21037.1 - Raadsvoorstel Jaarstukken 2020

Voorstel aan de Raad

Vergadering Raadsvergaderdatum

: Gemeenteraad Best : 28-06-2021

Onderwerp Jaarstukken 2020 Aanleiding De jaarstukken maken onderdeel uit van de planning- en controlcyclus. In dit document wordt verantwoording afgelegd over het financieel beheer van de gemeente (= de jaarrekening) en het gerealiseerde beleid (= jaarverslag). Samen vormen deze de jaarstukken. In de jaarrekening zijn onder meer de balans, toelichting op de balans, overzicht van baten en lasten, Wet Normering Topinkomens en de bijlagen opgenomen. In het jaarverslag staan de programmaverantwoording en de paragrafen vermeld. De accountant geeft een oordeel over zowel de getrouwe weergave van vermogen en resultaat in de balans als de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. De vastgestelde jaarstukken dienen op basis van artikel 200 van de Gemeentewet vóór 15 juli 2021 aan Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant aangeboden te worden. Advies 1. Een bedrag van € 2.435.928 te onttrekken aan de risicoreserve grondexploitatie en toe te voegen aan de vrije algemene reserve; 2. De jaarstukken 2020 vast te stellen; 3. In te stemmen met de jaarrekening 2020 met een positief resultaat van € 3.094.294; 4. Een bedrag van € 3.094.294 toe te voegen aan de vrije algemene reserve; 5. De 6e wijziging van de begroting 2021 vast te stellen (W06/2021) en daarmee in te stemmen om de niet bestede budgetten 2020 van € 1.236.197, ter besteding in 2021, beschikbaar te stellen.

Argumenten

1.1 Bijstelling van de risicoreserve naar aanleiding van de risico-inventarisatie grondexploitatie Tweemaal per jaar vindt er een risico-inventarisatie plaats waarbij zowel de beleidsmedewerkers als het college betrokken zijn. Hierbij worden alle bekende risico’s in beeld gebracht, verschillende scenario’s besproken en een inschatting gemaakt wat de kans is dat een risico zich voordoet. Voor de jaarrekening 2020 resulteert dit in een aanpassing van het benodigde weerstandsvermogen per 31 december 2020 voor de grondexploitaties van € 2.435.928. Deze mutatie is (vanwege het inzicht in de balans) reeds verwerkt in de jaarrekening.

*IN21-01468*

IN21-01468/ Pagina 1 van 4

1.2 Uitvoering geven aan de ‘nota reserves en voorzieningen 2016’ In de ‘nota reserves en voorzieningen 2016’ is beleid over deze risicoreserve vastgelegd en in 2016 door u bekrachtigd. Bij het opstellen van de jaarrekening 2020 is hier dan ook rekening mee gehouden en zijn de daarbij behorende uitgangspunten verwerkt in de balans en toelichting die u hierbij worden aangeboden.

2.1 Het is een wettelijke plicht van de Raad Volgens de Gemeentewet (artikel 197 tot en met 201) is de Raad verplicht om vóór 15 juli een programmarekening vast te stellen en samen met een controleverklaring van de accountant te verstrekken aan Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.

2.2 De Raad is wettelijk verantwoordelijk voor het vaststellen van de jaarrekening De Raad is opdrachtgever van de accountant en is verantwoordelijk volgens de Gemeentewet voor de vaststelling van de programmarekening.

3.1 Toelichting op het rekeningresultaat In het raadsvoorstel van 14 december 2020 (budgetoverheveling 2020 naar 2021) is een prognose van het rekeningresultaat 2020 afgegeven van € 3,9 miljoen. Het werkelijke rekeningresultaat 2020 bedraagt € 3.094.294. De belangrijkste afwijkingen betreffen: • Afvalinzameling (€ 306.000 nadelig) Dit is veroorzaakt door hogere kosten voor de inzameling van afval alsmede een lagere opbrengstprijs van de afvalstromen. Tevens zijn door Covid-19 de lasten ten aanzien van de milieustraat toegenomen. • Lagere toerekening apparaatskosten aan de grondexploitatie en investeringen (€ 905.000 nadelig) Bij het vaststellen van de begroting 2020 zijn uren geraamd voor de diverse grondexploitaties en investeringen. In werkelijkheid zijn minder uren aan de grondexploitaties en investeringen toegerekend omdat onder andere uitvoering van diverse complexen is vertraagd en deze uren zijn besteed aan andere (niet zijnde grondexploitaties) projecten. Dit heeft onze prioriteit en momenteel zijn we aan de slag met het nemen van interne beheersmaatregelen. •

Lagere uitgaven sociaal domein (€ 114.000 voordelig) Binnen het sociaal domein is een afwijking gerealiseerd van 0,3% op de begrote lasten in 2020. Hiermee is binnen het budget van het sociaal domein gebleven.

Voor de overige mutaties wordt verwezen naar de verschillenanalyses zoals deze zijn opgenomen in de afzonderlijke programma’s in het jaarverslag.

4.1 Jaarresultaten toevoegen aan de vrije algemene reserve In de ‘nota reserves en voorzieningen 2016’ is beleid over deze reserve vastgelegd en in 2016 door uw raad bekrachtigd. Het positieve jaarresultaat 2020 wordt gestort in de vrije algemene reserve zodat dit bedrag weer ter beschikking staat aan u als Raad.

5.1 Mogelijkheid tot resultaatbestemming Volgens de planning- en controlcyclus ontvangt de Raad jaarlijks in december een voorstel tot overheveling van budgetten. Alle tot dan toe bekend zijnde en gemotiveerde incidentele voorstellen tot budgetoverheveling zijn in de raadsvergadering van 14 december 2020 aan u aangeboden en heeft u hierover besloten. Nu resteren nog een aantal budgetten waarvoor alsnog een voorstel wordt gedaan om deze over

*IN21-01468*

IN21-01468/ Pagina 2 van 4

te hevelen naar 2021. De budgetten zijn onder te verdelen in reguliere budgetten en budgetten die in relatie staan tot Covid-19. Een toelichting op deze posten treft u aan in bijlage BL21-08981. Overige posten die nog worden overgeheveld, en die worden gedekt uit een daarvoor bestemde reserve, vindt u ook in de bijbehorende begrotingswijziging W06/2021. Risico’s In de programmabegroting 2020 is in de paragraaf weerstandsvermogen een inschatting gemaakt van de financiële risico’s en de kans dat een dergelijk risico zich voordoet. In de jaarstukken is inzichtelijk gemaakt of deze risico’s zich hebben voorgedaan. Daarnaast voeren we jaarlijks een frauderisicoanalyse uit. Hiermee geven we invulling aan het ‘Misbruik en oneigenlijk gebruik beleid’ als onderdeel van de regelgeving over rechtmatigheid (gemeentewet art 212). Het doel van de frauderisicoanalyse is het voorkomen van fraude door het bewustzijn over frauderisico’s te verhogen en eventueel extra beheersmaatregelen te nemen. Op 19 maart 2021 heeft u hierover een raadsinformatiebrief ontvangen (PU21-00266). In de bijlage (zie IN20-02899) treft u nadere informatie aan. Kosten en dekking Het rekeningresultaat bedraagt € 3.094.294 en wordt gestort in de vrije algemene reserve. Bij het vaststellen van de 3e financiële rapportage 2021 heeft uw raad op 14 december 2020 de begrotingswijzing W02-2021 vastgesteld.

Hiermee is reeds besloten om een bedrag van € 1.838.610 over te hevelen van 2020 naar 2021. Dit bedrag maakt onderdeel uit van het jaarresultaat € 3.094.294. Middels de 6e begrotingswijziging 2021 wordt vervolgens € 1.176.197 onttrokken uit de vrije algemene reserve en € 60.000 uit de reserve sociaal domein zodat de budgetten (zie hierboven) die zijn overgeheveld vanuit 2020 direct beschikbaar worden gesteld in 2021. (zie hiervoor begrotingswijziging W06-2021) Mede door het bijzondere jaar rondom COVID-19 zijn veel zaken anders gelopen dan gedacht. In verband hiermee is een “paragraaf corona” opgenomen in de jaarstukken. Participatie N.v.t. Communicatie De jaarstukken worden digitaal aan u aangeboden. Hiervoor kunt u gebruik maken van onderstaande link:

http://best.jaarverslag-2020.nl Deze link is beschikbaar vanaf woensdag 27 mei a.s. na 17.00 uur. Er is gelegenheid om digitaal aantekeningen te maken op deze website van de jaarstukken 2020. In de bijlage treft u een korte instructie aan.

*IN21-01468*

IN21-01468/ Pagina 3 van 4

Procedure en planning De accountantscontrole is afgerond en het accountantsverslag wordt op maandag 31 mei a.s. door de accountant mondeling toegelicht aan de auditcommissie en is reeds op 11 mei met de portefeuillehouder besproken. Besluitvorming vindt plaats in de raadsvergadering van 28 juni 2021. 25-05-2021: 27-05-2021: 31-05-2021: 01-06-2021: 02-06-2021: 04-06-2021: 04-06-2021: 07-06-2021: 28-06-2021:

Vaststellen concept jaarstukken door college Aanbieding van de jaarstukken aan de griffie Toelichting door accountant in de auditcommissie Technische toelichting door Financieel beleid Uiterste indiendatum technische vragen Vragen + antwoorden afstemmen met wethouder Financiën (per mail) Verzending antwoorden technische vragen naar de raad Raadsavond Vaststelling jaarstukken door gemeenteraad

Het accountantsverslag wordt uiterlijk 21 mei a.s. door de accountant aan de griffier aangeboden ter bespreking in de auditcommissie van 31 mei. Evaluatie N.v.t.

Bijlagen IN21-01469 IN20-02899 BL21-08952 BL21-08981 BL18-07534

Raadsbesluit jaarstukken 2020 Rapportage fraude risicoanalyse 2021 Begrotingswijziging jaarstukken 2020 W06/2021 Overzicht overhevelingen 2020 naar 2021 Instructienotitie Lias

28-06-2021 Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Best

Hans Ubachs Burgemeester

Nicole van Hooy Secretaris

*IN21-01468*

IN21-01468/ Pagina 4 van 4