20080.1 - Presentatie Huisvesting 4 januari 2021
Tekst van het document
Themasessie raad Scenario’s huisvesting Best, 4 januari 2021
Inhoud presentatie
• Terugblik raadsbesluiten 21 september • Spoor samenwerking en huisvesting • Samenwerking (Common Eye) • Huisvesting (programma van eisen, duurzaamheid en toetsingscriteria (Hevo)
Doel presentatie • Informeren • Bespreken uitgangspunten • Bespreken toetsingscriteria en wegingsfactoren
Besluiten 21 september
1. Toewerken naar realisatie één fysieke toegang 2. Uitwerken 3 huisvestingsscenario’s • strippen huidige gebouw • nieuwbouw op huidige locatie • nieuwbouw op andere locatie (op eigen grond en aan Dorpsplein)
Besluiten 21 september (2) Tussenstap, voor verdere uitwerking naar raad voor: 1. Visie op nieuwe werken 2. Anders samenwerken 3. Verdergaande digitalisering 4. Duurzaamheid 5. Flexibilisering
1. Visie op nieuwe werken (toetsingscriterium organisatie en sturing) Wat verstaan we hieronder: Hybride werken / Activiteitgerelateerd werken ‘nieuwe stijl’, medewerkers werken tijd- en plaatsonafhankelijk en maken flexibel gebruik van de geboden voorzieningen in de nieuwe huisvesting Vertaling: Werkplekfactor tussen 70% en 60% Verschuiving van mix van werkzaamheden, voorheen 70% bureauwerkzaamheden en 30% overleg. Nu 50/50. Wordt vertaald in op te stellen PvE
2. Anders samenwerken (toetsingscriterium dienstverlening) Wat verstaan we hieronder: Het ontwikkelen van kennis en begrip van partners en doelstellingen Het scheppen van voorwaarden om te komen tot een gezamenlijke werkwijze en ambitie. Het optimaliseren van dienstverlening en samenwerking.
Aanpak en vertaling: Werkgroep dienstverlening en samenwerking, brede vertegenwoordiging organisaties Bestwijzer, vrijwilligersorganisaties, gemeente en andere partners (Common Eye) Wordt vertaald in op te stellen PvE
3. Verdergaande digitalisering Wat verstaan we hieronder: Digitalisering producten en diensten Digitalisering interne processen Aanpak en vertaling Is voorwaarde voor hybride werken In werkgroep dienstverlening (Hevo) zijn producten en diensten in beeld gebracht (welke fysiek en welk digitaal, verschil Bestwijzer en gemeente) Wordt vertaald in op te stellen PvE
4. Duurzaamheid (toetsingscriterium duurzaamheid) Wat verstaan we hieronder: Breed begrip! In een duurzame wereld zijn mens (people), milieu (planet) en economie (profit) met elkaar in evenwicht, zodat we de aarde niet uitputten. Uitgangspunt bij scenariostudie: gasloos!
Aanpak en vertaling: Maatregelen op verschillende niveau’s per scenario in beeld gebracht (Hevo)
5. Flexibilisering (toetsingscriterium multifunctioneel) Wat verstaan we hieronder: Het realiseren van een toekomstbestendig gebouw: • Flexibel ruimtegebruik (gebouw dat ook inzetbaar is voor andere functies) • Mogelijkheid tot uitbreiding Aanpak en vertaling: Flexibel ruimtegebruik: wordt vertaald in PvE
Spoor 1: huisvesting (programma van eisen/vlekkenplan) Spoor 2: samenwerking (gezamenlijke werkwijze) Beide sporen hebben eigen doelen en projectaanpak, maar zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De doelen van spoor 2, het werken aan dienstverlening is in het hele project verankerd.
Spoor 1: input voor PVE • Twee bijeenkomsten met partners • Extern begeleid door Common Eye
• Eerste bijeenkomst: verkennen en delen • Toewerken naar een gezamenlijke ambitie • Delen van beelden over gewenste activiteiten en dienstverlening; en welke organisaties dan nodig • Werken aan onderling en wederzijds begrip
Spoor 1: input voor PVE (2) • Tweede bijeenkomst: doorvertalen en concretiseren • Vanuit de activiteiten doordenken wat dit vraagt voor de inrichting en functionaliteiten. • Sessie in samenwerking met Hevo
Spoor 2: samenwerking • Vervolg geven aan de twee bijeenkomsten • Faciliteren van het gesprek tussen partners over de wijze waarop zij met elkaar willen samenwerken in de fysieke toegang, t.a.v. • Houding, communicatie en dienstverlening richting klant • Onderlinge samenwerking (met aandacht voor de 5 condities voor samenwerken)
1. UW VRAAGSTELLING Vertrekpunt. Waarom?
• Realiseren van één fysieke toegang waar zowel de gemeentelijke dienstverlening als de dienstverlening van de partners van de gemeente kan plaatsvinden • Technische en functionele veroudering gemeentehuis
1. UW VRAAGSTELLING Opdracht en doorlopen proces
Opdracht: Uitwerking van de PvE’s voor de 3 voorkeurs huisvestingsscenario’s voor de herhuisvesting van de gemeente Best en de organisaties binnen Bestwijzer en mogelijke nieuwe partners
Proces: • Gesprekken met diverse experts binnen de gemeente en organisaties Bestwijzer (HR, Facilitair, ICT, Politiek, Dienstverlening, Duurzaamheid, Techniek) • Ambassadeurssessies met een dwarsdoorsnede uit de organisaties Bestwijzer en gemeente • Enquête onder alle medewerkers
1. UW VRAAGSTELLING Uitgangspunten
Uitgangspunten Hybride werken / Activiteitgerelateerd werken ‘nieuwe stijl’ • Transparante en toegankelijke werkomgeving • Laagdrempelige werk- en publieksomgeving • Diversiteit aan werk- en overlegplekken • Efficiënter ruimtegebruik door flexibel gebruik; flexfactor 60-70%
• Organisatie en sturing: gezonde werkomgeving • Duurzaamheid: gasloos • Parkeervoorzieningen vallen buiten de scope van dit onderzoek
1. UW VRAAGSTELLING Ruimtebehoefte – nuttig oppervlak
Werkplekfactor 0,7 (162 werkplekken) Kengetal per werkplek: 11 m2 + 20% horiz. Verkeersruimte
Werkplekfactor 0,6 (139 werkplekken) Kengetal per werkplek : 12 m2 + 20% horiz. Verkeersruimte
Werkplekken (231 medewerkers) + werkdomein B&W en Griffie + werkdomein Bestwijzer
2135 + 144 + 422
1996 + 144 + 422
Ondersteunende functies (publieksgebied, centraal vergaderen, restaurant/centrale ontmoetingsplek)
Circa 1125 + 485
Circa 1125 + 485
Opslag/berging (archiefruimten, opslag kantoorartikelen, ICT etc.)
Circa 300 +20
Circa 300 +20
Facilitaire ruimten (post/repro, kleed en doucheruimte, fietsenstalling, etc.)
Circa 150
Circa 150
Serverruimte/patchruimten
Circa 25
Circa 25
Sanitair
Circa 200
Circa 200
Reserve ruimte (mogelijke partners Bestwijzer)
Circa 200
Circa 200
DUURZAAMHEID
Visie op duurzaamheid gezond zijn met een aangenaam binnenklimaat
comfortabel gebouw, prettig opgezet en (multi)functioneel ingericht
Nieuwe huisvesting van Best en voor Best
klimaatbestendig, streven naar energie-neutraal
“De nieuwe huisvesting als groen voorbeeldproject voor de gemeente”
flexibel, gezond, uitnodigend
een voorbeeld en katalysator voor duurzame ontwikkelingen in de gemeente en stimuleert innovaties
Materialenkringloop zover als mogelijk gesloten (circulaire economie)
22
Duurzaamheidsambitie vertaald naar scenario’s
Scenario 2b, ‘strippen: • Energie: gasloos laagtemperatuursysteem - hooguit op piekmomenten inzet van elektrische ketel t.b.v. verwarmen • Buitenschil en daarmee de isolatiewaarde van gebouw wordt verbeterd – lager energieverbruik • Circulaire economie / afvalloos: hergebruik van aanwezig casco/ fundering + installaties +80% meubilair • Behouden van aanwezige pv-panelen • Klimaatadaptatie: • Inzetten op flexibiliteit en losmaakbaarheid • Inzet van natuurlijke/biobased materialen voor bouwkundige aanpassingen. • Scheiding van waterstromen en de inzet van regenwater binnen het gebouw • Welbevinden: • Binnenmilieu klasse C realiseren; niet klasse B of A
23
Duurzaamheidsambitie vertaald naar scenario’s
Scenario 3a, nieuwbouw op de huidige locatie: • Energie: gasloos laagtemperatuursysteem - hooguit op piekmomenten inzet van elektrische ketel t.b.v. verwarmen • Door extra investering mogelijk buitenschil en daarmee de isolatiewaarde van gebouw verbeteren – lager energieverbruik • Circulaire economie / afvalloos: hergebruik van oudbouw-gedeelte met (grotendeels behoud van) huidige functies + LED-verlichting + 80% meubilair • Behouden van aanwezige pv-panelen • Klimaatadaptatie: • Inzetten op flexibiliteit en losmaakbaarheid • Inzet van natuurlijke/biobased materialen voor bouwkundige aanpassingen. • Scheiding van waterstromen en de inzet van regenwater binnen het gebouw • Mogelijk realiseren van groen dak en/ of waterretentiedak • Welbevinden: • Binnenmilieu klasse C in basis realiseerbaar • Door extra investering ook klasse B en zelfs A haalbaar 24
Duurzaamheidsambitie vertaald naar scenario’s
Scenario 3b, nieuwbouw op een nieuwe locatie: • Energie: gasloos laagtemperatuursysteem • Door extra investering mogelijk buitenschil en daarmee de isolatiewaarde van gebouw verbeteren – lager energieverbruik • Circulaire economie / afvalloos: hergebruik van 80% meubilair • Huidig gebouw blijft in gebruik als gemeentehuis tot oplevering van nieuwbouw; geen tijdelijke huisvesting nodig • Hierdoor geen hergebruik van gebouwgebonden onderdelen en installaties, wel hergebruik van aanwezige pv-panelen • Klimaatadaptatie: • Inzetten op flexibiliteit en losmaakbaarheid • Inzet van natuurlijke/biobased materialen voor bouwkundige aanpassingen. • Scheiding van waterstromen en de inzet van regenwater binnen het gebouw • Mogelijk realiseren van groen dak en/ of waterretentiedak • Welbevinden: • Binnenmilieu klasse C in basis realiseerbaar • Door extra investering ook klasse B en zelfs A haalbaar 25
Duurzaamheidsniveaus
Scenario 2b Strippen ‘nieuwbouw’; ‘oudbouw’ behouden
Scenario 3a nieuwbouw huidige locatie – behoud ‘oudbouw’
Scenario 3b nieuwbouw op een nieuwe locatie
• Energielabel A • Gasloos (vervangen gasketel door elektrische piek-ketel) • Hergebruik van meubilair gemeentehuis en BestWijzer (minimaal 80%). • Hergebruik oudbouw • Behoud van huidig casco / fundering • Hergebruik van pv-panelen, • Hergebruik LED-verlichting, brandmeld-, ventilatie- en verwarmingsinstallaties (oudbouw) • Binnenmilieu klasse C haalbaar
• Energielabel A / BENG • Gasloos (vervangen gasketel door elektrische piek-ketel) • Hergebruik van meubilair gemeentehuis en BestWijzer (minimaal 80%). • Hergebruik oudbouw
• Energielabel A / BENG • gasloos
• Binnenmilieu klasse C haalbaar
• Binnenmilieu klasse C haalbaar
Extra investeringen die mogelijk terug te verdienen zijn
• Verbeteren isolatiewaarde buitenschil en dak
• Verhoogde isolatiewaarde buitengevel en dak om energieverbruik te beperken
• Verhoogde isolatiewaarde buitengevel en dak om energieverbruik te beperken
Extra investeringen zonder terugverdienmogelijkheid
• Binnenmilieu klasse B of A technisch niet haalbaar
• Binnenmilieu klasse A haalbaar voor nieuwbouwgedeelte – hoger welbevinden en imago • Inzet van natuurlijke / biobased materialen • Mogelijk realiseren groen dak en/of waterretentiedak • Grijswatercircuit
• Binnenmilieu klasse A haalbaar – hoger welbevinden en imago
Projectkaders + wettelijk niveau
• Inzet van natuurlijke/biobased materialen voor bouwkundige aanpassingen. • Grijswatercircuit
• Hergebruik van pv-panelen • Mogelijk hergebruik LED-verlichting
• Hergebruik van meubilair gemeentehuis en BestWijzer (minimaal 80%). • Huidig pand verkopen – hergebruik van elementen door nieuwe eigenaar • Hergebruik pv-panelen
• Inzet van natuurlijke / biobased materialen • Mogelijk realiseren groen dak en/of waterretentiedak • Grijswatercircuit
26
TOETSINGSKADERS
Toetsingscriteria met toelichting Criterium
Toelichting
Een overzichtelijk, laagdrempelig en aantrekkelijk publieksgebied op de begane grond
Dienstverlening (anders samenwerken)
Logische routing voor bezoekers Duidelijk herkenbare ingang bezoekers Neutraal imago / identiteit nieuwe huisvesting Efficient omgaan met vierkante meters i.r.t. hybride werken
Organisatie en sturing (visie op nieuwe werken)
Moderne manier van (samen)werken in functionele omgeving , aantrekkelijk werkgeverschap Beleving; aantrekkelijke en sfeervolle werkomgeving Hoogte eenmalige investeringen
Financieel
Structurele jaarlijkse lasten (exploitatiekosten totaal, huidige boekwaarde/kapitaallasten niet meegenomen) Kosten tijdelijke huisvesting Afschrijving boekwaarde bestaande locaties Wettelijke duurzaamheidsverplichting (label A, bouwbesluit, Arbowet)
Duurzaamheid (duurzaamheid)
Streven naar energieneutraal Hergebruik materialen huidig gemeentehuis / circulair Welbevinden, klimaatadaptief, imago/voorbeeldfunctie
Multifunctioneel (flexibiliteit)
Mogelijkheid tot uitbreiding Flexibel ruimtegebruik / inzetbaarheid voor andere functies
Weging toetsingscriteria 5 scenario’s (eerste onderzoek) Weging
Criterium
Toelichting
max aantal punten
25% 20
25% 25%
20
10
10
20
Een overzichtelijk, laagdrempelig en aantrekkelijk publieksgebied op de begane grond
Dienstverlening (anders samenwerken)
Duidelijk herkenbare ingang bezoekers
25%
Neutraal imago / identiteit nieuwe huisvesting
33%
Efficient omgaan met vierkante meters i.r.t. hybride werken
33%
Organisatie en sturing (visie op nieuwe werken)
Moderne manier van (samen)werken in functionele omgeving, aantrekkelijk werkgeverschap
33%
Beleving; aantrekkelijke en sfeervolle werkomgeving
25%
Hoogte eenmalige investeringen
25%
Structurele jaarlijkse lasten (exploitatiekosten totaal, huidige boekwaarde/kapitaallasten niet meegenomen)
25%
Financieel
Kosten tijdelijke huisvesting
25%
Afschrijving boekwaarde bestaande locaties
25%
Wettelijke duurzaamheidsverplichting (label A, bouwbesluit, Arbowet)
25% 25%
Duurzaamheid (duurzaamheid)
25% 20
Logische routing voor bezoekers
50% 50%
Streven naar energieneutraal Hergebruik materialen huidig gemeentehuis / circulair Welbevinden, klimaatadaptief, imago / voorbeeldfunctie
Multifunctioneel (flexibiliteit)
Mogelijkheid tot uitbreiding Flexibel ruimtegebruik / inzetbaarheid voor andere functies
Voorbeeld weging toetsingscriteria Weging
Criterium
Toelichting
max aantal punten Een overzichtelijk, laagdrempelig en aantrekkelijk publieksgebied op de begane grond
0
Dienstverlening (anders samenwerken)
Logische routing voor bezoekers Duidelijk herkenbare ingang bezoekers Neutraal imago / identiteit nieuwe huisvesting
50% 25
25
25
25%
Efficient omgaan met vierkante meters i.r.t. hybride werken
Organisatie en sturing (visie op nieuwe werken)
Moderne manier van (samen)werken in functionele omgeving, aantrekkelijk werkgeverschap
25%
Beleving; aantrekkelijke en sfeervolle werkomgeving
25%
Hoogte eenmalige investeringen
75%
Structurele jaarlijkse lasten (exploitatiekosten totaal, huidige boekwaarde/kapitaallasten niet meegenomen)
50%
Financieel
Kosten tijdelijke huisvesting
50%
Afschrijving boekwaarde bestaande locaties Wettelijke duurzaamheidsverplichting (label A, bouwbesluit, Arbowet)
0
Duurzaamheid (duurzaamheid)
Streven naar energieneutraal Hergebruik materialen huidig gemeentehuis / circulair Welbevinden, klimaatadaptief, imago / voorbeeldfunctie
25
25% 75%
Multifunctioneel (flexibiliteit)
Mogelijkheid tot uitbreiding Flexibel ruimtegebruik / inzetbaarheid voor andere functies