Wijziging Gemeenschappelijke Regeling BHIC - Toelichting onafhankelijke bestuurders

Wijziging GR – toelichting onafhankelijke bestuurders

Met de uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen van de RHC’s wordt een nieuwe fase van ons archiefstelstel ingeluid. Voorheen droeg het Rijk als deelnemer medeverantwoordelijkheid voor alle aangesloten RHC’s en kon het Ministerie van OCW op die manier toezicht uitoefenen op de uitvoering. Daarmee werd het principe van één overheid voor alle burgers in heel Nederland gewaarborgd. Als een RHC steken liet vallen kon deze daar bij monde van de Rijksbestuurder op worden gewezen. Dat gold ook voor alle beleidsstukken die ter goedkeuring aan het Ministerie van OCW werden voorgelegd. Vanaf 2018 zijn we al in onderhandeling over de praktische gevolgen van deze uittreding. Het is goed om hier te benadrukken dat we tevreden zijn over alle afspraken zoals die tot nu toe zijn gemaakt. Dat biedt vertrouwen voor de toekomst, ook voor mogelijke nieuwe deelnemers. Het Rijk garandeert onze gelden, ook voor de lange termijn, en benadrukt het belang van onze positie als regionaal knooppunt van erfgoedcollecties. Daarmee zijn alle praktische zaken formeel geregeld en is het wachten op goedkeuring door de Eerste en Tweede Kamer van de nieuwe Archiefwet waarmee dit besluit kracht van wet krijgt. Er blijft echter nog een punt van zorg.

Bestuurlijk keren wij terug naar de situatie van voor de vorming van de RHC’s, aangezien het bestuur in de nieuwe GR louter zal gaan bestaan uit deelnemers van de voormalige streekarchieven. Maar onze opdracht verandert niet. Die reikt verder dan de puur archief wettelijke taak voor onze deelnemers. Dat was ook bij de vorming van de RHC’s en de fusie van de Rijksarchieven met Streekarchieven in 2005 de nadrukkelijke bedoeling van de wetgever. Dat wordt bovendien opnieuw bevestigd in het onlangs opgestelde bestuursconvenant waarin de verhouding tussen het Rijk en de RHC’s uitgebreid wordt beschreven. Daarin wordt, naast onze gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het overkoepelende archiefstelsel, een tweeledige opdracht aan onze besturen benoemd: Het aan de ene kant ons verder ontwikkelen tot betrouwbare en vakkundige expertisecentra voor informatiebeheer en anderzijds te komen tot verdere versterking van onze rol als regionale knooppunten van de erfgoedcollecties. Echter doordat het Rijk straks niet langer bestuurlijk vertegenwoordigd zal zijn in onze GR, is er formeel gezien geen toezicht meer door het Rijk op het nakomen van die bredere opdracht. Dat is de consequentie van de uittreding. Er bestaat overigens terecht het vertrouwen dat de bestuurders van onze overgebleven aangesloten deelnemers deze taak over zullen nemen.

Onze opdracht vanuit het Rijk blijft dezelfde, onze gelden blijven dezelfde, feitelijk verandert alleen onze bestuurssamenstelling. Op termijn zou dat kunnen gaan wringen. Het Rijk blijft onze klant, immers de analoge Rijksarchieven worden blijvend door ons bewaard. Om die reden is de vorm van twee onafhankelijke bestuurders in het nieuw te vormen Dagelijks Bestuur aan te bevelen, een mogelijkheid die geopperd werd door Rob de Greef in ons overleg van 8 april 2022. Ook uit meer praktische overwegingen, Rijk (en provincie) vertegenwoordigen meer dan de helft van onze begroting, is het van belang de opdracht van het Rijk ook op lange termijn tot tevredenheid van alle partijen in te vullen.

Het voorstel is daarom twee onafhankelijke bestuurders te benoemen in het nieuw te vormen Dagelijks Bestuur waarvan één het overkoepelende Brabantse spectrum vertegenwoordigt en de ander toe kan zien op het gestalte geven aan onze maatschappelijke opgave. Daarbij dient tevens te worden toegezien op onze rol als cruciale schakel in de landelijke informatiehuishouding van de overheid. De Wet op de GR laat overigens niet toe dat onafhankelijke leden voorzitter worden. Verder is het van belang hier aan te geven dat besluiten in het Algemeen Bestuur worden genomen waar onafhankelijke leden geen stemrecht hebben. Die bredere rol werd in de oude situatie primair bewaakt door onze Rijksbestuurders. In de nieuwe GR is dat dus niet langer voorzien. Dat betekent dat we hun onafhankelijke perspectief moeten missen.. Elke provincie kent naast meerdere stads– en streekarchieven slechts één RHC. In die zin is er dus maar één archiefinstelling die het algemene belang van het Rijk en de provincie behartigt. Voortvloeiend uit die brede opdracht vervullen wij een essentiële rol bij Brabantse samenwerkingsprojecten zoals BrabantinBeelden en de genealogische portal. De ambitie om de Citadel te laten uitgroeien tot een Brabantse erfgoedlocatie sluit aan bij die bredere rol. Ook op meer pragmatische gronden blijft het voordeel van een goede relatie met de Rijksoverheid onverminderd groot.

Het bedrag per inwoner kan daardoor relatief laag gehouden worden, onder meer door de structureel geïndexeerde Rijksbijdrage. Nog een laatste woord over meerstemmigheid. In het beleidsplan ‘(Ook) ons Brabant!’ beschrijven we de ambitie om meer diverse en inclusieve stemmen toe te voegen aan onze archieven. Het bestuur dient toe te zien op de uitvoer van die opdracht. Bij de samenstelling van het DB en de invulling van de onafhankelijke bestuurders zou daarmee rekening kunnen worden gehouden.