21001.1 - Toelichting uitwerking toetsingskader nieuwe huisvesting

Nieuwe huisvesting Onderbouwing en opdracht raad voor onderwerp toetsingskader in opvolging op themasessie – 4 januari 2021

Ref. 1649403-0059 d.d. 07-01-2021

Inleiding 1. UW VRAAGSTELLING

Op 21 september heeft de gemeenteraad van de gemeente Best het besluit genomen, drie huisvestingsscenario’s voor de nieuwe huisvesting van de gemeente en de organisaties binnen Bestwijzer uit te laten werken. Het betreft: •

•

•

Scenario 2b, ‘strippen’: realiseren van een nieuw inbouwpakket (op basis van het nieuwe kantoorconcept) en de aanpassing van de buitenschil (op basis van de gemeentelijke duurzaamheidsambities) van het zogenaamde ‘nieuwbouwdeel’ van het gemeentehuis (plus eventuele nieuwbouwuitbreiding op basis van de ruimtebehoefte gerelateerd aan ‘één fysieke toegang’). Scenario 3a, nieuwbouw op de huidige locatie: volledige nieuwbouw op de plaats van het zogenoemde nieuwbouwdeel van het gemeentehuis op basis van het nieuwe kantoorconcept en de ruimtebehoefte van ‘één fysieke toegang’. Het oudbouwdeel met de daarin aanwezige functies blijft behouden. Scenario 3b, nieuwbouw op een nieuwe locatie: volledige nieuwbouw op een nieuwe locatie, waarbij alle functies (dus ook de functies die nu in het oudbouwdeel zitten) naar de nieuwe locatie gaan. (Oudbouw behouden voor andere bestemming.) 2

Uitgangspunten en randvoorwaarden 1. UW VRAAGSTELLING Uitgangspunt: Hybride werken / Activiteitgerelateerd werken ‘nieuwe stijl’, waarbij medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk werken en flexibel gebruik maken van de geboden voorzieningen in de nieuwe huisvesting. • Transparante en toegankelijke werkomgeving, waarin medewerkers op plezierige, moderne en gezonde manier kunnen (samen)werken • Laagdrempelige werk- en publieksomgeving met behoud van de menselijke maat • Diversiteit aan werk- en overlegplekken die past bij de werkzaamheden • Efficiënter ruimtegebruik door flexibel gebruik; flexfactor 60-70% Organisatie en Sturing: gezonde werkomgeving Duurzaamheid: gasloos Parkeervoorzieningen vallen buiten de scope van dit onderzoek Randvoorwaarden Verdergaande digitalisering van de interne processen en de dienstverlening Optimalisatie van samenwerking Gemeente en Bestwijzer (verdergaande integratie van dienstverlening) Gerichte afspraken over gespreid gebruik van de werkomgeving Helder thuiswerkbeleid

3

Multicriteria-analyse (1/2)

Om deze drie scenario’s ten opzichte van elkaar te kunnen beoordelen, wordt middels een multicriteria analyse inzicht verschaft in de plus- en minpunten van de scenario’s. In de multicriteria analyse wordt naast het financiële criterium, de volgende kwalitatieve toetsingscriteria gehanteerd: Dienstverlening Centralisatie gemeente, organisaties binnen Bestwijzer en mogelijk nieuwe partners - alles onder één dak versterkt de mogelijkheid om dienstverleningsproducten op elkaar af te stemmen en integraal aan te bieden aan klanten. Door te werken met één fysieke toegang wordt de kwaliteit van de dienstverlening bevorderd. Organisatie en sturing Huisvesting moet leiden tot efficiënter gebruik. De huisvesting is het visitekaartje naar inwoners en relaties. De veranderende vragen waarop de gemeente en organisaties binnen Bestwijzer moeten anticiperen vraagt om een kantoorconcept dat wendbaarheid kan accommoderen; huisvesting op basis van activiteitgerelateerd werken middels het bieden van een mix aan werk- en overlegplekken die aansluit bij de ‘nieuwe’ manier van integraal werken. Huisvesting waarin medewerkers op een gezonde en plezierige manier kunnen werken en aantrekkelijk is voor nieuwe medewerkers . 4

Multicriteria-analyse (2/2) Duurzaamheid De huisvesting biedt een gezonde en prettige werk- en leefomgeving, zowel binnen als rondom het gebouw. Daarbij staat de inzet van duurzame energiebronnen, water¬stromen en natuurlijke materialen in dienst van deze doelstelling. Het gaat hierbij om energieneutraal en gasloos, het inzetten van biobased materialen en zoveel mogelijk hergebruik van materialen. Mede in het kader van de voorbeeld¬functie en het imago van de gemeente. Zie voor een verdere toelichting de verdere slides. Multifunctioneel Mogelijkheid tot uitbreiding van het gebouw om groei van de organisatie te faciliteren. Naast de mogelijkheid tot uitbreiding kan multifunctionaliteit ook gezocht worden in juist de flexibiliteit tot afstoten van gebouw¬delen en hier eventueel een andere functie aan toekennen. De bovengenoemde hoofdcriteria vallen uiteen in verschillende subcriteria. Deze staan genoemd in het in de bijlage opgenomen bestand (multicriteria analyse). Het ene hoofdcriterium zal belangrijker zijn dan het andere. Vandaar dat middels puntentoekenning per hoofdcriterium het gewicht wordt ‘weerspiegeld’. Bij elkaar opgeteld maximaal 100 punten. 5

Opdracht raad toetsingskaders

Opdracht: verdeel de 100 punten over de vijf hoofdcriteria. En geef vervolgens middels een procentuele verdeling aan, wat het ‘gewicht’ is van de verschillende subcriteria binnen deze vijf hoofdcriteria. Op de volgende slide is een voorbeeld van de verdeling toegevoegd. Aan u de vraag om in de ‘blanco’ bijlage de in uw ogen passende verdeling van het absoluut aantal punten en de procentuele verdeling van de subcriteria, te maken. Per fractie ontvangen wij graag uiterlijk vrijdag 22 januari 2021, 10:00uur een reactie. Op 25 januari wordt in de richtinggevende raadssessie de resultaten teruggekoppeld en gaan we hierover met u in gesprek om uiteindelijk tot een gedragen ingevuld schema te komen. N.B. Bij het toetsingcriterium Financieel, scoort een hoge initiële investering lager, dan een lagere initiële investering. 6

Toetsingskader Weging

Criterium

Toelichting

max aantal punten 25%

25

20

30

15

10

Een overzichtelijk, laagdrempelig en aantrekkelijk publieksgebied op de begane grond

25%

Logische routing voor bezoekers

Dienstverlening 25%

Duidelijke herkenbare ingang bezoekers

25%

Neutraal imago/identiteit nieuwe huisvesting

33%

Efficient omgaan met vierkante meters i.r.t. hybride werken

33%

Organisatie en sturing

Moderne manier van (samen)werken in functionele omgeving, aantrekkelijk werkgeverschap

33%

Beleving; aantrekkelijke en sfeervolle werkomgeving

35%

Hoogte eenmalige investeringen

35%

Structurele jaarlijkse lasten (exploitatiekosten totaal, huidige boekwaarde/kapitaallasten niet meegenomen)

Financieel 15%

Kosten tijdelijke huisvesting

15%

Afschrijving boekwaarde bestaande locaties

25%

wettelijke duurzaamheidsverplichting (label A, bouwbesluit, arbowet)

25%

Streven naar energieneutraal

Duurzaamheid 25%

Hergebruik materialen huidig gemeentehuis / circulair

25%

Welbevinden, klimaatadaptief, imago/voorbeeldfunctie

50%

Mogelijkheid tot uitbreiding

Multifunctioneel 50%

Flexibel ruimtegebruik / inzetbaarheid voor andere functies

7