22001.1 - Raadsvoorstel Aanbesteden van accountantsdiensten 2023-2029

Voorstel aan de Raad

Vergadering Raadsvergaderdatum

: Gemeenteraad Best : 31-01-2022

Onderwerp Aanbesteden van accountantsdiensten 2023-2029 Aanleiding Het contract met Q-Concepts voor de uitvoering van de accountancydiensten loopt na boekjaar 2022 af. Dit betekent dat in maart 2023 een nieuw accountancy contract gesloten moet zijn voor de boekjaren 2023 en verder. De auditcommissie heeft op 11 oktober het college geadviseerd om het aanbestedingstraject van de accountancy-diensten vervroegd op te starten in verband met de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022. Gezien de totale opdrachtwaarde moet een Europees aanbestedingstraject doorlopen worden. Z’n traject duurt gemiddeld 1 jaar. Normaliter zou het aanbestedingstraject zijn gestart in maart 2022 zodat in maart 2023 een contract afgesloten kan worden. Echter gezien het feit dat er in maart 2022 gemeenteraadsverkiezingen zijn is ervoor gekozen om dit traject te vervroegen om toch tijdig een contract af te kunnen sluiten. Advies 1. In te stemmen met de Europese aanbesteding van de accountantsdiensten voor de gemeente Best over de periode 2023 tot en met 2029. 2. Een inkoopteam samen te stellen om de aanbesteding te regelen en een beoordelingsteam samen te stellen voor de beoordeling van de inschrijvingen. Argumenten

1. Toestemming is nodig om het aanbestedingstraject te starten. 1.1 Volgens artikel 213 van de gemeentewet is de raad bevoegd de accountant te benoemen. Daarmee is de raad ook bevoegd om de aanbesteding te starten.

2. Het inkoopteam en beoordelingsteam is samengesteld uit raadsleden en functionarissen, die direct betrokken zijn bij de dienstverlening door de accountant. 2.1 De auditcommissie is, conform de verordening auditcommissie gemeente Best 2018, belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant en brengt advies uit aan de raad over de benoeming. De auditcommissie heeft dit nader ingevuld door het samenstellen van een inkoopteam en een beoordelingsteam. Het inkoopteam en beoordelingsteam zullen namens de auditcommissie de gehele aanbestedingsprocedure doorlopen. Aan het eind van de aanbestedingsprocedure ontvangt de raad een advies van de auditcommissie over de benoeming van de accountant. Het inkoopteam bestaat uit een lid van de auditcommissie, de griffier, de concern controller, de teamleider Financiën en de concerninkoper. Uiteindelijk hebben vijf personen een stem in de beoordeling: 3 namens de raad (2 auditcommissieleden en de griffier) en 2 namens de ambtelijke organisatie (concern controller en teamleider financiën). Het is nu niet mogelijk om de leden van de auditcommissie die deel zullen nemen aan het beoordelingsteam en inkoopteam vanaf maart 2022 te

*IN21-03581*

IN21-03581/ Pagina 1 van 3

benoemen. Op dit moment is namelijk onbekend welke raadsleden plaats gaan nemen in de auditcommissie na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022. Het inkoopteam bestaat uit de volgende personen: Functie Concern controller Lid auditcommissie Griffier Teamleider Financiën Concerninkoper (Bizob) Het beoordelingsteam bestaat uit de volgende personen: Functie Concern controller Teamleider Financiën Griffier Auditcommissie lid 1 Auditcommissie lid 2 Risico’s N.v.t Kosten en dekking Kosten en dekking van de accountancydiensten zijn opgenomen in de programmabegroting. Participatie N.v.t. Communicatie N.v.t. Procedure en planning De planning en de te volgen procedures en mandaten in het aanbestedingstraject zijn besproken, toegelicht en afgestemd met de auditcommissie. De raad ontvangt het gunningsadvies naar verwachting in december 2022 ter besluitvorming. Evaluatie N.v.t. Bijlagen IN21-03583

Raadsbesluit Aanbesteden van accountantsdiensten 2023-2029

*IN21-03581*

IN21-03581/ Pagina 2 van 3

11-01-2022 burgemeester en wethouders van Best,

Hans Ubachs Burgemeester

Nicole van Hooy Secretaris

*IN21-03581*

IN21-03581/ Pagina 3 van 3