21051.4 - Bijlage Beleidsverantwoording vastgoedbeleid

Beleidsverantwoording vastgoedbeleid In 2012 is het project ‘Professionalisering beheer gemeentelijk vastgoed’ gestart. Het plan van aanpak van het projectplan kende een viertal fases (zie hieronder). Waarbij de verschillende fases elkaar niet opvolgen maar in elkaar over lopen. Daarbij kennen fase 3 en 4 feitelijk geen eindtijd. Dit is een continu proces. Per fase is aangegeven wat er gerealiseerd is. Waarbij de nadruk ligt op de strategische fase. 1. De inventarisatiefase. In de inventarisatiefase zijn de technische, financiële en contractuele gegevens van het gemeentelijk vastgoed geïnventariseerd. 2. De reparatiefase. In de reparatiefase zijn de grootste gaten in de vastgoeddossiers gerepareerd. Het vastgoedinformatiesysteem GT-AXXERION is aangeschaft. Het vastgoedinformatiesysteem is gevuld met de technische, financiële en contractuele gegevens van het gemeentelijk vastgoed. 3. De optimalisatiefase. De optimalisatiefase heeft als doel inzicht in en verbetering van de bedrijfsvoering te verkrijgen. Hiervoor is de multidisciplinaire werkgroep vastgoedbeheer opgericht. In deze werkgroep zijn de verschillende disciplines die zich bezighouden met het gemeentelijk vastgoed vertegenwoordigd. De werkgroep dient ter uitwisseling van informatie, geeft onderling adviezen, voert besluiten uit over de toekomst van vastgoed en belegt de te nemen acties bij de juiste mensen.

Het werkproces verhuur panden en gronden is inzichtelijk gemaakt. En er is een koppeling gemaakt tussen GT-AXXERION en het financiële systeem Coda. Waardoor het genereren van facturen en de bewaking van het betalingsproces is geautomatiseerd. 4. De strategische fase. Als eerste stap is de beleidsnotitie ‘Professionalisering vastgoedbeheer’ in 2012 door de gemeenteraad vastgesteld. Daarmee zijn de voorwaarden voor vastgoedbezit en de uitgangspunten voor vastgoedbeheer vastgesteld. Er is aangegeven dat het bezit van vastgoed geen kerntaak van de gemeente is. Maar er wel redenen kunnen zijn om vastgoed zelf in eigendom te hebben. Het beheren van vastgoed is een uitvoerende taak. Om alle afspraken met betrekking tot het beheer van het vastgoed te clusteren heeft het college in 2018 het ‘Uitvoeringsbeleid en spelregels vastgoedbeheer gemeente Best’ vastgesteld. Dit moet worden gezien als een handleiding (spelregels) hoe we in de gemeente Best omgaan met het gemeentelijk vastgoed. Ook is beschreven hoe de organisatie (rollen en verantwoordelijkheden) van het vastgoedbeheer is geregeld. De spelregels dienen als werkinstructie voor alle gemeentelijke afdelingen die betrokken zijn bij het gemeentelijk vastgoed en worden toegepast op de gehele vastgoedportefeuille. Dit wil zeggen dat de afspraken gelden voor alle panden die de gemeente in eigendom heeft.

Van alle panden is de exploitatie in beeld gebracht en is bekeken wat een kostprijsdekkende huur moet zijn. Naast het gegeven of een pand bijdraagt aan een beleidsdoel, is er inzicht in de exploitatie (financieel rendement) van onze vastgoedportefeuille, is er inzicht in de technische kwaliteit en mogelijke ontwikkelingskansen. Onze MJOP’s ontwikkelen zich steeds meer tot een ‘duurzaam MJOP’. Ten opzichte van een traditioneel MJOP bevat dit duurzaam MJOP ook verbetermaatregelen ten aanzien van de energieprestatie en het materiaalgebruik, binnen de beschikbare middelen.

*IN21-02403*

IN21-02403/ Pagina 1 van 2

Op basis van de uitgangspunten is het vastgoed onderverdeeld in vijf deelportefeuilles: • Beleidsondersteunend vastgoed Dit betreft het vastgoed dat in gebruik is om de gemeentelijke beleidsdoelen te ondersteunen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vastgoed voor sport, bibliotheek, cultuurhistorie en zorg. Vaak ontvangen de gebruikers van dit vastgoed subsidie om hun activiteiten uit te voeren. •

Eigen huisvesting Dit betreft het vastgoed dat in gebruik is voor de huisvesting van ambtenaren en bestuur, zoals het gemeentehuis en de gemeentewerf.

•

Vastgoed voor onderwijshuisvesting, kindcentra en multifunctionele accommodaties (MFA’s) Dit betreft het vastgoed dat in gebruik is voor onderwijs. De gemeente is wettelijk verplicht te zorgen voor adequate onderwijshuisvesting. De schoolbesturen zijn juridisch eigenaar van de schoolvastgoedobjecten en de gemeente heeft het economisch claimrecht. Op dit moment zijn alle in gebruik zijnde scholen dus niet in eigendom van de gemeente. Dit is pas het geval als een gebouw haar onderwijsfunctie verliest.

•

Procesondersteunend of strategisch vastgoed Dit betreft het vastgoed dat is aangekocht om ruimtelijke (her)ontwikkelingen mogelijk te maken.

•

Commercieel vastgoed en overig vastgoed. Dit betreft het vastgoed dat in gebruik is voor commerciële doeleinden (vastgoed voor kinderopvang) en het vastgoed dat niet behoort tot één van de hiervoor genoemde categorieën (vastgoed dat leeg is komen staan als schoolwoningen en een tennispark). Deze totale categorie draagt niet (meer) bij aan een inhoudelijke gemeentelijke beleidsdoelstelling.

In de begroting en jaarrekening wordt per deelportefeuille inzicht gegeven in de omvang van het gemeentelijk vastgoed. Het gaat dan om het aantal objecten, het aantal m2, de boekwaardes en de WOZwaarden. De indeling is geen statisch gegeven. De gemeentelijke kernportefeuille bestaat uit de vastgoedobjecten die vallen onder de categorieën beleidsondersteunend vastgoed en eigen huisvesting. Deze vastgoedobjecten dienen een maatschappelijk of gemeentelijk doel. We toetsen geregeld of panden nog het behouden waard zijn. Het is mogelijk dat een pand in een andere categorie terecht komt. De maatschappelijke waarde en het financieel rendement spelen daar een rol in. Uiteindelijk kan een pand worden verkocht via de spelregels van het verkoopbeleid.

*IN21-02403*

IN21-02403/ Pagina 2 van 2