Raad 24-06 Bijlage 1 Memo structureel voordeel GHOR en stand reserves VRBN (agendapunt 12)

Memo AGP 7 Aan : Algemeen Bestuur Steller : J. van Kaathoven

Datum : 24 maart 2021

Bijlage : -

Onderwerp : Structureel voordeel GHOR en stand reserves VRBN

Algemene toelichting In deze memo treft u een korte toelichting op: 1) het structurele voordeel van de GHOR; en 2) een toelichting op de stand van de reserves van VRBN. We herhalen eerst de gemaakte afspraken rondom de financiering van het Beleidsplan 2020-2023. Afspraken financiering Beleidsplan 2020-2023 De veiligheidsregio werkt met een 4-jarig beleidsplan. De projecten en programma’s uit het beleidsplan 2020-2023 worden op dit moment incidenteel gefinancierd vanuit de reserve Doorontwikkeling VR. In de reserve Doorontwikkeling VR is oorspronkelijk € 2,1 miljoen gereserveerd om de kosten van het beleidsplan in de jaren 2020-2023 te dekken. Het financieren van het beleidsplan vanuit de reserve betekent echter wel dat er na 2023 geen structurele middelen zijn om deze projecten en programma’s voort te zetten. Met het Algemeen Bestuur is afgesproken dat we – in de periode dat het beleidsplan loopt – onderzoeken waar we structurele ruimte vrij kunnen maken om het beleidsplan na 2023 voort te zetten. Deze afspraken zijn verder uitgewerkt in het voorstel: Uitgangspunten “nieuw voor oud beleid“ (AB 1-7-’20). Via de reguliere P&C rapportages informeren we u over de stand van zaken m.b.t. de opgave om structurele financiering te vinden voor het beleidsplan. Ook vindt er halverwege 2021 een tussentijdse evaluatie plaats over de voortgang van het beleidsplan.

Een belangrijke vraag van de evaluatie is: hoe hoog is de (structurele) financieringsbehoefte na 2023? Nadere analyse financiën GHOR Naast de afspraken over “nieuw voor oud” hebben we afgesproken om specifiek te kijken naar de GHOR-begroting. Aanleiding daarvoor waren de kritische vragen die het dagelijks bestuur in 2019 had over de financiën van de GHOR. Dit had te maken met de hoge positieve jaarrekeningresultaten van de GHOR over 2018 en 2019. De directeur Veiligheidsregio heeft halverwege 2019 van het Dagelijks Bestuur opdracht gekregen om – samen met de GHOR en GGD HvB – de financiële situatie van de GHOR nader in beeld te brengen. Dit was ook nodig omdat de continuïteit op de bedrijfsvoering afgelopen jaren bij de GHOR ontbrak als gevolg van personele wijzigingen (4x nieuwe controller). De controllers van de GHOR, GGD en VR zijn in het najaar van 2019 gezamenlijk in de financiën van de GHOR gedoken. Uit deze eerste verkenning bleek al dat er structurele ruimte in de GHOR begroting zat. Door de uitbraak van het coronavirus is de nadere uitwerking tijdelijk “on hold” gezet. Op basis van de verkenning is inmiddels de bijdrage aan de GHOR in de begroting 2021 met € 170.000 structureel verlaagd. Daarbij is toen opgemerkt dat we ook in 2020 de kosten van de GHOR scherp zouden monitoren – en als daar reden voor was de bijdrage nogmaals structureel zouden verlagen. Pagina 1 van 4

Eind 2020 zijn de controllers weer bij elkaar gekomen om de realisatiecijfers 2020 en de beheersbegroting 2021 van de GHOR te bespreken. Daarbij is geconstateerd dat de bijdrage aan de GHOR aanvullend met € 199.000 structureel verlaagd kon worden. De structurele ruimte in de GHOR-begroting werd veroorzaakt door: 1) administratieve wijzigingen in de formatie van de GHOR – die per saldo zorgden voor een voordeel op de post salarissen, en 2) een verlaging van de doorbelasting van de GGD HvB aan GHOR-BN (o.a. voor huisvesting en overhead). Deze bijstellingen zijn niet geheel doorgevoerd in de begroting als verlaging van de kosten. Hierdoor kunnen we de bijdrage aan de GHOR ook verlagen, zonder dat het takenpakket en de ambities van de GHOR er onder lijden. Hiermee is financieel verwerkt wat er in eerdere jaren bij GGD/GHOR is veranderd en aangepast – ook op het gebied van overhead en verrekening. De afspraak is gemaakt om de aanvullende verlaging van de bijdrage aan de GHOR in de begroting 2022 te verwerken. We merken op dat de GHOR in 2020 en 2021 – door corona – nieuwe ervaringen heeft opgedaan en ook nog opdoet. Hierover volgt nog een evaluatie. Samen met de GHOR (Midden, West en Noord) en Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant maken we dus nog een inhoudelijke blik vooruit.

Concreet betekent dit dat we – op basis van de evaluatie – het benodigde takenpakket in beeld brengen en van daaruit kijken wat structureel nodig is om invulling te geven aan deze taken (qua personeel, werkbudgetten en ondersteuning). Als sluitstuk kijken we ook naar de verdeling van de kosten van GHOR-MWN (met name tussen de VRMWB en VRBN). Reserves VRBN VRBN kijkt periodiek – bij begroting en jaarverantwoording1, maar ook tussentijds als daar aanleiding voor is – kritisch naar de stand van de reserves. Dit enerzijds om te zorgen dat er voldoende middelen in de reserves zitten, maar anderzijds ook om te kijken of er niet teveel middelen in de reserves zitten. Het uitgangspunt daarbij is: als er meer middelen in een reserve zitten dan noodzakelijk voor het doel van de betreffende reserve, dan vallen deze middelen vrij. Dit is overigens inherent aan bestemmingsreserves en nog meer zo voor voorzieningen. VRBN heeft naast de algemene reserve tien bestemmingsreserves. Een bestemmingsreserve wordt gevormd door het algemeen bestuur voor bepaalde specifieke bestemmingen. Zes van deze bestemmingsreserves hebben een relatief kleine bestemming en hebben daarom ook een relatief klein saldo (samen: € 702.000). Vier bestemmingsreserves hebben een hogere stand, te weten: 1. Reserve Doorontwikkeling VR. Deze reserve heeft tot doel om de uitgaven uit het beleidsplan 2020-2023 te dekken.

Deze reserve heeft eind 2020 een stand van € 2,0 miljoen. Hoewel de uitgaven verbonden aan het beleidsplan – net als de opdrachten – vertraagd zijn, verwachten we o.b.v. de projectplannen dat deze in ’21, ’22 en ’23 alsnog volgen. 2. Reserve Groot Onderhoud. Deze reserve heeft tot doel om schommelingen in de kosten voor groot onderhoud aan kazernes over de jaren heen op te vangen (egaliseren). Deze reserve heeft eind 2020 een stand van € 1,2 miljoen. Uit de recent geactualiseerde meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) – die we per kazerne hebben – blijkt dat we deze middelen komende jaren ook nodig hebben. 3. Reserve Huisvesting. Deze reserve heeft tot doel om de hogere kapitaallasten van de nevenlocatie te dekken. Daarnaast worden met deze middelen de kosten voor de tijdelijke huisvesting, de verhuizing en de schoonmaak van de hoofdlocatie gedekt. Deze reserve heeft eind 2020 een stand van € 0,9 miljoen. Conform het DB-besluit van 3 juni 2020 – wat ook terugkwam in de Bestuursrapportage 2020 – storten we komende jaren nog

1 In deze documenten is in de paragraaf “toelichting op de balans” een overzicht van de standen,

dotaties en onttrekkingen van de reserves opgenomen, inclusief een toelichting per reserve van de stand van zaken. 2

aanvullende middelen in deze reserve om de hogere kosten van de nevenlocatie te dekken. 4. Reserve Kapitaallasten Materieel en Materiaal. Deze reserve heeft eind 2020 een stand van € 3,7 miljoen. Deze reserve heeft tot doel om boekverliezen door desinvesteringen en afboekingen van materieel en materiaal op te vangen. Daarbij is aan de reserve wel een einddatum gekoppeld, te weten: 1 januari 2026. In onderstaande zoomen we in op de laatstgenoemde reserve. Dit omdat de reserve Kapitaallasten Materieel en Materiaal (M&M) om bijzondere aandacht vraagt. De reserve Kapitaallasten M&M kent de volgende systematiek: voordelen op het jaarlijkse budget kapitaallasten M&M worden automatisch in de reserve gestort. De systematiek is afgesproken bij de oprichting van de VR. De reden daarvan was dat verwacht werd dat bestaande voertuigen, pakken, gereedschap, etc. – door de regionalisering – bij vervanging versneld afgeboekt moesten worden (desinvestering). Doordat we de laatste paar jaar veel incidenteel geld overhielden op het jaarlijkse budget M&M, liep het saldo van deze reserve hard op. Belangrijkste oorzaak daarvan was het in de tijd naar achter schuiven van een aantal grote investeringen. Ook vielen de desinvesteringen / versnelde afschrijvingen mee. Dit omdat de vervanging van materieel & materiaal meer geleidelijk verliep dan gedacht.

Eind 2019 is het hoge saldo van deze reserve besproken met de adoptiegroep. De afspraak is toen gemaakt om een meerjarige doorkijk te maken. In de gemaakte doorkijk hebben we ook de voorziene storting van 2020 opgenomen, waardoor het saldo verder opliep. Uit de meerjarige doorkijk bleek dat een saldo van € 0,5 miljoen – aangevuld met de voorziene storting van 2021 – voldoende is om desinvesteringen/afboekingen op te vangen. Uit de aanbestedingen van ademlucht en redgereedschap komen mogelijk nog desinvesteringen/afboekingen voort. De omvang daarvan is echter volledig afhankelijk van de uitkomst van deze aanbestedingen. Hieruit volgt de conclusie dat een groot deel van het saldo van deze reserve – € 3,25 miljoen – vrij kan vallen. Eind 2021 kijken we bij de jaarverantwoording weer kritisch naar het saldo dat deze reserve dan heeft. Als dan blijkt dat het saldo van de reserve hoger is dan nodig, dan valt dat deel vrij in het jaarrekeningresultaat en kan terug worden gegeven aan de deelnemende gemeenten. Eind 2021 kijken we ook in hoeverre deze reserve nog nodig is. Als blijkt dat het risico op (grote) desinvesteringen/afboekingen van materieel en materiaal niet nodig is, dan zullen we voorstellen deze reserve op te heffen.

In het voorstel “kosten hoofdlocatie” is opgenomen op welke wijze het structurele voordeel bij de GHOR en de niet benodigde incidentele middelen uit de reserve Kapitaallasten M&M ingezet kunnen worden om de hogere kosten van de hoofdlocatie te dekken.

3

Procesgang Processtap

Datum

Algemeen Bestuur

24 maart 2021

Voorstel Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld: 1. Om kennis te nemen van deze notitie.

Akkoord Secretaris: (naam)

Ja

Nee Paraaf: ……………

Bijlage(n) geen

4