21040.8 - Beantwoording raadsvragen sessie 14 juni 2021

Notitie

Opsteldatum Registratienr. Afdeling Vakgroep Auteur Aan

: : : : : :

18-06-2021 IN21-02000/ Afdeling Regie en Ontwikkeling Sociaal Jolanda van den Berghe Raad

Onderwerp

:

Beantwoording raadsvragen sessie scenario's huisvesting (Samen gaan) 14 juni 2021

Inleiding Tijdens de informatieve sessie over de scenario’s huisvesting (Samen gaan) op 14 juni heeft u een aantal vragen gesteld. Deze worden hieronder beantwoord. Ook lichten wij een aantal onderwerpen verder toe. Aanleiding van het onderzoek naar toekomstige huisvesting Bestwijzer en gemeentelijke organisatie De eerste aanleiding was de wens om één integrale, fysieke toegang voor inwoners, organisaties en ondernemers te realiseren. In aanvang was de realisatie gericht op de locatie van het huidige gemeentehuis. Later is deze voorkeursvariant losgelaten. En is het project ‘onderzoek naar huisvesting bedrijfsvoering en dienstverlening gemeente en andere partners’ opgestart. Extra meters voor potentiële partners In de ‘Verkenning één fysieke toegang’ is opgenomen dat binnen het huisvestingsconcept naast de organisaties van Bestwijzer ook ruimte moest zijn voor andere (publieke) dienstverleners die toegevoegde waarde kunnen leveren. Omdat op dit moment onvoldoende duidelijk is welke partner(s) mogelijk aansluiten, is hiervoor in alle scenario’s een extra ruimtebeslag opgenomen van 250m2. Als op een later moment blijkt dat deze ruimte niet nodig is, wordt deze niet meegenomen in de te realiseren gezamenlijke huisvesting. Overigens heeft het opnemen van dit extra ruimtebeslag nauwelijks invloed op de uitkomst van de vergelijking van de scenario’s.

Programma van eisen Om de scenario’s te kunnen vergelijken is met een vergelijkbaar Programma van eisen gewerkt. Dit is ook van belang voor een vergelijking van de kosten. Aspecten die niet zijn meegenomen in het Programma van eisen en in de vergelijking, zullen niet exact dezelfde gevolgen hebben in de drie scenario’s. De verschillen vallen mee, omdat: • Alle drie scenario’s in hetzelfde gebied liggen, waarbij er in ieder scenario parkeeroplossingen nodig zijn met plussen en minnen én • Er bij ieder scenario kosten zijn op de ene locatie en opbrengsten op de andere én • Berekeningen en oplossingen met de informatie van nu niet vergelijkbaar zijn ook al zullen ze in enige mate kunnen verschillen. In onderstaande beantwoording wordt onder 2 en 3 verder ingegaan op het parkeren en de opbrengstpotentie van de drie scenario’s.

*IN21-02000*

IN21-02000/ Pagina 1 van 6

Beantwoording vragen: 1. Overzicht wijzigingen (functionele eisen) ten opzichte van eerder onderzoek (vijf) scenario’s huisvesting, inclusief geactualiseerd financieel overzicht. Wijzigingen ten opzichte van eerder onderzoek: • Binnen scenario 2b zit het verschil in kosten met name in de sloop van en de nieuwe uitbreiding ter plaatse van de huidige entree. • Binnen scenario 3a is er minder m2 nieuwbouw nodig in verband met een verlaging van de flexfactor van 0,7 naar 0,6 waarmee het aantal noodzakelijk te realiseren werkplekken en ruimten daalt. Daarnaast is gekeken naar multifunctionaliteit van ruimten, waardoor de totale ruimtebehoefte daalt. • Binnen scenario 3b is er ook minder m2 nieuwbouw benodigd, gezien de bij scenario 3a benoemde punten. Echter er zijn wel een aantal toeslagen geteld in verband met de stedenbouwkundige eisen die, aan de nu beoogde, nieuwbouwlocatie worden gesteld. Financieel overzicht: Zie bijlage A

2. Inzichtelijk maken parkeerbehoefte, -mogelijkheden en mogelijke kosten voor deze voorziening, rekening houdend met de behoefte volgend uit de opbrengstpotentie in scenario’s 3a en 3b. Conform het bestemmingsplan Centrum (2013) is een invulling (commercieel en wonen) van de vlek naast de Zeeman voorzien en is ook rekening gehouden met een parkeervoorziening. Deze gegevens ontvangt u maandag van ons. Voor het overige kunnen we op dit moment nog niet concreet worden. Uiteraard wordt aan de hand van de nieuwe invulling een nieuwe parkeerbehoefte inzichtelijk gemaakt. Hiervoor voeren we gedegen onderzoek uit naar de invulling van het totale gebied rondom het huidige gemeentehuis in samenhang met de invulling van de vlek naast de Zeeman. Deze invulling bepaalt de totale parkeerbehoefte in het omschreven gebied. Door het gebied integraal te benaderen kan ook een optimale oplossing worden gezocht voor de locatie (ingang) van een parkeervoorziening. Parkeerplaatsen in parkeergarage Molenveste De gemeente is eigenaar van 139 parkeerplaatsen in parkeergarage Molenveste, waarvan 48 plaatsen worden verhuurd aan het personeel van de gemeente Best. Informatie over vervoerswijze personeel Er is nu geen informatie beschikbaar over de vervoerswijze van het personeel en de bezoekers van het huidig gemeentehuis.

Enkele voor de hand liggende aspecten zouden kunnen worden geteld, maar daarmee ontstaat geen beeld wat zinvol gebruikt kan worden in de vergelijking van de scenario’s.

3. Inzichtelijk maken opbrengstpotentie huidige locatie gemeentehuis (3a) versus opbrengstpotentie nieuwbouw gemeentehuis op locatie naast Zeeman (3b). De opbrengstpotentie van een locatie hangt direct samen met de invulling (programma en volume) van de locatie. Daarvoor is een studie nodig van de stedenbouwkundige invulling en financiële vertaling en dat is voor de drie scenario’s nog niet gedaan. De vraag is wat dat op dit moment toevoegt. Dit omdat de kosten daarvan hoog zijn, en de opbrengstpotentie van de locaties verbinding hebben met elkaar. Het is namelijk

*IN21-02000*

IN21-02000/ Pagina 2 van 6

belangrijk om de ontwikkeling van de nieuwe gezamenlijke huisvesting af te stemmen op de ontwikkeling van het gehele gebied. Dit biedt kansen om een aantrekkelijk gebied te realiseren, waarbij een verbinding kan worden gerealiseerd tussen de Boterhoek en Den Ekker. Deze integrale ontwikkeling kan de ondernemers van Den Ekker stimuleren om het gebied rondom Den Ekker te ontwikkelen. Dit betekent dat bij iedere keuze er opbrengstpotenties zijn van locaties die verband hebben met die van de rest van het gebied. De ambtelijke organisatie gaat parallel aan dit project een verkenning uitvoeren naar de invulling van het gebied rondom het gemeentehuis.

4. Inzichtelijk maken overige kosten (naast de gebouw gebonden kosten). Voor wat betreft de overige exploitatiekosten die niet rechtstreeks aan huisvesting (gebouw gebonden) toe te rekenen zijn, blijven kosten achter die in elk scenario nagenoeg hetzelfde zullen zijn. Als voorbeeld de kosten voor ICT, deze bestaan hoofdzakelijk uit licentiekosten per gebruiker. De facilitaire kosten bestaan uit o.a. drukwerk, keuken, koffie/thee ed., maar dat zijn geen grote bedragen. Voor kosten die bezuinigd worden door thuiswerken ontstaat een extra kostenpost zijnde thuiswerkvergoeding. Personeelskosten zullen ook nagenoeg gelijk blijven.

5. Kostenoverzicht duurzaamheidsmaatregelen. Wij willen graag benadrukken dat wij op dit moment over een Programma van Eisen spreken en niet over een uitgewerkt ontwerp. Dat betekent in de praktijk dat een set aan eisen beschreven is waaraan het ontwerp straks moet voldoen. In de ontwerpfase wordt op basis van de set aan eisen een daadwerkelijk ontwerp gemaakt. Dat is ook het moment waarop bijvoorbeeld een installatieconcept uitgewerkt en gekozen wordt. Er bestaan nu nog verschillende mogelijkheden om aan de beschreven eisen te voldoen. Vandaar dat het voor ons niet mogelijk is om u op elementniveau een onderbouwing van kosten te geven. Navolgend hebben wij per scenario op hoofdlijnen de kosten nader uitgesplitst en een toelichting gegeven op de verschillen tussen de basisvariant en de plusvariant. Aanvullend: Het prijsverschil tussen de basisvariant en de plusvariant wordt in absolute zin bij de verschillende scenario’s mede bepaald o.b.v. het aantal te vernieuwbouwen (2b) of nieuw te bouwen (3a of 3b) m2’s. Scenario 2b 3a 3b

'Nieuwbouw'deel 'Oudbouw'deel gemeentehuis plus Nieuwbouw nieuwbouw gemeentehuis huidig 5.289 1.544 1.474

Totaal

4.631 5.514

Onbenut/over 6.833 6.105 5.514

810 293 0

Voor een overzicht per scenario verwijzen wij u naar bijlage B.

*IN21-02000*

IN21-02000/ Pagina 3 van 6

6. Ter kennisname aanbieden van de input werkgroep dienstverlening.

In de periode augustus 2020-februari 2021 organiseerden we 5 werksessies met de werkgroep dienstverlening en samenwerking. Hieronder geven we aan wat er in deze sessies is besproken en opgehaald. Er zijn geen verslagen beschikbaar.

Sessies dienstverlening en samenwerking Samenvatting van de input op hoofdlijnen Onderdeel van het project Samen gaan is het werken aan de thema’s dienstverlening en samenwerking. In de periode augustus 2020-februari 2021 organiseerden we 5 werksessies met vertegenwoordigers vanuit Bestwijzer en de gemeente. Deelnemers waren medewerkers van professionele- en vrijwilligersorganisaties, uit het sociaal en ruimtelijk domein en burgerzaken. In deze sessies bespraken we aspecten van dienstverlening en samenwerking in relatie tot huisvesting. Dit als verdieping op de resultaten uit de verkenning één fysieke toegang zoals vastgelegd in het rapport ‘Verkenning één fysieke toegang, februari 2021’. De sessies zijn deels begeleid door HEVO, deels door Common Eye. De resultaten zijn verwerkt in de notitie ‘Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen Gezamenlijke huisvesting’ d.d. 10 mei 2021. Deze notitie geeft een weergave van de inhoudelijke inbreng uit de sessies.

Samenvatting

Klantbeleving en klantproces publieksgebied In de beoogde huisvesting is een publieksruimte voorzien, waar inwoners, ondernemers en organisaties (hierna: inwoners) terecht kunnen voor tal van diensten. Hoe richten we dit publieksgebied in? Hoe zorgen we voor een laagdrempelige toegang? Hoe komen inwoners binnen en hoe vinden ze hun weg? We moeten voorkomen dat inwoners meerdere keren hun verhaal moeten doen. De inrichting en laagdrempeligheid van deze ruimte moet het daarom mogelijk maken om direct door te kunnen lopen naar de juiste medewerker of balie. Een gastvrouw/gastheer van de centrale balie begeleidt desgevraagd inwoners naar de juiste medewerker. We willen het aantal balies beperken. Bij voorkeur maken we geen onderscheid in balies voor het sociaal of ruimtelijk domein, maar in type klantvragen. Een of meerdere balies voor klantvragen die snel afgehandeld kunnen worden en balies waarbij de beantwoording van vragen meer tijd vergt en waarbij mogelijk meerdere organisaties een rol hebben. Oftewel: de inrichting moet voorzien in: • Snelle dienstverlening: eenvoudig en standaard, (denk aan het maken van een afspraak, het afhalen van documenten). • Hulp op maat: complex vraagstuk, in gesprek met klant, nadere info en doorgronden vraagstuk. • Samenwerken en verbinden (vraagstuk waarbij verschillende partijen zijn betrokken).

*IN21-02000*

IN21-02000/ Pagina 4 van 6

Inrichting publieksruimte In de publieksruimte worden idealiter de volgende functies en voorzieningen gerealiseerd: • Plekje voor kinderen in wachtgebied. • Leestafel voor het inzien van vergunningen en andere stukken. • Aanland PC plekken. Aan deze plekken kun je iemand even wegwijs maken in gebruik van de website of anderszins. • Infotheek. Folderwand aangevuld met PC plekken, waar digitaal gezocht kan worden naar informatie. Een printer is een optie. • De infotheek moet op een logische plek gepositioneerd zijn, zodat bezoekers automatisch naar deze plek toegetrokken worden en zich niet eerst melden bij de receptie. De receptie moet dus iets verder weg zitten. • Bij binnenkomst moeten mensen niet te veel prikkels ervaren. Mensen moeten zich goed kunnen oriënteren. • Presentatiemogelijkheden voor bouwplannen (maquettes, bouwtekeningen). • Open spreekplekken, liefst niet gekoppeld. • Centrale receptie, waar zowel de gemeente als Bestwijzer herkenbaar zijn. Bij scenario 2b is de onderscheidende herkenbaarheid belangrijker dan bij de nieuwbouwvarianten. • Bodekamer. In of grenzend aan publieksgebied i.v.m. beveiliging • Sanitair. In het toilet moet de mogelijkheid zijn om kinderen te verschonen.

Fysieke dienstverlening en digitale dienstverlening Digitale dienstverlening neemt meer en meer toe. We moeten de balans tussen persoonlijk en digitaal contact echter goed in het oog houden. Persoonlijk contact blijft belangrijk en soms ook noodzakelijk. Dit laatste is vooral het geval bij de organisaties van Bestwijzer.

Samenwerking Uitgangspunt is dat deelnemende organisaties inhoudelijk samenwerken. Samenwerking en integrale afweging van een klantvraag is echter alleen dan nodig, als dit van toegevoegde waarde is voor de klant. Gezamenlijke huisvesting draagt bij aan betere dienstverlening en samenwerking, zo wijst de praktijk van Bestwijzer uit. We kunnen echter niet alle organisaties of diensten/activiteiten centraal onderbrengen. Dat moeten we ook niet willen. Dienstverlening organiseren we, waar mogelijk en wenselijk, ook en vooral dicht bij de inwoners. De toekomstige huisvesting biedt één gezamenlijke ‘loket’functie voor de dienstverlening. Maar ook een thuisbasis waarin de diverse huidige en eventuele nieuwe publieke dienstverleners met elkaar kunnen samenwerken met behoud van de eigen identiteit. De inrichting moet samenwerking mogelijk maken. Ook tussen de medewerkers in het publieksgebied (frontoffice) en de medewerkers met frequente klantcontacten (midoffice). Zij moeten snel met elkaar kunnen schakelen.

Potentiële nieuwe partners/diensten gezamenlijke huisvesting Primair moet het gaan om diensten/organisaties die zorgen voor een completer aanbod van dienstverlening. Om hierover een goed beeld te vormen, moeten we wensen ophalen bij inwoners. We denken ook aan diensten die de drempel om binnen te lopen verlagen (op dat moment of in de toekomst). Vooral voor onderbelichte doelgroepen kan dit eraan bijdragen dat zij de weg naar ondersteuning in een vroegtijdig stadium zetten. Denk aan (ontmoetings)activiteiten die in het verlengde liggen van de dienstverlening van deelnemende organisaties. We hebben het eerste net opgehaald voor potentiële diensten en disciplines die het huidige aanbod van Bestwijzer en gemeente kunnen complementeren.

Plaats van werkzaamheden

*IN21-02000*

IN21-02000/ Pagina 5 van 6

Kijkend naar de verschillende werkzaamheden van medewerkers in relatie tot de beoogde fysieke ruimtes, ontstaat in grote lijnen het volgende beeld van de wensen. In de publieksruimte (frontoffice) vinden uitsluitend klantcontacten en activiteiten met inwoners plaats. Denk aan intake, hulpvraag/informatievraag/product-afhaalvraag, begeleidingstrajecten maar ook een groepsactiviteit zoals een workshop, informele activiteiten. Soms komt iemand alleen voor een sociaal praatje; daar moeten we ook ruimte (fysiek en qua aandacht) voor bieden. Afhankelijk van de inhoud (denk aan privacy-gevoeligheid) kunnen gesprekken plaatsvinden in een open of gesloten ruimte. Spreekruimtes voor klantgesprekken worden direct naast de publieksruimte gesitueerd. Zo mogelijk direct aangrenzend aan de publieksruimte zijn ook de (flex)werkplekken (midoffice) van medewerkers (professionals, vrijwilligers) met klantcontacten. Bij schaarste van werkplekken geven we voorrang aan huisvesting van organisaties werkzaam in de sociale basis en medewerkers met frequente klantcontacten. We moeten het echter mogelijk maken dat ook medewerkers met minder frequente klantcontacten (in afwisseling met werkplek elders) terecht kunnen. In de (nabijheid) van de werkplekken, vinden we ook de ruimtes voor overleg/bijeenkomsten met collega’s (eigen organisatie, collega-organisatie).

Niet alle klantcontacten, (bureau)werkzaamheden, overleggen, bijeenkomsten etc. hoeven in de gezamenlijke huisvesting plaats te vinden. De gezamenlijke huisvesting is één van de locaties waar dit kan, maar bijvoorbeeld ook bij inwoners thuis, in de wijk, op school, in kantoren/gebouwen van deelnemende organisaties. Wat de juiste plek is wordt bepaald door diverse aspecten: het belang van/voor de inwoner en de aard van de werkzaamheden en activiteiten. De transformatiegedachte staat hierbij centraal: vraaggericht, dichtbij de (leef)wereld van inwoners, preventief en gericht op zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid. Ook zijn er, naast het fysieke kanaal, diverse andere kanalen om contact te hebben met inwoners en/of met collega’s. Datgene wat digitaal kan en werkt moeten we digitaal (blijven) doen. De gezamenlijke huisvesting is belangrijk als thuisbasis voor samenwerking, inwoners die de weg niet weten en met meervoudige hulpvragen

Bijlagen: Bijlage A: financieel overzicht scenario’s (BL21-12487) Bijlage B: kostenoverzicht duurzaamheidsmaatregelen scenario’s (BL21-12486)

*IN21-02000*

IN21-02000/ Pagina 6 van 6