Uitbreiding formatie Griffie

Resistratienummer: 1630320

\í !EFNHEZI

í

Raadsvoorstel Datym vefsacrgrins: 27 januari 2022 Agendap!lnt:

14

Onderuerp:

Uitbreiding formatie Griffie Vqstslel li ng 6e begrotlng swijziging 2022

Portefeu illehouder:

Heesch, 6 december 2021

lnleiding De gemeenteraad wordt ambtelijk ondersteund door de griffie. De raad is de werkgever van de griffie(r). De werkzaamheden van de griffie en de formatie sluiten niet op elkaar aan en daar-

door kan de griffie niet de ondersteuning bieden die nodig is voor een raad die zijn rol en positie als volksvertegenwoordiger goed wilvervullen. Dat is in de eerste plaats kwalijk omdat daarmee

de inwoners van Bernheze tekort wordt gedaan, maar ook zorgelijk omdat de rek er bij de griffiemedewerkers uit is. De griffie(r) heeft de notitie 'een sterke griffie, een sterke raad'opgesteld (bijlage). ln deze notitie wordt teruggegaan naar de kern; wat is het doel van de gemeenteraad, welke taken vloeien daaruit voort, welke ontwikkelingen en trends zien we en hoe kan de griffie de raad zo goed mogelijk ondersteunen en daarmee een bijdrage leveren aan de vormgeving en de invulling van de lokale democratie? Vervolgens wordt toegelicht wat nodig is om een professionele en wendbare griffie te worden en te blijven. De notitie wordt afgesloten met het voorstel om de formatie van de grifÍie uit te breiden.

Voorstel Een raad die zijn rol en positie goed wil vervullen, heeft een proíessionele en wendbare griffie nodig en daarom wordt voorgesteld:

1. de formatie van de huidige griffiemedewerker per 1 januari 2022 uit te breiden met 6 uren tot 24 uren per week (0,7 fte);

2. de formatie van de griffie binnen drie tot zes maanden uit te breiden met een tweede griffiemedewerker voor 18 uren per week (0,5 fte); 3. de formatie van de griffie binnen drie tot zes maanden uit te breiden met een raadsadvi-

seur met focus op communicatie, participatie en informatie, voor 30 tot 36 uren per week (0,8 -1 fte); 4. de kosten van € 120.000,- voor 2022te dekken uit de reserve Nog nader te bestemmen en de structurele kosten voor de verdere jaren te verwerken in de begroting 2023.

Argumenten 1.1.De uitbreiding geeft formeel invulling aan structureel overwerk De hoeveelheid werk voor de griffiemedewerker (administratieve en logistieke ondersteuning) is aljaren veel meer dan het aantal beschikbare uren. De griffiemedewerker, vangt een deelvan deze grote werkvoorraad op door structureel over te werken. Dit betekent datzijaljaren meer uren werkt dan dat zij betaald krijgt of kan compenseren met vrije dagen. Dit is richting de medewerker niet correct en het levert tegelijkertijd een organisatorisch risico op voor de griffie en

ffi

een financieel risico voor de gemeente. De griffiemedewerker is bereid haar arbeidsovereenkomst formeel uít te breiden met 6 uren per week. 2.1. Uitbreiding met een tweede griffiemedewerker zorgt voor continuiteit en vervangbaarheid

Zoals onder argument 1.1. aangegeven, wordt een groot deel van de administratieve en logistieke werkzaamheden verricht door de griffiemedewerker. Daarnaast verrichten ook de raadsadviseurs en de griffier administratieve en logistieke werkzaamheden die thuishoren bij een

grifliemedewerker, maar waar momenteel geen formatie voor aanwezig is. Een onwenselijke verschuiving van taken. Het feit dat er momenteel slechts één griffiemedewerker is, maakt het ook nog eens zeer kwetsbaar. Goede administratieve en logistieke ondersteuning van de raad en de griffie is dé basis voor het goed kunnen functioneren van de raad.

2.2' De raadsadviseurs en griffier komen dan (meer) toe aan hun eigen takenpakket; de inhoudelijke en strategische advisering van raadsleden/de raad. Zoals gezegd, verrichten ook de raadsadviseurs en de griffier administratieve en logístieke werkzaamheden die thuishoren bij een griffiemedewerker. Door deze onwenselijke verschuiving van taken komen de raadsadviseurs en de griffier niet of onvoldoende toe aan hun eigen takenpakket. Enkele voorbeelden:

r

o

De raad wil meer grip op de planning van de raadsstukken, maar bij de grifÍie ontbreekt de tijd om de raadskalender door te ontwikkelen. De griffie zou, in het belang van een goede besluitvorming, kritisch naar alle stukken moeten kijken om de agendacommissie/raad te kunnen adviseren. Dit gebeurt nu enkel incidenteel.

r

De raad heeft drie verlangens uitgesproken om de democratische kwaÍiteit te verbeteren. De griffie heeft momenteel geen tijd om deze opdracht goed en kordaat op te pakken. Als griffie kunnen en willen wij bijdragen aan het invullen van de drie verlangens van de raad door voorstellen te doen die bijdragen aan: de ontwikkeling van een strategische (termijn)agenda

-

'

verbeteren van de interactie met inwoners en de wijze waarop zij gehoord worden en actief betrokken worden bij de lokale politiek - optimaliseren van de kwaliteit van besluiten/besluitvormingsprocessen - het verbeteren van grip op de regionale samenwerkÍng Om de raad en individuele raadsleden goed te ondersteunen is het van belang dat de raadsadviseurs en de griffier meer in contact zijn met raads- en burgerleden, maar ook met de ambtelijke organisatie.

Met de nieuwe organisatiestructuur zet de ambtelijke organisatie ook meer in op straiegische

advisering van het college. Het is belangrijk dat de griffie, op hetzelfde strategische niveau, de belangen van de raad behartígt. Doordat de werkzaamheden en formatie niet op elkaar aansluiten, werken de medewerkers van de griffie structureel over en is er continu sprake van een te hoge werkdruk, komen de raadsadviseurs en griffier niet of onvoldoende toe aan hun (strategische) adviestaken en is er geen ruimte voor (door)ontwikkeling van de griffie en de persoonlijke ontwikkeling van de grifÍieme-

dewerkers. Met dit voorstel willen wij hier verandering in brengen. Voor een nadere toelichting zie hoofdstuk 3 van de notitie

2

3.1. Communicatie vanuit de raad richting inwoners en organisatie moet en kan beter Er is nog nauweÍijks sprake van actieve raadscommunicatie. ln De Mooi Bernheze Krant en op de website wordt vermeld wanneer de raads- en commissievergaderingen plaatsvinden. Sociale

media wordt voor de raad nog nauwelijks ingezet. De griffie heeft geen uren om actieve raadscommunicatie structureel en gedegen op te pakken. Wat streven we na met een raadsadviseur die zich onder andere structureel bezig houdt met raadscommunicatie: 1. Vergroten bekendheid van de raad 2. De raad in verbinding brengen met inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen en de ambtelijke organisatie 3. Strategisch adviseren over positionering raad en raadscommunicatie 4. Participatie stimuleren 5. Begrijpelijke en transparante communicatie over besluitvorming Dit sluit aan bij een raad die democratische kwaliteit nastreeft. Een volledig overzicht van de werkzaamheden is als bijlage toegevoegd aan de notitie. 3.2. Het is belangriik dat de raad weet wat er leeft in Bernheze; wat zijn de belangen en de wen-

sen van inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties? Het is voor de raad belangrijk om te weten wat er speelt in Bernheze, wat mensen bezighoudt. Pas dan kan een raad kritisch zijn en de belangen goed afwegen. De raadsadviseur met de focus op communicatie en participatie ondersteunt en adviseert de raad hierbij. Denk hierbij onder andere aan het organiseren van bijeenkomsten en het opstellen van particípatieplannen en de communicatie hierover (zie ook argument 3.í.). 3.3. Goede informatie en een goede informatievoorziening op maat is van belang voor raad en

inwoners en vraagt om meer regie De raad is gebaat bij goede informatie en een goede informatievoorziening. Het is nodig om de volksvertegenwoordigende rol te kunnen vervullen (wat leeft en/of wat is ingebracht), goede besluiten te kunnen nemen (kaderstelling) en de uitvoering door het college te controleren. De toenemende complexiteit van dossiers, aangescherpte privacyregels en de digitalisering en daarmee de toename van informatiebronnen vragen om meer regie op de informatie en informatievoorziening. De behoefte van de raadlde raadsleden moet centraal staan. Zij moeten weten wat zij besluiten, waarover, op grond waarvan en wat de consequenties zijn. Voor inwoners is het belangrijk dat zijweten waar zij terecht kunnen met vragen en dat transparant is hoe besluiten tot stand zijn gekomen. De griffie speelt momenteel vooral een secretariaatsrol als het gaat om informatievoorziening, ln overleg met de raad zal worden bepaald hoe een meer regisserende rol vorm kan krijgen. Zokan de griffie bijvoorbeeld proactief met de organisatie bespreken welke informatie in elk geval in voorstellen moet worden opgenomen, meer regie nemen op organisatie, timing en inhoud van werk- en informatiebijeenkomsten en raadsleden helpen om in het digitale tijdperk aan bruikbare informatie te komen. 4.1. De kosten voor de werving en uitbreiding van de formatie van de griffie kunnen niet worden

gedekt uit het bestaande budget voor griffiepersoneel Voorgesteld wordt om de incidentele kosten (kosten voor 2022) te dekken uit de reserve nader te bestemmen en de structurele kosten voor de verdere jaren te verwerken in de begroting 2023. Zoals hiervoor al aangegeven sluiten de werkzaamheden van de griffie en de formatie niet op elkaar aan en is er contínu sprake van een te hoge werkdruk, komen de raadsadviseurs

J

en griffier niet of onvoldoende toe aan hun (strategische) adviestaken en is er geen ruimte voor (door)ontwikkeling van de griffie en de persoonlijke ontwikkeling van de griffiemedewerkers.

De

boog is al te lang gespannen en overspanning ligt op de loer. Besluitvorming over dit voorstel uitstellen tot de integrale behandeling van de begroting in november 2022 iswat ons betreft dan ook geen optie.

Kosten en dekking Financiële conseq uenties u itbreid ing Ío1male griffie :

Functie

Huidige formatie Benodigde formatie

Griffiemedewerker 18 (0,5 fte)

GrifÍiemedewerker Raadsadviseur

+6 +1g

' Extra kosten per jaar

24 (O,Z fte)

€ 10.500

1S (0,S fte)

€ 31.500

+30-36 30 (0,S _1 fte) Totaal

€65.000-€78.000 €107.000-€120.000

De kosten voor de werving en uitbreiding van de formatie van de griffie kunnen niet worden gedekt uit het bestaande budget voor griffiepersoneel. Voorgesteld wordt om de incidentele kosten (kosten voor 2022) te dekken uit de reserve nader te bestemmen en de structurele kosten voor de verdere jaren te verwerken in de begroting 2023.

Vervolg Als de raad heeft ingestemd mei het voorstel voor de uitbreiding van de formatie van de griffie, dan gaat de griffier overeenkomstig het raadsbesluit aan de slag met de uitvoering ervan. Vervolgens zal het jaarplan griffie voor 2022 worden opgesteld. De griffier zal de raad vragen om aandachtspunten of accenten. ln overleg met het presidium zal worden gezocht naar een passende vorm hiervoor. De uitvoering van het jaarplan griffie wordt besproken tijdens de overleggen met de werkgeverscommissie. De voorzítter van de werkgeverscommissie koppelt hierover terug aan het presidium voor zo ver nodig.

Werkgeverscomm iss ie griffie,

Jan Bouwman voorzitter

Bijlage(n): De bijlage(n) zijn digitaat beschikbaar

o Notitie 'Een sterke griffie, een sterke raad'

4