Raadsbesluit Vaststelling Controleverordening gemeente Bernheze 2023

Registratienummer

47118/47526

Raadsbesluit Datum vergadering Agendapunt

Onderwerp

14 december 2023 24 Vaststelling Controleverordening gemeente Bernheze 2023

De raad van de gemeente Bernheze besluit, op basis van het bijbehorende voorstel van burgemeester en wethouders van 24 oktober 2023;

gelet op artikel 213, eerste lid, van de gemeentewet;

De verordening controle financiële beheer en organisatie gemeente Bernheze 2023 (Controleverordenmg) vast te stellen.

Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Accountant een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Ge­ meentewet. b. Accountantscontrole controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant. c. Rechtmatigheidsverantwoording de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeen­ stemmen met de relevante wet- en regelgeving.

d. Goedkeunngstolerantie bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of de onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloedt

e

Rapporteringstoleratie vastgesteld bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden altijd opneemt in het verslag van bevindingen, zoals genoemd in artikel 213, lid 2, Gemeentewet. Dit bedrag is gelijk of lager dan de goedkeunngstolerantie.

f.

Deelverantwoordmg een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening

g Jaarrekening jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de gemeentewet. h. Managementletter verslag van de accountant gericht aan burgemeester en wethouders met belangrijke bevin­ dingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen.

Verslag van bevindingen het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 gemeentewet, lid 4 wat ingaat op de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, gemeent3ewet, in acht worden genomen. j-

Controleverklaring de controleverklaring als bedoeld in artikel 213 gemeentewet, lid 3 die aangeeft of - de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; - de door burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening in overeenstemming is met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 gemeentewet.

k. Auditcommissie de commissie zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet en zoals uitgewerkt in de “Verordening op de Auditcomité 2007" van de gemeente Bernheze.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar Na afloop van deze contractperiode kan het contract met de accountant jaarlijks worden verlengd tot een maximale contractperiode van 8 jaar. 2 Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de ac­ countantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeunngstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en eventueel daarvan afwijkende rapporterings-toleranties bij de controle van de jaarrekening, b de apart te controleren deelverantwoordmgen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeunngstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering zoals de managementletter; f.

de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij de accountantscontrole specifiek aandacht dient besteden; 9 de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rap­ porteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aan­ dacht dient te besteden.

-2-

4. In afwijking van lid 3, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accounrant de on­ der f en g genoemde onderdelen vaststelt. 5. In geval van europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selec­ tie de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1. Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als be­ doeld in artikel 213a Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarme met het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2 Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van ministeries Burgemeester en wethouders zijn voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen be­ voegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant. Uitzondering hierop zijn de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening. De controle van deze zogenaamde Sisa-verantwoording maakt onderdeel uit van de controleopdracht van de jaarrekening. 3.

Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden (Belasting­ dienst, Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds, Sociale verzekeringsbank, Centraal Bureau voor de Statistiek en.dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wet­ houders bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad be­ noemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de ac­ countantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie. 3 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden in onderling overleg met een vertegenwoordige uit de ambtelijke organisatie plaats. 4. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-joverleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie. 1

Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders 1. Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarreke­ ning, met de rechtmatigheidsverantwoordmg, conform de geldende interne - en externe wet­ en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole 2 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3 Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant met de letter of representation (LOR), dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

-3-

4. Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de ac­ countantsverklaring en het verslag van bevindingen jaarlijks voor uiterlijk 14 juli volgend op het boekjaar aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaar­ rekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant ge­ meld. 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtsmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het na­ mens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne controlefunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke orgamsatiegenchte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaat­ sen van de gemeente 2 De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoe­ ring van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen. 3 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personenen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële be­ heer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtma­ tige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door de accountant 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burge­ meester en wethouders. 2. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren. 3. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandelmg van de jaarstukken het ver­ slag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8. Intrekking oude regeling De Controleverordening Bernheze 2010 wordt ingetrokken

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later 2 De verordening wordt aangehaald als “Controleverordening gemeente Bernheze 2023". 1

-4-

Vastgesteld door de raad van de gemeente Bernheze in zijn openbare vergadering van 14 decembe 2023

Bü

Lëandra Kilian griffier

Antoine Walraven voorzitter

-5-