21040.1 - Raadsvoorstel Project Samen gaan - scenario's gezamenlijke huisvesting

Voorstel aan de Raad

Vergadering Raadsvergaderdatum

: Gemeenteraad Best : 12-07-2021

Onderwerp Project Samen gaan: scenario's gezamenlijke huisvesting

Aanleiding Op 15 maart nam u het toetsingskader voor de vergelijking van de drie huisvestingsscenario’s voor kennisneming aan (IN21-00507). Hierin stond dat: • het toetsingscriterium dienstverlening als meest belangrijk is beoordeeld, • het toetsingscriterium multifunctioneel als minst belangrijk is beoordeeld, • de toetsingscriteria organisatie en sturing, financieel en duurzaamheid nagenoeg gelijk zijn beoordeeld. De drie huisvestingsscenario’s betreffen: • scenario 2b (strippen en vernieuwbouw huidig gemeentehuis met behoud van oudbouw) • scenario 3a (sloop en nieuwbouw op huidige locatie en met behoud van oudbouw) • scenario 3b (nieuwbouw op eigen grond en aan het Dorpsplein) U gaf aan dat het toetsingskader voor de drie huisvestingsscenario’s door het college kan worden gebruikt om verdere stappen in het proces te zetten. In de afgelopen maanden heeft de projectgroep1 input opgehaald voor het opstellen van een ruimtelijkfunctioneel en een technisch Programma van eisen (Pve). Diverse werkgroepen2 (medewerkers, betaald en onbetaald, van Bestwijzer en gemeente) leverden aan de hand van hun expertise input. Waarbij de werkgroep dienstverlening specifiek inging op de samenwerking en dienstverlening in het toekomstig publieksgebied (hal). Het bureau HEVO verwerkte deze input in een ruimtelijk-functioneel (BL21-07746) en technisch Pve.

Voor het opstellen van het Pve hanteerde HEVO een aantal uitgangspunten (uit verkenning één fysieke toegang, eerdere onderzoek en huidig onderzoek naar huisvesting, BL21-09124). HEVO berekende voor de drie huisvestingsscenario’s de eenmalige investering en de jaarlijkse exploitatielasten. Daarbij bracht HEVO ook de kosten voor een hogere binnenmilieuklasse en een grijswatercircuit in beeld. Aan de hand van de vijf toetsingscriteria uit het toetsingskader voerde HEVO de multicriteria-analyse uit. Per huisvestingsscenario bracht HEVO in beeld hoe de drie huisvestingsscenario’s scoren op de vijf toetsingscriteria. Per criterium was een maximaal aantal punten te behalen. In de oplegnotitie ‘scenario vergelijk nieuwe huisvesting’ (BL2109150) is per criterium de onderbouwing van de score te lezen. Daarnaast is de onderbouwing ook uitgedrukt in een kleur. In het onderstaande schema is het totaalverzicht van de scores in punten en kleuren te lezen.

1

Medewerkers van HEVO maken onderdeel uit van de projectgroep. HEVO is een adviesbureau met ervaring op het gebied van duurzame huisvesting en vastgoed 2 Werkgroepen dienstverlening, duurzaamheid en techniek, facilitair, ICT, HR en politiek IN21-01498/

*IN21-01498*

Pagina 1 van 6

Advies Op basis van de uitkomst van de multicriteria-analyse te kiezen voor scenario 3b (nieuwbouw op eigen grond en aan het Dorpsplein) en het college opdracht te geven om dit scenario verder uit te werken.

Argumenten

1.1 Het scenario 3b (nieuwbouw op eigen grond en aan het Dorpsplein) scoort het beste in de multicriteriaanalyse Op basis van de opgestelde Pve’s scoort nieuwbouwscenario 3b het hoogst in aantal punten (91,5) en het groenst in kleur.

1.2 Scenario 3b doet het meeste recht aan de uitgangspunten uit de ‘Verkenning één fysieke toegang’ In de verkenning één fysieke toegang is aandacht gevraagd voor het bewerkstelligen van gelijkwaardigheid tussen de organisaties die deel uitmaken van de gezamenlijke huisvesting en een eigen (neutrale) identiteit van de huisvesting. Bij scenario 3b gaan zowel de (medewerkers van) de gemeente en de organisaties Bestwijzer naar een voor hen nieuwe locatie. In de andere twee huisvestingsscenario’s komen de organisaties van Bestwijzer als het ware ‘bij de gemeente inwonen’. Scenario 3b zorgt voor gelijkwaardigheid binnen en een neutrale identiteit van de gezamenlijke nieuwe huisvesting. Dit scenario biedt de meest optimale kansen voor een succesvolle samenwerking en dienstverlening aan de inwoner.

1.3 Scenario 3 a 3b scoren het beste in het als belangrijkst beoordeeld criterium dienstverlening Scenario 3a en 3b voldoen aan alle eisen en wensen op het gebied van dienstverlening. De beide nieuwbouwscenario’s scoren op dit onderdeel maximaal (30 punten). Scenario 2b scoort lager (21 punten), omdat de bestaande gebouwenstructuur ruimtelijke en logistieke beperkingen oplevert; het nieuwe ontvangst/publieksgebied wordt in dit scenario in tweeën gesplitst en staat middels een relatief ‘nauwe' verbindingsgang met elkaar in verbinding. De routing is daardoor minder logisch. Ook is de nieuwbouw in dit scenario wat betreft verdiepingshoogte relatief laag.

*IN21-01498*

IN21-01498/ Pagina 2 van 6

1.4 In scenario 3b is sprake van efficiënt ruimtegebruik Scenario 3b wordt conform de in beeld gebrachte daadwerkelijke ruimtebehoefte (op basis van een werkplek flexfactor van 60%) gerealiseerd. Er hoeft geen rekening worden gehouden met het hergebruik/invulling van het bestaande gemeentehuis. In de scenario’s, 2b en 3a, zijn niet alle beschikbare meters nodig om de daadwerkelijke ruimtebehoefte in te passen. In de financiële doorrekening zijn echter alleen de zogenaamde ‘casco’ kosten opgenomen. Wanneer we na realisatie van één van deze scenario’s deze (overbodige) ruimten alsnog in gebruik nemen, betekent dit dat we rekening moeten houden met een extra investering voor de afbouw (inbouwpakket) van deze ruimten. De totale investering voor scenario 2b en 3a wordt dan hoger.

1.5 Realisatie van scenario 3b heeft een hogere opbrengstpotentie (herontwikkeling locatie huidig gemeentehuis) De footprint (oppervlakte begane grond) van het huidige gemeentehuis is groter dan de footprint van de locatie aan het Dorpsplein (locatie naast Zeeman, footprint scenario 3b). Een groter oppervlak betekent meer uit te geven vierkante meters. Voor een herontwikkeling biedt de locatie van het huidige gemeentehuis ruimere mogelijkheden en hierdoor een hogere opbrengstpotentie. Deze opbrengstpotentie is in dit onderzoek niet meegenomen.

1.6 In scenario 3b zijn de jaarlijkse exploitatielasten het laagst De jaarlijkse exploitatielasten zijn in dit scenario het laagst, € 228.000. Voor scenario 3a zijn deze € 251.000 en voor 2b € 288.000 op jaarbasis.

1.7 In scenario 3b is een binnenmilieuklasse van A haalbaar Voor de (financiële) vergelijking van de drie scenario’s is uitgegaan van een binnenmilieuklasse C. Voor scenario’s 3a en 3b is een hogere milieuklasse (A) haalbaar. Op uw verzoek zijn de kosten voor deze upgrading inzichtelijk gemaakt (zie pagina 12 van de oplegnotitie ‘scenario vergelijk nieuwe huisvesting, BL21-09150). Waarbij we opmerken dat bij scenario 2b het niet duidelijk is of binnenmilieuklasse B haalbaar is (A is niet haalbaar).

1.8 Scenario 3b biedt mogelijkheden om een verbinding te realiseren tussen de Boterhoek en den Ekker Alle drie scenario’s bieden een kans om het Dorps”plein” met bouwwerken af te sluiten, zoals dit stedenbouwkundig in de ontwikkeling van het Dorpsplein is opgenomen. Scenario 3b biedt daarnaast ook de mogelijkheid om een verbinding te maken tussen de gebieden Boterhoek/Dorpsplein en Raadhuisplein/Nieuwstraat/Den Ekker. Dit geldt eveneens voor scenario 3a. Tenslotte bieden de nieuwbouwscenario’s (3a en 3b) ook kansen om het parkeren in de centrumomgeving anders te organiseren.

1.9 Scenario 3b geeft meer mogelijkheden voor het toevoegen van andere functies op het Dorpsplein De locatie van scenario 3b kent een maximale footprint en maximale hoogte. Deze omvang is nagenoeg volledig benodigd om de nieuwe gezamenlijke huisvesting te realiseren. Er kunnen geen andere functies op deze locatie worden toegevoegd. Dat betekent niet dat er elders aan het Dorpsplein geen andere functies kunnen worden toegevoegd. Bij realisatie van scenario 3b is het mogelijk om de locatie van het huidige gemeentehuis te (her)ontwikkelen en kunnen op de locatie van het huidige gemeentehuis andere functies (zoals wonen of detailhandel) worden toegevoegd. Vanwege de monumentale status (gemeentelijk monument) blijft de oudbouw gehandhaafd.

1.10De continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening en de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie is in scenario 3b het beste gewaarborgd Bij scenario 3b gaan de diensten van de gemeente pas over als het nieuwe gebouw gereed is. In een betrekkelijk korte periode kan de inboedel worden verplaatst naar het nieuwe gebouw. Bij de andere twee

*IN21-01498*

IN21-01498/ Pagina 3 van 6

scenario’s is tijdelijke huisvesting nodig. Verder moet de gemeentelijke organisatie bij deze scenario’s twee keer verhuizen: van het huidige gemeentehuis naar de tijdelijke huisvesting én van de tijdelijke huisvesting naar de nieuwe gezamenlijke huisvesting. De organisaties van Bestwijzer verhuizen in alle huisvestingsscenario’s slechts eenmaal: van Bestwijzer naar de nieuwe gezamenlijke huisvesting.

Risico’s Met het nemen van het besluit worden vooralsnog geen risico’s gesignaleerd. Mogelijke risico’s worden pas actueel als het besluit tot realisatie wordt genomen. Wel worden er risico’s gesignaleerd wanneer de raad op 12 juli geen besluit neemt en/of het voorstel aanhoudt:

1

Afbreukrisico bij organisaties van Bestwijzer

Mogelijke samenvoeging van de dienstverlening van gemeente en Bestwijzer is als optie al jaren (sinds 2015) een onderwerp. In 2019 is deze optie met organisaties van Bestwijzer verkend. Het is van belang om op korte termijn concreet perspectief te bieden. Waar en wanneer wordt de gezamenlijke huisvesting gerealiseerd? Besluitvorming hierover is voorwaarde om samen volgende stappen te zetten. (Verdere) vertraging van besluitvorming brengt een groot afbreukrisico met zich mee voor het enthousiasme, het vertrouwen en de betrokkenheid van de diverse actoren.

2

Achterstallig onderhoud huidig gemeentehuis

Bij vertraging van besluitvorming kunnen risico’s optreden en dient rekening te worden gehouden met onvermijdbare kosten. Mogelijke risico’s betreffen: • De kozijnen; het hang en sluitwerk van draairamen breken af. Diverse draairamen in het gebouw zijn hierdoor tijdens het openen eruit gevallen. Risico is gevaar voor medewerkers (letselschade). • De screens; tijdens de sneeuwval zijn er vijftal afgebroken en met spoed verwijderd. Risico is gevaar voor omgeving (letselschade). Onvermijdbare kosten bij uitstel betreffen de kosten voor: • Vervanging van de screens; op de plaatsen waar nu de screens zijn verwijderd werkt de klimaatinstallatie niet optimaal. Zonwering is een ‘must’ voor een optimaal werkende installatie. • Vervanging van de vloerbedekking in de kantoorzone. • Vervanging van de plafondplaten in diverse kantoorruimten. • Vervanging van de lamellen. • Gevelreiniging. • Schilderwerken. • Vervanging dak opbouwen (vier stuks); Deze zijn zo droog dat lekkages onvermijdelijk zijn. • Renovatie van alle sanitaire voorzieningen.

Kosten en dekking Voor de uitwerking van scenario 3b moeten gelden beschikbaar worden gesteld. Hiervoor wordt een nieuw projectplan opgesteld.

Participatie Bij het project Samen gaan betrekken we iedereen, intern en extern. Dat doen we passend bij de fase van het project en de doelgroep. De medewerkers (betaald en onbetaald) van de gemeente Best, organisaties Bestwijzer en van andere potentieel deelnemende organisaties leverden input voor het Pve via diverse werkgroepen en een enquête.

*IN21-01498*

IN21-01498/ Pagina 4 van 6

In het project ‘Verkenning één fysiek toegang’ is eerder het Inwonerspanel ingezet om het draagvlak voor één fysieke toegang te peilen en aandachtspunten op te halen vanuit het perspectief van inwoners. In deze huidige technische fase (opstellen Pve) was er geen sprake van inwonersparticipatie. In de vervolgfase betrekken we de inwoner weer. In deze fase vragen we de inwoners concreet mee te denken over de dienstverlening in het publieksgebied.

Communicatie We informeren medewerkers van de gemeente en Bestwijzer via intranet en de interne nieuwsbrief over het collegebesluit. Ook informeert de portefeuillehouder de media in het reguliere college-persgesprek over het collegebesluit. Na besluitvorming in de raad informeren we betrokken interne en externe partijen over het raadsbesluit en de stand van zaken van het project. Daarvoor zetten we onder andere een interne nieuwsbrief in, Pleinbest.nl, de beide websites van Bestwijzer en de gemeente en een Samen gaan informatiepagina in Groeiend Best.

Procedure en planning Na besluitvorming raad wordt er een keuze gemaakt op welke wijze het vervolg voor de realisatie van de gezamenlijke huisvesting ingezet kan worden (traditioneel architect-aannemer, in bouwteamverband of design en construct). Wanneer we uitgaan van de langste doorlooptijd (traditioneel) werken we in 2022 aan de aanbesteding van een architect en aan een schetsplan met een eerste doorrekening. In 2023 leveren we een definitief ontwerp op, doorlopen we de benodigde ruimtelijke procedures en vragen wij u om ons, op basis van deze laatste doorrekening, een krediet te verlenen. Afhankelijk van de looptijd van de te doorlopen ruimtelijke procedures leveren we in 2026/2027 de nieuwe gezamenlijke huisvesting op. Het onderdeel samenwerking en dienstverlening heeft voor 2021 en 2022 de volgende speerpunten: • Verdergaande kennismaking en samenwerking in het hier en nu. Focus ligt op samenwerking tussen professionele en vrijwilligersorganisaties en op kennismaking tussen het sociaal en het ruimtelijk domein. • (verder) Formuleren en concretiseren van een gezamenlijke ambitie voor de toekomst (gezamenlijke dienstverlening in één gebouw) en wat nodig is om deze ambitie te realiseren. Dit onderdeel moet uiteindelijk ook resulteren in concrete samenwerkingsafspraken en input leveren voor het schetsplan.

Evaluatie Opmerkingen over het proces nemen we mee voor evaluatie in de projectgroep. De leer- en verbeterpunten nemen we mee in de vervolgfase, verdere uitwerking huisvestingsscenario en samenwerking en dienstverlening

Bijlagen 1 Raadsbesluit scenario gezamenlijke huisvesting (IN21-01508) 2 Raadsbesluit toetsingskader (IN21-00507) 3 Uitgangspunten voor opstellen Pve (BL21-09124) 4 Oplegnotitie ‘scenario vergelijk nieuwe huisvesting’ (BL21-09150) 5 Ruimtelijk-functioneel Programma van eisen (BL21-07746)

*IN21-01498*

IN21-01498/ Pagina 5 van 6

01-06-2021 burgemeester en wethouders van Best,

Hans Ubachs Burgemeester

Nicole van Hooy Secretaris

*IN21-01498*

IN21-01498/ Pagina 6 van 6