21059.0.1 - Sessieformulier themasessie RKC werksessie onderzoek rode draden na sessie 20-9

Sessieformulier

Themasessie Onderwerp: Sessieleider: Sessiegriffier: Portefeuillehouder: Behandelaar: Locatie: Bijzonderheden:

21059 – RKC werksessie onderzoek Rode draden Harry Smits Tom Bartels Marc van Schuppen College van B&W kamer 2.44-2.45 Vanwege de Corona-maatregelen kan publiek niet aanwezig zijn op het gemeentehuis. Publiek kan de vergadering online volgen via best.notubiz.nl.

Onderwerp en aanleiding De Rekenkamercommissie (RKC) is bezig met een onderzoek naar de doorwerking van de aanbevelingen uit de rapporten van de RKC en naar de rode draden in die aanbevelingen. De RKC wil voordat dat onderzoeksrapport is afgerond ook met de raadsleden in gesprek over het onderwerp. Hierbij gaat het vooral over de rol van raadsleden in het onderzoeksproces, oordeels- en besluitvorming over het onderzoek en bij de implementatie van de aanbevelingen uit het onderzoek, evenals de bewaking daarvan. Het onderzoeksrapport van de RKC rode draden staat vooralsnog opgenomen om in het voorjaar van 2022 in de raadscyclus te worden geagendeerd. Programma themasessie Na een korte inleiding van de sessieleider geven de vertegenwoordigers vanuit de rekenkamercommissie een korte toelichting op de eerste bevindingen uit het onderzoek. Dit zal toegelicht worden aan de hand van een korte presentatie. Aansluitend vindt discussie plaats aan de hand van een aantal vragen die door de rekenkamercommissie zijn geformuleerd. Aan de fracties wordt verzocht zich hierop voor te bereiden. U vindt de vragen bij de vergaderstukken op het RIS. Ter afsluiting licht de rekenkamercommissie het vervolg van dit onderzoek toe. Resultaat/conclusie De voorzitter opent de vergadering. Alle raadsfracties zijn vertegenwoordigd.

De voorzitter van de rekenkamercommissie (RKC) neemt het woord en licht de presentatie van de rekenkamercommissie toe. Mevrouw van Boekel licht de verdere inhoud van de presentatie toe over de rode draden van de (doorwerking van) aanbevelingen van de rekenkamercommissie Best.

1e deel (presentatie) Dhr. Verheijen vraagt om de duiding van “doorwerking”. De RKC stelt dat dit de ‘tips ter verbetering’ zijn en of deze doorgevoerd/opgepakt worden door de gemeente, zodat we met elkaar beter functioneren. Terugkerende thema’s van de RKC worden met de raad gedeeld en toegelicht, deze thema’s zijn “Informatievoorziening”, “Proces-inrichting en verantwoordelijkheden” en “Capaciteit”. Terugkerende aanbevelingen richting raad zijn, “Maak afspraken over wat de rol van de raad is”, “maak afspraken over informatieverschaffing aan de raad”, “volg of gemaakte afspraken opvolging krijgen”, “Ben kritisch op de verhouding ambitiescapaciteit” en “Geef zelf vorm aan het proces waarin je werkt”. Mevr. Van Zandwijk vraagt of er ook een benchmark is gedaan naar aanbevelingen die andere gemeenten hebben gedaan. Dit is niet gebeurd. Er is wel een “Mini-benchmark” doordat onze rekenkamercommissie gezamenlijk is met gemeente Waalre. De voorzitter van de rekenkamercommissie geeft aan dat ondanks dat de benchmark niet gedaan is de uitkomsten van Best niet uniek zijn. Deze resultaten komen terug bij verschillende gemeenten. Opbrengsten uit interviews van de RKC worden vervolgens met de raad gedeeld en toegelicht. 2e deel (discussie) Ziet u voor u als raadslid een rol in het totale onderzoeksproces? Dhr. Verheijen stelt dat het onderzoeksproces een deel van het raadsproces is.

Dat zou de raad beter kunnen doen. Dhr. Berkers stelt dat het al goed loopt. Meeparticiperen in het onderzoeksproces is echter niet aan de orde. Dit ivm scheiding van rollen. Dhr. Le Mat deelt deze mening. De rekenkamercommissie kan tussentijds bij behoefte de raad raadplegen. Als het gaat over aanbevelingen daarentegen moet de raad beter in zijn rol komen. Hoe beoordeelt u de behandelwijze van RKC rapporten in de raad? Dhr. Berkers stelt dat de raad afspreekt hoe onderwerpen geagendeerd worden. Dit gaat goed en anders moet de raad zelf bijsturen indien het niet naar wens is. Dhr. Van den Boogaard deelt deze mening. Mevrouw van Zandwijk stelt dat er wel verbetering mogelijk is als het gaat over de beoordeling van raadsvoorstellen in het kader van financiën en dat er nog een verbetering d.m.v. data ligt. Dhr. Verheijen vindt de raad soms niet zelfkritisch genoeg, bv. Op het gebied van tijd/capaciteit en uitvoering. Maar ook m.b.t. aanbevelingen. Dhr. Vrijburg vraagt naar een kosten-baten analyse per aanbeveling en of dit mogelijk is. De rekenkamercommissie stelt dat deze realiteitsvraag al in de rapporten zit. Hoe volgt u de uitvoering van de aanbevelingen? Dhr.

Le Mat zou het op prijs stellen als er een overzicht zou komen waarin alle aanbevelingen opgenomen zijn zodat de raad maar ook de rekenkamercommissie kan volgen wat de status is van de gedane aanbevelingen (en of deze ook afgedaan worden). De RKC stelt dat dit ook al gebeurd in het Jaarverslag van de RKC, dit is echter passief. Hierin is ook (actieve) verbetering mogelijk. Bv. Via een jaarlijkse sessie met de raad. Dhr.

2

Berkers deelt deze mening. Dhr. Verheijen ziet hierin een rol voor bv. Het auditcommissie, ter bespreking. Een deel van de raad deelt deze suggestie. Hoe draagt de RKC bij aan de kaderstellende-, volksvertegenwoordigende- en controlerende rol van de raad? Dhr. Berkers stelt dat het meer op hoofdlijnen moet blijven van beleid en uitvoering qua aanbevelingen omdat dat het niveau van de raad is. Specifieke details van uitvoering zijn des colleges. Dhr. Van den Boogaard stelt dat de bewaking van voortgang inderdaad beter kan. Mevrouw van Zandwijk stelt dat dit al verbeterd kan worden door de specifieke aanbevelingen voor ambtenaren uit het rapport van de RKC te laten voor de raadsleden. Dhr. Vermeulen heeft behoefte aan een update na verloop van tijd als een rapport met aanbevelingen is verstuurd richting de raad.

3