Vaststellen van een nieuw raadscommunicatieplan

Registratiekenmerk

Raadsvoorstel Datum vergadering

Agendapunt Onderwerp

14 december 2023 28 Vaststellen van een nieuw raadscommunicatieplan

Portefeuillehouder

Heesch, 9 november 2023

Inleiding De gemeenteraad vertegenwoordigt alle inwoners van Bernheze en vindt het belangrijk om in verbinding te zijn met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. De raad wil zichtbaar en aanspreekbaar zijn. Het moet voor inwoners transparant zijn hoe een besluit tot stand komt en hoe zij kunnen participeren. Op 27 januari 2022 besloot de raad van Bernheze om de griffie uit te breiden met onder andere een raadsadviseur met de focus op communicatie, participatie en informatie. Met dit unaniem aangenomen raadsvoorstel sprak de raad uit dat zijn communicatie richting inwoners en organisatie beter moet en kan Met zijn raadscommunicatie wil de raad: • de bekendheid van de raad vergroten; • in verbinding komen met inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen en de ambtelijke organisatie; • participatie stimuleren; • begrijpelijk en transparant communiceren over besluitvorming.

Het raadscommunicatieplan voor Bernheze komt tegemoet aan deze wensen. In het plan worden onder andere de visie van de raad op raadscommunicatie, de doelen, doelgroepen, strategieën en communicatiemiddelen beschreven. Het plan is tot stand gekomen na veel bureauonderzoek. De notitie 'Een sterke griffie, een sterke raad (2021) schetst de belangrijkste uitgangspunten waaraan de communicatie van de raad van Bernheze moet voldoen. Daarnaast is geput uit de ideeën die andere gemeenteraden uit het land in hun raadscommunicatieplannen hebben opgenomen. Verder heeft de raadscommunicatieadviseur in de periode maart-mei 2023 kennismakingsgesprekken gevoerd met de fracties, waarin zij ook in de gelegenheid zijn gesteld hun ideeën over raadscommunicatie te delen.

Voorstel De raad wordt voorgesteld: 1 Het Raadscommunicatieplan Bernheze vast te stellen. Argumenten 1. Het raadscommunicatieplan helpt de raad zijn wensen op het gebied van externe raadscommunicatie te vervullen.

Het voorliggende raadscommunicatieplan, met de daarin opgenomen doelen, doelgroepen, strategieën en communicatiemiddelen, komt tegemoet aan de algemene wens om de raadscommunicatie te verbeteren en de vier concretere wensen uit de inleiding. De bekendheid van de raad vergroten Onder bekendheid wordt uiteraard met alleen verstaan dat inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties weten dat Bernheze een gemeenteraad heeft, maar ook dat zij weten hoe de raad werkt, hoe de politiek-bestuurlijke rolverdeling eruitziet en wat de

beperkingen zijn van wat de raad kan doen. Hierover informeren is een van de strategieën van het raadscommunicatieplan. Ook profileren is een strategie van het plan. De specifieke kenmerken van de Bernhezer gemeenteraad en de rol van de raad in actuele politieke kwesties moeten worden uitgelicht. De volgende communicatiemiddelen uit het raadscommunicatieplan moeten bijdragen aan het vergroten van de bekendheid van de raad: de raadswebsite, sociale mediakanalen van de raad de gemeenteberichten en een periodieke themapagina in DeMooiBernhezeKrant, drukwerk, persberichten en audiovisuele middelen. In verbinding komen met inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen en de ambtelijke organisatie Om de democratische kwaliteit in Bernheze te verbeteren, heeft de raad onder meer het verlangen uitgesproken om nieuwsgierig naar buiten te zijn. De raad wil aanwezig zijn in de gemeenschap, zichtbaar nieuwsgierig naar wat er speelt en leeft. De wens om in verbinding te komen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties - de belangrijkste doelgroepen van het raadscommunicatieplan - sluit hierbij aan. Het verbinden van inwoners met de raad is een van de strategieën van het plan. Het plan bevat onder andere ideeën om inwoners kennis te laten maken met de raad en om hen op te zoeken met raadsbrede activiteiten.

De volgende communicatiemiddelen uit het plan moeten bevorderen dat de raad in verbinding komt met inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen: een nieuwsbrief, Gast van de Raad, Scholen en de raad en Raad op locatie.

Een kleine aantekening is hier op zijn plaats. Het streven om meer in verbinding te komen met de ambtelijke organisatie is géén onderdeel van het voorliggende raadscommunicatieplan. Dit plan gaat enkel over de externe communicatie van de gemeenteraad. Interne communicatie vindt langs andere wegen plaats.

Participatie stimuleren Het is voor de raad belangrijk om te weten wat er speelt in Bernheze, wat mensen bezighoudt. Pas dan kan een raad kritisch zijn en de belangen goed afwegen. Inwoners kunnen op allerlei manieren participeren: van een goed gesprek met een raadslid tot actief lidmaatschap van een van de lokale politieke partijen. Het raadscommunicatieplan bevat ideeën en communicatiemiddelen om participatie te stimuleren, zoals de cursus Politiek Actief, Gast van de Raad en Raad op locatie

E

Begrijpelijk en transparant communiceren over besluitvorming Een voorwaarde om aan de drie voorgaande wensen te kunnen voldoen, is begrijpelijke en transparante raadscommunicatie. Het moet voor inwoners helder zijn hoe zij invloed kunnen uitoefenen en hoe besluiten tot stand komen. Raadscommunicatie gebeurt daarom zo veel mogelijk in begrijpelijke taal (B1-niveau).

Concrete voorstellen uit het raadscommunicatieplan die bij deze wens aansluiten, zijn: publieksagenda's van raadsbijeenkomsten, uitgelichte agendaonderwerpen, korte terugblikken op vergaderingen en bijeenkomsten, de brochure De Raad van Bernheze' en een jaarverslag van de raad.

-2-

Het communicatieplan geeft richting en structuur aan alle communicatieactiviteiten die de raad van Bernheze wil ontwikkelen en uitvoeren. Het raadscommunicatieplan brengt lijn in de verschillende communicatieactiviteiten. Dat geldt allereerst voor de afbakening Door duidelijke afspraken te maken over wat raadscommunicatie wél en niet is, wordt voorkomen dat ze voor de verkeerde doeleinden wordt ingezet, bijvoorbeeld als doorgeefluik van politiek gekleurde berichten vanuit partijen, fracties of individuele raadsleden, of van gemeentenieuws van het college. Ten tweede helpen de geformuleerde doelen, doelgroepen en strategieën te bepalen of en op welke manier specifieke communicatieactiviteiten aansluiten bij onze raadscommunicatievisie. Ten derde helpt het communicatieplan om een evenwichtige mix van communicatiemiddelen samen te stellen, die elkaar aanvullen. Tot slot bevat het communicatieplan een concrete planning om de gewenste communicatieactiviteiten binnen een bepaalde tijd te ontwikkelen en uit te voeren. 2.

Vervolg Het voorliggende raadscommunicatieplan is slechts het startschot van een meer gecoördineerde raadscommunicatie. Het plan is met in beton gegoten. Waar nodig kan het worden aangevuld of bijgestuurd Aan het einde van de raadsperiode, in het voorjaar van 2026, wordt het raadscommunicatieplan uitgebreid geëvalueerd. In die evaluatie wordt onder meer aandacht besteed aan de bijdrage die het plan levert aan het behalen van de gestelde doelen, het bereiken van de verschillende doelgroepen, de inzet van de specifieke communicatiemiddelen en de belasting die daarbij wordt gevraagd van raads- en burgerleden.

Kosten en dekking De uitvoering van het raadscommunicatieplan brengt in principe geen extra kosten met zich mee. Mogelijk zijn voor de ontwikkeling van specifieke communicatiemiddelen, zoals een eventuele vernieuwing van de raadswebsite of audiovisuele middelen, extra financiële middelen benodigd. Dat blijkt echter pas na de verkenning van de nut en noodzaak van deze middelen Wanneer een specifiek communicatiemiddel uit het plan niet binnen het huidige budget kan worden ontwikkeld, wordt indien nodig eerst een raadsvoorstel voorgelegd.

Risico’s N.v.t.

wntoine Walraven voorzitter gemeenteraad

Leandra Killiai griffier

Bijlagen: 1. Raadscommunicatieplan Bernheze 2. Notitie ‘Een sterke griffie, een sterke raad' (2021)

-3-

L