Rapport rekenkamerondezoek ONS welzijn
Tekst van het document
Heesch, 14 mei 2024
Rapport rekenkameronderzoek ‘ONS welzijn: krijgen wij wat wij vragen en waar wij voor betalen?’
Rekenkamer Bernheze
Inhoudsopgave 1.
Inleiding
2
2.
De centrale boodschap
3
2.1. 2.2.
Conclusies Voorstellen
3 3
3.
Bevindingen
5
3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9.
Algemeen SMART formuleren van doelen in beleidsdocumenten Gebruik doelen in subsidieaanvraag ONS welzijn Beoordeling subsidieaanvraag ONS welzijn Budgetrecht versus bevoegdheid subsidieverstrekking Verantwoording dienstverlening ONS welzijn De meetbaarheid van de realisatie van de doelen De informatieverstrekking aan de commissie MZ en raad ONS welzijn opgegaan in Lentl
5 6 7 7 10 11 11 12 13
4.
Antwoord op de onderzoeksvragen
14
5.
Conclusies
16
5.1. 5.2. 5.3. 5.4.
Beleidsdoelen zijn onvoldoende geoperationaliseerd en meetbaar Analyses van verantwoordingen ONS welzijn ontbreekt De controlerende taak van de raad staat onder druk Beoordeling subsidieaanvraag ONS welzijn onvoldoende
16 16 16 16
6.
Voorstellen
17
6.1. 6.2. 6.3. 6.4.
Formuleer doelen en indicatoren SMART Maak een analyse van doelen versus geleverde diensten Versterk de controlerende taak van de raad Verbeter de naleving van de tijdlijnen subsidieaanvraag
17 17 17 18
Bijlage 1: Lijst geïnterviewde personen
19
Bijlage 2: Geraadpleegde documenten
20
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
1
1. Inleiding De rekenkamer heeft in 20091 en 20202 een onderzoek uitgevoerd naar het subsidiebeleid van de gemeente in het algemeen. In de opeenvolgende coalitieakkoorden (Bestuursprogramma 2018-2022 en Bestuursprogramma 2022-2026) geeft het college aan dat ‘verdere professionalisering en verzakelijking van onze subsidieafspraken met onze professionele instellingen’3 als noodzakelijk wordt gezien. De subsidies aan de professionele organisaties bedragen de afgelopen jaren bijna 90% van het subsidievolume. Om inzicht te krijgen in de mate waarin deze professionalisering en verzakelijking van het subsidiebeleid vorm heeft gekregen, heeft de rekenkamer besloten een onderzoek specifiek naar één grote professionele instelling uit te voeren: ONS welzijn. ONS welzijn krijgt de afgelopen jaren een subsidie van rond de 2,5 miljoen euro per jaar Vanaf 2016 heeft ONS welzijn ieder jaar een subsidie aangevraagd. In de eerste jaren was er naast de subsidieaanvraag ook een subsidieovereenkomst. De eerste overeenkomst kwam tot stand na de fusie van vier instellingen (Vivaan, Mee, Rigom en Aanzet). In de overeenkomst hebben de gemeenten (Bernheze, Boekel, Landerd, Uden, Veghel en Oss) afspraken gemaakt over de opdracht aan ONS welzijn om de basis van ons nieuwe zorgstelsel te organiseren: de basisteams jeugd en gezin (BJG), de sociale teams (ST) en de collectieve voorzieningen.
Eind 2021 is ONS welzijn onderdeel geworden van Lentl, een koepelorganisatie in het sociale domein, waarin naast ONS welzijn vier andere organisaties (Sociale teams Helmond, Sterker sociaal werk, vrijwilliger centrale Nijmegen en WEL.KOM Roermond) zijn samengevoegd. De onderzoeksvraag van dit onderzoek is: In welke mate is invulling gegeven aan de professionalisering en verzakelijking van subsidieafspraken met ONS welzijn, zodat de Gemeente Bernheze kan sturen (het juist inzicht wordt geleverd) op de afgesproken doelen en het bereiken van de maatschappelijke effecten voor het sociaal domein, waarbij aandacht wordt gegeven aan de doelmatigheid, rechtmatigheid en doeltreffendheid? In oktober 2023 heeft de rekenkamer een onderzoeksopzet en een normenkader gemaakt, die besproken zijn met de begeleidingscommissie. Het onderzoek is uitgevoerd in de periode november 2023 tot en met maart 2024. De rekenkamer heeft gelijktijdig ook een onderzoek gedaan naar de nietprofessionele instellingen. Dit rapport kent de volgende opbouw: 1. Inleiding. 2. De centrale boodschap, waarin kernachtig de conclusies en voorstellen staan. 3. Antwoord op de onderzoeksvragen. 4. De bevindingen, waarin een beknopte opsomming staat van de resultaten van de documentanalyse en de interviews. 5. De conclusies, die voortvloeien uit de bevindingen. 6.
De voorstellen, waarin de aandachtspunten en verbeteringen worden toegelicht. 1 Rekenkamercommissie Bernheze, Subsidiebeleid Welzijn gemeente Bernheze. Een kans om te sturen (2009). 2 Rekenkamercommissie Bernheze, Onderzoek naar de budgetsubsidies in de gemeente Bernheze (2020). Een
onderzoek naar ONS welzijn, NOBB, De Pas en De Muzelinck. 3 Professionele instellingen in de gemeente zijn: ONS welzijn. NOBB, De Pas en De Muzelinck.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
2
2. De centrale boodschap Op basis van dit onderzoek heeft de rekenkamer vier conclusies getrokken en vier voorstellen gedaan. Deze worden hieronder kort toegelicht. In de hoofdstukken 6 en 7 worden de conclusies en voorstellen besproken.
2.1. Conclusies De rekenkamer trekt de volgende conclusies: 1. Beleidsdoelen zijn onvoldoende geoperationaliseerd en meetbaar in de subsidieaanvraag van ONS welzijn De rekenkamer concludeert dat het college, ondanks de adviezen van de Adviesraad Sociaal Domein (ASD), de doelen in de verschillende beleidsdocumenten in de afgelopen jaren vaak abstract en generiek formuleert. Het gevolg is dan ook dat zowel bij de subsidieaanvraag van als bij de verantwoording door ONS welzijn de relatie tussen beleid en aangeboden diensten niet gelegd kan worden. 2. Analyse van verantwoordingen ONS welzijn ontbreekt De verantwoording van de geleverde diensten vindt tijdig plaats. Ze wordt ter informatie naar de raad verzonden. Het college kan uit de verantwoording echter niet opmaken of doelen die in beleidsdocumenten zijn vastgelegd worden gehaald. 3. De controlerende taak van de raad staat onder druk De informatie die de gemeenteraad periodiek ontvangt via een Notitie ter informatie (Nti) is onvoldoende om op een effectieve wijze de controlerende taak uit te voeren. De raad kan op basis van de aangereikte informatie niet vaststellen of de verstrekte subsidie aan ONS welzijn op een doelmatige wijze wordt gebruikt. De informatie via de Nti komt niet standaard op de agenda van de commissie Maatschappelijke Zaken of op de raadsvergadering.
De informatie wordt daardoor nauwelijks in gezamenlijkheid besproken. 4. Beoordeling subsidieaanvraag ONS welzijn onvoldoende De tijdlijnen die in de subsidieverordening zijn vastgelegd, worden voor de subsidieaanvraag en vaststellen van de beschikking niet gehaald. Dit heeft tot gevolg dat de begroting van de gemeente (inclusief de subsidie voor ONS welzijn) al is goedgekeurd voordat de subsidieaanvraag is beoordeeld en de conceptbeschikking is afgegeven. Hierdoor wordt een subsidiebedrag toegekend aan ONS welzijn zonder dat bekend is welke diensten daarvoor geleverd gaan worden.
2.2. Voorstellen De rekenkamer doet de volgende voorstellen: 1. Formuleer de doelen en indicatoren SMART4 De gemeenteraad maakt gebruik van het voorstel van het college om ervoor te zorgen dat de doelen in het uitvoeringsprogramma Breed Maatschappelijk Beleid (BMB) voldoende SMART worden uitgewerkt. De raad zorgt er zo voor dat hij voldoende meetbare indicatoren aandraagt, zodat hij in 4 SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdsgebonden.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
3
de toekomst zijn controlerende taak goed kan uitvoeren. De ambtelijke organisatie maakt bij het meten van doelen en indicatoren gebruik van technologie zoals enquêteplatforms, sentimentanalyse en gezondheidsapps, om gegevens te verzamelen en trends te volgen.5 2. Maak een analyse van doelen versus geleverde dienstverlening Het college maakt jaarlijks een analyse waarin de verantwoording door ONS welzijn wordt vergeleken met de eigen beleidsdoelstellingen voor het sociale domein. Deze analyse wordt besproken met de raad. Eventueel zou een vertegenwoordiging van ONS welzijn aanwezig kunnen zijn bij deze bespreking. 3. Versterk de controlerende taak van de raad De raad neemt stappen om zijn controlerende taak effectiever uit te voeren en beter geïnformeerd te worden over de activiteiten van ONS welzijn. Daarbij valt te denken aan een actieve dialoog, een vast agendapunt in commissie Maatschappelijke Zaken en contact met de cliëntenraad ONS welzijn.6 4. Verbeter de naleving van de tijdlijnen voor de subsidieaanvraag Het college zorgt voor voldoende checks & balances in het subsidieproces zodat aan de reguliere termijnen voor de afhandeling van de subsidieaanvraag wordt gehouden. De subsidieaanvraag kan dan worden betrokken bij de besluitvorming over de begroting.
5 De genoemde instrumenten zijn opgenomen als illustratie. In overleg met college en raad dient gekeken te worden welke
(andere) instrumenten het meest passend zijn in de situatie in Bernheze 6 De wijze waarop en in welke mate derden door de raad betrokken worden is een punt van nadere uitwerking door de raad.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
4
3. Bevindingen 3.1. Algemeen Het onderstaande schema geeft (op basis van interviews en documenten) weer hoe beleid via uitvoeringsprogramma’s wordt uitgevoerd. Daarnaast laat het de relaties zien tussen de rollen van het college bij het opstellen en uitvoeren van het beleid versus de kaderstellende en controlerende rollen van de raad.
Het college maakt beleid dat door de Adviesraad Sociaal Domein van een advies wordt voorzien. De raad bespreekt het en stelt het via een raadsbesluit vast. Vervolgens wordt via de jaarlijkse programmabegroting budget beschikbaar gesteld om het beleid uit te kunnen voeren. Deze uitvoering gebeurt voor professionele instellingen via een jaarlijkse subsidie, die door het college wordt goedgekeurd en ter informatie aan de raad wordt verzonden. De controlerende rol van de raad gebeurt via de jaarlijkse verantwoordingen in de vorm van jaarverslagen en jaarrekeningen. In de volgende
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
5
paragrafen worden deze relaties uitgewerkt. Deze vormen de basis voor de bevindingen, conclusies en voorstellen.
3.2. SMART formuleren van doelen in beleidsdocumenten In de afgelopen jaren heeft het college verschillende beleidsdocumenten opgesteld voor het sociaal domein: Start notitie Sociaal domein 2018, Integraal beleid 2020 en Breed Maatschappelijk Beleid (BMB) 2023. Het BMB is de opvolger van drie programmalijnen, namelijk het programma Aanpakken met impact, Meedoen naar Vermogen en Integrale Toegang. Deze beleidsdocumenten zijn voorzien van een advies van de Adviesraad Sociaal Domein (ASD). In alle drie de adviezen stelt de ASD dat de doelen onvoldoende SMART worden geformuleerd. De beschrijving van de doelen is vaak abstract en generiek. Hierdoor is het niet mogelijk om te meten of de afgesproken doelen worden gehaald. Op basis van het Convenant tussen de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Bernheze en het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Bernheze van januari 2022 constateert de rekenkamer dat de ASD alleen het college adviseert. De ASD geeft gevraagd en ongevraagd advies over de wetten WMO, Jeugdwet en Participatiewet.7 De adviezen van de ASD staan op de website en worden niet direct naar de raad gestuurd. Het advies van de ASD is geen bindend advies. De ASD heeft niet overwogen om direct en actief aan de raad te adviseren of de commissie Maatschappelijke Zaken (MZ) te vragen de adviezen te mogen toelichten.
Nadat het beleid is opgesteld en goedgekeurd in het college wordt het behandeld in de commissie MZ. Vervolgens wordt het naar de raad gestuurd voor besluitvorming. Het advies van de ASD en het antwoord van het college wordt naar beide meegestuurd. Bij de behandeling van het BMB ontbrak het antwoord van het college aan de ASD. Tijdens de behandeling in de commissie MZ en de raad wordt het raadsvoorstel besproken en vindt besluitvorming plaats. Tijdens deze besprekingen moeten de raadsleden in staat zijn om te beoordelen of de in de beleidsdocumenten opgenomen doelen voldoende SMART zijn geformuleerd en voorzien zijn van goede indicatoren om gedurende de looptijd van een beleidsdocument te kunnen toetsen of de doelen worden gehaald. Wanneer dit aan de voorkant onvoldoende gebeurt, wordt het verantwoordingstraject lastiger. De rekenkamer heeft de twee vergaderingen over de besluitvorming van het BMB (eind 2023) teruggekeken. Bij de behandeling in de commissie MZ op 28 november 2023 werd geconstateerd dat de doelen in het BMB hoog over zijn en onvoldoende SMART geformuleerd, conform het advies van de ASD. De commissie MZ liet het min of meer aan het college over om in het uitvoeringsprogramma de doelen meer uit te werken en SMART te maken.
Er bleek onvoldoende eensgezindheid in de commissie MZ om het beleidsdocument terug te sturen naar de wethouder om een verdiepingsslag te vragen, alvorens het goed te keuren. In het bijbehorende conceptuitvoeringsprogramma, dat op het moment van schrijven nog met de partners moest worden afgestemd, werden de doelen volgens de wethouder concreter beschreven. Dit conceptprogramma is daarna met de raadsleden ter kennisname gedeeld, maar de raad neemt hierover geen besluit, dat is bevoegdheid van het college. De wethouder bood de commissie MZ verder aan dat ze kon meedenken bij het opstellen van het definitieve uitvoeringsprogramma. Deze uitnodiging kan de raad helpen om zijn controlerende taak goed in te vullen. Het BMB is als hamerstuk in de raadsvergadering van 14 december 2023
7 Het doel van de samenwerking tussen de ASD en het college van burgemeester en wethouders van Bernheze is om
vertegenwoordigers van doelgroepen van de drie wetten op een gestructureerde wijze te betrekken bij beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie in de gemeente Bernheze, om zo bij te dragen aan een verbetering van dit beleid.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
6
vastgesteld. Het meten van doelen uit het BMB is van groot belang om de effectiviteit van initiatieven te evalueren en verbeteringen aan te brengen.
Samenvattend heeft de rekenkamer de onderstaande observaties gedaan: A. In de beleidsdocumenten worden de doelen onvoldoende SMART geformuleerd. B. De beschrijving van de doelen is vaak abstract en generiek. C. De adviezen van de ASD worden onvoldoende opgepakt.
3.3. Gebruik doelen in subsidieaanvraag ONS welzijn De doelen die in de diverse bestuursprogramma’s en beleidsdocumenten sociaal domein worden gesteld, worden niet altijd gebruikt bij de keuze van diensten die door ONS welzijn worden uitgevraagd. Het uitgangspunt hierbij is vanaf 2022 het dienstenboek dat ONS welzijn heeft opgesteld. De vijf gemeenten in de regio hebben ONS welzijn gevraagd om een gezamenlijk model te ontwikkelen. Dat is het dienstenboek geworden. De gemeenten Bernheze, Boekel en Maashorst maken gebruik van het dienstenboek. Het dienstenboek is niet op doelen ingericht, het Bernhezer bekostigingsmodel wel. Het bekostigingsmodel is opgesteld naar aanleiding van een Adlaszonderzoek (2018)8 om de kosten en het bereiken van de doelen transparanter te maken. Het model is één keer gebruikt. Het bekostigingsmodel was een eerste stap op weg naar een meer resultaatgerichte financiering en meer transparantie. Het dienstenboek dat de laatste jaren wordt gebruikt, is op diensten gericht. Het beschrijft wat de diensten zijn en wat daarmee wordt beoogd. Op basis van het aanbod van diensten uit het dienstenboek maken beleidsmedewerkers samen met ONS welzijn afspraken, die in de subsidieaanvraag worden opgenomen. De focus ligt op de activiteiten die ONS welzijn uitvoert met de subsidie, niet zozeer op de doelen die gemeente wil bereiken.
Zo organiseert ONS welzijn bijvoorbeeld bijeenkomsten om eenzaamheid te verminderen, maar het daadwerkelijke effect op de doelen is moeilijk te meten. Het jaarverslag geeft inzicht in het aantal bijeenkomsten en bezoekers, maar niet altijd is het effect op eenzaamheid zichtbaar. De keuze van de diensten wordt steeds meer gebaseerd op wat er gebeurt in de samenleving en niet op de doelen, bijvoorbeeld problemen onder jeugd en jongeren, eenzaamheid en drugsgebruik. Vervolgens wordt gekeken welke diensten uit het dienstenboek daarbij passen. Samenvattend heeft de rekenkamer de onderstaande observaties gedaan: A. Er wordt geen relatie gelegd tussen de doelen die de gemeente heeft opgesteld in haar beleidsplannen en diensten die ONS welzijn uitvoert. B. Er wordt steeds meer naar ontwikkelingen in de samenleving gekeken bij de keuze van de diensten die opgenomen worden in de jaarlijkse subsidieaanvraag. C. Het dienstenboek is behulpzaam bij de keuze van de diensten die worden afgenomen. D. Het dienstenboek of bekostigingsmodel sluit niet aan op de geformuleerde doelen.
8 Het bureau Adlasz heeft in 2018 een scan uitgevoerd van de bedrijfsvoering van stichting ONS welzijn. Het doel was om
aan te geven waar de belangrijkste aandachtspunten in de bedrijfsvoering zich bevinden en aanbevelingen te geven voor de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Daarbij is tevens aandacht besteed aan de benodigde basisinformatie voor de toepassing van een kostprijsmodel.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
7
3.4. Beoordeling subsidieaanvraag ONS welzijn De subsidieaanvraag wordt op basis van de subsidieverordening uit 2021 opgesteld en aangevraagd. De beleidsmedewerkers toetsen de subsidieaanvraag aan deze verordening. Dat gebeurt meer naar de geest dan naar de letter, omdat het om een groot bedrag gaat en het complex is. Omdat het maatwerk is, wordt in overleg met de subsidieaanvrager bepaald welke diensten er worden afgenomen. De subsidierelatie met ONS welzijn en de gemeente Bernheze is in de periode 2016 tot en met 2022 vastgelegd in tweejaarlijkse subsidieovereenkomsten conform artikel 8 lid 1 van de Verordening welzijnssubsidies Bernheze 2021. Vanaf 2023 zijn deze overeenkomsten komen te vervallen in overleg met de regio gemeenten. In de afgelopen jaren heeft ONS welzijn veel energie gestopt in het verbeteren van de transparantie van de geleverde diensten. Bij het opstellen van de subsidieaanvraag gaat het over het afnemen van diensten en niet over het behalen van doelen. Vanaf 2022 wordt een dienstenboek gebruikt voor de subsidieaanvraag van ONS welzijn. Dit boek is niet op doelen ingericht, maar op diensten. Op basis van het aanbod van diensten uit het dienstenboek worden afspraken gemaakt die in de subsidieaanvraag worden opgenomen.
Er kan daarom geen relatie gelegd worden tussen de doelen die de gemeente heeft opgesteld in haar beleidsplannen en de diensten die ONS welzijn uitvoert. Voor 80% bepaalt de Wet Jeugdzorg welke diensten er door ONS welzijn moeten worden geleverd. De overige 20% worden door de gemeente zelf aangedragen. Jaarlijks vinden er verschillende gesprekken plaats tussen de beleidsmedewerkers en ONS welzijn om te bepalen welke diensten er in een jaar kunnen worden geleverd. De conceptlijst wordt ter goedkeuring aan het college voorgelegd. Vervolgens stelt ONS welzijn een subsidieaanvraag op. Na goedkeuring maakt de gemeente hiervoor een beschikking. De subsidie die wordt verleend, is taakstellend en wordt jaarlijks geïndexeerd conform de index in de programmabegroting. In onderstaande tabel is het verloop van de toegekende subsidie aan ONS welzijn opgenomen, inclusief de aanvullende subsidies die apart zijn aangevraagd. Jaar 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024
Basissubsidie € 1.935.607,00 € 2.440.635,00 € 2.503.603,00 € 2.589.803,05 € 2.537.171,32 € 2.750.972,00 € 2.750.972,00
Aanvullend € 407.857,00
€ 51.713,57 € 123.285,43 € 30.000,00 € 184.667,00
Tabel 1: subsidiebedragen ONS welzijn9
De rekenkamer heeft geconstateerd dat de tijdigheid van indienen van de subsidieaanvraag van ONS welzijn een punt van aandacht is. Conform artikel 37 van de subsidieverordening moet de aanvraag voor 1 juni binnen zijn. De laatste twee jaar wordt de aanvraag maanden later ingediend, zie de volgende tabel.
9 Gegevens uit deze tabel zijn afkomstig van de afdeling financiën.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
8
SubsidieSubsidieSubsidieCommissieJaar overeenkomst aanvraag beschikking Nti MZ 2019 onb 18-feb-19 5-feb-19 2-apr-19 2020 20-mei-20 5-jun-19 18-dec-19 19-nov-19 14-jan-20 2021 30-okt-20 13-jan-21 7-dec-20 11-jan-21 2022 sep-21 28-jan-22 21-dec-21 onb 2023 nov-22 31-jan-23 28-feb-23 2024 25-jan-24 5-mrt-24 2-apr-24 Tabel 2: overzicht subsidieaanvragen ONS welzijn10
De behandeling van de subsidieaanvraag voor 2024 is vertraagd vanwege de nul-index op het subsidiebedrag. Vanwege de veel hogere salariskosten heeft het college gezocht naar aanvullende financiering om de dienstverlening op hetzelfde niveau te houden als 2023. De aanvraag is in januari 2024 ontvangen. Begin maart 2024 heeft het college een Nti opgesteld voor de raad. Voor 2024 is de index 0% voor professionele organisaties. De indexering loopt niet synchroon met de kosten (hoge inflatie en loonkosten). Die lopen op, met als gevolg dat er keuzes gemaakt moeten worden of dat er minder diensten afgenomen kunnen worden. Door middelen uit specifieke uitkeringen (SPUK) en het Gezond en Actief Leven Akkoord (GALA) in te zetten, is de aanvraag van 2024 van ONS welzijn meegenomen om de dienstverlening op het niveau van 2023 te houden. Het college vindt de inzet van SPUK-GALA-middelen geoorloofd, omdat ONS welzijn een breed pallet aan dienstverlening levert in het preventieve veld ter versterking van de sociale basis. Uit de interviews blijkt dat dit mogelijk een onbedoelde verschuiving is van deze middelen, waardoor mogelijk niet wordt voldaan aan de eisen die aan deze regelingen worden gesteld.
Aanvullend budget Uit de interviews blijkt dat het college extra budget kan aanvragen om bijvoorbeeld in te spelen op trends in de samenleving of om via een project ervaring op te doen met nieuwe activiteiten. Dit heeft vaak een tijdelijk karakter. Hiervoor is goedkeuring van de raad nodig. In onderstaande tabel een overzicht van aanvullende subsidies. Aanvullende subsidie 2021 Aanvul. subs extra capiciteit jeugdteam € 32.285,00 Coördinator OCO € 5.000,00 Coördinator eenzaamheid € 5.000,00 Project Laaggeletterdheid € 9.428,57 Subsidie 2022
€ € € € €
2022 2023 Totaal 24.214,00 € 56.499,00 20.000,00 € 15.000,00 € 40.000,00 20.000,00 € 15.000,00 € 40.000,00 56.571,43 € 66.000,00 2.500,00 € 2.500,00
Tabel 3: overzicht aanvullende subsidies11
Een voorbeeld van een aanvullende subsidie is die uit 2021-2023 voor Onafhankelijke Cliëntondersteuning (OCO)12. Deze taak is wettelijk verplicht (vanuit de WMO) en moet door de gemeente worden nageleefd. De subsidie is voor twee jaar gegeven en bestemd voor de rol van de coördinator. Hiervoor is een aparte beschikking gegeven, waarin staat wat ONS welzijn doet voor het subsidiegeld. Het verstrekken van deze extra subsidie is een collegebesluit. Via drie Nti’s is de raad geïnformeerd. Het onderwerp is niet geagendeerd geweest in commissie MZ of in de raadsvergadering. Conform de beschikking heeft ONS welzijn twee evaluatierapportages opgeleverd, 10 Gegevens zijn afkomstig uit documentatie. 11 Gegevens uit deze tabel zijn afkomstig van de afdeling financiën. 12 Een onafhankelijke cliëntondersteuner (OCO) is iemand die helpt bij het vinden van de juiste zorg en/of ondersteuning.
Een OCO staat naast een inwoner.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
9
die aansluiten bij de taken die zijn vastgelegd in de subsidiebeschikking (aantal vrijwilligers, aantal matches, bijeenkomsten).
Een voorbeeld van extra budget. In 2022 is 200.000 euro extra budget aangevraagd voor twee jaar. Hiervan is in 2023 100.000 euro besteed aan opbouwwerk. De overige 100.000 euro is in 2024 ingezet voor jongerenwerk. De gemeente speelt op deze wijze in op de trends die in de maatschappij zichtbaar zijn. De raad heeft dit budget separaat goedgekeurd. In de subsidieaanvraag voor 2024 zijn deze diensten als structureel opgenomen. Deze bedragen staan niet in deze tabel, omdat ze direct in de subsidieaanvraag zijn meegenomen. Op basis van artikel 36 lid 1 van de Verordening welzijnssubsidies Bernheze 202113 mag verwacht worden dat in de subsidieaanvraag van ONS welzijn aandacht wordt besteed aan de meetbaarheid van de activiteiten en prestaties die ONS welzijn levert voor de jaarlijks te ontvangen subsidie. In de opeenvolgende subsidieaanvragen is dit met verschillende diepgang geprobeerd. Er zijn twee indicatoren die worden gebruikt om te meten: vaak wordt beschreven wat er wordt gedaan en wat de speerpunten zijn voor een bepaald jaar. Een relatie met de doelen van de gemeente wordt echter niet gelegd. Het dienstenboek is een behulpzaam middel om de activiteiten meer concreet te maken. In de beschikking stelt de gemeente ook geen extra eisen aan de activiteiten die ONS welzijn verricht. Samenvattend heeft de rekenkamer de onderstaande observaties gedaan: A.
Er worden sinds 2022 geen subsidieovereenkomsten meer opgesteld. B. De subsidieaanvraag wordt de laatste twee jaar niet tijdig ingediend. C. De subsidieaanvraag wordt onvoldoende getoetst op de meetbaarheid van de afgesproken diensten (prestaties). D. De indexering van de subsidie loopt niet synchroon met de stijgende kosten (sterke inflatie loonkosten).
3.5. Budgetrecht versus bevoegdheid subsidieverstrekking Het budgetrecht ligt bij de raad. De hoogte van de subsidie aan ONS welzijn is opgenomen in de jaarlijkse programmabegroting van de gemeente. Deze wordt in september opgesteld en in de raadsvergadering van november voorgelegd. Het vaststellen van het subsidiebedrag via de programmabegroting en de informatie over de subsidieaanvraag aan de raad loopt niet synchroon. Eerst wordt de programmabegroting vastgesteld, pas daarna wordt de raad via de subsidieaanvraag geïnformeerd over de af te nemen diensten van ONS welzijn. De invloed die de raad heeft op de inhoud (doelen versus diensten) en de meetbaarheid van de diensten die de gemeente van ONS welzijn afneemt, worden hierdoor beperkt. Subsidieverstrekking is een bevoegdheid van het college. De raad wordt geïnformeerd over de subsidieverstrekking aan ONS Welzijn door een Nti waarin het subsidieverzoek van ONS welzijn wordt toegelicht. Een Nti is niet meer dan een informatiebrief van het college aan de raad, waarin informatie wordt gegeven over een bepaald onderwerp. Het is éénrichting, van college naar raad. In beginsel is een Nti geen besluitstuk. Het is namelijk aan de raadsleden om een Nti op de agenda van de commissie MZ te zetten ter bespreking.
13 Artikel 36 lid 1. Budgetsubsidies zijn subsidies waarbij meetbare activiteiten en/of prestaties worden gekoppeld aan de te
verstrekken subsidie.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
10
ONS welzijn voert ook activiteiten uit die buiten de subsidieaanvraag vallen en die via een aparte aanvraag worden geregeld. Een voorbeeld is de zorgcoördinatie door ONS welzijn van de opvang van Oekraïense vluchtelingen. De financiering wordt gedaan uit Rijksmiddelen en wordt apart toegekend. Het valt de rekenkamer op dat de diensten die in de subsidieaanvraag van 2024 staan door twee partijen worden gefinancierd: de gemeente en het Rijk (via de SPUK-GALA-middelen). Samenvattend heeft de rekenkamer de onderstaande observaties gedaan: A. Het vaststellen van het subsidiebedrag via de programmabegroting en de informatie over de subsidieaanvraag aan de raad loopt niet synchroon. B. Een deel van de subsidie voor 2024 komt uit de reguliere begroting en een deel uit de SPUKGALA-middelen C. ONS welzijn levert ook diensten buiten de subsidieaanvraag. D. In de afgelopen jaren zijn er structurele verhogingen van de subsidie doorgevoerd; in 2023 voor opbouwwerk en in 2024 voor jongerenwerk.
3.6. Verantwoording dienstverlening ONS welzijn In de programmabegroting van 2020 is de volgende tekst opgenomen: Wij vinden dat het zicht en de regie op de opdracht aan ONS welzijn onvoldoende zijn. In maart 2019 is voor de deelnemende gemeenten een (extern) transitiemanager gestart om de bedrijfsvoering te verbeteren. De transitiemanager realiseert een subsidieaanvraag 2020 met een heldere omschrijving van de diensten van ONS welzijn. Helder moet worden welke producten ONS welzijn levert, tegen welke prijs, met welke prestaties en hoe zij verantwoording over de geleverde diensten aflegt. Dit geeft de gemeenten flexibiliteit om diensten af te nemen. Het kan zijn dat de verbetering in de bedrijfsvoering en wijziging van taken incidentele en structurele financiële gevolgen hebben. Wij hebben daar nog geen inzicht in. (blz. 55) Om aan deze oproep gevolg te geven, voorziet ONS welzijn in verschillende rapportages gedurende het jaar. Maandelijks rapporteert ze over de wachtlijst. Indien nodig wordt hierop bijgestuurd. Daarnaast zijn er kwartaal- en halfjaarrapportages. In het bestuurlijk overleg (twee keer per jaar) worden deze rapportages inhoudelijk besproken. Aan de orde komen vragen als ‘wat valt op?’ en ‘wat zijn de tendensen?’.
De beleidsmedewerkers analyseren echter niet de mate waarin de uitgevoerde diensten hebben bijgedragen aan de realisatie van de beleidsdoelen in het sociaal domein. De jaarrapportage wordt ter kennisname (ingekomen stukken) aan de raad beschikbaar gesteld. De jaarverslagen zijn de afgelopen jaren niet geagendeerd in de commissie MZ om over de realisatie van de doelen in gesprek te gaan met de wethouder. In de jaarrekeningen en jaarverslagen van ONS welzijn wordt verantwoording afgelegd over wat er is gedaan met de toegezegde subsidiebedragen. Dit gebeurt zowel in cijfers als in verhalen. Echter, de vraag of het beoogde doel/resultaat wordt bereikt, wordt niet geheel beantwoord. Op grond van artikel 4714 van de subsidieverordening mag verwacht worden dat ONS welzijn dit uitgebreid doet. Het meten van resultaten is een uitdaging voor zowel beleidsmedewerkers als ONS Welzijn. Hoe worden welzijnsdoelen meetbaar gemaakt? Die vraag wordt in paragraaf 3.6 verder behandeld. Samenvattend heeft de rekenkamer de onderstaande observaties gedaan: 14 Artikel 47 Het activiteitenverslag beschrijft de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend en
bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde doelstellingen en resultaten en een toelichting op de verschillen.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
11
A. In de jaarverslagen en tussentijdse rapportages van ONS welzijn wordt zowel in cijfers als in verhalen weergegeven wat ze in het afgelopen periode heeft gedaan. Het behalen van doelen wordt hier niet mee aangetoond. B. De beleidsmedewerkers stellen geen analyse op van de resultaten van de dienstverlening van ONS welzijn en de doelen die in de beleidsplannen staan.
3.7. De meetbaarheid van de realisatie van de doelen Als basis zijn er beleidsplannen die door het college voor vier of zes jaar worden opgesteld. Hierin staan de uit te voeren plannen, verwoord zijn in generieke doelen. In de jaarlijkse uitvoering wordt geld via subsidie beschikbaar gesteld aan ONS welzijn om de geformuleerde doelen te behalen. Essentieel is dat de doelen ook meetbaar moeten zijn. Doelstellingen zijn vaak breed en ruim geformuleerd. Maar hoe zijn doelstellingen concreet te meten? De rekenkamer constateert dat zowel de beleidsmedewerkers, de wethouder als de medewerkers van ONS welzijn het lastig vinden om de uitgevoerde diensten van ONS welzijn te vangen in cijfers. Niet alle doelen worden meetbaar gemaakt met behulp van criteria en indicatoren. Uit de interviews blijkt dat er te veel factoren zijn die daarin meespelen. Twee zaken die constant gemeten worden en waarop gestuurd wordt, zijn de wachtlijsten en de doorlooptijd van de dossiers. Maar het lastig om in cijfers te vangen wat een jeugdwerker doet en hoe hij bijdraagt aan het realiseren van een bepaald doel. De beleidsmedewerker maakt geen analyse van de jaarrapportages van ONS welzijn om inzicht te krijgen in trends en te bepalen of de beleidsdoelen zijn gehaald. Alleen in het bestuurlijk overleg wordt het jaarrapport inhoudelijk besproken.
De rekenkamer constateert dat er wel pogingen worden gedaan om de uitgevoerde diensten beter meetbaar te maken. Voorbeelden zijn de subsidieaanvraag 2023 of de jaarrapportage van ONS welzijn. Daarin worden ook kwantitatieve en kwalitatieve doelen genoemd, zoals over het aantal groepstrainingen. Dit zegt echter weinig over de impact en of de doelen daadwerkelijk worden gehaald. Vaker wordt gekozen voor een gesprek om te horen wat ONS welzijn gedaan heeft en waar ze mee bezig is. Dit gebeurt ook in de gemeente Oss. Raadsleden worden meer betrokken bij het werk van ONS welzijn via bijeenkomsten waar ONS welzijn haar werk presenteert en in gesprek gaat met raadsleden. In de afgelopen jaren zijn voor de raad verschillende bijeenkomsten georganiseerd. Op 9 november 2020 is een bijeenkomst met commissieleden MZ georganiseerd over budgetsubsidies (bieb en De Muzelinck). De commissieleden gaven daar ook aan dat het lastig is om doelen in het sociaal domein meetbaar te maken. Zij adviseerden vooral het gesprek aan te gaan en te laten zien wat er gedaan wordt. Op 2 oktober 2023 is er een ‘Expeditie Welzijn’ georganiseerd, waarin alle diensten van ONS welzijn een toelichting gaven op hun werk. Hierbij werd ook een rondje door wijk gemaakt. Dit werd zeer gewaardeerd door raadsleden. Samenvattend heeft de rekenkamer de onderstaande observaties gedaan: A.
Bij het bepalen van de diensten die worden afgenomen wordt meer rekening gehouden met trends in de samenleving dan met de doelen die in de beleidsdocumenten zijn afgesproken. B. Er zijn weinig tot geen adequate indicatoren benoemd om de dienstverlening van ONS welzijn te meten en te monitoren. Op deze manier is het lastig om vast te stellen of de doelen uit de beleidsplannen worden behaald. C. ONS welzijn werkt aan haar zichtbaarheid voor raadsleden.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
12
3.8. De informatieverstrekking aan de commissie MZ en raad De raad wordt regelmatig geïnformeerd via een Notitie ter informatie, jaarverslagen of informatiebijeenkomsten over de dienstverlening van ONS welzijn. Het is een afweging van de wethouder om te bepalen wat relevant is om te melden aan de commissie MZ of raad. Dit gebeurt mondeling en schriftelijk in de commissie MZ. ONS welzijn heeft over de dienstverlening de afgelopen jaren meer uitgebreide terugkoppeling gegeven, onder andere met een bijeenkomst ‘Expeditie Welzijn’ (2023) waar haar werkzaamheden werden uitgelegd. Het initiatief om zaken te bespreken moet van de raadsleden zelf komen. Zij kunnen de dienstverlening van ONS welzijn op de agenda laten zetten, vragen stellen en voorstellen indienen. De rekenkamer constateert dat er geen uniforme aanpak is om de controlerende taak van de raad bij de subsidieverstrekking aan ONS welzijn vorm te geven. De ontvangen informatie over de subsidieverstrekking en verantwoording zijn geen vast agendapunt in de commissie MZ. De relatie tussen wat is afgesproken en vastgelegd in de doelen van het beleidsdocument, de subsidieafspraken en de verantwoording van de dienstverlening van ONS Welzijn worden onvoldoende zichtbaar gemaakt. De raadsleden moeten hier zelf naar op zoek. Samenvattend heeft de rekenkamer de onderstaande observaties gedaan: A.
De raad wordt op verschillende momenten via Nti’s geïnformeerd over de dienstverlening van ONS welzijn. B. Een Nti wordt niet standaard op de agenda van de commissie MZ gezet. C. Jaarverslagen van ONS welzijn worden ter informatie aan de commissie MZ gestuurd. D. Het is voor de raadsleden lastig om een totaalbeeld te krijgen op basis van de aangeboden informatie van de dienstverlening door ONS welzijn.
3.9. ONS welzijn opgegaan in Lentl Eind 2021 is Lentl opgericht door een aantal sociaal werkorganisaties om hen te faciliteren met onder meer strategievorming, marktontwikkeling, innovatie, bedrijfsvoering en bestuur. Lentl fungeert als moederorganisatie voor de aangesloten dochterorganisaties (werkmaatschappijen). ONS welzijn is een van de werkmaatschappijen van Lentl. De fusie was nodig in kader van de bedrijfsvoering. Bij dit fusieproces heeft de gemeente Oss de gesprekken gevoerd namens de participanten in ONS welzijn. De fusie kwam voor de gemeente Bernheze als een mededeling, waarbij door Lentl is toegezegd dat het voor de lokale organisatie geen invloed heeft. In de praktijk is dat ook gebleken. Iedere gemeente is individueel opdrachtgever voor diensten die ze afneemt van ONS welzijn. Er is geen bestuurlijke band.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
13
4. Antwoord op de onderzoeksvragen De onderzoeksvraag van dit onderzoek is: In welke mate is invulling gegeven aan de professionalisering en verzakelijking van subsidieafspraken met ONS welzijn, zodat de Gemeente Bernheze kan sturen (het juist inzicht wordt geleverd) op de afgesproken doelen en het bereiken van de maatschappelijke effecten voor het sociaal domein, waarbij aandacht wordt gegeven aan de doelmatigheid, rechtmatigheid en doeltreffendheid? De rekenkamer constateert dat ONS welzijn in de afgelopen jaren verder is geprofessionaliseerd en een goede gesprekspartner is geworden voor de gemeente Bernheze. De contacten met het college en de ambtelijke organisatie zijn nauw, waardoor de aansturing makkelijk plaatsvindt. Daarentegen is er bij de gemeenteraad onvoldoende kennis aanwezig over de diensten die ONS welzijn uitvoert. Het college informeert de raad via Notities ter informatie (Nti’s), maar deze worden nauwelijks in de raad besproken. In het afgelopen jaar is via een ‘Expeditie Welzijn’ een eerste stap gezet om de raad te laten zien waar ONS welzijn mee bezig is en waaraan zij de subsidie besteedt. Dit initiatief is zeer positief ontvangen door de raad. Ook blijkt het lastig te zijn om goede indicatoren te ontwikkelen om effectief te kunnen monitoren of de diensten van ONS welzijn bijdragen aan het bereiken van de doelen in het sociaal domein.
Om bovenstaande hoofdvraag te beantwoorden, heeft de rekenkamer drie deelvragen gesteld: A) In welke mate worden met de verleende subsidie de vooraf gestelde doelen bereikt? (doelmatigheid) In beleidsdocumenten worden weliswaar doelen geformuleerd, maar deze zijn onvoldoende SMART geformuleerd. Bovendien worden ze niet operationeel gemaakt bij het opstellen van de subsidieaanvraag voor ONS welzijn. Van de jaarlijkse verantwoording door ONS welzijn worden geen analyses gemaakt, waardoor het college en de raad niet kunnen vaststellen of de doelen worden gehaald. B)
In welke mate worden de vooraf gestelde doelen in de goedgekeurde subsidieovereenkomst bereikt, en wordt daarmee ook het beoogde maatschappelijk effect bereikt? (doeltreffendheid)
De subsidieaanvraag voor ONS welzijn wordt de laatste jaren opgesteld met behulp van een dienstenboek. In de aanvraag worden geen doelen beschreven, maar diensten. Daarbij wordt er ook naar de ontwikkelingen in de samenleving gekeken. Het gevolg is dat er weinig tot geen adequate indicatoren benoemd zijn om de dienstverlening van ONS welzijn te meten en te monitoren. Het college en de raad kunnen niet vaststellen of de doelen uit de verschillende beleidsdocumenten van het sociale domein worden behaald. C)
In welke mate voldoet het toekenningsproces van de subsidie aan de relevante wet- en regelgeving? (rechtmatigheid)
Uit dit onderzoek blijkt dat over het algemeen het proces van subsidieverlening wordt gevolgd. De tijdlijnen in de verordening die gaan over het indienen en goedkeuren (afgeven van voorlopige beschikking) worden echter niet gehaald. Het gevolg is dat de begroting van de gemeente al door de Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
14
raad is goedgekeurd vóórdat de subsidieaanvraag is beoordeeld en de voorlopige beschikking is afgegeven. Er wordt dus budget beschikbaar gesteld zonder dat het voor de raad duidelijk is waarvoor het gebruikt gaat worden. Secundair heeft de rekenkamer vragen gesteld over het opgaan van ONS welzijn in de koepelorganisatie Lentl. ONS welzijn is sinds 2021 een van de werkmaatschappijen van Lentl. De fusie was nodig in kader van de bedrijfsvoering. Tijdens het fusieproces heeft de gemeente Oss de gesprekken gevoerd namens de participanten in ONS welzijn. De fusie kwam voor de gemeente Bernheze als een mededeling, waarbij Lentl heeft toegezegd dat het voor de lokale organisatie geen invloed heeft. In de praktijk is dat ook gebleken.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
15
5. Conclusies Op basis van de bevindingen en samenvattende observaties uit hoofdstuk 5 wordt in dit hoofdstuk een aantal conclusies getrokken.
5.1. Beleidsdoelen zijn onvoldoende geoperationaliseerd en meetbaar De rekenkamer concludeert dat het college, ondanks de adviezen van de Adviesraad Sociaal Domein (ASD), de doelen in de verschillende beleidsdocumenten in de afgelopen jaren vaak abstract en generiek formuleert. Tijdens de operationalisering van deze doelen naar acties en diensten is het lastig om goede indicatoren te formuleren. Daardoor is het achteraf vaak niet mogelijk om vast te stellen of de doelen zijn gehaald. Het gevolg is dan ook dat zowel bij de subsidieaanvraag van als bij de verantwoording door ONS welzijn de relatie tussen beleid en aangeboden diensten niet gelegd kan worden. Het college maakt gebruik van het dienstenboek van ONS welzijn en kijkt naar de ontwikkelingen in de samenleving.
5.2. Analyses van verantwoordingen ONS welzijn ontbreekt De rekenkamer concludeert dat de verantwoording van de geleverde diensten tijdig plaatsvindt. Ze wordt ter informatie naar de raad verzonden. In de jaarverslagen en tussentijdse rapportages wordt zowel in cijfers als in verhalen weergegeven wat ONS welzijn in het afgelopen jaar heeft gedaan. Het college kan uit de verantwoording echter niet opmaken of doelen die in beleidsdocumenten zijn vastgelegd worden gehaald.
5.3. De controlerende taak van de raad staat onder druk De rekenkamer concludeert dat de informatie die de gemeenteraad periodiek ontvangt via een Nti onvoldoende is om op een effectieve wijze zijn controlerende taak uit te voeren.15 De raad kan op basis van de aangereikte informatie niet vaststellen of de verstrekte subsidie aan ONS welzijn op een doelmatige wijze wordt gebruikt. Het is voor de raadsleden lastig om een totaalbeeld te krijgen van de dienstverlening van ONS welzijn. De informatie via een Nti komt niet standaard op de agenda van de commissie Maatschappelijke Zaken of op de raadsvergadering. Zoals bijvoorbeeld de subsidieaanvraag. Daarnaast worden jaarverslagen van ONS welzijn op de ingekomen stukken lijst gezet. Ze worden daardoor nauwelijks in gezamenlijkheid besproken. Het is dus aan individuele raadsleden om een totaalbeeld te krijgen door vragen te stellen of een agendaverzoek in te dienen.
5.4. Beoordeling subsidieaanvraag ONS welzijn onvoldoende De rekenkamer concludeert dat het proces van subsidieaanvraag en vaststellen van de beschikking niet de tijdlijnen volgen die in de subsidieverordening zijn vastgelegd. Doordat deze tijdlijnen niet worden gehaald, wordt de begroting van de gemeente (inclusief de subsidie voor ONS welzijn) al goedgekeurd voordat de subsidieaanvraag is beoordeeld en de conceptbeschikking is afgegeven. Hierdoor wordt een subsidiebedrag toegekend aan ONS welzijn zonder dat bekend is welke diensten daarvoor geleverd gaan worden.
15 Zie ook conclusie 5 in het rekenkameronderzoek subsidieverlening aan niet-professionele instellingen Kleine subsidies,
grote verantwoordelijkheid.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
16
6. Voorstellen Op basis van de bevindingen uit hoofdstuk 5 en de conclusies uit hoofdstuk 6, wordt in dit hoofdstuk een aantal voorstellen gedaan.
6.1. Formuleer doelen en indicatoren SMART De rekenkamer stelt ten eerste voor dat de gemeenteraad het voorstel van de wethouder aangrijpt om ervoor te zorgen dat de doelen in het BMB voldoende SMART worden uitgewerkt in het uitvoeringsprogramma. De raad moet voldoende meetbare indicatoren aandragen om de voortgang van de doelen in beeld te kunnen brengen. Daarmee kan de raad zijn controlerende taak in de toekomst goed uitvoeren. Ten tweede stelt de rekenkamer voor dat de ambtelijke organisatie bij het meten van doelen en indicatoren gebruikmaakt van technologie zoals enquêteplatforms, sentimentanalyse en gezondheidsapps, die het mogelijk maken gegevens te verzamelen en trends te volgen. Zo kan de leefbaarheidsmonitor uit worden gebreid met vragen over ONS welzijn. De voortgang van de doelen kan maandelijks, per kwartaal of jaarlijks worden bijgehouden. De resultaten worden geanalyseerd en de gebieden die verbetering behoeven geïdentificeerd. De raad wordt hierover periodiek geïnformeerd. Een combinatie van duidelijke doelen, meetbare indicatoren en betrokkenheid van medewerkers van ONS welzijn zal het meten van doelen effectiever maken en de controlerende rol van de raad vergemakkelijken.
6.2. Maak een analyse van doelen versus geleverde diensten De rekenkamer stelt voor dat het college jaarlijks een analyse opstelt waarin de verantwoording door ONS welzijn wordt vergeleken met de eigen beleidsdoelstellingen voor het sociale domein. Deze analyse wordt besproken met de raad, zodat deze zijn controlerende taak kan uitvoeren. Eventueel zou een vertegenwoordiging van ONS welzijn aanwezig kunnen zijn bij deze bespreking.
6.3. Versterk de controlerende taak van de raad De rekenkamer stelt aan de raad voor om de onderstaande stappen uit te voeren, zodat de controlerende taak effectiever kan worden uitgevoerd en de raad ook beter en breder geïnformeerd wordt over de activiteiten van Ons Welzijn: I. De raad gaat een actieve dialoog aan met Ons Welzijn. Dit kan betekenen dat er jaarlijks bijeenkomsten of presentaties (zoals Expeditie Welzijn) worden georganiseerd, waarbij ook gesprekken plaatsvinden over wat de raad belangrijk vindt wat betreft de meetbaarheid van resultaten. Het is essentieel deze gesprekken te voeren om een beter beeld te krijgen van de dienstverlening van ONS welzijn. II. De raad zet de informatie over ONS welzijn die hij via een Nti van het college ontvangt standaard op de agenda van de commissie MZ, waarbij ONS welzijn uitgenodigd kan worden om bijvoorbeeld de jaarverslagen toe te lichten. III. De raad kan jaarlijks een bijeenkomst organiseren met de cliëntenraad van Ons Welzijn. Dit is een onafhankelijk adviesorgaan dat meedenkt en praat over belangrijke onderwerpen. De cliëntenraad vertegenwoordigt de belangen van inwoners die gebruikmaken van de dienstverlening van Ons Welzijn. De cliëntenraad kan zo een waardevolle bron van informatie zijn voor de raad.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
17
6.4. Verbeter de naleving van de tijdlijnen subsidieaanvraag De rekenkamer stelt voor dat het college voldoende checks & balances inbouwt in het subsidieproces, zodat stringenter aan de reguliere termijnen wordt gehouden, zoals die in de verordening zijn afgesproken voor de afhandeling van de subsidieaanvraag. Wanneer de tijdlijnen beter worden bewaakt, wordt de kans groter dat de subsidieaanvraag is goedgekeurd vóórdat de besluitvorming over de begroting van de gemeente plaatsvindt. De subsidieaanvraag kan dan worden betrokken in de besluitvorming over de begroting.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
18
Bijlage 1: Lijst geïnterviewde personen Tijdens het onderzoek zijn de volgende personen geïnterviewd: • M. Everling (wethouder) • K. van den Akker (beleidsmedewerker) • L. Maas (beleidsmedewerker) • M. Reinders (beleidsmedewerker) • M. Gerfen (coördinator Integrale Toegang Wegwijzer) • J. van Gogh (controller) • P. Reitsema en C. Verkuijlen (ONS welzijn) • G. van Dijk (voorzitter ASD) • Vertegenwoordiging commissie Maatschappelijke Zaken
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
19
Bijlage 2: Geraadpleegde documenten De rekenkamer heeft een uitgebreide set van documenten geraadpleegd. In deze bijlage is het overzicht daarvan opgenomen. Naast de genoemde documenten is ook kennisgenomen van passages uit de programmabegrotingen en jaarverslagen.
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
20
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
21
Onderzoeksrapport subsidies aan ONS welzijn | Rekenkamer Bernheze
22