21037.10 - Def Accountantsverslag Gemeente Best 2020 tbv Raad def

Accountantsverslag controle 2020 Gemeente Best

Gemeente Best juni 2021

Gemeente Best T.a.v. de gemeenteraad Dorpsplein 2 5683 GA Best ’s-Hertogenbosch, 28 juni 2021 Referentie: A00633/003/EK/hv

Accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 Geachte raad, Met genoegen presenteren wij u ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 van Gemeente Best. Onze controle is uitgevoerd conform onze opdrachtbevestiging van 1 oktober 2020 met kenmerk A00633/002/EK/ED/hv. Dit verslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening van Gemeente Best. De conceptversies van dit verslag zijn besproken met de ambtelijke organisatie, uw portefeuillehouder Financiën en de auditcommissie. Ons accountantsverslag bestaat uit vier hoofdstukken. In hoofdstuk 1 zijn de belangrijkste waarnemingen en overwegingen opgenomen naar aanleiding van onze controle. In hoofdstuk 2 rapporteren wij over onze bevindingen ten aanzien van de WNT en SiSa. In hoofdstuk 3 geven wij onze visie over de kwaliteit van uw interne beheersing. In hoofdstuk 4 hebben wij het door u geformuleerde speerpunt uitgewerkt.

Wij danken u voor het vertrouwen dat u het afgelopen jaar in ons als uw externe accountant heeft gesteld. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de medewerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Ondanks dat we vanwege de omstandigheden de controle wederom op afstand hebben moeten verrichten, zijn wij van mening dat we vanwege de goede samenwerking met elkaar toch tot een gedegen controle zijn gekomen. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, Q-Concepts Accountancy B.V.

drs. E.E.T.M. Kalnenek RA

Inhoudsopgave 1.

De jaarrekening geeft een getrouw en rechtmatig beeld

4

De jaarrekeningcontrole is afgerond. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid

4

Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden resteren geen ongecorrigeerde fouten en onzekerheden

4

U houdt grip op de verantwoording in het kader van het Sociaal Domein – bestedingen Jeugd, WMO en PGB’s zijn rechtmatig verantwoording in de jaarrekening 4

Het overzicht baten en lasten per taakveld is consistent met het overzicht baten en lasten in de jaarrekening

8

COVID-19

8

Geen aanwijzingen van materiële fraude tijdens onze controle geconstateerd

8

Q-Concepts Accountancy heeft onafhankelijkheid tijdens controle gewaarborgd

8

2.

9

Overige bevindingen

De WNT-verantwoording 2020 voldoet aan de eraan gestelde eisen

9

Geen fouten of onzekerheden geconstateerd in de SiSa-verantwoording

9

Geen fouten en onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de Jeugd-bestedingen 4

3.

10

Het BBV en het door de raad vastgestelde normenkader worden nageleefd

5

Het begrotingscriterium is nageleefd

5

Onze visie op uw interne beheersing - opvolging bevindingen 2020 en voorgaande jaren 10

Geen fouten en onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de WMO

4

Onze visie op uw interne beheersing

De door Gemeente Best gemaakte schattingen in de jaarrekening zijn aanvaardbaar 5

U heeft tijdig geanticipeerd op de aankomende rechtmatigheidsverklaring

10

Onze conclusies ten aanzien van uw grondexploitaties

7

4.

11

Financiële kengetallen zijn toereikend toegelicht

7

De verplichte beleidsindicatoren zijn juist verantwoord in de programmarekening

7

Uitwerking speerpunten gemeenteraad 2020

Pagina 3 van 12

1.

De jaarrekening geeft een getrouw en rechtmatig beeld

De jaarrekeningcontrole is afgerond. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid De controle van de jaarrekening 2020 van gemeente Best is afgerond. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij een goedkeurende verklaring verstrekt ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Deze controleverklaring is gedateerd op de dag dat de jaarrekening is goedgekeurd door de gemeenteraad (28 juni 2021). Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden resteren geen ongecorrigeerde fouten en onzekerheden De tijdens de controle 2020 gehanteerde controletolerantie voor fouten bedraagt € 949.000 en voor onzekerheden € 2.847.000. De controletolerantie is berekend op basis van 1% (voor fouten) c.q. 3% (voor onzekerheden) van de totale lasten inclusief dotatie aan de reserves conform de jaarrekening 2020. Onze rapporteringstolerantie bedraagt € 95.000. Bijbehorende kerncijfers (x1000) van de jaarrekening betreffen: (x €1.000) Balanstotaal Eigen vermogen Totale lasten (incl. dotaties aan reserves) Resultaat

2020 117.640 85.422 95.017

2019 110.184 87.103 88.962

3.094

580

Ongecorrigeerde verschillen Tijdens onze controle hebben wij geen verschillen geconstateerd die niet door de gemeente Best zijn gecorrigeerd. Bovendien hebben wij geen rechtmatigheidsfouten geconstateerd tijdens onze controle. U houdt grip op de verantwoording in het kader van het Sociaal Domein – bestedingen Jeugd, WMO en PGB’s zijn rechtmatig verantwoording in de jaarrekening U heeft, net als over 2019, bijzondere aandacht besteed aan de verantwoording van de bestedingen in het kader van het Sociaal Domein. De door u verrichte werkzaamheden in dit kader leiden ertoe dat wij geen fouten of onzekerheden rapporteren ten aanzien

van de verantwoorde bestedingen binnen het Sociaal Domein. Hieronder hebben wij een opsomming van de werkzaamheden opgenomen en onze conclusies daarbij. Geen fouten en onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de WMO De controlemix ten aanzien van de WMO-bestedingen bestonden uit procesgerichte en gegevensgerichte werkzaamheden, te weten: • Interne controlewerkzaamheden op clientdossiers ter bepaling van het recht op zorg, de juistheid van de kosten alsmede het aspect feitelijke levering van zorg; • Aansluiting verantwoorde WMO-bestedingen in financiële administratie (Coda) met subadministratie Civision; • Aansluiting Coda met productieverantwoordingen / controleverklaringen van individuele WMO zorgaanbieders begeleiding. Deze werkzaamheden leveren een onzekerheid op van € 78.500. Dit betreffen bestedingen bij zorgaanbieders waar geen controleverklaring bij de productieverantwoording was bijgevoegd. Dit betroffen allen aanbieders met een totale ‘productie’ lager dan € 125.000, waarvoor geen controleverklaring bij de productieverantwoording vereist is.

Deze onzekerheid nemen wij niet mee in onze foutenevaluatie, aangezien deze onze rapporteringstolerantie niet overschrijdt, alsmede gezien het feit dat gemeente Best voldoende aanvullende werkzaamheden heeft verricht teneinde de feitelijke levering van zorg vast te stellen, een en ander conform de voor dit doel opgestelde notitie van de SDO. • Aansluiting Coda met productieverantwoordingen / controleverklaringen van individuele WMO zorgaanbieders hulp bij het huishouden. Deze werkzaamheden leveren geen onzekerheden op. Geen fouten en onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de Jeugd-bestedingen De controlemix ten aanzien van de Jeugd-bestedingen bestonden uit procesgerichte en gegevensgerichte werkzaamheden, te weten: • Interne controlewerkzaamheden op clientdossiers ter bepaling van het recht op zorg, de juistheid van de kosten, het woonplaatsbeginsel alsmede het aspect feitelijke levering van zorg; • Aansluiting verantwoorde Jeugd-bestedingen in financiële administratie (Coda) met subadministratie Civision (voor wat betreft de zogenaamde “Avariant); • Aansluiting Coda met productieverantwoordingen / controleverklaringen van individuele Jeugdzorgaanbieders (A-variant). Deze werkzaamheden leveren een onzekerheid op van € 289.000.

Dit betreffen bestedingen bij zorgaanbieders waar gezien de omvang van de bestedingen geen controleverklaring bij de productieverantwoording vereist was en een enkele aanbieder waarbij de productieverantwoording was voorzien van een Pagina 4 van 12

•

oordeelonthouding. Deze onzekerheid nemen wij eveneens niet mee in onze foutenevaluatie, aangezien gemeente Best voldoende aanvullende werkzaamheden heeft verricht teneinde de feitelijke levering van zorg vast te stellen, een en ander conform de voor dit doel opgestelde notitie van de SDO. Aansluiting Coda met de afrekening van de B-variant (lumpsum contracten) en onderliggende productieverantwoordingen / controleverklaringen van individuele Jeugdzorgaanbieders. Deze werkzaamheden leveren geen onzekerheden op.

Geen fouten en onzekerheden meer ten aanzien van de verantwoorde PGB lasten Wij hebben kennis genomen van de verantwoordingen van de SVB inzake de zogenaamde “Trekkingsrechten PGB” (WMO en Jeugdwet). Hierin doet de SVB een uitspraak over de bevindingen van de auditdienst van de SVB ten aanzien van de fouten in de verrichte controles rondom de PGB’s. Door de SVB zijn slechts beperkte fouten geconstateerd. Net als in 2019 gebleken dat gemeenten en hun accountants kunnen steunen op deze verantwoordingen van de SVB, mits de gemeente zelf ook specifieke werkzaamheden verricht om de feitelijke levering van zorg vast te stellen. Als onderdeel van het reguliere verantwoordingsproces binnen gemeente Best heeft de VIC-functie additionele werkzaamheden verricht ten aanzien van de prestatielevering, een en ander overeenkomstig de hiervoor opgestelde notitie van de Commissie BADO. Hierdoor concluderen we ook voor 2020 dat de PGB-lasten niet als onzeker behoeven te worden aangemerkt. Het BBV en het door de raad vastgestelde normenkader worden nageleefd De jaarrekening is opgesteld door Gemeente Best in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld. Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die u heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2020 aanvaardbaar zijn. In het BBV is niet voorgeschreven dat in de jaarrekening ook de vergelijkende cijfers over voorgaande jaar moeten worden opgenomen. U neemt wel vrijwillig de vergelijkende cijfers over 2019 op in het overzicht baten en lasten. Naar ons inzicht verhoogt dit de vergelijkbaarheid en leesbaarheid van de jaarrekening. Het verdient hierbij aanbeveling om een toelichting op te nemen ten aanzien van de belangrijkste verschillen ten opzichte van vorig boekjaar.

Daarnaast concluderen wij dat Gemeente Best het door de gemeenteraad d.d. 14 december 2020 goedgekeurde normenkader heeft nageleefd. Het begrotingscriterium is nageleefd Het begrotingscriterium wordt nader uitgewerkt in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Hierin wordt gesteld dat begrotingsoverschrijdingen in principe altijd onrechtmatig zijn, maar dat deze niet altijd meegenomen dienen te worden in het oordeel van de accountant. Dit geldt bijvoorbeeld voor de overschrijdingen die passen binnen het bestaand beleid, kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct eraan gerelateerde opbrengsten en overschrijdingen bij openeinderegelingen. In de jaarrekening wordt in het hoofdstuk “Analyse begrotingsrechtmatigheid” een verklaring opgenomen voor die ‘resultaatgebieden’ (onderdeel programma) waar een begrotingsoverschrijding is gerealiseerd. Voor 2020 betreffen dit de resultaatgebieden 3.2. Openbare ruimte (€ 623.000), 4.1. Economische Zaken (€ 132.000), 7.3. Wmo (€ 216.000), 10.1. Ruimtelijke ordening en gebiedsontwikkeling (€ 1.041.000), 10.2. Omgevingsrecht (€ 366.000) en 12.1. Overhead (€ 25.000). De grootste overschrijdingen worden veroorzaakt door hogere onderhoudskosten voor wegbeheer door een inhaalslag van achterstallig onderhoud in diverse wijken en hogere onderhoudskosten plantsoenen (3.2.

Openbare ruimte) en mutaties in de bouwgrondexploitaties (10.1. Ruimtelijke ordening en gebiedsontwikkeling). Net als gemeente Best in dit hoofdstuk concluderen ook wij dat er geen sprake is van begrotingsonrechtmatigheden. Ook ten aanzien van de investeringen en de mutaties in de reserves is geen sprake van begrotingsonrechtmatigheden. Het begrotingscriterium is nageleefd door gemeente Best. De door Gemeente Best gemaakte schattingen in de jaarrekening zijn aanvaardbaar Bij het opstellen van de jaarrekening dient het college belangrijke schattingen aangaande de verslaggeving toe te passen en toe te lichten. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2020 beoordeeld en hebben geconcludeerd dat deze zijn gebaseerd op consistente toepassing van uitgangspunten en aannames. De onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende motivering, waarbij de aanvaardbare bandbreedte, gebaseerd op materialiteitsoverwegingen er als volgt uit ziet:

Pagina 5 van 12

=controleverschil Belangrijkste schattingen

Waardering en afschrijvingen materiele vaste activa

Vastgoed

=voorzichtig Oordeel

= evenwichtig

= optimistisch

Toelichting en argumentatie

We hebben vastgesteld dat Gemeente Best de nota “Waarderen en afschrijven” heeft nageleefd. Er zijn daarnaast geen indicaties op bijzondere waardeverminderingen van materiele vaste activa.

Voorziening riolering Gemeente Best heeft een voorziening rioolbeheer (stand ultimo 2020: € 8,2 miljoen / € 2019: € 8 miljoen) welke ingezet wordt voor de dekking van lasten groot onderhoud riolering alsmede als spaarcomponent voor vervangingsinvesteringen.

De waardering van het vastgoed hebben wij getoetst aan de notitie Waardering vastgoed van de Commissie BBV. Op basis hiervan hebben wij ons gericht op die aspecten die volgens deze notitie de waardering van vastgoed sterk beïnvloeden, namelijk: vastgoed bestemd voor verkoop, leegstand en vastgoed met een wijziging van maatschappelijke naar een bedrijfseconomische functie. Wij hebben hieromtrent geen uitzonderingen geconstateerd.

Waardering financiële vaste activa

In 2020 hebben wij geen indicaties dat er sprake zou zijn van een mogelijke bijzondere waardevermindering. Leningen worden conform de hieronder liggende contractuele afspraken afgelost.

Waardering debiteuren

Debiteuren zijn juist gewaardeerd in de jaarrekening. De omvang van de voorzieningen voor oninbaar geachte debiteuren is op een consistente wijze bepaald. Bij het actualiseren van de grondexploitaties worden door het college schattingen gemaakt met betrekking tot variabelen als de gehanteerde rekenrente, inflatie, wijziging in begrote kosten en opbrengsten, programmering en de waardering. Tijdens onze controle hebben wij geconstateerd dat de schattingen van deze uitgangspunten evenwichtig zijn gevormd.

Grondexploitaties

Als laatste merken we op dat per exploitatie een gedegen kwantificering van risico’s is opgenomen in het position paper per exploitatie. De reserve grondexploitaties wordt jaarlijks in lijn gebracht met deze risicokwantificering. Ten aanzien van de onderbouwingen inzake voorzieningen hebben wij enkele aandachtspunten geïdentificeerd.

=aandachtspunten

De berekening van de voorzieningen voor verliesgevende exploitaties geschiedt op basis van reële uitgangspunten. Per exploitatie wordt een position paper opgesteld met een onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten, die leiden tot de bepaling van deze verliesvoorziening. Er is geen sprake van tussentijdse winstneming conform de BBV-notitie “Grondbeleid in begroting en jaarstukken 2019”. Wij concluderen dat de grondexploitaties juist zijn gewaardeerd in de jaarrekening 2020.

Conform de notitie riolering van het BBV dient de gemeente een actueel inzicht te hebben in de financiële ontwikkelingen in het spaarcomponent/ onderhoudscomponent binnen het tarief en de voorziening. Tevens is van belang dat de voorziening in de begroting en in de jaarrekening zodanig wordt toegelicht dat de relatie is te leggen met het rioleringsplan en inzicht kan worden geboden in het onderscheid onderhoud c.q. spaarcomponent vervangingsinvesteringen. Wij adviseren om hiermee rekening te houden bij de aanstaande actualisatie van het nieuwe rioleringsplan. Voorzieningen

Voorziening onderhoud gebouwen Gemeente Best heeft een voorziening onderhoud gebouwen (stand ultimo 2020: € 1,8 miljoen / 2019: € 2,1 miljoen) welke ingezet wordt voor de dekking van de lasten groot onderhoud van gemeentelijke gebouwen. Voorzieningen die worden gevormd om de (groot) onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren kunnen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Dit beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd. De voorziening onderhoud gebouwen is gebaseerd op Beleidsnotitie 'Professionalisering vastgoedbeheer Gemeente Best' uit 2012. De notitie lijkt hiermee niet actueel en als gevolg daarvan zou de voorziening mogelijk overgeboekt dienen te worden naar de reserves. Wij constateren echter dat de schattingen die onder dit plan liggen, wel degelijks periodiek worden herijkt. Deze actuele schattingen worden verwerkt in de begroting, die door de raad wordt vastgesteld. Wij concluderen derhalve dat sprake is van een actuele schatting die ten grondslag ligt aan de voorziening.

Pagina 6 van 12

Onze conclusies ten aanzien van uw grondexploitaties Actualisatie grondexploitaties De grondexploitaties van Gemeente Best zijn door het college geactualiseerd op basis van gedegen interne analyses. Actualisatie door de raad middels de Meerjarenprognose grondexploitaties 2021 geschiedt gelijktijdig met vaststelling van de jaarrekening. Risicovolle exploitaties / projecten nader beschouwd In de vorige paragraaf hebben wij geconcludeerd dat uw grondexploitaties evenwichtig zijn gewaardeerd op basis van de voorhanden zijnde gegevens en gehanteerde uitgangspunten. De informatievoorziening en analyses rondom de grondexploitaties zijn van een hoge kwaliteit. Beheersmatig heeft Gemeente Best de grondexploitaties in de grip. Op totaalniveau daalt de verliesvoorziening, die is geboekt op de projecten en ook de benodigde risicoreserve grondexploitaties is gedaald ten opzichte van 2019. Wij benadrukken echter dat er nog steeds diverse hoge risico’s in de verschillende projecten schuilen, die op korte termijn een impact kunnen hebben op waardering. Hieronder geven wij een korte toelichting op de bevindingen per complex. Dijkstraten: De boekwaarde van het project Dijkstraten heeft zich ook in 2020 positief ontwikkeld als gevolg van de gerealiseerde verkopen gedurende 2020 (€ 10,5 miljoen), die aanzienlijk hoger waren dan verwacht.

Hierdoor is de projectduur met 2 jaar verkort, wat eveneens een positief effect heeft op de nog te verwachte kosten. Door de aangetrokken markt zijn ook diverse aanbestedingsvoordelen behaald, wat eveneens een positief effect heeft op de kosten. De geboekte kosten in 2020 bedragen € 1,2 miljoen. De verliesvoorziening is als gevolg van bovenstaande gedaald met € 1,3 miljoen ultimo 2020. Het gekwantificeerde risico dat door de reserve grondexploitaties afgedekt wordt bedraagt nog € 848.000 (2019: € 976.000).

Steegsche velden Oost fase A: De boekwaarde van het project Steegsche velden Oost A is gestegen ten opzichte van 2019 als gevolg van het feit dat de geboekte kosten ad € 0,9 miljoen de gerealiseerde verkopen gedurende 2020 ad € 0,3 miljoen overstijgen. De verliesvoorziening is met bijna € 0,4 miljoen gestegen. De reden hiervoor is dat in 2020 enkele kavels van een eigenaar om niet zijn geruild met gronden van de dezelfde eigenaar binnen het project Steegsche Velden Noord. Dit heeft een positief effect op de resultaatverwachting van het project Steegsche Velden Noord, dat overigens nog niet in exploitatie is genomen. De kosten en opbrengsten binnen dit project zijn voor het overgrote deel gerealiseerd, wat een gunstig effect heeft op risico’s. De resterende risico’s worden gekwantificeerd op slechts € 67.000.

Centrumplan: Binnen het project Centrumplan zijn in 2020 zeer beperkte kosten gemaakt (€ 52.000). Er hebben geen verkopen plaatsgevonden. De verliesvoorziening is met de omvang van de geboekte kosten gestegen. De nog te realiseren kosten bedragen € 1,7 miljoen en de nog te realiseren opbrengsten bedragen € 2 miljoen. Het project ligt momenteel stil, aangezien dit plan mogelijk kan dienen als locatie van het nieuwe gemeentehuis. Vooralsnog gaat Best uit van de bestaande besluitvorming. Aarlesche Erven: Het project Aarlesche Erven bevat de grootste risico’s voor Gemeente Best. Dit heeft te maken met de zowel de omvang als de lange looptijd (tot eind 2031), Het risico van dit project is gelegen in het plan- en marktrisico. Het risico dat momenteel is ingerekend in de reserve grondexploitaties bedraagt € 11,8 miljoen. Dit was € 13,2 miljoen. De verliesvoorziening is vanwege additionele kosten in 2020, waarmee in de reserve reeds rekening was gehouden, gestegen van bijna € 3,1 miljoen naar ruim € 3,8 miljoen. De nog te realiseren kosten binnen het project bedragen bijna € 43,5 miljoen op een totaal kostenniveau van € 74,8 miljoen. Binnen het project zijn slechts beperkte opbrengsten gerealiseerd (€ 380.000). De nog te verwachten opbrengsten bedragen € 69,7 miljoen, wat een daling van ruim € 0,5 miljoen ten opzichte van 2019 betekent.

Financiële kengetallen zijn toereikend toegelicht We hebben vastgesteld dat de financiële kengetallen ‘Netto schuldquote’, ‘Solvabiliteitsratio’, ‘Structurele exploitatieruimte’, ‘Grondexploitaties’ en ‘Belastingcapaciteit’ juist zijn toegelicht in de jaarrekening, overeenkomstig de Ministeriële Regeling Kengetallen van het Ministerie van BZK. De verplichte beleidsindicatoren zijn juist verantwoord in de programmarekening Vanaf boekjaar 2017 dient elke gemeente de realisatie van de door het Rijk geformuleerde Beleidsindicatoren, conform de Regeling Beleidsindicatoren, toe te lichten in de jaarrekening. De accountant dient ten minste de deugdelijke totstandkoming van deze indicatoren vast te stellen. Gemeente Best heeft ervoor gekozen om alleen de verplichte beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening 2020. Naar aanleiding van verrichte werkzaamheden concluderen dat de verplichte beleidsindicatoren juist zijn verantwoord in de jaarrekening 2020 van Gemeente Best.

Pagina 7 van 12

Het overzicht baten en lasten per taakveld is consistent met het overzicht baten en lasten in de jaarrekening Het overzicht baten en lasten taakvelden is opgenomen als bijlage bij de jaarrekening. Dit is een verplichting vanaf 2017. Het format voldoet aan het voorgeschreven format. Het overzicht baten en lasten is juist weergegeven in de jaarrekening. COVID-19 Overheden maken extra kosten voor de bestrijding van de gevolgen van het coronavirus (COVID-19). Primair zijn de acties en maatregelen van gemeenten gericht op het tegengaan van de verspreiding van het COVID-19 virus. Daarnaast is er veel aandacht voor de bestrijding van de economische en maatschappelijke gevolgen in de vorm van ondersteuning aan huishoudens (inkomensondersteuning), bedrijven (uitstel belastingen) en maatschappelijke instellingen (kwijtschelding huur, subsidie).

De regels zijn daarnaast afhankelijk van de omvang en de soort klant. Q-Concepts heeft deze regels ook geïncorporeerd in haar beleid en bedrijfsvoering. Wij hebben gedurende het jaar geen onafhankelijkheidsissues geconstateerd en bevestigen dat we deze onafhankelijkheidsvereisten hebben nageleefd. Wij hebben 370 uur besteed aan de jaarrekeningcontrole 2020 van Gemeente Best. Hiermee hebben we de begrote 350 uur overschreden. De belangrijkste reden hiervoor betreft de tijdsbesteding ten aanzien van de aanvullende SiSa-regeling in 2020, alsmede en waaronder ook de Tozo-regeling.

Op 26 februari 2021 heeft de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (BADO) de Notitie “Effecten en risico’s voor decentrale overheden naar de jaarrekening 2020” gepubliceerd, waarin aandacht wordt gevraagd voor de verantwoording van COVID-19 effecten in de jaarrekening. Gemeente Best heeft tijdig geanticipeerd op deze notitie en heeft meteen na de publicatie van deze notitie de effecten in kaart gebracht. Overeenkomstig deze notitie heeft Gemeente Best eveneens een aparte Corona-paragraaf in de jaarstukken opgenomen. In de jaarrekening wordt overeenkomstig de notitie eveneens de maatschappelijke en financiële gevolgen van COVID-19 beschreven. Geen aanwijzingen van materiële fraude tijdens onze controle geconstateerd De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude en onregelmatigheden berust bij het college van burgemeester en wethouders van gemeente Best. In haar toezichthoudende rol is de gemeenteraad er verantwoordelijk voor dat het college van burgemeester en wethouders adequate procedures volgt en dat passende maatregelen worden genomen als dat nodig is. Als uw accountant hebben we de verantwoordelijkheid om frauderisico’s te identificeren, voor zover deze risico's tot een materiële fout in de jaarrekening kunnen leiden.

Wij hebben geen concrete aanwijzingen van materiële fraude geconstateerd tijdens de controle met betrekking tot boekjaar 2020. Daarnaast heeft u aan ons geen melding gemaakt van door u geconstateerde fraudegevallen. Q-Concepts Accountancy heeft onafhankelijkheid tijdens controle gewaarborgd Conform onze beroeps- en gedragsregels dient een accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden onafhankelijk te zijn van zijn cliënt. Deze regels hebben zowel betrekking op de soort dienstverlening als de persoon die de dienstverlening uitvoert. Pagina 8 van 12

2.

Overige bevindingen •

De WNT-verantwoording 2020 voldoet aan de eraan gestelde eisen Op 22 juni 2020 is de ‘’Regeling Controleprotocol WNT 2020’’ in de Staatscourant gepubliceerd. Het controleprotocol 2020 is ten opzichte van het controleprotocol 2019 op enkele punten gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen betreffen: • Het generieke bezoldigingsmaximum is verhoogd naar € 201.000 (2019: € 194.000). In 2021 zal het bezoldigingsmaximum overigens € 209.000 bedragen; • Voor 2020 gelden voor externe topfunctionarissen hogere maxima dan voor 2019. De maxima per maand waarin is gewerkt zijn: • Voor de eerste zes maanden: € 26.800 (2019: € 25.900); • Voor de tweede zes maanden: € 20.300 (2019: € 19.600); • Met een maximum van € 193 (2019: € 187) per uur. Er wordt een gemiddelde uur norm tussen € 193 en € 187 berekend indien de periode betrekking heeft op zowel 2019 als 2020. • Voor topfunctionarissen met samenloop van werkzaamheden bij een WNT instelling en bij een gelieerde rechtspersoon of een andere WNT instelling, dienen voortaan de WNT gegevens die op de samenloop betrekking hebben openbaar te worden gemaakt. • Daarnaast dienen, als een topfunctionaris geen dienstbetrekking heeft, gedurende de eerste twaalf kalendermaanden de gewerkte uren van de betreffende topfunctionaris openbaar te worden gemaakt.

We hebben geconstateerd dat Gemeente Best deze interne beheersingsmaatregelen heeft geïmplementeerd. Geen fouten of onzekerheden geconstateerd in de SiSa-verantwoording Wij hebben de SiSa-verantwoording gecontroleerd met inachtneming van de specifieke instructies die door de Rijksoverheid zijn vastgelegd in de “Nota verwachtingen accountantscontrole 2020”. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (“Bado”) gelden voor de SiSa andere, zwaardere rapporteringstoleranties dan u als raad in uw controleprotocol hebt opgenomen. Dit stelt ministeries in staat om de toegekende specifieke uitkeringen vast te kunnen stellen. Wij hebben bij onze controle van de SiSa-verantwoording bij de jaarrekening 2020 geen fouten of onzekerheden geconstateerd. Hieronder hebben wij onze bevindingentabel opgenomen. Naam specifieke uitkering B1

Bovengenoemde wijzigingen hebben een beperkte impact op Gemeente Best gehad. Op basis van de controle van de WNT-verantwoording concluderen wij dat de WNTverantwoording 2020 van Gemeente Best, zoals deze is opgenomen in de jaarrekening 2020, voldoet aan de eraan te stellen eisen.

D8 E3 E20 G2

Conform het Controleprotocol WNT dient de gemeente een interne beheersingsmaatregelen te hebben geïmplementeerd die de naleving van de WNT waarborgen, waaronder: • Een aantoonbare controle door de gemeente instellingen of (nieuwe) contracten met topfunctionarissen voldoen aan de WNT en passen binnen de van toepassing zijnde bezoldigingsmaxima; • Bij ontslagvergoedingen of afvloeiingsregelingen een aantoonbare controle door de instelling of deze voldoet aan de WNT en past binnen het van toepassing zijnde bezoldigingsmaximum; • Een andere functionaris, niet zijnde topfunctionaris, controleert ten minste een maal per jaar of de werkelijke bezoldiging/ontslagvergoeding van de

topfunctionarissen in overeenstemming is met de overeengekomen afspraken en de van toepassing zijnde maxima; De instelling beschikt per topfunctionaris over een overzicht van gedane betalingen aan de ontvangsten van deze functionaris gedurende het kalenderjaar, zowel via de salarisadministratie als anderzijds (bijvoorbeeld via de crediteurenadministratie).

G3 G4 H4 H8

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB) Subsidieregeling sanering verkeerslawaai Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021 Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2020 Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen_gemeentedeel 2020 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)_ gemeentedeel 2020 Specifieke uitkering investering sport (SPUK Sport) Specifieke uitkering voor lokale sportakkoorden (Regeling Sportakkoord)

Fout / Onzekerheid

Financiële omvang fout / onzekerheid

Toelichting

n.v.t

€0

n.v.t

n.v.t

€0

n.v.t

n.v.t

€0

n.v.t

n.v.t

€0

n.v.t

n.v.t

€0

n.v.t

n.v.t

€0

n.v.t

n.v.t

€0

n.v.t

n.v.t

€0

n.v.t

n.v.t

€0

n.v.t

Pagina 9 van 12

3.

Onze visie op uw interne beheersing

Onze visie op uw interne beheersing - opvolging bevindingen 2020 en voorgaande jaren Wij zijn van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing gedegen is ingericht en hiermee een getrouwe en rechtmatige jaarrekening bewerkstelligt. U heeft voldoende interne beheersingsmaatregelen in de processen (in de lijn) ingericht om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen. De kwaliteit van de verbijzonderde interne controle mag daarnaast, net als voorgaand jaar, een voorbeeld worden genoemd voor andere gemeenten. We merken op dat uw VIC-functie werkzaamheden zeer gedegen uitvoert, conform de voorhanden zijnde werkplannen. Uitkomsten van de verrichte interne controlewerkzaamheden worden actief met de lijnafdelingen en met ons afgestemd. Wat ook in positieve zin opvalt, is de kwaliteit van de documentatie en dossiervorming door de VIC-functie. In voorgaande rapportages (managementletters en accountantsverslagen) hebben wij diverse bevindingen en aanbevelingen aan u gerapporteerd. Deze aanbevelingen worden door u samengevat in een tabel, waarbij u nauwlettend de status van de opvolging ervan rapporteert. Hierdoor houdt u als organisatie grip op de aanbevelingen van de accountant.

Gemeente Best heeft, vooruitlopend op de definitieve invoering van de rechtmatigheidsverantwoording 2020 als proefjaar aangemerkt. In de raadsvergadering van 19 april 2021 heeft de raad het ambitieniveau en de materialiteit vastgesteld die het college dient te hanteren. Gemeente Best is naar onze mening ook hierin ambitieus geweest door het vaststellen van een materialiteitsgrens van 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. Hiermee wijkt Gemeente Best niet af van de materialiteitsgrenzen die wij als accountant dienen te hanteren voor onze rechtmatigheidscontrole. Wij hebben kennis genomen van de rechtmatigheidsverantwoording over boekjaar 2020. De in de paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen rechtmatigheidsverantwoording voldoet aan de modeltekst van de BADO-notitie Rechtmatigheidsverantwoording. De conclusie luidt dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens (zoals hierboven weergegeven). Naar aanleiding van onze review van de VICwerkzaamheden, aangevuld met overige intern verrichte werkzaamheden met betrekking tot rechtmatigheid, alsmede onze eigen waarnemingen, zijn wij van mening dat deze conclusie terecht is getrokken door Gemeente Best.

In voorgaande rapportages (managementletters en accountantsverslagen) hebben wij bevindingen en aanbevelingen aan u gerapporteerd. Van de 21 processen/ onderwerpen waarbij vorig jaar bevindingen zijn geconstateerd, heeft u per heden van 19 processen/onderwerpen de bevindingen opgevolgd. Wij verwijzen naar bijlage A in hoofdstuk 5 voor de gedetailleerde status van de openstaande bevindingen en aanbevelingen. U heeft tijdig geanticipeerd op de aankomende rechtmatigheidsverklaring In navolging van de adviezen van de Commissie Depla werkt het Ministerie van Binnenlandse Zaken, ondersteund door onder andere de VNG en onze beroepsorganisatie NBA, aan de introductie van de “rechtmatigheidsverantwoording”. Met deze verantwoording wordt beoogd dat de gemeente verklaart of en in welke mate zij ‘in control’ is op het gebied van rechtmatigheid. Het verstrekken van een oordeel over de (financiële) rechtmatigheid is nu nog onderdeel van de accountantscontrole. De rechtmatigheidsverantwoording en -verklaring, die afgegeven wordt door het college, voor het eerst in 2021, zal in de plaats komen van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. De accountant zal deze verklaring toetsen en meewegen in zijn getrouwheidsoordeel. Pagina 10 van 12

4.

Uitwerking speerpunten gemeenteraad 2020

Opdrachtformulering In samenspraak met ons heeft de auditcommissie namens de gemeenteraad het volgende speerpunt geformuleerd: Rapporteren over de mate van opvolging van de bevindingen en aanbevelingen in de rapportage omtrent de door Mazars verrichte “Risico-inventarisatie Loonbelasting” d.d. 22-2-2018 en wel ten aanzien van de volgende onderdelen hierin: “loonadministratie”, “WKR” en “Werken met flexibele schil”. Wij hebben dit speerpunt hieronder nader uitgewerkt. Werkzaamheden Onze werkzaamheden ten tijde van de jaarrekeningcontrole bestonden uit het inwinnen van inlichtingen bij functionarissen binnen Gemeente Best die een raakvlak hebben met dit vraagstuk en het kennisnemen van relevant geachte documentatie in dit kader. Daarnaast hebben wij kennisgenomen van de uitkomsten van de door de VICfunctie verrichte werkzaamheden ten aanzien van deze aspecten en hebben wij deze getoetst aan de controle-informatie die wij tijdens onze jaarrekeningcontrole hebben vergaard. Uitwerking deelvragen Hieronder vindt u onze uitwerking van de status van de deelgebieden loonadministratie, WKR en werken met flexibele schil binnen de geactualiseerde risicoanalyse. Loonadministratie Uitkomst geactualiseerde risicoanalyse: ADP verzorgt de salarisadministratie en fungeert geregeld als vraagbaak voor de gemeente.

De medewerker personeels- en salarisadministratie onderhoudt voor de gemeente de contacten met ADP, stelt geregeld vragen en controleert proefloonstroken op basis van doorgegeven mutaties. De betalingen worden via de financiële administratie gedaan. • Werknemers kunnen zelf digitaal mutaties doorgeven, zoals bijvoorbeeld gemaakte keuzes uit het individueel keuzebudget (IKB) en gemaakte zakelijke kilometers. • Kostendeclaraties gaan gedeeltelijk buiten de salarisadministratie om. Hiervoor moet de leidinggevende een akkoord geven. Voorafgaand aan de aangifte loonheffingen januari wordt bij overschrijding van de vrije ruimte over

•

het afgelopen jaar de af te dragen eindheffing bepaald en doorgegeven aan ADP. De fiscale aanvaardbaarheid van de ingediende en goedgekeurde kostendeclaraties wordt gecontroleerd ADP. Kostendeclaraties die niet via ADP, maar via de financiële administratie lopen, komen voorbij de workflow van reeds getekende documenten. Bij goedkeuring van deze facturen om tot betaling over te gaan vindt door de medewerker ook een fiscale toets plaats. De gemeente heeft circa 15 tot 20 auto’s in gebruik waarvoor geen bijtelling tot het loon wordt gerekend. Er is een kilometeradministratie aanwezig door middel van GPS in de auto’s. Dienstauto’s mogen niet voor privé-doeleinden worden gebruikt.

Onze respons: De uitkomsten van de geactualiseerde risicoanalyse zijn consistent met onze controlebevindingen. Salarismutaties en declaraties worden vanaf dit boekjaar getoetst door de VIC-functie. De fiscale aanvaardbaarheid wordt hierbij niet getoetst door de VIC, maar door de medewerker personeels- en salarisadministratie dan wel ADP. Tijdens onze controlewerkzaamheden van de personele lasten zijn geen onrechtmatigheden gebleken. Werkkostenregeling (WKR) Uitkomst geactualiseerde risicoanalyse: Besproken is dat in het kader van de WKR loonbestanddelen die gericht zijn vrijgesteld of op nihil kunnen worden gewaardeerd (en niet ten koste gaan van de vrije ruimte) ook moeten worden aangewezen. In de administratie is een grootboekrekening opgenomen waarin vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte worden geplaatst/ aangewezen. Voor betalingen die via ADP verlopen vindt hier een toets op plaats. Voor betalingen via de financiële administratie gebeurt dit door een medewerker van de vakgroep financiën. Alle kosten die met personeel te maken hebben worden geboekt op de economische categorie van de werkkostenregeling. Middels een rapport genaamd flexifields worden alle uitgaven juist gecategoriseerd en wordt hierin rekening gehouden met de fiscale regelgeving omtrent de WKR.

Tevens vindt twee maal per jaar een steekproef plaats middels steekwoorden om te kijken of er uitgaven met betrekking tot personeel niet elders worden geboekt. Onze respons: De uitkomsten van de geactualiseerde risicoanalyse zijn consistent met onze controlebevindingen met betrekking tot de personele lasten.

Pagina 11 van 12

Werken met flexibele schil Uitkomst geactualiseerde risicoanalyse: Bij de gemeente Best werken diverse mensen die niet op de loonlijst staan. Met ingang van 1 januari 2018 is de gemeente steeds meer gaan werken met de tussenkomst van derde partijen. De gemeente houdt de risico’s van de inhoudingsplicht onder controle. Dit is geborgd in de contracten met specialistische externe partijen. Onze respons: De uitkomsten van de geactualiseerde risicoanalyse zijn consistent met onze controlebevindingen met betrekking tot de personele lasten alsmede inkopen en aanbestedingen.

Pagina 12 van 12