Uitbreiding formatie Ruimtelijke ordening

Registratienummer: 1532920

\ í Raadsvoorstel Datum vergadering:

4 maarl2o21

Agendapunt:

10

Onderwê rp:

Taskforce ruimtelijke ordening Mevrouw M.A.H. Moorman

Portefeu illehouder:

lnleiding Sinds april 2020 is een kwartiermaker Ruimtelijke Ontwikkelingen ingezet voor strategische advisering en ondersteuning op het proces en de organisatie binnen ruimtelijke ontwikkelingen. Voor de langere termijn is er meer strategisch vermogen en robuustheid binnen het team Ruimtelijke Ordening nodig. Zodat dit team - ook onder veranderende en verzwarende omstandigheden - voldoende stabiel en wendbaar is om haar kernactiviteiten te blijven uitvoeren, namelijk het begeleiden van bestemmingsplanprocedures. Op de korte termijn lopen we tegen problemen in de dienstverlening aan. Er is nadrukkelijk de bestuurlijke wens geuit om veranderingen te forceren ter verbetering van onze dienstverlening. Er zijn in de afgelopen periode quick wins gerealiseerd en er is een basis gelegd voor verdergaande verbeteringen die onmiddellijk effect hebben op onze diensten, organisatie of bedrijfsprocessen. Voorbeelden van verbeterstappen zijn de inzet van het versnellingsteam warme sanering, verdere inrichting van het Omgevingsoverleg, het organiseren van integrale gebiedssessies en het optimaliseren van opdrachtgeverschap-opdrachtnemerschap. Daarnaast zijn we als gemeente Bernheze organisatiebreed aan de slag met de doorontwikkeling van onze organisatie, om goede dienstverlening te kunnen blijven bieden aan inwoners en ondernemers.

ln 2020 is een grondige analyse gedaan van ontwikkelingen in de omgeving en knelpunten in de organisatie. Er is tevens een visie gemaakt voor de toekomstige organisatie en welke bijdrage de gemeente wil leveren aan de gemeenschap. Dit heeft geleid tot een plan van aanpak met concrete acties om de organisatie klaar te stomen voor de toekomst. De analyse van de kwartiermaker sluit aan op dit organisatiebrede traject.

We hebben afgelopen jaren in het ruimtelijk domein bovendien met aanzienlijk verloop te maken gehad. Als gevolg hiervan en de krapte op de arbeidsmarkt, blijkt het lastig om de juiste mensen in vaste posities te werven. Dit betekent dat we met veel inhuur te maken hebben, met als gevolg een gebrek aan continulleit, kennislekken, teruglopende dienstverlening, en gebrek aan efficiency. Terwijl het aantal nieuwe bestemmings- en wijzigingsplannen onverminderd groot is. De problematiek is dusdanig opgelopen dat college en management willen over gaan tot het instellen van een taskforce Ruimtelijke Ordening met als hoofddoelstelling in korte tijd met betrekking tot (het begeleiden van) bestemmingsplanprocedures de achterstanden weg te werken en een aantal verbeteringen te forceren. Dit vertaalt zich in de volgende opdracht: - De personele capaciteit op orde te brengen - Verbeterde dienstverlening en sturing op de planningen - Verbeterde samenwerking en grip op de werkvoorraad - Efficiencyslag maken - Betere bestuurlijke advisering en bestuurlijke informatievoorziening - Voorbereid zijn op de Omgevingswet

ln dit voorstelvragen wij om de financiële randvoorwaarden voor het inrichten van de Taskforce Ruimtelijke Ordening.

Voorstel

1. Beschikbaar stellen van een incidenteel budget van € 382.000,- voor het werven van twee beleidsmedewerkers Ruimtelijke Ordening per direct voor twee jaar en extra stedenbouwkundige advies in 2021 ten behoeve van de Taskforce Ruimtelijke Ordening en dit ten laste brengen van de reserve nog nader te bestemmen.

2. Beschikbaar stellen van een incidenteel budget van € 63.650,- om een interne medewerker vrij te maken als projectleider van de taskforce Ruimtelijke Ordening gedurende maximaal 1 jaar voor 0,67 fte en dit ten laste brengen van de reserve nog nader te bestemmen.

3. Akkoord te gaan met het aangaan van een partnership in 2021 en 2022 voor vacatures in het ruimtelijke domein die niet via reguliere werving en selectie ingevuld kunnen worden, en hiervoor € 193.913,- incidentiele middelen ter beschikking te stellen en ten laste brengen van reserve nog nader te bestemmen.

Argumenten 1.1 Uitbreiding van formatie is nodig om het aantal RO-procedures en adviesaanvragen op het gewenste niveau en binnen de wettelijke termijnen af te kunnen handelen. Momenteel lopen we ongewenste achterstanden op, waardoor initiatiefnemers qua doorlooptijden en afhandeltermijnen te lang moeten wachten op respons van de gemeente en boeten we qua afhandeling van procedures in op kwaliteit. Daarmee is ook het bestuurlijk afbreukrisico groot. De balans tussen werkbelasting en belastbaarheid van individuele medewerkers binnen ruimtelijke ordening speelt een centrale rol in de discussies over een te hoge werkvoorraad en ervaren werkdruk. Ook gezien de woningbouwopgave (2.500 woningen tussen 2O2O en 2040)en de toenemende complexe vraagstukken en procedures, zal het werkaanbod naar verwachting de komende jaren onverminderd hoog blijven. Uit de analyse van de kwartiermaker blijkt een tekort van twee fulltime RO-medewerkers en halve fte stedenbouwkundig advies. 1.2 Deze extra formatie is een belangrijke randvoorwaarde om in het kader van organisatieontwikkeling het team Ruímtelijke Ordening voldoende robuustheid te kunnen bieden. Vanuit het langetermijnperspectief van organisatieontwikkeling willen we reeds in 2021 inzetten op de verdere inrichting van de organisatie.

Daarmee wordt specifiek ten aanzien van het team Ruimtelijke Ordening benadrukt dat in relatie tot de actuele en urgente problematiek, de robuustheid en volwaardige bemensing van dit team prioriteit heeft.

1.3 We zetten in op een kwaliteitsimpuls en inzichtelijk maken van efficiencyvoordeel Zowel in de organisatieontwikkeling als met de taskforce RO zetten we nadrukkelijk in op het optimaliseren van de processen. Daarnaast komt er meer sturing op het team

2

Ruimtelijke Ordening. Hierdoor verwachten wij meer grip te krijgen op de werkvoorraad in het team Ruimtelijke Ordening en ook efficiency voordelen te behalen. De projectleider van de Taskforce zal gedurende 2021 op zoek gaan waar deze voordelen te behalen zijn en in kaart brengen wat dit vraagt aan structurele formatie voor de toekomst. Op dit moment is de werkdruk en werkvoorraad zo hoog dat we voor een periode van twee jaar twee fte uitbreiding beleidsmedewerkers ruimtelijke ordening nodig hebben en daarnaast een halve fte stedenbouwkundig advies in2021. Deze uitbreiding is nodig om zowel kwalitatief als kwantitatief een inhaalslag te maken op bestemmingsplannen en procedures. 2. 1 Proj e ctl e id e r ve r a ntw oord e I ij k voor b e h a I e n d oe I ste I I i nge n ta skforce

Om de doelstellingen van de taskforce te halen willen we een projectleider aanstellen. De projectleider is verantwoordelijk voor het behalen van de doelen. Deze medewerker heeft als hoofdtaak te begeleiden, maar moet ook over voldoende inhoudelijke kennis beschikken om te doorgronden waar efficiency slagen te maken zijn in de verschillen processen en werkwijzen. Het is van belang dat veranderingen die in gang worden gezet, voldoende draagvlak hebben en stevig verankerd kunnen worden. Ook is gezamenlijke kennisontwikkeling en -overdracht van belang. Daarom zal een participatief veranderproces plaatsvinden, waarbij het hele team onder leiding van de projectleider gezamenlijk het proces vorm en inhoud geeft. Daarbij is er actieve afstemming met aangrenzende beleidsvelden en het gemeente brede organisatieontwikkeling programma.

2.2 We willen kennis en kunde intern ontwikkelen en borgen Voor de begeleiding van de taskforce willen we intern (senior) capaciteit vrijmaken. Op deze manier benutten we de reeds aanwezige kennis en kwaliteit in de organisatie, we bieden een mooie uitdaging voor een medewerker én we borgen de kennisopbouw en overdracht. Bovendien kunnen we dan snel starten. Het vraagt echter wel dat de interne medewerker voor deel van zijn huidige taken vervanging kunnen inhuren.

3.1 Eris een krappe arbeidsmarkt en snel formatief op orde zijn heeft hoge prioriteit Op dit moment hebben wij zeven vacatures open staan in het ruimtelijk domein (inclusief de in dit voorstel gevraagde uitbreiding). We zetten in op het zelf in dienst nemen van medewerkers op deze vacatures. We lopen er echter tegen aan dat dit behoorlijk uitdaging is. Daarom willen we samen in de vorm van een partnership met extern bureau onze wendbaarheid vergroten, waardoor we snel via tijdelijk inhuur de formatie op sterkte krijgen. Deze inhuur is er dan op gericht om stabiliteit en continuiïeit te geven, zodat we een overbruggingsperiode hebben om een vaste medewerker aan ons te binden.

3.2 Een partnership biedt mogelijkheden op efficiency en kostenbesparing op inhuur en sturing op prestatieafsprake n Door een partnership met een bureau aan te gaan willen wij afspraken maken over snelle mogelijkheden tot inhuut, maar ook kostenvoordeel omdat we meerdere vacatures inhuren via dit bureau. Daarnaast gaan we prestatieafspraken maken wat de inhuur

3

in een bepaalde periode moet opleveren aan resultaten. Het idee hierachter is dat we

samen met het bureau de continuiïeit garanderen, onze resultaten bereiken en tegelijktijdig de ruimte hebben om te werven op de arbeidsmarkt. Aangezien dit gaat om een samenwerking maken wij concrete prestatieafspraken over welke resultaten we willen bereiken gedurende het partnership. Bovendien gaan wij er vanuit dat we gunstiger prijsafspraken kunnen maken met het bureau, aangezien het gaat om een samenwerking, dan dat wij op individuele basis de vacatures uitzetten. Als indicatie voor deze kosten gaan we uit van een opslag van 50% van de interne kosten.

Risico's We zetten met dit voorstel krachtig in op het op korte termijn verbeteren van onze dienstverlening rondom ruimtelijke procedures. Voor het realiseren van de doelstellingen zijn we echter wel afhankelijk van ons succes met het werven op de arbeidsmarkt of het sluiten van een partnership met een extern bureau.

Kosten en dekking De kosten van invulling van de 2 fte beleidsmedewerkers Ruimtelijke Ordening voor twee jaar bedragen € 332.000,-. We gaan hierbij uit van 2 fulltime beleidsmedewerkers op niveau schaal '10. Het gaat hierbij om incidentiele middelen. De kosten voor tijdelijk inhuur stedenbouwkundige bedragen € 50.000,- We gaan hierbij uit 0,5 fte inhuurtarief gedurende 2021. De incidentiele kosten voor vrijmaken van de interne projectleider taskforce RO voor 0,67 fte voor maximaal één jaar bedragen € 63.650. Voor het incidentiele werkbudget om partnership vorm te geven met een bureau en snel de formatie op orde te krijgen bedragen de kosten € 193.913,-. ln totaal gaat het om een incidentiele vraag om extra middelen van € 639.563 ten laste van de reserve nader te bestemmen. Bijde begroting 2021 bedraagt het saldo per í januari2O2l 15,0 miljoen. Over deze reserve kan vrijworden beschikt.

Vervolg Na het raadsbesluit starten we met de Taskforce Ruimtelijke Ordening

Evaluatie De Taskforce RO is een specifiek onderdeel van onze organisatieontwikkeling. Het college en MT evalueren periodiek over de voortgang en stand van zaken in kader van organisatieontwikkeling. Daarover wordt de raad ook periodiek geïnformeerd.

Bijlage(n): Geen

en wethouders,

Hurkmans secretaris

Marieke burgem

4

n