22020.3 - Kernrapport 'Van onderzoek naar Praktijk'
Tekst van het document
“ VAN ONDERZOEK NAAR PRAKTIJK” - OVER DE DOORWERKING VAN REKENKAMERRAPPORTEN-
Februari 2022
INHOUDSOPGAVE
ONDERDEEL
Pagina
Inleiding
3
Opzet en rapportage
3
Onderzoeksvragen en conclusies
4
Samenvattend beeld
9
Aanbevelingen
10
Reactie college en nawoord rekenkamercommissie
14
2
INLEIDING Doelstelling van het onderzoek? Met het onderzoek wordt beoogd inzicht te geven in: • De mate van doorwerking van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie (Rkc) Best en in de wijze waarop besluiten van de gemeenteraad ook daadwerkelijk worden doorgevoerd; • Eventuele rode draden in de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie; • Het verloop van de processen tijdens het onderzoek, bij de besluitvorming en de uitvoering; • De factoren die van invloed zijn op (de mate van) doorwerking; • De vraag of dezelfde mechanismen van doorwerking ook spelen bij raadsbesluiten.
Waarom dit onderwerp? De rekenkamercommissie heeft dit onderzoeksonderwerp gekozen omdat: • Zij hiermee hoopt de doorwerking van rapporten (en mogelijk ook van raadsbesluiten) te kunnen vergroten. • Zij van mening is dat het uitlichten van ‘rode raden’ in haar aanbevelingen kunnen helpen in het opstellen van effectief beleid en effectieve raadsbesluiten • Een rekenkamer het functioneren van college, raad en ambtelijke organisatie met betrekking tot uiteenlopende onderwerpen tegen het licht houdt en het dan ook past om haar eigen rol kritisch te bekijken.
Hoe en wanneer is dit onderzoek uitgevoerd?
Het onderzoek is uitgevoerd van jun 2021 tot feb 2022 en kende de volgende fasering: Document-analyse Interviews Werksessie Raad Toetsing bevindingen aan raadsdossiers Conclusies delen met ambtelijk verantwoordelijken Opstellen concept rapportage Formele behandelingsprocedure
Leeswijzer Op de hiervoor aangegeven wijze is het onderzoek uitgevoerd. Op de volgende pagina’s zijn de conclusies en aanbevelingen samengevat. Het onderzoek zelf is echter meer omvattend. Een uitgebreide toelichting is opgenomen in de ‘Rapportage Bevindingen’, die bij dit onderzoekrapport behoort.
3
ONDERZOEKSVRAGEN EN CONCLUSIES ONDERZOEKSVRAGEN 1 de aanbevelingen: 1.1 Is er sprake van beleid ten aanzien van de aanbevelingen van de rekenkamer en de doorwerking hiervan?
CONCLUSIES
•
•
•
1.2 Hoe worden de aanbevelingen beoordeeld? Zijn deze voldoende concreet, realistisch en duidelijk geadresseerd?
• •
•
•
Er zijn geen formele afspraken gemaakt m.b.t. het besluitvormingsproces over de aanbevelingen van de Rkc. Er heeft zich wel een werkwijze ontwikkeld in de praktijk: De griffier maakt een besluit, op basis van de aanbevelingen van de Rkc, en legt dat voor aan de raad. De Rkc heeft een rol in de monitoring. Zij volgt de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen van de besluiten, de toezeggingen van het college en de besluiten van de gemeenteraad met betrekking tot de doorwerking van eerdere onderzoeken. Deze zijn in het Rkc jaarverslag opgenomen. Hoewel de aanbevelingen van de Rkc geadresseerd zijn aan de ambtelijke organisatie, college en raad zijn er geen formele afspraken gemaakt over de opvolging van de aanbevelingen. Van de aanbevelingen wordt 65 % als voldoende specifiek en 79% als voldoende concreet beoordeeld en in 90% van de aanbevelingen vond men de adressering van de aanbevelingen duidelijk. Soms worden aanbevelingen als weinig specifiek beoordeeld. Dit komt voort uit het feit dat enkel naar de aanbeveling sec wordt gekeken en niet naar de achterliggende aanbevelingen die terug te vinden zijn in het kernrapport en het bijlagen rapport. Hoe specifieker de aanbevelingen zijn geformuleerd, hoe eerder ze als niet haalbaar (onrealistisch) worden ervaren. Deze verdere specificiteit maakt wel dat er betere gesprekken plaatsvinden over de haalbaarheid van ambities.
Zowel binnen het college als ambtelijk. Aanbevelingen met een technisch karakter, of met juridische implicaties komen nauw. Bij aanbevelingen waarbij technische details belangrijk zijn, ontstaat er een groter risico op minder realistische aanbevelingen.
BIJLAGENRAPPORT
Zie bijlagen pagina 5
Zie bijlagen pagina 6 t/m 8
4
ONDERZOEKSVRAGEN EN CONCLUSIES ONDERZOEKSVRAGEN
CONCLUSIES
1.3 Zijn er patronen (rode draden) in de aanbevelingen te herkennen?
•
•
•
•
•
In de aanbevelingen onderscheiden zich drie terugkerende thema’s. Het gaat om aanbevelingen die gericht zijn op A) Informatievoorziening, B) op procesinrichting en heldere verdeling van rollen en verantwoordelijkheden en tenslotte C) aanbevelingen gericht op capaciteit. De aanbevelingen rond informatievoorziening zijn er veelal erop gericht om de raad of externe partijen van de juiste (hoeveelheid) informatie te voorzien om met elkaar de juiste gesprekken te kunnen voeren en voor de raad ook om sturing te geven. De aanbevelingen gericht op procesinrichting zijn een appel aan de raad om zelf te bepalen hoe processen ingericht moeten worden, om de controlerende en volksvertegenwoordigende rol zo goed mogelijk vorm te geven. De aanbevelingen aan de ambtelijke organisatie zijn veelal van praktische aard. Deze vragen om verduidelijking van rollen en verantwoordelijkheden, het verhelderen van definities, of het actualiseren van een beleidsstuk. De aanbevelingen rondom capaciteit worden geregeld gedaan, omdat er sprake is van scheefgroei tussen ambities en de beschikbare middelen/capaciteit.
BIJLAGENRAPPORT
Zie bijlagen pagina 9 t/m 11
2 de besluitvorming over de aanbevelingen:
2.1 Vindt er in de raad een inhoudelijke discussie plaats over de aanbevelingen? 2.2 Neemt de gemeenteraad de aanbevelingen over en wordt daarbij richting gegeven aan de wijze van uitvoering van de van aanbevelingen?
•
De aanbevelingen worden wel besproken, maar een inhoudelijke discussie over (de uitvoering van) de aanbevelingen zelf, blijft veelal uit.
•
De raad geeft veelal aan tevreden te zijn over de wijze waarop de Rkc functioneert en over de kwaliteit van de rapporten. Het college kan zich vinden in 89% van de aanbevelingen. De raad heeft 100% van de aanbevelingen van de acht onderzochte rekenkamerrapporten overgenomen.
Zie bijlagen pagina 12
5
ONDERZOEKSVRAGEN EN CONCLUSIES ONDERZOEKSVRAGEN
CONCLUSIES
2.3 Vraagt de raad naar een terugkoppeling over de uitvoering van de aanbevelingen?
•
Er vindt weliswaar terugkoppeling plaats via jaarverslagen RKC en via de raadsinformatiebrief over de afhandeling van de aanbevelingen, maar dit draagt niet echt bij aan het actueel houden van de aanbevelingen, of een verhoogde doorwerking hiervan.
3.1 Zijn er tussen raad, college en ambtelijke organisatie afspraken gemaakt over de wijze, waarop de uitvoering van de aanbevelingen vorm krijgt?
•
Er zijn geen afspraken over de wijze waarop de uitvoering van de aanbevelingen vorm krijgt. Dit heeft gevolgen voor de opvolging van de aanbevelingen. Zowel het eigenaarschap van de aanbevelingen, als de opgave om te komen tot concretisering van de wijze waarop de aanbevelingen vorm wordt gegeven, is nog onvoldoende belegd. Noch het college, noch de raad worden uitgedaagd om hun acties m.b.t. de rapporten te expliciteren.
3.2 Zijn er afspraken gemaakt over de monitoring van de uitvoering van de aanbevelingen?
•
BIJLAGENRAPPORT
3 de uitvoering van de aanbevelingen:
•
•
3.3 In welke mate en op welke wijze is er daadwerkelijk uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? 3.4 Is hierbij sprake van een structurele inbedding in de organisatie, werkwijzen of procedures, zodat het verbetereffect blijvend van karakter is?
Er vindt weliswaar terugkoppeling plaats over de opvolging van de aanbevelingen via halfjaarlijkse raadsinformatiebrieven en het jaarverslag van de Rkc, maar dit draagt nauwelijks bij aan het actueel houden van de aanbevelingen of een verhoogde doorwerking hiervan. De raad geeft voorkeur aan een meer interactieve monitoringssessie van de aanbevelingen met raad en RKC.
•
Het merendeel (64%) van de aanbevelingen is uitgevoerd. 31% van de aanbevelingen is deels uitgevoerd en slechts met 5% van de aanbevelingen is niets gebeurd.
•
Bij de meeste aanbevelingen, zien we een blijvend verbetereffect. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aanpassingen in de p&c cyclus, het meer werken met programma´s, het aanpassen van procedures etc.
Zie bijlagen pagina 13 t/m 14
Zie bijlagen pagina 15
6
ONDERZOEKSVRAGEN EN CONCLUSIES ONDERZOEKSVRAGEN
CONCLUSIES
3.5 Welke factoren werken bevorderend en welke werken belemmerend ten aanzien van de doorwerking van aanbevelingen?
•
•
• •
•
De RKC Best wordt ervaren als een onafhankelijk en kritisch meedenkend orgaan. Dat het verbeteren van processen en organisatie en het verkrijgen van een beter resultaat voor inwoners voorop staat, wordt als prettig ervaren. Dit draagt bij aan een positieve stemming t.a.v. de rekenkamer en haar aanbevelingen. De ambtelijke organisatie mist een afstemmingsmoment tussen de onderzoeksfase en de formele besluitvormingsprocedure. Dat dit afstemmingsmoment momenteel mist, heeft negatieve gevolgen voor de doorwerking van de onderzoeken. De raad is onvoldoende kritisch op de haalbaarheid van de aanbevelingen. Zij zou meer stil moeten staan bij de vraag hoe de aanbevelingen zich verhouden tot de beschikbare capaciteit en overige prioriteiten. In de aanbevelingen moet sprake zijn van een goede balans tussen een zeker abstractieniveau en de praktische en pragmatische instelling waar deze Rkc om wordt gewaardeerd. Doordat eigenaarschap van de aanbevelingen niet formeel is geregeld en er geen afspraken zijn over de wijze waarop uitvoering van de aanbevelingen vorm krijgt, loopt de Rkc het risico dat aanbevelingen niet- of slechts deels worden opgevolgd.
BIJLAGENRAPPORT
Zie bijlagen pagina 16 t/m 18
4 de parallellen en de verschillen met andere raadsbesluiten
•
Zijn de conclusies over de doorwerking van de aanbevelingen en de rode draden ook herkenbaar bij andere raadsdossiers?
• • •
De doorwerking van de raadsbesluiten is vergelijkbaar - zo niet iets beter dan de doorwerking van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Raadsbesluiten worden vaak voorbereid door de ambtenaar die daarna ook verantwoordelijk is voor de opvolging van de uitvoering van het besluit. Hiermee is het eigenaarschap direct belegd. De patronen in de Rkc aanbevelingen zijn ook terug te vinden in de raadsbesluiten. Het is dan ook opportuun om bij het ontwikkelen van beleid en het voorbereiden van raadsadviezen deze valkuilen te vermijden.
Zie bijlagen pagina 20 t/m 22
7
ONDERZOEKSVRAGEN EN CONCLUSIES ONDERZOEKSVRAGEN
CONCLUSIES
5 mogelijke verbeteringen:
Het antwoord op deze vraag is voor gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie terug te vinden in de aanbevelingen (vanaf pagina 10 van dit kernrapport). Voor de Rkc zelf geven we hieronder de voornaamste conclusies en daarmee samenhangende aanpassing aan de werkwijze weer. De overige verbeteringen komen terug in de aanbevelingen.
Wat kunnen gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie en RKC leren uit de beantwoording van voorgaande onderzoeksvragen?
•
•
•
•
•
De raad wil een meer interactieve afstemming met de Rkc. Dit wil zij onder meer in de wijze waarop zij input mag leveren voor het onderzoeksprogramma. Ook door onderzoeksonderwerpen te agenderen voor een raadssessie, gaat het onderwerp meer leven. Zorg dat de ambtelijke organisatie meer betrokken wordt tijdens het onderzoeksproces waardoor actuele ontwikkelingen mee worden genomen in de aanbevelingen en direct de operationele kant van de aanbevelingen mee wordt genomen. Bewaak hierbij de onafhankelijkheid van de Rkc. De rol van de Rkc bij een onderzoek is momenteel uitgespeeld wanneer het besluitvormingsproces is afgerond. Het onderzoek komt dan enkel nog terug in de monitoring via de jaarverslagen. Zowel de Raad als de ambtelijke organisatie geven aan dat de doorwerking van de rapporten zou stijgen wanneer er ook meer aandacht zou komen voor de uitvoering en de monitoring van de aanbevelingen. De Raad heeft formeel geen rol in de monitoring van de aanbevelingen. Toch zou zij ook een rol kunnen spelen in het aanjagen in de opvolging van de aanbevelingen. De wijze waarop de monitoring momenteel plaatsvindt is ‘dode materie’. Er is behoefte aan een interactieve vorm om de status van de aanbevelingen te volgen.
BIJLAGENRAPPORT
Zie bijlagen pagina 22 t/m 25
8
DE ESSENTIE
‘Van onderzoek naar praktijk’ is de titel van dit rapport. Dit verwijst naar het traject van de keuze van onderzoeksonderwerpen, het onderzoeksproces zelf, inclusief het formuleren van aanbevelingen, de besluitvorming en tenslotte de uitvoering en doorwerking van die aanbevelingen. De focus van RKC trajecten ligt momenteel op het onderzoeksproces met de aanbevelingen en de besluitvorming. Om de doorwerking van rekenkameronderzoeken te vergroten, is meer aandacht nodig voor kritische besluitvorming en voor de uitvoering, de opvolging en monitoring van de aanbevelingen. De ‘rode draden’ in deze aanbevelingen vormen uitdagingen voor de raad, het college en de ambtelijke organisatie. In het bijlagenrapport met bevindingen en in de voorgaande conclusies worden beide opgaven nader onderbouwd. In de hierna volgende aanbevelingen met de bijbehorende overwegingen worden tips aangereikt, die helpen om de genoemde opgaven waar te maken.
9
AANBEVELINGEN EN OVERWEGINGEN AANBEVELINGEN
OVERWEGINGEN
1. Formaliseer de afspraken rondom de besluitvorming en monitoring van aanbevelingen van de Rkc.
•
•
•
•
•
In de “Aanpak en werkwijze onderzoek rekenkamercommissie” die is vastgesteld door de Rkc in februari 2019 staat beschreven hoe de Rkc komt tot haar onderzoeksprogramma en hoe het onderzoek vorm krijgt, maar hierin wordt niet specifiek gerept over de uitvoering van de aanbevelingen of de doorwerking daarvan. Betrokken ambtenaren en de gemeenteraad geven aan dat een vaste werkwijze voor de opvolging en monitoring van aanbevelingen gewenst is. Formaliseer de bestaande werkwijze rondom de besluitvorming van Rkc rapporten. • Leg vast dat een rapport eerst wordt voorgelegd aan het college voor een feitencheck een en een eerste reactie. • Verzoek, aanvullend op de bestaande werkwijze, het college om een voorzet te doen op hoe zij de aanbeveling handen en voeten gaat geven. • Leg vast dat de griffier een besluit maakt, op basis van de aanbevelingen van de Rkc en leg dat voor aan de raad. Formaliseer de werkwijze van de monitoring van de aanbevelingen: • Handhaaf de halfjaarlijkse monitoring middels een Rib over de uitvoering van de aanbevelingen. Vraag hierbij uit of de aanbeveling is uitgevoerd, deels is uitgevoerd of niet is uitgevoerd en geef ruimte om dit toe te lichten. • Leg vast dat iedere twee jaar een raadssessie wordt gepland, over de status van de opvolging van de aanbevelingen van de afgelopen 5 jaar.
Wanneer de rollen, taken en verantwoordelijkheden rondom de aanbevelingen helder zijn, versterkt dit de mate van doorwerking van de aanbevelingen.
ADRESSERING
Rkc, Raad
10
AANBEVELINGEN EN OVERWEGINGEN AANBEVELINGEN
OVERWEGINGEN
2. College en ambtelijke organisatie schenk bij het voorbereiden van besluiten extra aandacht aan:
In de adviezen die de Rkc geeft zien we dat de adviezen zich vaak richten op deze drie thema’s. Ook bij raadsbesluiten, zien we dat als de uitvoering ban het besluit achterblijft vaak onvoldoende aandacht is geweest voor (één van) deze drie thema’s.
A. een dusdanige informatievoorziening naar externen en gemeenteraad om de juiste gesprekken te kunnen voeren. B. Het maken van scherpe afspraken tussen rollen en verantwoordelijkheden in de ambtelijke organisatie over afdelingen heen. C. Een goede balans tussen (geschetste) ambities en beschikbare middelen/ capaciteit.
A – Informatievoorziening • De raad is afhankelijk van de college en ambtelijke organisatie voor haar informatievoorziening. Hierbij heeft hij behoefte aan toelichting op cijfers en trends, zodat hij de juiste keuzes kan maken • De raad heeft op bepaalde onderwerpen behoefte aan betere sturingsinformatie. Het is aan de raad om het college om deze aanvullende informatie te vragen. • De raad geeft aan soms te laat onderdeel te zijn van bepaalde keuzen. Breng de raad eerder in positie en laat haar met verschillende keuzemogelijkheden mede richting mee bepalen. Dit vergroot de mate van instemming en de gedragenheid van keuzes en uitwerkingen. • Inwoners en andere belanghebbenden bij inwoners- en overheidsparticipatie zijn veelal afhankelijk van de informatievoorziening door college en ambtelijke organisatie. Door de betrokkenen (zoveel als kan) op een gelijk informatieniveau te brengen, doet het proces goed. Ongelijkheid hierin schaadt het vertrouwen in het proces. B - Rolverdeling/ Verantwoordelijkheden ambtelijke organisatie • Gebrek aan integraliteit maakt soms dat gezamenlijk eigenaarschap op aanbevelingen of raadsbesluiten ontbreekt. Dit heeft negatieve gevolgen voor de opvolging en doorwerking. Zorg dat onder plannen ook een ‘personele’ invulling ligt waarin rollen, taken en verantwoordelijkheden beschreven staan over de afdelingen heen.
• Afspraken maken hierover biedt helderheid, helpt in de uitvoering en vereenvoudigt de monitoring.
C. Balans ambities/capaciteit • Er is geregeld sprake van een disbalans tussen ambities en de beschikbare middelen. Voer hier met elkaar het kritische gesprek over. Wanneer deze zaken goed zijn uitgewerkt, verhoogt dit de mate van doorwerking van adviezen.
ADRESSERING
A: College en ambtelijke organisatie
B: College en Ambtelijke organisatie
C: College en raad
11
AANBEVELINGEN EN OVERWEGINGEN AANBEVELINGEN
3. RKC; ontwikkel een werkwijze waarin de huidige kwaliteit van de onderzoeken en aanbevelingen geborgd blijft, maar neem daarnaast ook een rol in de fases van uitvoering en monitoring. Zoek hierbij naar interactieve werkwijzen die de aanbevelingen actueel houden en waarbij het eigenaarschap van de uitvoering blijft belegd.
OVERWEGINGEN
VOORPROCES • Zorg jaarlijks voor een interactieve sessie rondom het onderzoeksprogramma van de Rkc. ONDERZOEKSFASE • Organiseer –indien een onderzoek zich ervoor leent – een werksessie met de raad rondom het onderzoeksonderwerp. • Zorg voor een terugkoppeling naar ambtenaren die een bijdrage hebben geleverd aan het onderzoek, voordat het concept rapport voor een eerste reactie aan het college wordt voorgelegd. BESLUITVORMING • Vraag aan het college om aan te geven hoe zij de aanbevelingen ten uitvoer wil laten brengen. Deze concretisering van de aanbevelingen stuurt aan op een realiteitstoets en zet de aanbevelingen tegelijkertijd in een procesvorm. • Vraag aan de raad hoe zij erop toe gaat zien dat de aanbevelingen worden uitgevoerd. UITVOERING EN MONITORING • Geef als Rkc meer aandacht aan de uitvoering en de monitoring van de aanbevelingen. Dit heeft wel tot gevolg dat er een geringe daling zal ontstaan in het aantal onderzoeken per jaar. • Houdt als Rkc anderhalf jaar na vaststelling van aanbevelingen een doorwerkingsgesprek met de betrokken ambtenaar en/of afdelingshoofd en de verantwoordelijk wethouder. • Bespreek jaarlijks in een interactieve sessie de status door, van de aanbevelingen die de afgelopen jaren zijn gedaan, met de Raad.
• Doordat er halfjaarlijks een Rib wordt verzonden over de status van de aanbevelingen, laat de Rkc dit onderdeel in het jaarverslag achterwege. Op basis van deze raadsinformatiebrieven zal de Rkc kort ingaan op de doorwerking van de aanbevelingen.
ADRESSERIN G
Rkc
12
AANBEVELINGEN EN OVERWEGINGEN AANBEVELINGEN
OVERWEGINGEN
4. Ambtelijke organisatie
•
Maak gebruik van alternatieve mogelijkheden om met de raad in gesprek te gaan en maak vaker gebruik van informatieve en/of verkennende raadssessies.
•
•
De gemeenteraad van Best wordt hoofdzakelijk op formele wijze geïnformeerd en wordt hoofdzakelijk formeel gevraagd om keuzes te maken. Zowel raad als ambtelijke organisatie geven aan behoefte te hebben aan raadssessies waarbij de raad uitvoeriger stil kan staan bij een onderwerp. Hierbij moet ruimte zijn voor inhoudelijke informatieverstrekking, maar ook een gezamenlijke verkenning van randvoorwaarden en oplossingsrichtingen. Het inrichten van een nieuw proces waarbij de raad aan de voorkant wordt meegenomen, maakt dat voorstellen passender zijn, aan de voorkant door de raad kaders meegegeven kunnen worden en de doelstelling van beleidsontwikkeling vooraf is verscherpt.
ADRESSERING
Ambtelijke organisatie en raad
13
REACTIE COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS EN NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE KERNPUNTEN UIT REACTIE COLLEGE Aanbeveling 1: College wil voortouw nemen voor een duidelijke procesbeschrijving en deze aan raad en RKC ter accordering voorleggen. Monitoring zou 1x per jaar moeten plaatsvinden bij voorkeur bij de jaarrekening. Aanbeveling 2: College onderschrijft een goede informatievoorziening aan de raad en erkent dat daar enige spanning op zit. College is aan de slag met een nieuw inwoners participatiebeleid. Komt direct na de zomer naar de raad. In de afgelopen 2 jaar is gewerkt aan een organisatieverbeterplan, waarin o.a. is opgenomen het doelmatiger en logischer beleggen van taken en werkzaamheden in de organisatie. Verder omarmt het college de aanbeveling om een gesprek aan te gaan over ambitieniveau en beschikbare middelen. Aanbeveling 3: Omarmt aanbeveling maar wil frequentie van verslag over opvolging aanbevelingen van 2x per jaar terugbrengen naar 1x per jaar.
Aanbeveling 4: College wil aan de voorkant meer met de raad in gesprek gaan. Invulling daaraan geven kan volgens het college binnen het traject bestuurlijke vernieuwing. College wil, als raad de aanbeveling overneemt, graag meedenken om invulling te geven aan een zogenaamd benen-op-tafelgesprek bij ingewikkelde dossiers
NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE
De RKC dankt het college voor de uitgebreide reactie op het conceptrapport. Er zijn geen feitelijke onjuistheden geconstateerd. Wat betreft de bestuurlijke reactie is het goed te lezen dat het college zich herkent in de aanbevelingen en er mee aan de slag wil. Hierbij wordt wel een kanttekening geplaatst: De reactie is vooral intentioneel en algemeen van karakter. Het ontbreekt in de reactie op verschillende aanbevelingen aan concrete en specifieke acties. Daarmee wordt het niet steeds duidelijk op welke wijze en wanneer de aanbevelingen daadwerkelijk worden opgepakt en uitgevoerd. Juist in dit onderzoek is op het belang daarvan gewezen. Hiernar wordt daarop nader ingegaan, aan de hand van de verschillende aanbevelingen.
14
REACTIE COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS EN NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE
Reactie RKC bij aanbeveling 1 Het is goed te constateren dat het college de uitvoering van deze aanbeveling op wil pakken. Graag ziet de RKC het voorstel tegemoet ter accordering. Indien gewenst denkt de RKC hierover graag mee aan de voorkant. Met onze aanbeveling rond de monitoring van de opvolging van de aanbevelingen is aangesloten bij de bestaande praktijk, waarbij tweemaal per jaar een Rib verschijnt. Het is, wat de RKC betreft prima om de monitoring van de aanbevelingen eens per jaar te agenderen. Reactie RKC bij aanbeveling 2 Het is goed te zien dat het college het onderwerp informatievoorziening in de doorontwikkeling van participatieprocessen expliciet aandacht gaat geven. Echter, deze aanbeveling strekt verder. Het gaat in deze aanbeveling ook om de informatieuitwisseling tussen raad en college. Daarover mist de RKC concrete voorstellen van het college over de mogelijke verbeteringen daarin. Op dit thema zouden we graag horen hoe u hier handen en voeten aan gaat geven en op welke termijn. Het college geeft voorts aan het belang te zien van een betere balans tussen ambities en capaciteit. Het blijft nog onduideli jk welke acties hiervoor ingezet. Reactie RKC bij aanbeveling 3 De RKC kan zich vinden in de suggestie om de monitoring parallel te laten lopen met de P&C cyclus.
Er is immers voorzien in een jaarlijks moment met de raad, waarin zowel de opvolging van de aanbevelingen als nieuwe onderzoeksonderwerpen aan de orde komen. Ion dit verband wordt ook verwezen naar onze opmerkingen bij aanbeveling 1. Reactie RKC bij aanbeveling 4 Het beter in positie brengen van de raad staat centraal bij deze aanbeveling. Ook de RKC acht het niet nodig om hier een nieuw formeel proces voor in te richten. Wel is vanuit de raad en vanuit de ambtelijke organisatie de behoefte naar voren gekomen, om op majeure dossiers soms informeel informatie uit te wisselen. Hierbij kan de ambtelijke organisatie zich rechtstreeks tot de raad richten om hen van informatie te voorzien, of in bepaalde gevallen een verkennend voorgesprek houden. Dit alles gericht op de feitelijke inhoud van het betreffend onderwerp en los van de (latere) politieke afwegingen.
15