21079.0.1 - Sessieformulier Integratieonderzoek voor de bibliotheek na sessie 22-11 met beantwoording

Sessieformulier

Openbare beeldvormende en oordeelsvormende sessie Onderwerp: Beeldvormende sessie: Oordeelsvormende sessie: Sessieleider: Sessiegriffier: Portefeuillehouder: Behandelaar: Locatie: Bijzonderheden:

21079 – Integratieonderzoek voor de bibliotheek 22 november 2021 19 november 2021 Véronique Zeeman Rian Swinkels Rik Dijkhoff Oonagh van Leeuwen kamer 2.44-2.45 Publiek kan de vergadering online volgen via best.notubiz.nl.

Onderwerp en aanleiding Het college komt met een raadsvoorstel ‘Integratieonderzoek voor de bibliotheek’. Dit raadsvoorstel betreft het vervolg van het integratieonderzoek dat is uitgevoerd en geeft aan hoe het college hiermee om wil gaan. Over het integratieonderzoek heeft de wethouder in de raad van 19 april 2021 toegezegd dat de uitkomsten van het onderzoek naar een mogelijke samenwerking met Eindhoven worden gedeeld en besproken met de raad, zodat de raad tijdig kan meedenken over het vervolg. De raad ontvangt over de resultaten van dit onderzoek op korte termijn een raadsinformatiebrief. Programma beeldvormende sessie Na een korte inleiding van de sessieleider wordt er informatie verstrekt over het onderwerp. Tijdens deze informatieve sessie hebben de inwoners ook gelegenheid om mee te praten over het onderwerp. Vervolgens is er voor de aanwezigen gelegenheid om vragen te stellen aan de portefeuillehouder. Inwoners, organisaties en andere betrokkenen kunnen tijdens de beeldvormende sessie hun inbreng hebben. Wilt u hiervan gebruik maken? Meldt u zich dan aan door een mail te sturen naar raadsgriffie@gembest.nl. De griffie neemt vervolgens contact met u op om de mogelijkheden te bespreken. De betrokken stichtingen (CultuurSpoor Best en Openbare Bibliotheek Eindhoven) worden geïnformeerd over de sessie en de mogelijkheid om inbreng te hebben.

Technische vragen raads- en burgerleden Het streven is om voor de oordeelsvormende sessie uw eventuele technische vragen over dit voorstel te beantwoorden.

Technische vragen die uiterlijk woensdag vóór 12.00 uur worden ingediend, worden uiterlijk om 15.00 uur op de dag van de raadsavond door het college beantwoord. De griffie plaatst de antwoorden op het raadsinformatiesysteem. Uw vragen kunt u sturen naar raadsgriffie@gembest.nl. U kunt daarvoor dit formulier gebruiken. Programma oordeelsvormende sessie Inspreekrecht Na een korte inleiding van de sessieleider is er voor inwoners, organisaties en andere betrokkenen gelegenheid om gedurende 5 minuten (per persoon) gebruik te maken van het inspreekrecht. Wilt u hiervan gebruik maken? Meldt u zich dan uiterlijk voor 12.00 uur aan op de dag van de sessie door een mail te sturen naar raadsgriffie@gembest.nl De griffie neemt vervolgens contact met u op om de mogelijkheden te bespreken De betrokken stichtingen (CultuurSpoor Best en Openbare Bibliotheek Eindhoven) worden geïnformeerd over de sessie en de mogelijkheid om gebruik te maken van het inspreekrecht. Aan het einde van de discussiesessie wordt geïnventariseerd of dit raadsvoorstel als A- of B-stuk wordt geagendeerd voor de raadsvergadering. In het laatste geval benoemen de deelnemers van de sessie de openstaande discussiepunten. Planning Het raadsvoorstel is ter besluitvorming geagendeerd voor de raadsvergadering van 13 december 2021. Resultaat/conclusie Beeldvormende sessie Aan deze sessie hebben alle fracties deelgenomen.

Mevrouw Van Beek, directeur-bestuurder CultuurSpoor Best heeft inbreng gegeven. Ze heeft verteld dat de fusie op eigen initiatief in gang is gezet, omdat het op termijn geen toekomstbestendige organisatie is. De heer Dijkhoff heeft een toelichting op het proces vanuit de gemeente gegeven. Gedurende het proces werd duidelijk dat fusie de beste oplossing is. Als er geen fusie volgt, sluit de bibliotheek per 31-12-2021 en moet het college aan de slag. De gemeente heeft een rol op de achtergrond gehad. Mevrouw Van Leeuwen en de heer Kivits (directeur Openbare Bibliotheek Eindhoven) hebben een toelichting gegeven op het voorstel en het vervolg. De presentatie is aan de stukken toegevoegd. Er is gesproken over: - De heer Kivits heeft aangegeven dat Eindhoven uit de voeten kan met het huidige budget + indicering. Het contract is voor 4 jaar en de bieb is financieel op orde. In de frictiekosten zijn de leesconsulenten voor 1 jaar opgenomen. In het budget zijn geen aanvullende zaken voor onderwijs opgenomen.

2

-

-

-

Het Heerbeeck heeft per 1 juli 2022 het huidige contract opgezegd. In januari staat er een gesprek gepland met de gemeente en de Bibliotheek Eindhoven om de behoefte te peilen. Ook richting basisscholen vindt overleg plaats. 2022 is een overgangsjaar. Eindhoven gaat niet voorschrijven wat er in Best gaat gebeuren. 2022 wordt gebruikt om de samenwerking met elkaar te ontwikkelen. Wat goed gaat wordt behouden in nauw overleg met de gemeente. De fusie is voorwaardelijk onder de voorwaarde dat de gemeente de frictiekosten op zich neemt. Verzoek om de raad tijdig te informeren over de voortgang van de fusie/overgangsjaar en eventuele onvoorziene uitgaven vanuit de gemeente (m.b.t. de risico’s). De grote opgaven in het centrum (centrumplan, nieuw gemeentehuis, stationsgebied). De heer Kivits heeft aangegeven dat voor hem de meest logische plek voor de bieb het nieuwe gemeentehuis is.

Wethouder Dijkhoff zegt toe de volgende vragen voor de sessie van volgende week schriftelijk te beantwoorden: 1. Mevrouw van Beek heeft aangegeven dat enige jaren geleden de gemeente de voorziening heeft teruggevorderd. De wethouder wordt verzocht dit uit te zoeken (hoe is dat gelopen en heeft de gemeente dan zelf een voorziening aangehouden?) De opmerking van mw van Beek betreft een terugbetaling in een periode voor het jaar 2000 en betrof een reserve die was opgenomen van circa 39.000 gulden. Het besluit is niet traceerbaar in onze systemen omdat deze niet zo ver digitaal teruggaan, waarschijnlijk is dit besluit wel in het RHcE aanwezig. Opvragen duurt langer dan de beantwoordingstijd. Maar als we naar het verloop van ons subsidiebeleid kijken dan kunnen we dit wel verklaren. In 2009 is een nieuw subsidiebeleid in werking getreden en een belangrijk element was de beleidsgestuurde contractfinanciering. Exploitatieoverschotten kunnen (deels) worden ingezet voor de realisatie van statutaire doelstellingen. Professionele en vrijwilligersorganisaties moeten in staat worden gesteld om financiële tegenvallers vanuit een eigen weerstandsvermogen op te vangen. Ter vorming van een weerstandsvermogen is het toegestaan om meevallers in de exploitatie te gebruiken voor reservevorming.

Ook de van de gemeente verkregen subsidies mogen gebruikt worden voor reservevorming onder de volgende voorwaarden: o de reservevorming dient de statutaire doelstelling te dienen; o het opgebouwde reserve kent een plafond van 25% van de jaarlijks te ontvangen subsidie van de gemeente over dat deel van het positieve exploitatieresultaat dat toe te rekenen is aan de gemeentelijke subsidie; o Indien het weerstandsvermogen / reserve dat toegerekend kan worden aan de gemeentelijke subsidie meer bedraagt dan 25% van de jaarlijkse subsidie en er is wederom een positief exploitatieresultaat, dient er restitutie van middelen plaats te vinden. Hieruit mag je afleiden dat het opbouwen van reserves voor 2009 niet was toegestaan. Dus is het aannemelijk dat de bibliotheek destijds een opgebouwde reserve terug heeft moeten betalen omdat dit als niet gebruikte subsidie werd gezien.

3

Mw van Beek heeft verder aangegeven dat investeringen in de inventaris ook in die periode werden betaald door de gemeente, al dan niet op basis van een gedeeltelijke lening. Maar dit is niet te verifiëren op dit moment, ook de begrotingen uit die periode zijn niet digitaal gearchiveerd. Kijk je naar een aantal financiële verslagen van Cultuurspoor dan zie je dat er maar beperkt ruimte is geweest om te reserveren.

egalisatie reserve (=resultaten vorige jaren)

bestemminsgreserve (=inrichtingskosten) reservering MDO

2014 33.215

2015 15.376

2016 2.870

2020 48.012 (incl. vakantie en compensatieuren 9.192)

30.000

30.000

30.000

0

50.000

17.898

10.268

0

Aannemelijk is dat dergelijke betalingen door de gemeenten uit het lopende budget van het desbetreffende jaar zijn betaald en hiervoor geen reservering is aangehouden. Ten aanzien van het gebouw dat eigendom is van de gemeente zijn wel reserveringen voor onderhoud opgenomen. 2. Huidige overeenkomst tussen CultuurSpoor Best en Heerbeeck College: hoe ligt de verantwoordelijkheid rondom exploitatie en gebouw? In 2010 is vestiging HBC (Heerbeeck College HBC is onderdeel van Voortgezet Onderwijs Best Oirschot VOBO) gerealiseerd. Doel tweeledig: boeken en leesbevordering in de school en ’s middags ook openstelling voor de wijken zodat vooral voor mensen met kleine kinderen de bibliotheek nabij is. Vestiging gerealiseerd met gelden van de gemeente en de provincie. Gemeente realiseerde huisvesting (185 m2 binnen schoolgebouw) en provincie droeg 12.000 euro bij aan de inrichting. Afspraken exploitatie: HBC/VOBO berekent geen servicekosten (energie, beheer en schoonmaak). Mediathecaris HBC heeft werkplek in de vestiging en bemenst deel van openingstijden. Taak mediathecaris: mediawijsheid in de school. Bibliotheek/CSB zorgt voor inrichting, collectie en apparatuur (pc’s en uitleensysteem) en bemensing, ook onder schooluren. Bemensing vergoedt HBC/VOBO gedeeltelijk, bedrag van circa 14.000 euro per jaar. Taak bibliotheek: leesbevordering in de school.

VOBO heeft de samenwerkingsafspraak eenzijdig opgezegd per juli 2022. Doel is in dit lopende jaar te onderzoeken hoe de samenwerking in de toekomst vorm gegeven kan worden. Daarover is 19 juli 2021 een eerste gesprek geweest met VOBO, gemeente en CSB ‘Verkenning Bibliotheekvoorziening in Heerbeeck Best’. Vervolggesprek 17 januari 2022.

4