22001.3 - Memo auditcommissie aanbesteding accountancydiensten

Memo

Opsteldatum Registratienr. Van Auteur Aan

: : : : :

18-01-2022 IN21-04302/ Auditcommissie Gaston Slagers Gemeenteraad Best

Onderwerp

:

Aanbesteding van accountancydiensten

Advies In te stemmen met het voorliggende raadsvoorstel aanbesteden van accountancydiensten 2023-2029. De auditcommissie is, conform de verordening auditcommissie gemeente Best 2018, belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant en brengt advies uit aan de raad over de benoeming. De auditcommissie heeft dit nader ingevuld door het samenstellen van een inkoopteam en een beoordelingsteam. Doel Het doel van deze aanbesteding is om over de boekjaren 2023 tot en met 2027 en optiejaren 2028 en 2029, tot een onafhankelijk, deskundig en erkend oordeel te komen over de jaarrekening van de gemeente Best. Hieronder staat beschreven hoe het proces er tot nu toe heeft uitgezien. Vooraf Het contract met Q-Concepts voor de uitvoering van de accountancydiensten loopt na boekjaar 2022 af. Dit betekent dat in maart 2023 een nieuw accountancy contract gesloten moet zijn voor de boekjaren 2023 en verder. De auditcommissie heeft op 11 oktober het college geadviseerd om het aanbestedingstraject van de accountancy-diensten vervroegd op te starten in verband met de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022. Nu De aanbesteding wordt begeleid door de inkooporganisatie Bizob. Het aanbestedingsproces is gestart met het opstellen van een inkoopstrategie en een aanbestedingsdocument (programma van eisen).

De concepten zijn vooraf besproken met een lid van de auditcommissie, de gegeven feedback is verwerkt, waarna de stukken op 17 januari 2022 inhoudelijk met de auditcommissie zijn besproken. De inhoud, planning en de te volgen procedures en mandaten zoals beschreven in de inkoopstrategie en het aanbestedingsdocument zijn besproken, toegelicht en afgestemd met de auditcommissie. Hierbij wil de auditcommissie benadrukken dat bewust is gekozen voor een termijn van maximaal 7 jaar. Deze looptijd doet recht aan het voornemen met één accountant een goede relatie op te bouwen die na aanvankelijke, wederzijdse investeringen zijn vruchten af gaat werpen. Zeker ook gezien het feit dat een nieuwe Europese aanbesteding een doorlooptijd heeft van 1 jaar. De termijn van 7 jaar is tevens de maximale periode dat accountantskantoren een accountantsteam bij eenzelfde opdrachtgever inzetten. Na uw akkoord kunnen het inkoopteam en beoordelingsteam namens de auditcommissie verder met de aanbestedingsprocedure. Straks Het inkoopteam legt het gunningsadvies naar verwachting eind november 2022 aan de auditcommissie voor. De auditcommissie adviseert u vervolgens zodat u in december 2022 een gunningsbesluit kunt nemen. IN21-04302/

*IN21-04302* Pagina 1 van 2

De eerste activiteiten van de nieuwe accountant starten met de interim controle 2023, die wordt uitgevoerd in oktober 2023. Daarmee hebben de oude en de nieuwe accountant voldoende tijd om zaken over te dragen. Tevens heeft de nieuwe accountant tijd om de systematiek van de administratieve organisatie en de interne beheersing van de gemeente Best te leren kennen.

IN21-04302/

*IN21-04302* Pagina 2 van 2