21079.1 - Raadsvoorstel Voortzetting bibliotheekfunctie in Gemeente Best

Voorstel aan de Raad

Vergadering Raadsvergaderdatum

: Gemeenteraad Best : 22-11-2021

Onderwerp Frictiekosten integratie Cultuurspoor Best en Openbare Bibliotheek Eindhoven Aanleiding Cultuurspoor Best heeft op 20 november 2020 en 29 april 2021 schriftelijk aangegeven te twijfelen over de toekomstbestendigheid van de bibliotheekfunctie zoals zij deze nu exploiteren. De functies zoals voorzien bij de oprichting van Cultuurspoor Best zijn onvoldoende van de grond gekomen en er is inmiddels een exploitatietekort ontstaan. Cultuurspoor Best is vervolgens de verkenning aangegaan om te fuseren met Openbare Bibliotheek Eindhoven om de inwoners van Best een toekomstbestendige bibliotheekfunctie te garanderen. Gezien de financiële situatie van Cultuurspoor Best en de verschillen in uitvoering van de bibliotheekfunctie, heeft dit onderzoek tijd gekost. Cultuurspoor Best heeft vervolgens op 30 juli 2021 middels een brandbrief laten weten de toekomst van Cultuurspoor Best somber in te zien. Uw raad is op 17 augustus 2021 geïnformeerd over deze brief met daarbij de aanvulling dat het college de uitkomst van het integratieonderzoek van Adlasz wil afwachten en zorgvuldigheid in dit dossier in acht neemt. Middels een raadsinformatiebrief bent u inmiddels geïnformeerd over de uitkomst van dit onderzoek. Naar aanleiding van het onderzoek is de nadrukkelijke wens van Cultuurspoor Best om de integratie met Openbare bibliotheek Eindhoven per 1-1-2022 te effectueren.

Openbare bibliotheek Eindhoven heeft hierop een fusievoorstel opgesteld waarbij een toekomstbestendige bibliotheekfunctie in Best, met als voorwaarde een fysieke locatie, in drie onderdelen uiteen is gezet: - Inhoudelijke voorwaarden om de bibliotheekfunctie in Best te exploiteren - Bedrijfsvoering Openbare bibliotheek Eindhoven inclusief benodigde subsidie - Overgangsjaar 2022 inclusief frictiekosten Om de fusie tussen beide stichtingen te effectueren en een toekomstbestendige bibliotheekfunctie in te richten onder leiding van Openbare Bibliotheek Eindhoven, hebben beide stichtingen zich tot gemeente Best gewend. Dit omdat de gemeente uiteindelijk verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Bibliotheekwet en omdat met de fusie financiële middelen gemoeid zijn. Om tot een overeenkomst te komen met Openbare Bibliotheek Eindhoven, is de eerste stap het beschikbaar stellen van middelen om de fusie te bekostigen. Na het beschikbaar stellen van de middelen, zal de samenwerking met Openbare Bibliotheek Eindhoven verder vorm krijgen. Uitgangspunt is dat de inwoners van de gemeente Eindhoven niet betalen voor de bibliotheekfunctie van de gemeente Best en andersom. Het college heeft ingestemd met de gevraagde subsidie 2022 van € 619.980,00 voor de exploitatie van de bibliotheekfunctie door Openbare bibliotheek Eindhoven (in 2021 was dit bedrag €617.980,00).

*IN21-03561*

IN21-03561/ Pagina 1 van 4

Advies Uw raad wordt gevraagd in te stemmen met het volgende besluit: 1. Akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van €577.600,00 ten behoeve van de eenmalige frictiekosten en deze te dekken uit het begrotingsresultaat 2021. 2. In te stemmen met de 11e begrotingswijziging 2021 Argumenten Het voortbestaan van een bibliotheekfunctie in Best kan niet gegarandeerd worden als de fusie niet doorgaat. Het bedrag voor de frictiekosten beschikbaar stellen garandeert een toekomstbestendige bibliotheek in Best. Cultuurspoor Best is op dit moment geen levensvatbare organisatie. Er is achterstallig onderhoud op de collectie, inventaris, gebouw en de apparatuur. Het aanbod sluit niet aan bij het bibliotheekconvenant (https://www.debibliotheken.nl/informatie/bibliotheekconvenant) en er is een behoorlijk tekort op de huidige begroting. Mocht deze integratie geen doorgang vinden, dan is er geen uitzicht op een toekomstbestendige bibliotheekfunctie in de gemeente Best. Kortom: gemeente Best voldoet dan vanaf 1 januari 2022 niet meer aan haar wettelijke taak volgens de Bibliotheekwet. Toekomstbestendige bibliotheekfunctie in gemeente Best Openbare bibliotheek Eindhoven (hierna: OBE) is een moderne bibliotheek, die zich focust op haar maatschappelijke rol.

De conclusie uit het onderzoek van Adlasz is dan ook dat integratie van de beide bibliotheken voor Best vooral voordelen oplevert: Men gaat deel uitmaken van een grotere professionele bibliotheekorganisatie die vernieuwing hoog in het vaandel heeft staan en daarnaast ruimte biedt aan de verbondenheid met Best. Inwoners kunnen gebruik maken van een grotere collectie aan titels en door het gedeelde Bibliotheeksysteem kunnen zowel titels worden gereserveerd in de Witte Dame, het Huis van Waalre en in Best. Er ontstaat een vernieuwd aanbod van activiteiten en de abonnementsprijs blijft gelijk indien men van hetzelfde aanbod gebruik wil blijven maken. Risico’s In het overgangsjaar 2022 kunnen er onvoorziene zaken aan de orde komen, waarvan de kosten, op basis van het geformuleerde uitgangspunt, geheel of gedeeltelijk voor rekening van de gemeente Best komen. Kosten en dekking Om te komen tot de moderne bibliotheekfunctie is er een eenmalige investering nodig. Onderzoeksbureau Adlasz heeft samen met de accountant van Cultuurspoor Best en Openbare Bibliotheek Eindhoven een inschatting gemaakt van de frictiekosten (zie bijlage aanbod Openbare Bibliotheek Eindhoven). Op basis hiervan is er een gesprek geweest tussen de gemeente Best, de directeur OBE en de voorzitter RvT OBE. De eenmalige investering is geraamd op € 577.600,00. De uiteenzetting staat in onderstaande tabel:

*IN21-03561*

IN21-03561/ Pagina 2 van 4

Samenvattend overzicht frictiekosten 1 aanschaf startcollectie 2 eenmalige kosten marketing/communicatie 3 overname personeel / balansposten 4 ICT kosten 5 leesconsulenten 6 vernieuwing inventaris

17.900 9.800 136.400 47.900 65.600 300.000

Totaal frictiekosten

577.600

Deze tabel vraagt om verduidelijking op een aantal punten. Te beginnen met de collectie: als onderdeel van het onderzoek van Adlasz is de collectie van beide bibliotheken vergeleken. De collectie van Cultuurspoor Best is deels verouderd en dient vervangen te worden, daarnaast worden er nieuwe boeken aangeschaft om de collectie in Best kwalitatief gelijk te trekken met de collectie in Eindhoven en vestiging Waalre. De kosten overname personeel en de balansposten bestaat uit een aantal deelposten. Allereerst de overname van de beginbalans met de crediteuren, debiteuren en vooruit gefactureerde abonnementen. Vervolgens de personele kosten, die bestaan uit voorziening vakantiedagen/jubilea e.d.. Als laatste de kosten die gemoeid zijn met het afvloeien van de directrice van stichting CSB. Zij is in vaste dienst van de stichting. Een van de voorwaarden van OBE om tot fusie over te gaan, is dat de directrice van stichting CSB geen bestuurdersrol meer heeft in de gefuseerde stichting. Met de ontslagprocedure zijn wettelijk bepaalde middelen gemoeid, namelijk loonkosten gedurende de opzegtermijn en de ontslag (transitie) vergoeding. De ICT kosten bestaan uit de migratie naar het systeem van OB en afkoop bestaand systeem. De leesconsulenten gaan over naar OBE en zetten hun huidige werkzaamheden voort in het overgangsjaar 2022.

De samenwerking met de scholen in Best maakt geen onderdeel uit van de frictiekosten en zal separaat verkend worden in het overgangsjaar. Veruit de grootste kostenpost beslaat het gebouw en de inventaris. In de begroting van OBE zijn zowel kosten voor de huurder als voor de verhuurder opgenomen. Dat hebben we gesplitst, de gemeente Best heeft reeds een bedrag van € 214.000 opgenomen in de onderhoudsvoorziening en dit zijn geen frictiekosten. Op dit moment is de inventaris in de bibliotheek in Best verouderd en deels kapot. CSB heeft geen middelen opgenomen in haar begroting de afgelopen jaren waardoor er nu geen budget is om de inventaris te vervangen. Dit betreft niet alleen de boekenkasten maar ook de werkplekken en alle andere zaken die men als huurder dient te voorzien. Gezien de financiële positie van Cultuurspoor Best kunnen zij hier geen rol in spelen. Openbare Bibliotheek Eindhoven is evengoed een stichting zonder winstoogmerk en kan deze kosten nu niet maken. Vast staat wel dat deze investering noodzakelijk is om de bibliotheek de komende jaren tot een degelijke bezoek- en werkplek te maken. Wat betreft de inventaris heeft Openbare Bibliotheek Eindhoven op basis van haar ervaring en locaties een inschatting gemaakt van de kosten. Dit bedrag is geraamd op basis van de huidige inrichting en het achterstallig onderhoud daarvan.

*IN21-03561*

IN21-03561/ Pagina 3 van 4

Het totale bedrag aan frictiekosten wat aan uw raad verzocht wordt om beschikbaar te stellen betreft € 577.600,00 te dekken uit begrotingsresultaat 2021. Deze is momenteel ruim € 1.500.000 en daarmee voldoende. Participatie Dit dossier was tot voor kort een aangelegenheid tussen twee stichtingen, te weten Cultuurspoor Best en Openbare Bibliotheek Eindhoven. Hoewel de gemeente verantwoordelijk is voor de uitvoering van de bibliotheekwet, heeft het college zich niet sturend opgesteld om de zorgvuldigheid die met het onderzoek gemoeid was niet te verstoren. Dat betekent ook dat er niet is ingezet op inwonersparticipatie. Wanneer de fusie een feit is, zal in 2022 gewerkt worden aan het neerzetten van een toekomstbestendige bibliotheek voor de inwoners van Best. Inwonersparticipatie is onderdeel van dit traject. Communicatie Gezien de fusie tussen beide stichtingen, is het personeel in een eerder stadium geïnformeerd en betrokken door CSB. Dit dossier kent diverse gevoeligheden, daarom is ervoor gekozen om vanuit gemeente Best nog geen communicatie te voeren naar de inwoners voordat de gemeenteraad hierin is gekend. Procedure en planning Met het beschikbaar stellen van de financiële middelen is de fusie nog geen feit. Vervolg is de juridische fusie tussen beide stichtingen en nader overleg tussen gemeente Best en Openbare Bibliotheek om tot een definitieve overeenkomst te komen.

Het jaar 2022 zal dan gebruikt worden om het pand te moderniseren en het educatieaanbod uit te werken. Evaluatie Niet van toepassing Bijlagen Geen burgemeester en wethouders van Best,

Hans Ubachs Burgemeester

Nicole van Hooy Secretaris

*IN21-03561*

IN21-03561/ Pagina 4 van 4