Notitie 'Een sterke griffie een sterke raad' (2021)

EEN STERKE GRIFFIE

Versie: 9 december 2021

EEN STERKE RAAD

INHOUD VOORWOORD

3

1.

INLEIDING

5

2.

DE GEMEENTERAAD VAN BERNHEZE IN POSITIE

5

2.1.

De raad van Bernheze heeft een gezamenlijk doel

5

2.2.

Een gezag- en betekenisvolle raad voor Bernheze

6

2.3.

Welke ontwikkelingen zien we

8

3.

EEN PROFESSIONELE EN WENDBARE GRIFFIE

9

3.1.

Positie griffie(r)

9

3.2.

Kernopdracht griffie Bernheze

10

3.3.

De griffie van Bernheze

11

3.4.

De juiste ondersteuning in beeld

11

3.5.

Wat is nodig om een professionele en wendbare griffie te worden en te blijven?

12

4.

VOORSTEL AAN DE RAAD

15

4.1.

Voorstel

15

4.2.

Planning

17

4.3.

Uitvoering

18

5.

BIJLAGEN

18

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

2

VOORWOORD Beste raadsleden, Als volksvertegenwoordigers van de gemeente Bernheze wordt u ondersteund door de griffie. Van oktober 2018 tot eind 2020 zat er spanning op de continuïteit van de griffie als gevolg van de ziekte van de toenmalige griffier. De overleggen met de werkgeverscommissie waren in die periode vooral gericht op het maken van keuzes als gevolg van de onderbezetting en onduidelijkheid over de toekomst. Nadat ik per 1 december 2020 was benoemd als griffier, is Sanne Sonder op 1 maart 2021 als raadsadviseur/plaatsvervangend griffier begonnen bij de griffie. Jolanda Braam is sinds 2007 als raadsadviseur werkzaam bij de griffie en Linda van Zoolingen sinds 2008 als griffiemedewerker. Nu de bezetting stabiel is, kan het goede gesprek over de toekomst van de griffie plaatsvinden. Dat goede gesprek is nodig, want ik constateer dat de griffie met de huidige formatie de raad en commissies niet de ondersteuning kan bieden die zij verdienen. Wij kunnen eenvoudigweg niet alle werkzaamheden uitvoeren. Nog afgezien van mogelijke nieuwe ambities van de (nieuwe) raad en werkzaamheden die voortvloeien uit ontwikkelingen in de samenleving en het openbaar bestuur. Een raad die zijn rol en positie goed wil vervullen, heeft een professionele en wendbare griffie nodig. Ik zie het ook als mijn taak om op te komen voor de medewerkers van de griffie.

De griffie bestaat uit een hecht team van vier enthousiaste collega’s die allen zeer betrokken zijn bij het werk en een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebben. Het is een team waar ik trots op ben en ik hoop dat u dat gevoel deelt. De boog is nu echter te lang gespannen en ik maak mij zorgen. Ik constateer ook dat de raadsadviseurs en ik niet of onvoldoende toekomen aan de werkzaamheden die bij onze functies horen. Ik kom hier later in deze notitie nog op terug. Op 7 september heeft het presidium mijn memo over ‘de toekomst van de griffie’ besproken. De leden van het presidium deelden mijn zorg en gaven aan dat de raad als werkgever verplicht is om iets te doen met het signaal. Een aantal leden refereerde aan ontwikkelingen als een toename van de regionale samenwerking en landelijke onderzoeken waaruit blijkt dat versterking van griffies nodig is. De leden vroegen ook kritisch te kijken naar de werkzaamheden; hoort alles wel op het bordje van de griffie? Ik heb het presidium geïnformeerd over het plan om als griffie teamontwikkelsessies te volgen om een nog beter beeld te krijgen van de werkzaamheden en processen van de griffie. Met het presidium is afgesproken dat de resultaten van de teamontwikkelsessies worden besproken met de werkgeverscommissie griffie en daarna te komen met een voorstel aan het presidium en de gemeenteraad.

Wij hebben als griffie twee intensieve teamontwikkelsessies gevolgd. Deze sessies hebben wij gebruikt om terug te gaan naar de kern; wat is het doel van de gemeenteraad, welke taken vloeien daaruit voort, welke ontwikkelingen en trends zien wij en hoe kunnen wij als griffie de raad zo goed mogelijk ondersteunen? In deze notitie volgen wij deze opzet.

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

3

Het volgende citaat vind ik heel toepasselijk. Toepasselijk voor mijn rol als uw griffier, maar óók voor uw eigen rol als lid van de gemeenteraad van Bernheze. In de haven is het schip veilig, maar dat is niet waarvoor het gebouwd is. William G.T. Shedd, 1820-1894

Waar koersen we samen op af? Wat mij en mijn collega’s van de griffie betreft op een gemeente waar het dualisme hoogtij viert en de democratische kwaliteit met grote stappen vooruitgaat.

Leandra Kilian Griffier

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

4

1.

INLEIDING

In deze notitie volgen wij de volgende opzet: •

Wat is het doel van de gemeenteraad?

•

Welke taken vloeien daaruit voort?

•

Welke ontwikkelingen zien wij?

•

Wat is de kernopdracht van de griffie?

•

Hoe kan de griffie de raad zo goed mogelijk ondersteunen?

•

Hoe ziet de griffie er dan uit?

2.

DE GEMEENTERAAD VAN BERNHEZE IN POSITIE

2.1. De raad van Bernheze heeft een gezamenlijk doel De gemeenteraad is het hoofd van de gemeente (artikel 125, lid 1 Grondwet). Leden van de raad van Bernheze zijn rechtstreeks gekozen door de stemgerechtigde inwoners van Bernheze. De gemeenteraad van Bernheze bestaat momenteel uit 23 raadsleden. Mannen, vrouwen, jong, wat ouder, woonachtig in Heeswijk-Dinther, Nistelrode, Loosbroek, Vorstenbosch of Heesch, met veel of weinig ervaring. We hebben zeven fracties, een coalitie en een oppositie. Maar uiteindelijk dient ieder raadslid hetzelfde gezamenlijke doel: Democratische kwaliteit bieden aan de inwoners van Bernheze.

Het is de raad die beslissingen moet nemen over zaken waarover de meningen zijn verdeeld of verschil van inzicht bestaat. De raad maakt het politiek en zorgt ervoor dat de stem van alle inwoners wordt gehoord. De raad vertegenwoordigt namelijk alle inwoners van de gemeente (artikel 7 Gemeentewet). Het gezamenlijke doel van de raad vloeit voort uit het dualisme. In de volgende paragraaf licht ik dit toe.

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

5

2.2. Een gezag- en betekenisvolle raad voor Bernheze Wanneer kunnen we spreken van een gezag- en betekenisvolle raad voor Bernheze? Daar is sprake van als de raad vanuit zijn volksvertegenwoordigende rol op een goede manier invulling geeft aan zijn kaderstellende en controlerende rol. Het is belangrijk dat de individuele raadsleden en de raad in zijn geheel weten wat er leeft, aanwezig en aanspreekbaar zijn en dat de besluitvorming transparant en begrijpelijk is. Het gaat er niet alleen om dat met meerderheid besluiten worden genomen. Een besluit is pas democratisch genomen als ook naar de minderheid wordt geluisterd. Het is de taak van de raad om kritisch te zijn over voorstellen van het college en zich ervan te verzekeren dat de stem van alle inwoners is gehoord. Het is aan de raad om er politiek van te maken als dat nodig is en op die manier tegenwicht te geven aan het college. Als de verschillen inzichtelijk zijn, is het aan de raad om hierover een mening te vormen en uiteindelijk een besluit te nemen. De drie verlangens die de raad heeft uitgesproken om de democratische kwaliteit in Bernheze te verbeteren, sluiten naadloos hierop aan. 1. Ruimte voor betere besluiten De raad wil graag in de positie gebracht worden om zelf keuzes te maken. Dus voorstellen met vraagtekens als er nog iets te kiezen valt. 2.

Nieuwsgierig naar buiten De raad wil aanwezig zijn in de gemeenschap, zichtbaar nieuwsgierig naar wat speelt en leeft. 3. Passende vormen, democratisch beter De raad wil de democratische kwaliteit van de raadsroutine verbeteren. Met ‘insprekers’ en andere experts, met elkaar, met het college, met de organisatie.

EEN GEZAG- EN BETEKENISVOLLE RAAD

bepaalt de koers en stuurt bij

controleert het college

is er voor alle inwoners van Bernheze

is goed geïnformeerd

heeft grip op de regionale samenwerking

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

6

Volksvertegenwoordigende rol De raadsleden zijn door de inwoners van Bernheze gekozen en vervullen daarmee een volksvertegenwoordigende rol. Dat betekent dat de raad de belangen en wensen van de inwoners van Bernheze vertegenwoordigt. Soms hoor je nog wel eens iemand zeggen dat ‘raadsleden stemmen zonder last en ruggespraak’. ‘Zonder ruggespraak’ is echter in 1983 uit de Grondwet geschrapt. De wetgever vond ruggespraak met de inwoners van de gemeente namelijk juist heel belangrijk. Raadsleden moeten weten wat er speelt in de gemeente, wat inwoners bezighoudt. In maart 2002 is de Wet dualisering gemeentebestuur ingevoerd. Sindsdien zijn de rollen, taken en posities van de raad en het college gescheiden. Het doel van de wet was om het dualisme op lokaal bestuur te verhogen. Tegenwoordig wordt vaak gesproken over ‘tegenmacht’ of ‘tegendemocratie’. Hiermee wordt bedoeld dat het belangrijk is om als raad je rol te pakken als hoeder van de democratische kwaliteit; volg als raad niet zondermeer het college, maar wees kritisch in het belang van de inwoners. Kaderstellende rol Door kaders te stellen en de beoogde resultaten te bepalen kan de raad beleidsmatige en financiële grenzen bepalen voor de uitvoering door het college. De kaders die de raad stelt, zijn op te vatten als opdrachten en randvoorwaarden waarbinnen het college een bepaald onderwerp uitwerkt en uitvoert.

Het begrip ‘kaderstelling’ is niet letterlijk in de wet vastgelegd. De wet laat veel ruimte voor de raad om invulling te geven aan de kaderstellende rol en deze is dus niet beperkt tot de wettelijke budgettaire en verordenden bevoegdheden. Belangrijke en jaarlijks terugkerende documenten waarmee de raad zijn kaderstellende rol kan uitoefenen zijn de (meer)jarenbegroting en de kadernota. De raad kan ook gebruik maken van andere (wettelijke) raadsinstrumenten bij de uitoefening van de kaderstellende rol, zoals bijvoorbeeld het recht van amendement, het indienen van een motie, het stellen van vragen en kaderstellende startnotities. Controlerende rol De raad controleert of het college voldoet aan de kaders van de raad. De raad beschikt over verschillende instrumenten om de uitvoering te volgen en te controleren. Raadsleden kunnen bijvoorbeeld vragen stellen over signalen die zij ontvangen van inwoners. Bij de behandeling van de jaarrekening beoordeelt de raad of het bestemde geld goed is besteed. De rekenkamercommissie en de accountant ondersteunen de raad bij de controlerende rol.

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

7

2.3. Welke ontwikkelingen zien we De gemeentelijke opgaven worden ook bepaald door ontwikkelingen in de maatschappij en/of het openbaar bestuur. Wij zien de volgende ontwikkelingen die gevolgen hebben voor het functioneren van de raad en de griffie: 1. Discussie over ‘traditionele’ democratie en participatie inwoners -

op verschillende momenten en vergaand qua zeggenschap

-

imago van politiek verslechtert mensen worden mondiger/polarisatie in de samenleving

2. Digitalisering en groeiende beschikbaarheid van data - ontsluiting, privacy, vindbaarheid, beschikbaarheid en betrouwbaarheid 3. Voortgaande regionalisering -

en daarmee vraagstukken van sturing, toezicht en controle

-

schaalvergroting om ons heen en gevolgen daarvan voor regionale samenwerking

-

grote regionale opgaven zoals regionale energiestrategie (RES)

4. Decentralisaties en taakverzwaring -

steeds meer taken komen ‘op het bordje’ van de gemeenten. Denk aan de decentralisaties in het sociaal domein (Wmo, Jeugdzog en Participatiewet)

-

de complexiteit van de opgaven neemt ook toe, zijn vaak gemeentegrens overschrijdend en vloeien voort uit bijvoorbeeld de Omgevingswet of klimaatdoelstellingen

5. Inzet van communicatie(middelen) -

elke doelgroep maakt gebruik maken gebruik van andere communicatiekanalen

-

ontwikkelingen sociale media

6. Organisatieontwikkeling gemeente Bernheze -

traject ‘Terug naar de Kern’: positionering Bernheze, visie op dienstverlening, visie op organisatie

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

8

3.

EEN PROFESSIONELE EN WENDBARE GRIFFIE

3.1. Positie griffie(r) De gemeenteraad wordt ambtelijk ondersteund door de griffie. De griffier wordt op basis van de Gemeentewet door de gemeenteraad benoemd. De griffier is de eerste adviseur van de raad en staat aan het hoofd van de griffie. De griffie staat buiten de ambtelijke organisatie en de medewerkers werken volledig voor de gemeenteraad. De raad is de werkgever van de griffie(r). In Bernheze is een werkgeverscommissie, bestaande uit twee raadsleden en de burgemeester als adviseur, belast met de werkgeversfunctie. De griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor de griffiemedewerkers. De griffier vervult een centrale verbindingsrol binnen een politiek gevoelig en bestuurlijk complex krachtenveld, waarin sprake is van diepgaande en wisselende belangentegenstellingen en verschillen van politiek en maatschappelijk inzicht. Deze (verbindings)rol wordt vormgegeven in bestuurlijke afstemming tussen gemeenteraad, college, griffieorganisatie en de gemeentelijke ambtelijke organisatie: de zogenaamde driehoek. De griffier vervult haar rol vanuit de belangen van de gemeenteraad. Het duale bestuur wordt binnen deze driehoek op basis van gelijkwaardigheid van rollen, vanuit de verschillende posities, gezamenlijk vormgegeven.

De griffie ondersteunt de gemeenteraad, de leden van de raad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert daarmee een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. Met het vaststellen van de Wet dualisering gemeentebestuur in 2002 is ook de griffie(rs)functie ingevoerd. Ook al zijn de doelstellingen van de dualisering onveranderd gebleven, in gemeenteland zie je dat er veel verschillen zijn in de invulling van de griffie. De afgelopen jaren zijn de nodige rapporten en artikelen verschenen over de positionering van de griffie(r) binnen de lokale democratie. Zo heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in juni 2020 de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) gevraagd om een advies ten aanzien van de ondersteuning van de gemeenteraad. De ROB heeft in november 2020 dit advies uitgebracht met als titel ‘Goede ondersteuning, sterke democratie’. De ROB signaleert dat het werk van decentrale volksvertegenwoordigers de afgelopen jaren flink is verzwaard. Denk aan decentralisaties in het sociale domein maar ook aan vraagstukken van klimaat, stikstof of energietransitie. Taken zijn complexer en samenwerking is ingewikkelder omdat er meerdere partijen aan tafel zitten. ‘Meer werk dus, waarbij de ondersteuning is achtergebleven’ aldus de ROB.

De ROB adviseert de minister onder andere om normen voor ondersteuning vast te leggen en financiële middelen beschikbaar te stellen. Volgens de ROB moeten decentrale volksvertegenwoordigers ook zelf verantwoordelijkheid nemen om werk te maken van ondersteuning. ‘Ondersteuning is geen luxe of bijzaak maar een essentiële voorwaarde voor het functioneren van een volksvertegenwoordiger en voor een sterke democratie’.

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

9

Wilt u het rapport lezen? Klik dan op de volgende link: https://www.raadopenbaarbestuur.nl/documenten/publicaties/2020/11/05/goede-ondersteuningsterke-democratie

3.2. Kernopdracht griffie Bernheze De kernopdracht van de griffie is gebaseerd op het gezamenlijke doel van de gemeenteraad: democratische kwaliteit bieden aan de inwoners van Bernheze. De griffie van Bernheze staat voor datzelfde doel en onze kernopdracht luidt dan ook: De griffie ondersteunt en adviseert de raad, de raadscommissies en de individuele raadsleden. De griffie levert daarmee een bijdrage aan hun rol in de lokale democratie en het versterken daarvan door: •

de kwaliteit van besluiten en besluitvormingsprocessen te verhogen

•

de raad te begeleiden bij het bepalen van de koers en het controleren van de uitvoering van raadsbesluiten en gemeentelijke taken door het college

•

de raad en de raadsleden te ondersteunen bij hun verbindende rol met de inwoners van de gemeente Bernheze

•

actief in te zetten op goede informatievoorziening en meer grip op regionale samenwerking

De volgende waarden staan binnen de griffie centraal: •

integer en betrouwbaar

•

open en toegankelijk

•

gericht op samenwerking binnen en buiten het team

•

politiek neutraal, proactief en professioneel

•

werkplezier, waardering en aandacht voor elkaar

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

10

3.3. De griffie van Bernheze De taken van de griffie van Bernheze zijn vastgelegd in het profiel van de raadsgriffier, de instructie voor de griffier en daarvan afgeleid in de functieprofielen en -beschrijvingen van de griffiemedewerkers. Het profiel van de griffier en de instructie voor de griffier zijn als bijlagen toegevoegd aan deze notitie. Hoe aan de invulling van de werkzaamheden vorm en inhoud wordt gegeven, is afhankelijk van de wensen en ambities van de raad. Ontwikkelingen in de maatschappij en/of het openbaar bestuur hebben ook invloed op de taken van de griffie.

Griffiemedewerker

Raadsadviseur

Raadsadviseur

Griffier

De werkzaamheden van de griffie kunnen als volgt worden onderverdeeld: •

Beleidsmatige advisering en ondersteuning van de raad en commissies

•

Secretariaatsvoering en logistieke ondersteuning van de raad en commissies

•

Procesmatige advisering en ondersteuning

•

Administratieve werkzaamheden

•

Bestuurlijk en ambtelijk overleg

•

Regionaal en landelijk overleg/netwerk

•

Communicatie met inwoners

•

Ondersteuning rekenkamercommissie

•

Bedrijfsvoering en aansturing griffie door griffier

•

Scholing en coaching raads- en burgerleden

•

Overige werkzaamheden zoals m.b.t. de gemeenteraadsverkiezingen

Een beknopte uitwerking van de werkzaamheden is als bijlage toegevoegd aan deze notitie. Dit betreft het overzicht dat als leidraad dient/heeft gediend voor de werkzaamheden in 2021.

3.4. De juiste ondersteuning in beeld De kernopdracht van de griffie en de werkzaamheden van de griffie die daaruit voorvloeien, vormen de basis voor het in beeld brengen van de juiste ondersteuning voor de raad. Wij hebben als team nagedacht over vragen als: •

Op welke manier kan de griffie de raad ondersteunen en adviseren? Hoe helpen we de raad met het gezamenlijk raadsbelang?

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

11

•

Hoe moeten we als griffie ons en het werk organiseren om de grootste impact te hebben, het kunnen doen wat nodig is?

Wij komen tot de volgende aandachts- en verbeterpunten voor de griffie: 1. Werken op basis van een duidelijke koers (en minder waan van de dag). 2. Strategische advisering; als griffie bijdragen aan het invullen van de drie verlangens van de raad door voorstellen te doen die bijdragen aan: a. de ontwikkeling van een strategische (termijn)agenda b. verbeteren van de interactie met inwoners en de wijze waarop zij gehoord worden en actief betrokken worden bij de lokale politiek c. het verbeteren van grip op de regionale samenwerking d. optimaliseren van de kwaliteit van besluiten/besluitvormingsprocessen 3. Meer samenwerking zoeken met de organisatie. Waar kunnen we elkaar versterken en samenwerken. 4. Inzetten op goede informatievoorziening. 5. Versterken van de adviesrol, daarvoor is het nodig dat er ruimte komt in werkzaamheden. 6. Kritisch kijken naar wat doen we nu en is dat (nog steeds) nodig/wenselijk. 7. De raad/raadsleden duidelijk maken wat we voor hem/hen kunnen betekenen. 8. Meer grip op grote dossiers/vraagstukken. 9. Meer in contact zijn met raadsleden. 10. Meer in contact zijn met inwoners. 11. Meer gebruik maken van het instrument ‘ambtelijke bijstand’ voor de raad. 12. Er moet ‘denktijd’ zijn en ruimte voor creativiteit. 13. Kansen benutten van automatisering en digitalisering. 14. Grenzen stellen passend bij capaciteit (kwalitatief en kwantitatief). 15.

Goede balans werk-privé draagt bij aan werkplezier en kwaliteit van werk.

3.5. Wat is nodig om een professionele en wendbare griffie te worden en te blijven? Waar staan we nu? De griffie heeft een formatie van 2,9 fte. Deze is als volgt verdeeld: Naam medewerker

Functie

Functieschaal

Uren per week

Leandra Kilian

Griffier

13

36 (1 fte)

Sanne Sonder

Raadsadviseur, 1e plv. griffier

10a

30 (0,8 fte)

Jolanda Braam

Raadsadviseur, 2e plv. griffier

9

22 (0,6 fte)

Linda van Zoolingen

Griffiemedewerker

7

18 (0,5 fte) Totaal 2,9 fte

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

12

De griffie bestaat uit een hecht team van vier enthousiaste collega’s die zich alle vier zeer betrokken voelen bij het werk en een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebben. De werkzaamheden en formatie sluiten echter niet op elkaar aan met als gevolg dat: •

de medewerkers van de griffie structureel overwerken en er continu sprake is van een te hoge werkdruk

•

een aantal taken niet wordt uitgevoerd

•

de raadsadviseurs en griffier niet of onvoldoende toekomen aan hun (strategische) adviestaken

•

er geen ruimte is voor (door)ontwikkeling van de griffie en de persoonlijke ontwikkeling van de griffiemedewerkers

Enkele voorbeelden: De raad wil meer grip op de planning van de raadsstukken, maar bij de griffie ontbreekt de tijd om de raadskalender door te ontwikkelen. De griffie zou, in het belang van een goede besluitvorming, kritisch naar alle stukken moeten kijken om de agendacommissie/raad te kunnen adviseren. Dit gebeurt nu enkel incidenteel. Het is ook van belang dat we als griffie, samen met de organisatie, meer inzetten op de inrichting van het besluitvormingsproces, met name bij thema’s met politieke prioriteit. Wordt de raad voldoende en op de juiste momenten betrokken? Kan de raad nog bijsturen? Met de nieuwe organisatiestructuur zet de ambtelijke organisatie ook meer in op strategische advisering van het college. Het is belangrijk dat de griffie, op hetzelfde strategische niveau, de belangen van de raad behartigt. Kortom, de griffie kan de raad op basis van de huidige formatie onvoldoende ondersteunen in zijn rol als volksvertegenwoordiger en dat is kwalijk. In de eerste plaats kwalijk omdat daarmee de inwoners van Bernheze tekort wordt gedaan, maar ook zorgelijk omdat de rek er bij de griffiemedewerkers uit is.

Toekomstplan griffie – formatie en functies Wij hebben, onder andere tijdens de teamontwikkelsessies, als griffie in beeld gebracht hoe wij wél op een goede wijze de raad, de raadscommissies en de individuele raadsleden kunnen ondersteunen en daarmee een bijdrage kunnen leveren aan de vormgeving en de invulling van de lokale democratie. We hebben hierbij rekening gehouden met een taakverdeling die aansluit bij de taakomschrijving van de verschillende functies, de werkvoorraad, eventuele verspilling en de ontwikkelingen in de maatschappij en het openbaar bestuur.

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

13

Functie

Accent

Huidige formatie

Benodigde formatie

Griffier

Adviseur raad, leiding griffie,

36 (1 fte)

36 (1 fte)

30 (0,8 fte)

30 (0,8 fte)

22 (0,6 fte)

22 (0,6 fte)

commissiegriffier, regionale samenwerking Raadsadviseur

Eerste plv griffier, bestuurlijke vernieuwing, juridische ondersteuning, commissiegriffier

Raadsadviseur

Tweede plv. griffier, ondersteuning rkc, commissiegriffier

Griffiemedewerker

Secretarieel, administratief,

18 (0,5 fte)

+6

24 (0,7 fte)

+18

18 (0,5 fte)

+30-36

30 (0,8 -1 fte)

logistiek Griffiemedewerker

Secretarieel, administratief, logistiek

Raadsadviseur

Informatievoorziening, communicatie, participatie, bijeenkomsten, plv. commissiegriffier, verkiezingen Totaal 2,9 fte

4,4 – 4,6 fte

Incidentele

ambtelijke organisatie of

specialistische HR-

externe inhuur

taken Incidentele

ambtelijke organisatie of

specialistische

externe inhuur

juridische zaken Technische

ambtelijke organisatie of

ondersteuning

externe inhuur

Financiële consequenties Functie

Huidige formatie

Benodigde formatie

Extra kosten per jaar

Griffiemedewerker

18 (0,5 fte)

+6

24 (0,7 fte)

€ 10.500

Griffiemedewerker

+18

18 (0,5 fte)

€ 31.500

Raadsadviseur

+30-36

30 (0,8 -1 fte)

€ 65.000 - € 78.000

Totaal

€ 107.000 - € 120.000

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

14

4.

VOORSTEL AAN DE RAAD

4.1. Voorstel Een raad die zijn rol en positie goed wil vervullen, heeft een professionele en wendbare griffie nodig en daarom wordt voorgesteld: 1. de formatie van de huidige griffiemedewerker per 1 januari 2022 uit te breiden met 6 uren tot 24 uren per week (0,7 fte); 2. de formatie van de griffie binnen drie tot zes maanden uit te breiden met een tweede griffiemedewerker voor 18 uren per week (0,5 fte); 3. de formatie van de griffie binnen drie tot zes maanden uit te breiden met een raadsadviseur met focus op communicatie, participatie en informatie, voor 30 tot 36 uren per week (0,8 -1 fte); 4. de kosten van € 120.000,- voor 2022 te dekken uit de reserve Nog nader te bestemmen en de structurele kosten voor de verdere jaren te verwerken in de begroting 2023. Argumenten 1.1. De uitbreiding geeft formeel invulling aan structureel overwerk De hoeveelheid werk voor de griffiemedewerker (administratieve en logistieke ondersteuning) is al jaren veel meer dan het aantal beschikbare uren. Linda van Zoolingen, griffiemedewerker, vangt een deel van deze grote werkvoorraad op door structureel over te werken. Dit betekent dat Linda van Zoolingen al jaren meer uren werkt dan dat zij betaald krijgt of kan compenseren met vrije dagen.

Dit is richting de medewerker niet correct en het levert tegelijkertijd een organisatorisch risico op voor de griffie en een financieel risico voor de gemeente. Linda van Zoolingen is bereid haar arbeidsovereenkomst formeel uit te breiden met 6 uren per week. 2.1. Uitbreiding met een tweede griffiemedewerker zorgt voor continuïteit en vervangbaarheid Zoals onder argument 1.1. aangegeven, wordt een groot deel van de administratieve en logistieke werkzaamheden verricht door de griffiemedewerker. Daarnaast verrichten ook de raadsadviseurs en de griffier administratieve en logistieke werkzaamheden die thuishoren bij een griffiemedewerker, maar waar momenteel geen formatie voor aanwezig is. Een onwenselijke verschuiving van taken. Het feit dat er momenteel slechts één griffiemedewerker is, maakt het ook nog eens zeer kwetsbaar. Goede administratieve en logistieke ondersteuning van de raad en de griffie is dé basis voor het goed kunnen functioneren van de raad. 2.2. De raadsadviseurs en griffier komen dan (meer) toe aan hun eigen takenpakket; de inhoudelijke en strategische advisering van raadsleden/de raad. Zoals gezegd, verrichten ook de raadsadviseurs en de griffier administratieve en logistieke werkzaamheden die thuishoren bij een griffiemedewerker.

Door deze onwenselijke verschuiving van taken komen de raadsadviseurs en de griffier niet of onvoldoende toe aan hun eigen takenpakket. Enkele voorbeelden: •

De raad wil meer grip op de planning van de raadsstukken, maar bij de griffie ontbreekt de tijd om de raadskalender door te ontwikkelen.

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

15

•

De griffie zou, in het belang van een goede besluitvorming, kritisch naar alle stukken moeten kijken om de agendacommissie/raad te kunnen adviseren. Dit gebeurt nu enkel incidenteel.

•

De raad heeft drie verlangens uitgesproken om de democratische kwaliteit te verbeteren. De griffie heeft momenteel geen tijd om deze opdracht goed en kordaat op te pakken. Als griffie kunnen en willen wij bijdragen aan het invullen van de drie verlangens van de raad door voorstellen te doen die bijdragen aan: -

de ontwikkeling van een strategische (termijn)agenda

-

verbeteren van de interactie met inwoners en de wijze waarop zij gehoord worden en actief betrokken worden bij de lokale politiek

•

-

optimaliseren van de kwaliteit van besluiten/besluitvormingsprocessen

-

het verbeteren van grip op de regionale samenwerking

Om de raad en individuele raadsleden goed te ondersteunen is het van belang dat de raadsadviseurs en de griffier meer in contact zijn met raads- en burgerleden, maar ook met de ambtelijke organisatie.

Met de nieuwe organisatiestructuur zet de ambtelijke organisatie ook meer in op strategische advisering van het college. Het is belangrijk dat de griffie, op hetzelfde strategische niveau, de belangen van de raad behartigt. Doordat de werkzaamheden en formatie niet op elkaar aansluiten, werken de medewerkers van de griffie structureel over en is er continu sprake van een te hoge werkdruk, komen de raadsadviseurs en griffier niet of onvoldoende toe aan hun (strategische) adviestaken en is er geen ruimte voor (door)ontwikkeling van de griffie en de persoonlijke ontwikkeling van de griffiemedewerkers. Met dit voorstel willen wij hier verandering in brengen. Voor een nadere toelichting zie hoofdstuk 3 van deze notitie. 3.1. Communicatie vanuit de raad richting inwoners en organisatie moet en kan beter Er is nog nauwelijks sprake van actieve raadscommunicatie. In De Mooi Bernheze Krant en op de website wordt vermeld wanneer de raads- en commissievergaderingen plaatsvinden. Sociale media wordt voor de raad nog nauwelijks ingezet. De griffie heeft geen uren om actieve raadscommunicatie structureel en gedegen op te pakken. Wat streven we na met een raadsadviseur die zich onder andere structureel bezig houdt met raadscommunicatie: 1. Vergroten bekendheid van de raad 2. De raad in verbinding brengen met inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen en de ambtelijke organisatie 3.

Strategisch adviseren over positionering raad en raadscommunicatie 4. Participatie stimuleren 5. Begrijpelijke en transparante communicatie over besluitvorming Dit sluit aan bij een raad die democratische kwaliteit nastreeft. Een volledig overzicht van de werkzaamheden is als bijlage toegevoegd aan deze notitie.

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

16

3.2. Het is belangrijk dat de raad weet wat er leeft in Bernheze; wat zijn de belangen en de wensen van inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties? Het is voor de raad belangrijk om te weten wat er speelt in Bernheze, wat mensen bezighoudt. Pas dan kan een raad kritisch zijn en de belangen goed afwegen. De raadsadviseur met de focus op communicatie en participatie ondersteunt en adviseert de raad hierbij. Denk hierbij onder andere aan het organiseren van bijeenkomsten en het opstellen van participatieplannen en de communicatie hierover (zie ook argument 3.1.). 3.3. Goede informatie en een goede informatievoorziening op maat is van belang voor raad en inwoners en vraagt om meer regie De raad is gebaat bij goede informatie en een goede informatievoorziening. Het is nodig om de volksvertegenwoordigende rol te kunnen vervullen (wat leeft en/of wat is ingebracht), goede besluiten te kunnen nemen (kaderstelling) en de uitvoering door het college te controleren. De toenemende complexiteit van dossiers, aangescherpte privacyregels en de digitalisering en daarmee de toename van informatiebronnen vragen om meer regie op de informatie en informatievoorziening. De behoefte van de raad/de raadsleden moet centraal staan. Zij moeten weten wat zij besluiten, waarover, op grond waarvan en wat de consequenties zijn.

Voor inwoners is het belangrijk dat zij weten waar zij terecht kunnen met vragen en dat transparant is hoe besluiten tot stand zijn gekomen. De griffie speelt momenteel vooral een secretariaatsrol als het gaat om informatievoorziening. In overleg met de raad zal worden bepaald hoe een meer regisserende rol vorm kan krijgen. Zo kan de griffie bijvoorbeeld proactief met de organisatie bespreken welke informatie in elk geval in voorstellen moet worden opgenomen, meer regie nemen op organisatie, timing en inhoud van werk- en informatiebijeenkomsten en raadsleden helpen om in het digitale tijdperk aan bruikbare informatie te komen. 4.1. De kosten voor de werving en uitbreiding van de formatie van de griffie kunnen niet worden gedekt uit het bestaande budget voor griffiepersoneel Voorgesteld wordt om de incidentele kosten (kosten voor 2022) te dekken uit de reserve nader te bestemmen en de structurele kosten voor de verdere jaren te verwerken in de begroting 2023. Zoals hiervoor al aangegeven sluiten de werkzaamheden van de griffie en de formatie niet op elkaar aan en is er continu sprake van een te hoge werkdruk, komen de raadsadviseurs en griffier niet of onvoldoende toe aan hun (strategische) adviestaken en is er geen ruimte voor (door)ontwikkeling van de griffie en de persoonlijke ontwikkeling van de griffiemedewerkers.

De boog is al te lang gespannen en overspanning ligt op de loer. Besluitvorming over dit voorstel uitstellen tot de integrale behandeling van de begroting in november 2022 is wat ons betreft dan ook geen optie.

4.2. Planning Deze notitie en het bijbehorende voorstel volgen de volgende route en planning: •

6 december: bespreking met werkgeverscommissie

•

14 december: bespreking met presidium

•

10 januari: bespreking commissie Bestuur en Strategie

•

27 januari: bespreking en besluitvorming gemeenteraad

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

17

4.3. Uitvoering Als de raad heeft ingestemd met het voorstel voor de uitbreiding van de formatie van de griffie, dan gaat de griffier overeenkomstig het raadsbesluit aan de slag met de uitvoering ervan. Vervolgens zal het jaarplan griffie voor 2022 worden opgesteld. De griffier zal de raad vragen om aandachtspunten of accenten. In overleg met het presidium zal worden gezocht naar een passende vorm hiervoor. De uitvoering van het jaarplan griffie wordt besproken tijdens de overleggen met de werkgeverscommissie. De voorzitter van de werkgeverscommissie koppelt hierover terug aan het presidium voor zo ver nodig.

5.

BIJLAGEN

1. Vacaturetekst griffier (2020), functieprofiel griffier (2010) en instructie griffier (2009) 2. Beknopte uitwerking werkzaamheden griffie 2021 3. Uitwerking werkzaamheden raadsadviseur met focus op communicatie, participatie en informatievoorziening

EEN STERKE GRIFFIE, EEN STERKE RAAD

18