22020.4 - Bijlagenboek 'Van onderzoek naar Praktijk'

ambtenaar zijn/haar deel oppakt, maar dat het integrale karakter ontbreekt, waardoor het besluit niet de doorwerking genereert die het zou kunnen hebben. 5.2.3 Balans ambities-capaciteit Aangenomen moties hebben een verhoogd risico om de ambtelijke organisatie ambities mee te geven die niet passen bij middelen en/of capaciteit. Op zich is dat geen probleem, want geregeld volgt er een voorstel naar aanleiding van de motie. Wel zien we dat hier het voeren van een verkennend gesprek middels een raadssessie van toegevoegde waarde kan zijn om een motie goed te ‘beantwoorden’. Waarbij een uitkomst kan zijn dat er een ander voorstel komt dat wél tegemoet komt aan de ambities van de raad, maar wellicht via een andere weg. CONCLUSIES • •

•

De doorwerking van de raadsbesluiten is vergelijkbaar - zo niet iets beter - dan de doorwerking van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Raadsbesluiten worden vaak voorbereid door de ambtenaar die daarna ook verantwoordelijk is voor de opvolging van de uitvoering van het besluit. Hiermee is het eigenaarschap direct belegd. De patronen in de Rkc aanbevelingen zijn ook terug te vinden in de raadsbesluiten. Het is dan ook opportuun om bij het ontwikkelen van beleid en het voorbereiden van raadsadviezen deze valkuilen te vermijden.

VI DE NIEUWE WERKWIJZE VAN DE RKC Dit onderzoek geeft naast aanbevelingen aan raad, college en ambtelijk apparaat, ook handvatten voor de Rkc om een bijdrage te leveren aan een betere doorwerking van haar onderzoeken. Eerder onderscheidden we de vier fasen van een onderzoeksproces. In dit hoofdstuk geven we weer wat de bevindingen betekenen voor de werkwijze van de Rkc en schetsen we een nieuwe werkproces van de Rkc dat daaruit voortvloeit.

6.1 Voorproces De Rkc heeft sinds 2021 een nieuwe werkwijze om te komen tot een onderzoeksprogramma. Waar zij voorheen een ‘rondje langs de fracties’ deed om onderwerpen op te halen, houdt de Rkc nu jaarlijks een gezamenlijke sessie met de raad. Hierin wisselen raad en Rkc ze van gedachte over mogelijke onderwerpen. Dit onderzoeksprogramma wordt jaarlijks door de Rkc zelf vastgesteld. In verkiezingsjaren wordt hier wel eens vanaf geweken. Dan wordt de raad hiervan vooraf op de hoogte gebracht. Wanneer het onderzoeksprogramma is vastgesteld, wordt dit verzonden aan de raad, het college en het MT. Zo kan er rekening mee worden gehouden in de jaarplanning. 22

Wanneer het onderzoek uitgevoerd gaat worden, dan benadert de Rkc de verantwoordelijk leidinggevende. Hiermee houdt zij een voorgesprek. In dit gesprek wordt een contactambtenaar aangewezen. Het eerste gesprek met de contactambtenaar vormt mede de input voor het onderzoeksplan. Dit plan wordt voorgelegd aan de raad. De raad kan dan suggesties meegeven voor het onderzoek.

6.2 Onderzoek Het onderzoek bestaat globaal uit de volgende fasen: 1. Document-analyse 2. Interviews 3. Werksessie Raad 4. Conclusies delen met ambtelijk verantwoordelijken 5. Opstellen concept rapportage 6. Formele behandelingsprocedure Afhankelijk van het onderwerp kunnen hier andere elementen aan worden toegevoegd zoals bewonersavonden, ambtelijke sessies, enquêtes etc. De onderste twee elementen zijn nieuw. Werksessie met de raad De raad heeft expliciet aangegeven het prettig te vinden dat de Rkc - indien het meerwaarde heeft - lopende het onderzoek een werksessie met de raad vorm geeft. Zo worden raadsleden meegenomen, kunnen ze input geven en komt het onderzoek meer tot leven. Conclusies delen met ambtelijk verantwoordelijken Dit onderdeel is nieuw. Ambtenaren geven aan dat er behoefte is aan een terugkoppeling over het onderzoek voordat het wordt voorgelegd aan het college voor de formele reactie. Dit gesprek dient meerdere doelen: • Het is een toets om de aanbevelingen technisch kloppend te maken; • De doorlooptijd van de onderzoeken is soms erg lang. Dit biedt de mogelijkheid om nog aan te sluiten op actuele ontwikkelingen; • Meedenken over de conclusies en eventueel het reageren op aanbevelingen creëert eigenaarschap. Dit heeft een positieve uitwerking op de doorwerking van de aanbevelingen.

6.3 Besluitvorming De Rkc biedt het rapport aan het college aan voor wederhoor, een toets op feitelijke onjuistheden. De Rkc zal daar waar onderwerpen zich ervoor lenen het college tevens gaan vragen om aan te geven hoe zij de aanbeveling ten uitvoer wil laten brengen. Deze concretisering van de aanbevelingen stuurt aan op een realiteitstoets en zet de aanbevelingen gelijk in een procesvorm. Het college geeft vervolgens een bestuurlijke reactie. De Rkc formuleert een laatste reactie op de bestuurlijke respons en deze worden integraal opgenomen in het rapport. De griffier zet de aanbevelingen om in een raadsvoorstel. In de beeldvormende vergadering van de Raad licht de Rkc haar onderzoek toe. In de besluitvormende vergadering wordt al dan niet ingestemd met het voorstel. De betrokken contactambtenaar krijgt terugkoppeling via de reguliere lijnen.

6.4 Uitvoering en monitoring Het is de expliciete wens van de gesproken ambtenaren en de raadsleden dat de Rkc meer aandacht besteedt aan de uitvoering en monitoring van de aanbevelingen. Waar voorheen de rol van de Rkc was uitgespeeld na besluitvorming, heeft zij nu ook een rol aan de achterkant. Dit heeft overigens wel gevolgen voor de frequentie waarin rapporten uitgebracht worden. Die zal wat omlaag gaan. Dit vindt de Rkc te verantwoorden, omdat naar verwachting de effectiviteit van de rapporten stijgt. Bovendien ligt de feitelijke productie van de Rkc nu nog boven de afgesproken anderhalve rapportage per jaar.

23

Uitvoering Na besluitvorming presenteert de Rkc haar bevindingen bij de verantwoordelijk wethouder, verantwoordelijk leidinggevende en de contactambtenaar. In dit gesprek is ruimte voor nadere duiding en concretisering van de aanbevelingen.

•

Monitoring Anderhalf jaar na vaststelling van een rapport houdt de Rkc een doorwerkingsgesprek met de betrokken ambtenaar. Hierdoor blijft er druk zitten op de uitvoering. Daarnaast biedt het input voor de jaarlijkse terugkoppeling met de raad over de status van de aanbevelingen. Via een Rib wordt de raad halfjaarlijks geïnformeerd over de mate van doorwerking van de aanbevelingen. Op basis van deze raadsinformatiebrieven zal de Rkc in haar jaarverslag kort ingaan op de doorwerking van de aanbevelingen.

CONCLUSIES •

•

•

• •

De raad wil een meer interactieve afstemming met de Rkc. Dit wil zij onder meer in de wijze waarop zij input mag leveren voor het onderzoeksprogramma. Ook door onderzoeksonderwerpen te agenderen voor een raadssessie, gaat het onderwerp meer leven. Zorg dat de ambtelijke organisatie meer betrokken wordt tijdens het onderzoeksproces waardoor actuele ontwikkelingen mee worden genomen in de aanbevelingen en direct de operationele kant van de aanbevelingen mee wordt genomen. Bewaak hierbij de onafhankelijkheid van de Rkc. De rol van de Rkc bij een onderzoek is momenteel uitgespeeld wanneer het besluitvormingsproces is afgerond. Het onderzoek komt dan enkel nog terug in de monitoring via de jaarverslagen. Zowel de Raad als de ambtelijke organisatie geven aan dat de doorwerking van de rapporten zou stijgen wanneer er ook meer aandacht zou komen voor de uitvoering en de monitoring van de aanbevelingen. De Raad heeft formeel geen rol in de monitoring van de aanbevelingen. Toch zou zij ook een rol kunnen spelen in het aanjagen in de opvolging van de aanbevelingen. De wijze waarop de monitoring momenteel plaatsvindt is ‘dode materie’. Er is behoefte aan een interactieve vorm om de status van de aanbevelingen te volgen.

24

Rekenkamerrapport januari 2022

6.5 Schematische weergave nieuwe werkwijze Rkc

Bijlagen Bijlage I – Overzicht van de aanbevelingen Hieronder vindt u per rapport een overzicht van de aanbevelingen. Hierin komt terug in hoeverre de aanbevelingen zijn overgenomen door college en raad, hoe de kwaliteit van de aanbevelingen is beoordeeld. (Dit betreft de beoordeling door de ambtelijke contactpersoon voor het dossier). Daarnaast vindt u een oordeel over de mate van opvolging van de aanbevelingen en – indien aanbevelingen deels of geen opvolging hebben gekregen – een toelichting op die afwijking.

26

27

28

29

30

31

32

33

Rekenkamerrapport januari 2022

Bijlage II - Overzicht van de geïnterviewden: • • • • • • • • • • • •

Manager Regie en ontwikkeling Projectleider Gebiedsontwikkeling Beleidsadviseur sociaal domein Senior medewerker sociaal domein adviseur inwoners- en overheidsparticipatie Afdelingsmanager advies en financiën Griffier Senior beleidsadviseur sociaal domein Beleidsmedewerker vastgoed Senior beleidsadviseur wonen Beleidsadviseur veiligheid en handhaving Senior medewerker handhaving

Bijlage III Werksessie met raadsleden

Belangrijkste bevindingen raadsavond Rol van de raad tijdens het onderzoek •

•

•

Keuze onderwerpen De RKC geeft de raad te kennen welke ideeën zij heeft ten aanzien van te behandelen onderwerpen. De raad wordt in gelegenheid gesteld om hierop te reageren en voorkeuren uit te spreken. De raad kan zelf ook onderwerpen aandragen. Autonome positie RKC De raad wil zich niet bemoeien met de uitvoering van de onderzoeken. Zij kan wel als onderdeel van het onderzoek gehoord worden (of een afvaardiging van de raad). De raad geeft het belang aan van het autonoom handelen van de RKC. De RKC moet een externe institutie blijven die de raad helpt om zijn werk te doen. Sturen op doorwerking De rol van de raad stopt niet als het onderzoek is behandeld. De raad moet ook op de doorwerking sturen. De raad geeft aan dat zij het moeilijk vindt om te sturen op de uitvoering van de aanbevelingen.

Rol van de RKC •

• •

Niveau aanbevelingen De aanbevelingen variëren van operationeel, naar tactisch en strategisch niveau. Een stuk detail op de uitvoering is soms nodig om tot goede keuzes te komen, dat onderzoek soms de diepte in gaat is goed, maar de raad adviseert de RKC om wel oog te hebben voor het niveau van de aanbevelingen (strategisch/kaderstellend) De RKC zou als de rapporten en aanbevelingen zijn vastgelegd, de onderzoeksresultaten actief aan moeten bieden/presenteren bij het verantwoordelijk college- en MT lid. Zo kan ze duiding geven aan wat is opgeschreven. Als RKC kun je soms de raad actief informeren over reeds gedane aanbevelingen/verschenen rapporten, als een onderwerp op de agenda staat. (Bijvoorbeeld middels een brief)

Behandeling van de rapporten: •

•

•

Waardering De raad spreekt haar waardering uit voor de rapportages en merkt op dat alle ingrediënten aanwezig zijn om te komen tot besluitvorming. De raad is tevreden over de wijze waarop de rapporten worden besproken. Haalbaarheid aanbevelingen De raad geeft aan zelf misschien soms niet kritisch genoeg te zijn over de haalbaarheid van de aanbevelingen. (met name ten aanzien van de ambities irt de capaciteit). De raad geeft aan bij de behandeling stil te willen staan bij de opties prioriteren/parkeren en hier scherpe keuzes in maken. Kosten - baten De suggestie wordt gedaan om als RKC soms ook een kosten-baten analyse van de aanbevelingen mee te leveren. • Check door RKC Bij behandeling van een rapport, kun je als raad aangeven dat je bij de uitwerking/ behandeling van het onderwerp de rkc uit wil nodigen om te checken of de aanbevelingen verwerkt zijn.

Monitoring van de rapporten •

Monitoring aanbevelingen De raad voelt zich op dit moment nog niet goed in staat om de voortgang van de aanbevelingen te monitoren. 35

• •

•

•

Jaarverslag RKC In het jaarverslag van de RKC zit een overzicht van de stand-van-zaken van de aanbevelingen. Raad geeft aan dat ze deze onvoldoende tot zich neemt. Gezamenlijke monitoringssessie De raad zou het prettig vinden om bijvoorbeeld om het jaar een sessie met de raad te doen om gezamenlijk te kijken naar de status van de aanbevelingen. Hierdoor blijven de aanbevelingen leven en vindt betere interactie plaats tussen raad en RKC. RKC bij discussie uitnodigen Wanneer onderwerpen op de agenda staat waar reeds een rapport over is verschenen, kan de raad of het college de RKC uitnodigen om aan te sluiten bij de behandeling van het onderwerp. Zo kan de RKC inspreken, of actief bijdragen aan de discussie in de geest van de gedane aanbevelingen. Koppelen aan de audit sessie Deze optie wordt gesuggereerd en direct ook weer verworpen, omdat hierbij het risico bestaat dat het ‘op de grote stapel’ belandt.

36

Bijlage IV Toelichting op de afwijkingen van de raadsbesluiten

37

38

Reactie van Burgemeester en wethouders

39

40

41