van de gemeente, maar ook voor onze inwoners en organisaties. Ook gaan er medewer­ kers aan de slag die hun collega's maar ook inwoners ondersteunen bij participatietrajecten. En minstens zo belangrijk: zowel bij inwoners als binnen de gemeentelijke organisatie zit participatie nu echt tussen de oren. We beseffen allemaal dat goede participatie plannen beter en meer gedragen maakt. Wat dat betreft is er geen weg terug.

De totstandkoming van dit document ging hand in hand met een hernieuwde energie in onze inwonersparticipatie. Ik heb gemerkt hoe waardevol het is om vroegtijdig en met open vizier inwoners te betrekken. Bij elke bijeenkomst met inwoners of onderne­ mers ben ik weer onder de indruk van de betrokkenheid en constructieve inbreng. Die inbreng goed benutten maakt onze plannen beter, daar ben ik van overtuigd. Uiteraard is ook deze participatienota met participatie tot stand gekomen. Ik wil ieder­ een danken die ideeën met ons deelde op de Participatie Bruisdag, meedeed aan ons inwonerpanel of een bijeenkomst bezocht en daar input leverde. Ik wil de Bestenaren oproepen dat vooral te blijven doen! Het is belangrijk dat we als gemeente weten wat leeft onder onze inwoners en ondernemers. Alleen dan kunnen we de juiste dingen voor hen doen.

Stan van der Heijden Wethouder participatiebeleid

Beter participeren in Best

Inleiding

In Best willen we beter participeren. We zijn ons ervan bewust dat maatschappelijke en ruimtelijke opgaven steeds complexer en omvangrijker worden. Die kunnen - en willen we niet alleen oplossen. Daarom trekken we samen op met onze inwoners, bewoners­ overlegger ondernemers en maatschappelijke partners. We merken door signalen uit de samenleving dat we dat meer, breder en beter kunnen doen. De Omgevingswet1 vraagt daarnaast van ons dat we de kaders voor participatie helder hebben. Daarom vernieuwen we het participatiebeleid.

Het is onze overtuiging dat plannen, beleid en projecten beter worden als we er samen aan werken. Dat vraagt een inspanning van ons zelf en onze inwoners. Daarbij geven we zelf het goede voorbeeld. Door actiever en meer zichtbaar te handelen als een organisatie die bewonersbetrokkenheid serieus neemt en faciliteert. Iedereen de kans geven om mee te doen en op de hoogte te zijn. Vroegtijdig zeggen wat we doen en doen wat we zeggen en dat ook laten zien. Participatie weloverwogen en op maat inzetten. Het complete verhaal terugkoppelen. Ruimte bieden aan initiatieven uit de samenleving en zorgen dat kaders, processen en rollen duidelijk zijn. Kortom, samen beter participeren.

Het raadsbrede beleidsakkoord onderschrijft de ambitie van meer, bredere en betere participatie vanuit de wens dat de gemeente een betrouwbare partner is die de menin­ gen, belangen en ideeën van inwoners serieus en aantoonbaar in overweging neemt. Op dit moment hebben zij er niet altijd vertrouwen in dat ze nog iets te zeggen hebben of dat het ertoe doet wat ze zeggen. Als we hen vragen om met ons mee te denken of te doen, is de respons soms laag. Deels komt dat ook omdat we steeds moeilijker met de huidige communicatiemiddelen onze inwoners - breed - weten te bereiken. Dat neemt niet weg dat veel inwoners blij zijn met onze gemeente en graag willen mee­ denken. Zij laten alleen niet altijd van zich horen of weten niet hoe ze zich kunnen laten horen.

1

Naar verwachting wordt de Omgevingswet ingevoerd per 1 juli 2023. Beter participeren in Best 5

Participatie: definitie en vormen

Geen doel op zich Participeren is nooit een doel op zich. In dat geval is namelijk de stelregel: baat het niet, dan schaadt het wel. We doen het om ideeën, adviezen, standpunten en belangen op te halen en zo de kwaliteit van (de uitvoering van) een plan of beleid te verrijken. Of omdat we in coproductie samen willen werken aan oplossingen om zo gebruik te maken van elkaars kennis en kunde. Inwoners betrekken leidt dan tot betere plannen, zorgvuldige besluiten en vertrouwen in de relatie tussen gemeente en lokale samenle­ ving.

Participatie is het betrekken van inwoners, ondernemers, maatschappelijke organi­ saties, andere overheden en betrokkenen (hierna: inwoners) bij plannen, beleid en projecten. Inwoners denken, praten, doen of beslissen mee met beleid en plannen van de overheid met als doel kwalitatief betere plannen en besluiten. Participatie gaat ook over hoe de overheid mee kan werken aan initiatieven uit de samenleving. Om deze vormen van elkaar te onderscheiden, spreken we van inwonersparticipatie en overheidsparticipatie.

Inwonersparticipatie:

Overheidsparticipatie:

Niet hetzelfde als draagvlak Met participatie peilen we actief het draagvlak. Het is niet zo dat participatie per defi­ nitie het draagvlak vergroot. Wel geeft het participatieproces ons inzicht in de knel- en pijnpunten. Het maakt duidelijk waar verbeteringen mogelijk zijn om een plan of beleid beter te doen landen. Daarbij kan 10007o draagvlak nooit het doel zijn. Wel dat we door participatie zoveel mogelijk rekening houden met belangen die niet door het plan of beleid worden bediend.

een manier van beleidsvoering waarbij inwoners, individu­ eel of georganiseerd, direct of indirect, de kans krijgen om invloed uit te oefenen op de ontwikkeling, uitvoering en/ of evaluatie van beleid. Als de gemeente Best bewust en weloverwogen een participatietraject opzet, noemen we dat inwonersparticipatie.

Goed luisteren We betrekken inwoners omdat we gebruik willen maken van hun expertise, kennis en creativiteit. Dat vraagt om goed, objectief luisteren en om doorvragen naar achter­ liggende motivatie en argumentatie. Participatie is dan iets anders dan per definitie gevolg geven aan wat inwoners vragen of wensen. Wel gaat het om inzicht krijgen in meningen, standpunten, ideeën en voorkeuren en hoe we zo goed mogelijk daarmee rekening houden.

hier ligt het startpunt van samenwerking bij een bewoner(sgroep) en is het juist de gemeente die meedoet met het plan of project. De bewoner(sgroep) is in dit geval de initiatiefnemer. De gemeente faciliteert en ondersteunt met bijvoorbeeld raad of kennis.

Participatievormen Participeren is altijd tweerichtingsverkeer. Informeren gaat uit van één kant en zien we daarom strikt genomen niet als een vorm van participeren. Dat neemt niet weg dat in­ formeren een onmisbare rol speelt bij participatie. Goede participatie begint en eindigt met zorgvuldige communicatie en zorg voor helderheid. Over het doel, het proces, wie de 'eigenaar' is en wat er met de inbreng van de participanten gebeurt. Zo zorgen we dat iedereen met dezelfde informatie, verwachtingen en kaders het participatieproces ingaat en afrondt.

Maatwerk Participatie is altijd maatwerk. Voor elk plan, project of nieuw beleid maken we op basis van een afwegingskader steeds een afweging welke participatieaanpak het meest passend is bij de (reikwijdte van de) opgave en de grootte van de doelgroep en de mate waarin en hoe we participatie uitvoeren.

Beter participeren in Best 6

©o© Vormen van inwonersparticipatie

Overheidsparticipatie

In Best werken we met drie vormen van inwonersparticipatie. De vorm geeft aan welke intentie we hebben met de participatie. Met een afwegingskader bepalen we steeds vooraf of we participatie doen en zo ja, wat ons doel is en welke vorm van participatie we inzetten. Daarbij nemen we ook in overweging wat we willen doen met de inbreng van inwoners en hoe we deze verwerken.

Onze inwoners zijn bij uitstek de experts en ervaringsdeskundigen als het hun eigen straat, buurt of wijk betreft. Zij nemen steeds vaker het initiatief om de fysieke ruimte en het omzien naar elkaar te verbeteren. Zo dragen zij bij aan het versterken van de gemeenschapskracht. We vinden het belangrijk om ruimte te geven aan initiatieven uit de samenleving en deze te ondersteunen en stimuleren2. Dat doen we met onze contactfunctionarissen voor inwoners en bedrijven en door buurtbudgetten en andere subsidies voor goede ideeën. Daarnaast kunnen initiatiefnemers voor raad en daad terecht bij onze partners die samenwerken in Bestwijzer.

1. Raadplegen

2. Advies vragen

3. Samenwerken 1 co-creëren

Vragen om of peilen van meningen, standpunten, ervaringen en ideeën. De gemeente bepaalt de participatievraag en agenda en vraagt inwoners om mee te denken. We inventariseren de reacties van betrokkenen gebruiken ze om plannen te verrijken, te verbeteren en aan te scherpen. De reacties zijn niet bindend.

Participatie en inspraak

Er zijn veel raakvlakken tussen participatie en inspraak, maar ook verschillen. Een belangrijk verschil is de plaats in de besluitvorming. Participatie is het (pro-)actief en vroeg in het proces betrekken van belanghebbenden en bedoeld om te inventariseren, verkennen en co-creëren. Zodat zij de ruimte hebben om mee te praten, denken en doen. En zodat de gemeente die meedenk en -doekracht kan benutten voor betere plannen, projecten en beleid en zorgvuldige besluiten hierover.

We vragen inwoners om advies. Deelnemers aan de participa­ tie kunnen problemen, belangen en oplossingen aandragen. De gemeente bepaalt de participatievraag en de agenda, maar de reacties van betrokkenen spelen een belangrijke rol bij het ontwikkelen of de vormgeving van plannen of beleid. Als we de adviezen niet overnemen of er gedeeltelijk van afwijken vraagt dat om een gedegen onderbouwde motivering.

Inspraak betreft reacties van belanghebbenden op een keuze die al is gemaakt. Bijvoor­ beeld een voorontwerpplan, vergunningverlening of concept beleidsnota. Sommige vormen van inspraak zijn wettelijk verplicht zoals de mogelijkheid om in te spreken of zienswijzen (bezwaren) in te dienen in reactie op een bestemmingsplan (straks: omge­ vingsplan). Inspraak komt laat in het besluitvormingsproces. Dat betekent dat er voor belanghebbenden weinig ruimte is om plannen alsnog te wijzigen.

Partijen gaan vroegtijdig met elkaar aan tafel om over uitgangs­ punten en het plan te praten. Gemeente en inwoners bepalen samen de participatievraag en de agenda en zoeken samen oplossingen, bijvoorbeeld in een werkgroep. Bij samenwerking is er sprake van gedeelde verantwoordelijkheid en gelijkwaardige gesprekspartners. Vaak denken de betrokkenen ook mee over hoe het proces ingericht moet worden en doen ze mee in de uitvoering. De gemeente verbindt zich aan de gezamenlijk geko­ zen oplossingen binnen bepaalde kaders. Die zijn vooraf helder gemaakt en vastgesteld.

2

Op 23 september 2022 heeft minister Bruins Slot aan de Tweede Kamer het wetsvoorstel 'Versterking participatie op decentraal niveau' voorgelegd. Dit wetsvoorstel betreft naast het versterken van bewonersbetrokkenheid ook het uitdaagrecht dat inwoners meer mogelijkheden biedt zelf het initiatief te nemen. Beter participeren in Best

7

©o© Participatie verbeterpunten

^ Het verloop van het participatieproces: over het hoe, waar en wanneer van de par­ ticipatie én de plaats van participatie in een besluitvormingsproces ^ Wat er is gebeurd met de opbrengsten van het participatieproces en hoe de in­ breng is meegenomen of meegewogen. « Eerder informeren Onze inwoners hebben het gevoel te laat betrokken te worden bij plannen, beleid en projecten. Dat levert gevoelens op alsof het er toch niet meer toe doet wat ze vinden of dat het mosterd na de maaltijd is. Daarnaast is de kritiek dat ze te laat of onvoldoende op de hoogte worden gesteld van de mogelijkheid om te participeren.

Ter voorbereiding op deze nota hebben we onderzoek gedaan naar wat onze inwo­ ners, ondernemers en organisaties vinden van hoe we participatie doen. We hebben daarvoor een enquête uitgezet via het inwonerspanel, op de Bruisdag van 11 juni 2022 gesprekken gevoerd met inwoners en sessies georganiseerd met bewoners­ organisaties, adviesraden en professionals. Medewerkers van de gemeente hebben meegedacht over het participatiebeleid tijdens online en offline lunchsessies3.

Het participatieproces wordt er beter van als we eerder en breder informeren. Dat wil zeggen: ^ In een zo vroeg mogelijk stadium inwoners betrekken bij een plan of beleid ^ (Vroeg)tijdig inwoners op de hoogte stellen van de mogelijkheid om mee te doen en van de intentie van de participatie ^ I nwoners eerder in de gelegenheid stellen zich te informeren over wat er speelt ^ Meer en beter gebruik maken van bestaande kanalen zoals bewonersoverleggen, adviesraden en de module Praatmee op PleinBest, offline en online media en com­ municatiemiddelen

Uit het onderzoek bleek waardering voor de participatie van de gemeente en de intentie om het samen met inwoners te doen. Tegelijkertijd bleek dat we vanuit de samenleving en de organisatie hetzelfde denken over hoe we participatie meer, breder en beter kunnen doen. Inwoners, professionals en ambtelijke organisatie delen de volgende verbeterpunten. « Meer duidelijkheid Negatieve reacties over participatie in Best gaan soms over de manier waarop informa­ tie is verzameld maar veel vaker over wat ermee wordt of is gedaan. Zoals wanneer het inwoners niet duidelijk is waarom ze mee zouden doen aan bijvoorbeeld een enquête. Of als een plan, beleid of besluit op geen enkele manier rekening houdt met de inbreng van de participanten. Onduidelijkheid over de intentie van de participatie of de terug­ koppeling van de inbreng schaadt het vertrouwen van onze inwoners.

« Breder Bestenaren bereiken Met de huidige middelen bereiken we niet altijd iedereen. Jongeren en jongvolwas­ senen zijn vaak ondervertegenwoordigd in de participatierespons of -deelname. Een fenomeen dat zich niet alleen voordoet in Best, maar ook landelijk speelt. En soms merken we dat een te kleine vaste basis van inwoners van zich laat horen, terwijl we ook geïnteresseerd zijn in de ideeën van anderen die belanghebbend of betrokken zijn maar niet zo gemakkelijk van zich laten horen.

Op allerlei fronten kunnen we het participatieproces verbeteren door meer duidelijk­ heid te geven. Zodat iedereen weet waar hij aan toe is, wat hij mag verwachten en wat het betekent om de organisator of participant te zijn. Het gaat om duidelijkheid over: ^ De kaders: waarover mogen inwoners meepraten, denken of doen en wat is de intentie. 3

De afgelopen jaren hebben we onze communicatiemiddelen al uitgebreid met online tools, diverse social media en bijvoorbeeld ook de Praat mee participatiemodule op de website van PleinBest. Toch is het kennelijk nog steeds onvoldoende om in te kunnen spelen op de diversiteit aan voorkeur en gebruik van informatiekanalen door verschillen­ de leeftijds- en doelgroepen. Daarbij hebben we wel rekening te houden met de wette­ lijke voorwaarden aan het adresseren van onze inwoners zoals bijvoorbeeld de AVG.

In een afzonderlijk bijlagenrapport bij deze nota vindt u de verslagen van de vier interne en de twee externe participatiepraatsessies, van de opbrengsten van de Participatie Bruisdag voor meer, bredere en betere participatie. Dit bijlagenrapport bevat ook het rapport van de peiling Inwonersparticipatie onder het inwonerspanel alsook de factsheet met de samenvatting van het rapport. Het bijlagenrapport is te vinden in Corsa onder BL22 21016.

Beter participeren in Best 8

Zorgen voor een breder bereik betekent: ^ Een extra inspanning plegen om doelgroepen te bereiken die altijd al moeilijker te bereiken zijn. Met aansprekende communicatiemiddelen die we in een goede mix van offline en online op maat inzetten. Waarbij we specifiek aandacht hebben voor jongeren, jongvolwassenen en jonge gezinnen. ^ Inzetten op het bereiken en het meedoen van de zwijgende meerderheid of caring majority zodat we ook hun stem horen naast die van betrokken inwoners die zich veel makkelijker en vanzelfsprekender uitspreken. ^ Op zoek gaan naar nieuwe middelen of andere manieren om een bredere doel­ groep bereiken.

m

Participatie paradoxen

Een paradox bij participatie is dat in het begin van het proces, als men de meeste invloed kan uitoefenen, de belangstelling van inwoners vaak gering is. Later in het proces, als het meer concreet en actueel is, worden inwoners vaak actiever en meer betrokken. In dit stadium is er echter meestal nog maar weinig ruimte voor invloed. Een tweede paradox is dat participatie de ongelijkheid kan vergroten. Het risico be­ staat dat een participatietraject een deel van de samenleving aanspreekt (hoogop­ geleid, welgesteld), waardoor deze groep meer mogelijkheden krijgt en de ongelijk­ heid groeit.

Beter participeren in Best 9

Aanscherping ambitie voor meer, bredere en betere participatie

Op basis van de verbeterpunten die we hebben opgehaald en ook de voorwaarden die de Omgevingswet straks aan het participatiebeleid stelt, zien we de volgende aan­ scherping van de ambitie voor meer, bredere en betere participatie: ^ Meer weloverwogen participatie 'op maat' Het gaat niet per se om meer of vaker participatie doen maar wel om meer welover­ wogen participatie die we bewust inzetten vanuit meerwaarde voor ons plan of beleid. Het streven is om als vanzelfsprekend steeds de afweging te maken of en hoe we een participatietraject uitvoeren. Dat we daarbij, in afstemming met collega's en andere be­ langhebbenden, goed nadenken over onze intentie, de participatievraag en de groep bewoners die we daarbij willen betrekken. Dat we vooraf nadenken over wat we ach­ teraf doen met de inbreng en daar onze planning op afstemmen. En bewust middelen inzetten om hierover zo vroeg en breed mogelijk te informeren en terugkoppelen. En dat we dat alles helder uiteenzetten in een participatie en communicatieplan.

^ Betere participatie in de uitvoering Beter participeren betekent beter het proces uitvoeren van begin tot eind. Met meer aandacht voor betrokkenheid vanaf het begin van de planvorming of beleidsontwikke­ ling tot en met heldere terugkoppeling over het resultaat. Zorgvuldig zijn in de voor­ bereiding, de uitvoering én de afronding. Vanaf de start helder zijn over de invloed van betrokkenen, de rollen, verantwoordelijkheden en ook budget en besluitvorming. Het complete verhaal vertellen. En dat verhaal ook op tijd en zo vroeg mogelijk vertellen. Participatie begrijpelijk en toegankelijk maken. Zorgen voor laagdrempelige werkvor­ men en passende middelen. Gedurende het hele participatieproject communiceren over processtappen en over wat het resultaat is en wat we met de inbreng hebben gedaan. En vooral ook: heel goed luisteren met oprechte interesse en de inbreng van inwoners serieus nemen.

^ Bestenaren breed laten participeren Op maat participeren betekent ook dat als we hebben bepaald wie de belanghebbenden, omwonenden of geïnteresseerden zijn bij een plan, project of beleid, we ons inspannen om iedereen uit die groep de gelegenheid te geven om mee te doen. Zodat we aan het eind van een traject de meningen, standpunten en belangen van alle geledingen uit die groep in beeld hebben. Participatie inclusief en divers maken is niet altijd makkelijk. Inwoners maken een afweging. Afhankelijk daarvan doen ze wel of niet mee. Om die afweging gunstiger te doen uitvallen en daarmee de participatiebereidheid te vergro­ ten, moeten we aansluiten bij de leefwereld van onze inwoners. Alternatieven bieden in communicatie, zorgen voor aantrekkelijke en laagdrempelige werkvormen, duidelijk zijn in verwachtingen en afspraken en specifieke groepen (jongeren!) gericht benaderen.

Beter participeren in Best

10

©o© Omgevingswet en participatie

De Omgevingswet biedt meer mogelijkheden aan ruimtelijke plannen en projecten voor nu en in de toekomst en versimpelt en versnelt processen. Daar tegenover staat dat de wet ook de belangen van de omgeving en de kwaliteit van de leefomgeving wil borgen. Daarom stimuleert de wet dat nieuwe ontwikkelingen in de leefomge­ ving goed worden doorleefd en doorgesproken met de omgeving die erdoor wordt geraakt of ermee te maken krijgt. Daarom stimuleert de wet dat initiatiefnemers de omgeving, omwonenden, belanghebbenden, bedrijven, maatschappelijke organisa­ ties en andere overheden, in een vroegtijdig stadium betrekken bij de veranderin­ gen die daarin plaatsvinden. Die participatie heet onder de Omgevingswet ook wel omgevingsdialoog of omgevingsoverleg. Participatie voor een gewogen besluit Het idee is dat een initiatiefnemer in een vroege fase de omgeving betrekt bij de ontwikkeling van zijn plan. In gesprek met de omgeving komen dan alle belangen, kansen en zorgen, perspectieven, instemmingen en bezwaren op tafel. Daarmee kan een initiatiefnemer zijn plan kwalitatief verbeteren en het plan beter laten landen in de omgeving. En tegelijkertijd gebruikt de gemeente, als bevoegd gezag, de opbrengst van de participatie om een gewogen en gemotiveerd besluit te nemen over, soms impactvolle, ruimtelijke initiatieven.

Zo draagt participatie bij aan een zorgvuldige belangenafweging, een gewogen besluitvorming en daarmee aan het beginsel van behoorlijk bestuur.

tievorm of werkvorm te kiezen die hij het best vindt passen bij de locatie, de aard en impact van het plan, de omgeving en de grootte van de groep belanghebbenden. Andere rol voor de gemeente Tot nu toe nam de gemeente altijd het voortouw voor de participatie over ruimtelijke plannen met grote invloed op de (directe) leefomgeving. Met de komst van de Omge­ vingswet verandert dit. De gemeente vraagt dan aan de initiatiefnemer, de eigenaar van het plan of project, om een participatieproces te starten met omwonenden en andere belanghebbenden. De initiatiefnemer kan een inwoner zijn of een vereniging, maar ook een projectontwikkelaar of de gemeente zelf. Wanneer een derde het initiatief neemt voor een ruimtelijke ontwikkeling, is hij en niet de gemeente verantwoordelijk voor de participatie. De gemeente is dan gewoon een van de betrokken partijen. Omgevingswetinstrumenten en participatie De Omgevingswet kent een aantal kerninstrumenten zoals de omgevingsvisie, het om­ gevingsplan en de omgevingsvergunning. De verplichtingen tot participatie verschillen per kerninstrument. Daarbij is de gemeente verantwoordelijk voor de participatie bij de omgevingsvisie, omgevingsprogramma en het omgevingsplan. Initiatiefnemers zijn verantwoordelijk voor de participatie bij de omgevingsvergunning en ook als hun initiatief vraagt om een wijziging van het omgevingsplan. Instrument

Omgevingsvisie Omgevings­ programma Omgevingsplan

Vanuit het beginsel van behoorlijk bestuur vraagt de Omgevingswet aandacht voor transparantie, gelijkheid, zorgvuldigheid en tijdigheid als kernwaarden voor een goed participatieproces. Deze procesvoorwaarden nemen we mee als we zelf een participatieproces uitvoeren en ook als we het verloop van de participatie van een externe initiatiefnemer beoordelen. Tegelijkertijd is participatie onder de Omgevingswet vormvrij. Dat betekent dat het de organisator van de participatie vrij staat om de participa-

Omgevingsvergunning binnenplans Omgevingsvergunning buiten­ plans en participatieplichtig

Motiverings­

Kennis­

Aanvraag-

Indienings-

plicht

geving

vereiste

vereiste

X X X

X X

X

X

Beter participeren in Best

11

©o© Motiveringsplicht

participatie heeft gedaan en wat de resultaten zijn. Bevoegd gezag kan dit betrekken bij de integrale belangenafweging.

Motiveringsplicht betekent dat de gemeente (achteraf) moet aangeven hoe zij be­ langhebbenden heeft betrokken, welke resultaten dit heeft opgeleverd én wat met de resultaten is gedaan. Dit geldt voor de instrumenten omgevingsvisie, programma en omgevingsplan. Zo hebben we bij de omgevingsvisie Best verschillende doelgroepen betrokken om tot een kwalitatieve en gedragen visie te komen. De uitkomsten zijn vastgelegd in een document en een korte film. Tijdens een terugkoppelingsavond is alles toegelicht aan betrokkenen en belanghebbenden.

Belangrijk om op te merken is dat participatie bij een binnenplanse omgevingsplanactiviteit wel een aanvraagvereiste is, maar niet verplicht. Als een initiatiefnemer aangeeft dat er bewust geen participatie is gedaan, dan mag dat geen reden zijn om een (behandeling van) vergunningsaanvraag te weigeren. Dat kan de vergunningverlener evenmin als de hij de resultaten van de participatie of het draagvlak onvoldoende vindt.

Kennisgevingsplicht

Participatie als indieningsvereiste

Voor een omgevingsplan geldt ook de plicht van kennisgeving. Dat betekent dat de gemeente vooraf moet aangeven hoe we de participatie vormgeven. We maken be­ langhebbenden en geïnteresseerden duidelijk wie wordt betrokken, waarover het gaat, wanneer de participatie plaats vindt, wat de rol van bevoegd gezag is bij het betrek­ ken van de partijen en waar aanvullende informatie beschikbaar is of komt én wat er gebeurt met de resultaten.

Participatie is wel verplicht, en een indieningsvereiste, als het gaat om een vergunnin­ gaanvraag voor een activiteit die niet past binnen de kaders van het omgevingsplan en op de lijst staat van buitenplanse omgevingsplanactiviteit (hierna: bopa). Deze lijst is vastgesteld door de raad5. Met een bopa wil een initiatiefnemer afwijken van het omgevingsplan. Dat omgevingsplan is juist tot stand gekomen op basis van participatie en inbreng van belanghebbenden. Het zou dan niet passend zijn om zonder meer een ontwikkeling mogelijk te maken die niet eerder met de omgeving is besproken en een onverwachte verandering in de leefomgeving is. De raad heeft daarom een lijst opge­ steld van categorieën van bopa's die naar verwachting een grote verandering beteke­ nen voor de fysieke leefomgeving en participatie verplicht gesteld bij deze categorieën van gevallen.

Participatie bij vergunningaanvragen

In Best waarderen we het als we ons bij het verlenen van een vergunning kunnen base­ ren op een overzicht van de meningen en standpunten uit de omgeving en ons daar­ van rekenschap kunnen geven. Of het nu gaat om het plaatsen van zonnepanelen of het bouwen van meerdere woningen in het buitengebied: we vinden participatie in alle gevallen belangrijk. En des te meer naarmate het een maatschappelijke en/of gevoelige voorziening betreft of een ontwikkeling met groot effect op de omgeving. We stimule­ ren daarom dat een initiatiefnemer voorafgaand aan de vergunningaanvraag altijd de omgeving betrekt bij een plan voor een nieuwe ruimtelijke ontwikkeling, groot of klein. Participatie als aanvraagvereiste

Bij een aanvraag van een omgevingsvergunning voor een binnenplanse omgevingsplanactiviteit4 ligt het iets anders dan bij een omgevingsvisie of -plan. Allereerst omdat de initiatiefnemer niet per definitie de gemeente is, maar ook een particulier kan zijn, een bewonersgroep, een vereniging of projectontwikkelaar. Ten tweede omdat bij een aanvraag omgevingsvergunning participatie een aanvraagvereiste is. Dat betekent dat een initiatiefnemer bij een vergunningaanvraag moet aangeven of, en zo ja hoe, hij aan 4

Als het een bopa betreft moet de initiatiefnemer voorafgaand aan de vergunningaan­ vraag de omgeving hebben geïnformeerd, betrokken en gesproken. De manier waarop is vormvrij en op maat, afhankelijk van bijvoorbeeld de impact op de omgeving en de grootte van de groep belanghebbenden. Bij de vergunningaanvraag levert de initiatief­ nemer een verslag in waarin hij aangeeft: - Welke belanghebbenden hij bij de aanvraag heeft betrokken; - Hoe de participatie is uitgevoerd; - Wat de uitkomsten zijn van het participatietraject - In hoeverre de participatie van invloed is geweest op de aanvraag en in hoeverre de inbreng heeft geleid tot aanpassing van de aanvraag. 5

Dit is een activiteit die past binnen de kaders van het omgevingsplan.

De raad heeft deze lijst vastgesteld op 7 juli 2022. Met het vaststellen van het definitieve omgevingsplan ontstaat de noodzaak om deze 'lijst met gevallen' te actualiseren. Maar ook nieuwe inzichten kunnen er toe leiden dat aanpassingen nodig zijn. Dit actualisatiebesluit is aan de gemeenteraad. Beter participeren in Best

12

Toetsing participatie

Bij de behandeling van de aanvraag van een participatieplichtige bopa toetsen we of het participatieproces zorgvuldig is verlopen en de verslaglegging correct is. In lijn met ons eigen beleid betekent dat meer, bredere en betere participatie als het een grote ontwikkeling is of een ontwikkeling die een groot aantal belanghebbenden raakt. We kijken onder meer of iedereen die betrokken en belanghebbend is, tijdig op de hoog­ te is gebracht, voldoende gelegenheid kreeg om mee te doen of te reageren op de terugkoppeling. We kijken ook wat de initiatiefnemer heeft gedaan met de opbrengst van het participatieproces zodat we dat in overweging kunnen nemen bij de besluit­ vorming over de vergunningverlening.

QT) ôļ) tinjf

te konen b

Als de aanvrager bij deze categorieën niet of onvoldoende aan participatie heeft gedaan, kan de gemeente de aanvraag buiten behandeling laten. De reden is dan dat de gemeente vindt dat ze niet over voldoende informatie beschikt voor een zorgvul­ dige besluitvorming en voor de motivering van het besluit. Wel kan de gemeente de aanvrager de gelegenheid geven het gebrek te herstellen door alsnog via een partici­ patieproces informatie en belangen bij derden op te halen. De gemeente kan altijd nog zelf zienswijzen ophalen over een ingediende aanvraag of ontwerpbesluit en deze ter inzage leggen.

aoto. Locale C*—

'

Q*.

Onder de Omgevingswet krijgt participatie een zwaarder accent maar blijft inspraak tot aan het besluit altijd mogelijk voor belanghebbenden om zo hun mening te geven, bezwaar aan te tekenen en eventueel in beroep te gaan.

r I

I

Z

0* s pl

Beter participeren in Best 13

Afwegingskader participatie

Participatie is mooi, maar wanneer doen we het? Er zijn goede argumenten om altijd participatie te doen omdat het leidt tot betere plannen, zorgvuldige besluiten en wederzijds vertrouwen in de relatie tussen gemeente en inwoners. En ook omdat het een manier van beleidsontwikkeling is die straks met de invoering van de 'wet Versterking participatie op decentraal niveau' verder wordt versterkt. Tegelijkertijd kost participatie tijd, budget en inspanningen en willen we voorkomen dat participatiemoeheid optreedt bij de ambtelijke organisatie of onze inwoners. Daarom gebruiken we een afwegingskader dat ons helpt meer weloverwogen participatie op maat in te zetten.

Is er (verplicht) ruimte voor inbreng? JA

Nee

Geen participatie; alleen informeren

(Regel tijd en budget)

Impact op de omgeving?

Bij het maken van de afweging of en welke vorm we participatie uitvoeren en wat de intensiteit van het proces is, doorlopen we in Best steeds de volgende vragen uit het afwegingskader. De uitkomsten van de afweging schrijven we uit in een communicatieen participatieplan.

JA

In dit afwegingskader komen onze uitgangspunten voor participatie terug. Dit geldt voor participatie op maat die proportioneel is en voor het uitgangspunt dat participatie geen doel op zich is. Participatie doen we als er daadwerkelijk iets te kiezen is of ruimte is voor de meningen, ideeën en standpunten van inwoners. En uiteraard ook als het ver­ plicht is, zoals bij het omgevingsplan of een participatieplichtige bopa.

Nee

Impact voor veel of weinig bewoners(groepen)?

De grootte van de impact bepaalt mede de intentie Het aantal inwoners of de groepsgrootte bepaalt mede de werkvorm(en)

Beter participeren in Best 14

Communicatie- en participatieplan

In Best maken we altijd een communicatie- en participatieplan bij de start van een project of beleidsontwikkeling. In dit plan noteren we de participatievraag, de inten­ tie die we hebben met de participatie en de opbrengst, de participatievorm, de tools en waar en wanneer we de participatie uitvoeren en inwoners erover informeren. De bijlage bevat een format voor het communicatie- en participatieplan.

Participatie (Intentie)

Informeren (geen

Wie besluit

Organisatie

participatie)

Organisatie en

Raad en

Samenleving en

participatie

participatie

participatie

Maakt geen

Geen

Geen deelname

plan; realiseert

participatierol

wel opgave Bij het opstellen en vaststellen van het communicatie- en participatieplan is de rol

Raadplegen

Organisatie

van de ambtelijke organisatie, het college en de raad steeds anders afhankelijk van de intentie van de participatie. Wanneer we kiezen voor verdergaande samenwerking

Advies vragen

stelt de raad het communicatie- en participatieplan vast in de startnotitie. Dat gebeurt onder meer bij projecten met veel impact op de samenleving en/of fysieke omgeving

Maakt plan maar

Geen

Direct belang­

stemt niet af

participatierol

hebbenden Inwoners(groe-

Organisatie /

Stemt plan af

Raad

college

met college

informeren

pen) op basis van (actoren)analyse

en die de raad beschouwt als majeure projecten.

van de omgeving Laat college/

Raad kaders mee

(veel) groepen

Ĵ+ majeure projec­

raad meedenken

laten bepalen

op basis van

ten)

over plan en

voor proces en

(actoren)analyse

goedkeuring

inhoud (startno­

van omgeving

geven

titie) en gedu­

Samenwerken

College/raad

rende het proces informeren en eventueel passief deelnemen

Beter participeren in Best 15

Tools voor participatie op z’n Best(s)

Afhankelijk van de impact, groepsgrootte en beleidsruimte kan participatie groots en meeslepend zijn. En intensief en tijdrovend. Maar even zo goed is een participatietraject klein en fijn. In Best hebben we al heel wat ervaring opgedaan met trajec­ ten die met een beperkte groep bewoners en lichte, eenvoudige participatietools zijn opgezet.

Advies inwinnen van adviesraden Informatieavonden Inloopsessies Kinderen interviewen bewoners (tbv muurschildering) Ontbijtsessies (bedrijventerreinenvisie) Klantervaringen/ reactiemogelijkheid via website Padlet Mediation Beeldleveranciers Geomapping

Daarnaast hebben we de afgelopen jaren veelvuldig ervaring opgedaan met participatieprocessen bij diverse plannen en projecten. En hebben we, gestimuleerd door coro­ na, nog beter geleerd om ook online onze inwoners te betrekken. De ontwikkelingen staan niet stil en participatie krijgt steeds meer (online) mogelijkheden die we ook voor Best verder willen verkennen. Het onderstaande rijtje werkvormen waarvan we tot nu toe gebruik hebben gemaakt, is een mooie aanzet voor een verdere ontwikkeling van een toolbox: ^ ^ ^ • ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^

Fysieke bijeenkomsten Online bijeenkomsten Klankbordgroep Werkgroep PraatMee module op Pleinbest Telefonische interviews Klantreizen (dienstverlening/serviceformules) Burgertop (over de toekomst van Best - 2017) Participatie Bruisdag Inwonerspanel Best Ontwerpatelier Enquête Overleg met (het platform van) bewonersoverleggen

Beter participeren in Best 16

©o© Rollen voor inwoners, raad, college en organisatie

Mondige inwoners, complexe, meerledige opgaven, verhoudingen die polariseren en een groeiend wantrouwen naar het optreden van de overheid. In die context is het heel belangrijk om te weten welke rol je hebt in het participatieproces. En ook het besef dat er soms meerdere rollen tegelijkertijd of afwisselend te spelen zijn. Zoals wanneer een ondernemer soms de initiatiefnemer is en soms ook degene die meedenkt bij een initiatief van de gemeente of een inwoner met in die hoeda­ nigheid weer andere belangen. Dat maakt het wel eens lastig om de verschillende petten te onderscheiden. Ook omdat we als gemeente meerdere rollen hebben. Zo zijn we zelf initiatiefnemer, soms handhaver of vergunningverlener en tegelijk ook dienstverlener en faciliterende overheid. Hieronder beschrijven we de rollen in het kader van participatie. Al doende leren we, inwoners, raad, college en organisatie onze rol in de participatie te pakken en uit te voeren. Inwoners: actief mee doen In het veranderende lokale samenspel hebben inwoners een actieve inbreng en ge­ deelde verantwoordelijkheid voor de opgaven waaraan we als gemeenschap op een prettige manier samen willen werken. Ook zij hebben invloed op en zeggenschap over beleid, plannen of projecten of kunnen zelf het initiatief daartoe nemen.

Om actief mee te kunnen doen is het belangrijk dat inwoners weten wat ze mogen verwachten, wanneer en hoe ze mee kunnen doen of waar ze kunnen achterhalen wat er met hun inbreng is gedaan. Of wat ze, na de invoering van de Omgevingswet, moeten doen als ze een initiatief starten en geacht worden in gesprek te gaan met de omgeving, dan wel wat ze kunnen doen als omwonende van een ruimtelijk initiatief. Daarbij kan de gemeente hen helpen met informatie en ondersteuning.

Raad: vertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend De raad vertegenwoordigt de inwoners en borgt het algemeen belang. Dat noemen we de representatieve democratie. Met participatie halen we meningen, ideeën en standpunten op en inventariseren we specifieke belangen van inwoners. Dat noemen we participatieve democratie. Die twee lijken soms met elkaar te botsen. Maar het kan ook anders. Een gemeenteraad die belangen behartigt door actief te luisteren naar de inbreng van inwoners en van daaruit toetst en uiteindelijk bepaalt en zorgvuldig besluit over een plan, project of beleid. Dat is de ambitie die de gemeenteraad van Best heeft uitgesproken in het beleidsakkoord. Vanuit een actieve rol voor de raad in het participa­ tieproces, kunnen representatieve en participatieve democratie elkaar dan versterken. Naast de vertegenwoordigende rol heeft de raad een kaderstellende en controleren­ de rol voor de inzet en invulling van participatie. Dat doet de raad concreet door het vaststellen van het participatiebeleid, inclusief het afwegingskader, en ook de lijst met participatieplichtige bopa's. Daarmee kan de raad vooraf duidelijker de kaders aange­ ven voor participatie (in de startnotities) en achteraf controleren of de concrete pro­ cesafspraken zijn nagekomen en doelen zijn bereikt. Tussentijds kan de raad zich laten informeren over de voortgang van een participatieproces.

Zo stuurt de raad (indirect) op de kwaliteit van de besluitvorming en kan de raad besluiten ook beter uitleggen aan de inwoners. Daarbij en daarnaast kan de raad zelf ook participatie uitvoeren, bijvoorbeeld via het inwonerspanel en onderzoek door de Rekenkamer of door het ophalen van zienswijzen. In Best heeft de raad daarnaast het voornemen om jaarlijks pro-actief te participeren op een belangrijk maatschappelijk thema. College: uitvoering en luisterend oor Waar de raad vanuit zijn kaderstellende en controlerende rol voornamelijk is betrokken bij de start en bij het eind van veel besluitvormingstrajecten, is het midden, de uitvoe­ ring, meestal in handen van het college. Hier ligt vaak het zwaartepunt van participatietrajecten die de gemeente initieert. Belangrijk is daarom dat het college het goede voorbeeld geeft met een zorgvuldige uitvoering van het participatieproces. Daarvoor gebruikt het college het afwegingskader, werkt ze met een communicatie- en participatieplan en informeert de raad over het verloop. Door zich rekenschap te geven van de sentimenten in de samenleving, te luisteren naar inwoners en hen serieus te nemen, Beter participeren in Best 17

©o© werkt het college aan het vertrouwen van de inwoners in het lokale samenspel. Tegelij­ kertijd is dit een stimulans voor inwoners om ook zelf, als vanzelfsprekend participatie te doen en met belanghebbenden en betrokkenen het goede gesprek te voeren. Organisatie

In het participatieproces speelt de ambtelijke organisatie verschillende rollen. Afhanke­ lijk van of de gemeente zelf of met andere partijen initiatiefnemer is, inwoners- initiatie­ ven faciliteert, handhaaft of vergunningverlener is en het verloop van het participatie­ proces controleert. Dit vraagt om bewustwording van die verschillende rollen zodat we er flexibel mee om kunnen gaan en om een goede verankering ervan in werkprocessen. En het vraagt ook dat de organisatie goed is toe- en uitgerust met richtlijnen, handvat­ ten, en tools om participatie weloverwogen, inclusief en zorgvuldig in te zetten, uit te voeren en er over terug te koppelen.

In Best geven we al ruimte en ondersteuning aan bewonersinitiatieven. Straks onder de Omgevingswet ondersteunen we ook de participatie bij ruimtelijke initiatieven van derden. We nemen de participatie niet over maar coachen particuliere initiatiefnemers en ook (sport)verenigingen, bewonersoverleggen, of organisatie zonder winstoogmerk zoals bijvoorbeeld een school. Initiatiefnemers zoals projectontwikkelaars of grote ondernemers zijn beter in staat het participatietraject zelf te organiseren of deskun­ digheid op dit vlak in te huren. We voorzien hen van een handleiding die hen houvast geeft voor het organiseren van de participatie. En daarnaast informeren we ook onze inwoners over de invloed en rol die zij als omwonenden kunnen uitoefenen.

Beter participeren in Best 18

Wat gaan we doen

In gemeente Best is participatie ook nu al vanzelfsprekend. We betrekken onze inwo­ ners bij diverse onderwerpen variërend van elektrische laadpalen, de transitievisie warmte, de Woonvisie en de dienstverlening. Met de invoering van de Omgevingswet en de wet Versterking participatie op decentraal niveau in het vooruitzicht, krijgt die vanzelfsprekendheid een meer verplichtend karakter. Dat vraagt van ons dat we nog bewuster omgaan met de mate waarin en de manier waarop we participatie onderdeel laten zijn van onze werkzaamheden en organisatie. Dat we ons toe- en uitrusten om participatie meer afgewogen, breed met Bestenaren en beter doen. En ook dat we onze inwoners en initiatiefnemers informeren over hoe ze zich kunnen informeren en wat hun invloed, inbreng en rol kan zijn in het participatieproces en hen hierin ondersteu­ nen.

Meer weloverwogen participatie op maat

- Afwegingskader participatie implementeren in werkprocessen - Format participatie- en communicatieplan in gebruik nemen - Participatie- en communicatieplan opnemen in startnotitie en in projectmatig werken Meer weloverwogen participatie op maat onder Omgevingswet

-

Hiernaast benoemen we hoe we dat gaan doen en welke stappen en acties we de ko­ mende jaren hiertoe nemen. In het uitvoeringsprogramma bij deze beleidsnota werken we de stappen en acties nader uit.

Bewustwordings/voorlichtingscampagne Omgevingswet (voor inwoners en initiatiefnemers) Faciliteren van (particuliere) initiatiefnemers (o.a. participatiecoach) Handleiding participatie (dialoog met de omgeving) voor initiatiefnemers Format participatieverslag (voor initiatiefnemers) Checklist participatie (ter beoordeling participatieproces door initiatiefnemer) Participatie opnemen in werkproces (vergunningverlening)

Bestenaren breed laten participeren

- Onderzoeken hoe we jongeren beter en aansprekend bereiken en betrekken - Uitbreiding inzet middelen, media, online en offline werkvormen en tools ^ Onderzoeken uitbreiding mogelijkheden online participatie platform - Contacten versterken met PSBO, bewonersoverleggen en ook buurtverenigingen, adviesra­ den, ondernemers en sleutelfiguren - Partners en professionals (o.a. LEV, Lumens, woningcorporaties, Best Duurzaam) betrekken bij opzet en uitvoering participatieplan Betere participatie in de uitvoering

- Inzet participatiecoach - Ondersteuning bij opzetten en uitvoering participatieprocessen (participatieadviseur) - Trainingen (Factor C of andere actorenanalyse, faciliteren van bijeenkomsten, uitvoering geven aan (elementen uit) participatieplan, ruimte geven aan bewonersinitiatieven) - Doorontwikkeling online participatieplatform (nu: Praat mee op www.pleinbest.nl) - Borging participatie in werkprocessen (bijvoorbeeld met participatiekamer of -tafel)

Beter participeren in Best 19

Bijlagen ''Ŵtr.š.' ^ Voorbeeldformat Communicatie- en participatieplan ^ Checklist omgevingsdialoog (concept)

Beter participeren in Best 20

Communicatie- en participatieplan (voorbeeldformat) Communicatie- en participatieplan Best

Dit is een voorbeeld van een communicatie-en participatieplan. Met het com­ municatie- en participatieplan maken we duidelijk waarom we inwoners betrekken bij een plan, project of beleid. We beschrij­ ven de participatievraag en onze intentie met het participatieproces. Aanvullend beschrijven we in het plan welke inwoners of andere stakeholders we betrekken, de fasen van de participatie, waar en wan­ neer het plaatsvindt en welke kanalen en media we inzetten voor de communicatie. In het participatie- en communicatieplan beschrijven we ook de voorwaarden, inzet en de risico's.

Participatievraag

Waarover mogen inwoners meedenken, praten, doen? (Noteer de vraag zo concreet en specifiek mogelijk)

Wat is de bedoeling van de participatie?

Beschrijf de intentie. Waarom zet je een participatietraject op? Kies uit: - Raadplegen - Advies vragen - Samenwerken / co-creëren - Geen participatie en alleen informeren? Beschrijf je afweging.

Welke bewoners(groepen) of andere stake­ holders betrek je?

- Beschrijf de groep inwoners of stakeholders die je gaat betrekken. - Beschrijf of ze direct of indirect belanghebbenden en/of betrokkenen zijn. - Leg uit waarom je iedereen uit deze groep, een representatieve vertegenwoordiging of dwars­ doorsnede wilt betrekken. - Ga je voor een out-of-the-box groep? Leg dan ook uit waarom.

Welke instrumenten zet je in voor de partici­

Welke tool(s) of instrument(en) gebruik je? - Offline, online of een slimme mix? - Houd rekening met de voorkeuren van de doelgroep. - Beschrijf de kanalen en media die je inzet. - Wanneer nodig je mensen uit en waar plaats je de opbrengsten van het proces.

patie en de communicatie?

Waar vindt de participatie plaats?

Welke locatie kies je? - Ga je voor online participatie? Benoem de url. - Kies een locatie die vertrouwd voelt voor de participanten. - Houd rekening met toegankelijkheid.

Wanneer vindt de participatie plaats?

- Noem data en tijdstippen. - Houd rekening met vakanties, vrije dagen, spitsuren en specifieke voorkeuren.

Welke fasen doorloopt het participatieproces?

Hoe verloopt het participatieproces? - Beschrijf de fasen van het proces. - Vergeet de terugkoppeling niet!

Wat zijn de voorwaarden en de risico's bij de participatie?

-

Wettelijke voorwaarden (AVG) Budget Inzet / capaciteit Risico's Beter participeren in Best

21

Checklist omgevingsdialoog (concept)

Om te toetsen of de participatie met de omgeving goed is verlopen, het proces zorg­ vuldig en volledig is uitgevoerd en of de aangeleverde informatie correct en voldoende is, kunnen zowel de initiatiefnemer als de vergunningverlener (in dit geval, de gemeen­ te Best) een check maken op: - Verspreiding uitnodiging; Waren (direct) betrokkenen/belanghebbenden op de hoogte van de participatie? - Betrokkenheid van de deelnemers: ^ Zijn de belangrijkste partijen (direct belanghebbenden) uit de omgeving betrok­ ken en uitgenodigd? (buren, direct betrokkenen/belanghebbenden, mensen die er het meest direct gevolgen/last van ondervinden) ^ Waren de deelnemers een goede afspiegeling van de omgeving van het plan? ^ Heeft iedereen die dat wilde (en belanghebbend was), kunnen reageren op het plan? ^ Zijn ook minder mondige of minder digitaal vaardige mensen in de gelegenheid geweest te reageren? ^ Is de inspanning om de omgeving te betrekken in verhouding geweest tot de im­ pact van het initiatief, activiteit of plan? - De terugkoppeling: ^ Was het voor de deelnemers duidelijk waarop zij wel en geen invloed hebben en waarom? ^ Heeft de initiatiefnemer de opbrengsten van de participatie gedeeld met de omge­ ving en de deelnemers in het bijzonder? ^ Herkennen de deelnemers (en ihb de direct betrokkenen/belanghebbenden) aan de participatie zich in de terugkoppeling ofwel het overzicht van

instemmingen, zorgen en bezwaren? ^ Gaf iedereen in vrijheid zijn mening?

^ Wat heeft initiatiefnemer gedaan met instemmingen, zorgen en bezwaren en waar­ om? ^ Is er aandacht geweest voor alle belangen en standpunten? - Verplichting participatie bij vergunningaanvragen voor buitenplanse omgevingsactiviteiten (door de raad aangewezen). ^ Heeft een aanvrager in dit geval geen participatie Z omgevingsoverleg gevoerd? Dan is dat reden om de aanvraag niet in behandeling te nemen. Bevoegd gezag kan de initiatiefnemer vragen de participatie alsnog (aanvullend) uit te voeren. ^ Is het omgevingsoverleg/participatieproces onvoldoende (zorgvuldig) uitgevoerd of is de informatie (over de opbrengsten van participatie met de omgeving) niet correct? Dan kan bevoegd gezag zelf extra informatie inwinnen door de aanvraag ter inzage te leggen. Al naar gelang de grootte en impact van het plan en van de participatie met de omge­ ving, kunnen de controlevragen worden uitgezet bij enkele deelnemers of een repre­ sentatieve steekproef.

Beter participeren in Best 22

oktober 2022