Matrix ambtelijke reactie op conceptaccountantsrapport 2022

Matrix ambtelijke reactie op accountantsrapport 2022 (bevindingen) Bespreking heeft plaatsgevonden op 07 juni 2022 tussen portefeuillehouder financiën, concerncontroller en coördinator jaarstukken. Omwille van de tijdsdruk heeft het overleg met BDO digitaal plaatsgehad. De definitieve reactie zal worden besproken in de Auditcommissie op 15 juni 2023. In de aanbiedende email zijn posten/constateringen m.b.t. Europese aanbestedingen nader omschreven. Onder 4.3. Begrotingsrechtmatigheid en aanbestedingsrechtmatigheid zijn die en onze reactie daarop ook opgenomen. Onderdeel accountantsrapport

Onderwerp accountantsrapport Top 3

Omschrijving/bevinding Ambtelijke reactie accountantsrapport Vooruitblik naar rechtmatigheidsverantwoording – bij vergelijkbare rechtmatigheidsfouten 2022 over 2023 Voor kennisgeving aangenomen. kan het college in 2024 een schone rechtmatigheidsverantwoording 2023 afgeven.

Top 3

Op maliseren beheersing inkomende gelden SiSa regelingen gedurende het jaar

De ontvangen ingekomen gelden waarover via Sisa verantwoording moet worden afgelegd worden eenduidig geregistreerd volgens IV3 uitgangspunten (verplichte kostencategoriën). Daarnaast vindt een zodanige registratie plaats in K2F zodat de relatie tussen uitgaven en inkomsten is te herleiden.

Verbeteren beheersing van opgaven dankzij digitalisering

Een nadere toelichting treft u aan bij 2.4 Top 3 aandachtspunten voor 2023.

1.1 Dashboard Top 3 accountantscontrole (p5) Belangrijkste bevindingen

Er is sprake van onrechtmatigheden in het kader van Europese aanbestedingen als gevolg van doorlopende Inhoudelijk kunt uw onze reactie vinden bij punt 4.3. Begrotingsrechtmatigheid. kosten na einde contractdatum of het niet aanbesteden van opdrachten die de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen overschrijden. De onrechtmatigheden bedragen tussen de € 30.000 en € 398.000. Wel zien wij nog verbetermogelijkheden binnen het archiveringsproces ten aanzien van de beschikbaarheid van overeenkomsten.

De jaarrekening 2022 is getrouw

Voorziening pensioenen wethouders is niet juist met als benoemde fout € 78.000

2.1 Jaarrekening is getrouw (p7)

2.2 De jaarrekening is rechtmatig (p8)

2.4 Top 3 aandachtspunten voor 2023 (p10)

Deze constatering klopt. Het geconstateerde verschil (te laag) kwam op een te laat moment in het jaarrekeningproces om dat nog financieel te kunnen verwerken. In 2023 corrigeren we deze fout o.b.v. de nieuwe doorrekeningen. Uw toelichting is een juiste weergave van onze motivatie.

Onzekerheden sociaal domein - Pgb Jeugdzorg en WMO (€ 135.000 onzeker) - Wmo ZIN (€ 534.000 onzeker) Deze constatering klopt. De systematiek en beschikbare gegevens leiden elk jaar tot deze onzekerheden. Uw toelichting is een juiste weergave van - Jeugdzorg ZIN (€ 137.000 onzeker) onze motivatie. Aanbestedingsonrechtmatigheden a.g.v. het niet volgen van de juiste procedure

Benoemde bedrag als fout tussen € 30 en € 398 (x 1000)

Bij punt 4.3 Begrotingsrechtmatigheid geven we inhoudelijk een reactie.

Optimaliseren beheersing inkomende De SiSa regelingen gaan gepaard met aanvullende administra eve vereisten en een uitgebreide instruc e gelden Sisa-regelingen gedurende het jaar (invulwijzer van 439 pagina’s). Dit geeft een hoge druk op de organisatie binnen de gemeente zoals ook bij andere decentrale overheden. Wij adviseren de gemeente de administratie aan te sluiten op de vereisten ten aanzien van SiSa en gedurende het jaar de benutting van deze Rijksmiddelen te monitoren.

De administratie van de gemeente Bernheze is zodanig ingericht dat steeds gewerkt kan worden conform de vereisten conform Sisa. Monitoring is dus geen probleem. Eventuele nieuwe SiSa-regelingen kunnen direct worden ingepast. Zie ook de opmerking bij 1.1 Dashboard.

Verbeteren van beheersing van opgaven dankzij digitalisering

Als gemeente onderkennen we het belang van proces - en data-gestuurd werken. Dit komt onder andere naar voren in het onlangs gestarte programma dienstverlening, waarin een prominente plaats is opgenomen voor een verdere digitalisering van onze dienstverlening. Daarnaast is in 2022 een start gemaakt met procesoptimalisatie en de introductie van de hiertoe benodigde instrumenten en methodieken, en zijn de eerste stappen gezet richting data-gestuurd werken. Voor de hiertoe benodigde instrumenten is in de begroting 2024 ruimte opgenomen.

Komend controlejaar zullen wij als onderdeel van de controle aandacht schenken aan een volwassenheidsscan van Digitale Bestuurskracht. Deze volwassenheidsscan Digitale Bestuurskracht is gericht op het vermogen van uw organisatie om door middel van digitalisering zowel de reguliere taken als de maatschappelijke opgaven uit te kunnen voeren. Daarmee krijgt de gemeente inzicht in eventuele aandachtsgebieden om de Digitale Bestuurskracht te optimaliseren.

Controle begrotingsrechtmatigheid

Lastenoverschrijding VPB (€ 339.000) uw opmerking Overschrijding is het gevolg van een hoger resultaat op De bepaling van het bedrag is uitbesteed en wordt jaarlijks na afsluiting van het jaar bekend. Het is niet mogelijk om hier eerder uitspraken over te VPB-belaste activiteiten dan begroot. Dit kon niet tijdig worden voorzien en deze overschrijding telt niet doen, dan na afloop van het jaar. mee in ons oordeel.

Aanbestedingsrechtmatigheid

In totaal hebben wij voor een bedrag ad € 30.000 - € 398.000 aan onrechtmatigheden geconstateerd in het kader van Europese aanbestedingen. Hiervan betreft € 30.000 een doorlopende fout inzake de applicaties van een softwareleverancier. (PinkRoccade inzake iSamenleving en iBurgerzaken cf vorig jaar. Uit de ontvangen stukken/auditfile is niet te herleiden dat dit alle lasten inzake beide onderdelen zijn.)

In 2021 is dit zelfde ook tersprake geweest. In 2022 is inmiddels aangegeven met 1 van de 2 niet verder te gaan.

Aanleg kunstgrasveld ad € 368.000. (R.K. Sportvereniging H.V.C.H. Er is een adviesnota aan het college aangeleverd waarin staat het krediet te voteren en dat sprake is van een levering/dienst en ze meervoudig onderhands aanbesteden. De lasten zijn echter boven de grens voor Europees aanbesteden.)

Wij erkennen dat er bij dit aanbestedingsproces in deze specifieke situatie onduidelijkheid kan ontstaan omtrent het verschil tussen levering/dienst en werk. Met de daarbij horende lagere (levering/dienst) en hogere (werk) drempelwaarde. Zie ook volgende punt.

Wel merken wij op dat er binnen gemeente Bernheze verbetermogelijkheden zijn ten aanzien van de beschikbaarheid van onderliggende documenten, zoals contracten. In 2022 is gemeente Bernheze overgestapt naar een ander archiveringssysteem en een andere financiële applicatie. Doordat er procesmatig nog verbeteringen mogelijk zijn, was niet alle documentatie ten behoeve van de controle direct voorhanden.

De overgang van het ene archiveringssysteem naar het andere in 2022 en het gebruik daarvan is een proces dat nog de verdere stroomlijning behoeft. Dat is een aandachtspunt voor ons als organisatie.

4.3 Begrotingsrechtmatigheid (p18)

Sociaal Domein

4.5 Sociaal domein uitgelicht (p20)

Fraude en non-compliance A. Onze controle (p26)

In een analyse van Bizob, het bureau dat ons ondersteunt bij inkoop processen is nog het volgende vermeld: Voor alle IT opdrachten (applicaties) geldt dat de risicoanalyse oproept om samen met de afdeling Informatievoorziening het applicatielandschap en onderliggende overeenkomsten onder de loep te nemen en na te gaan wat een ‘logisch’/ geschikt moment is voor hercontractering. Daarmee wordt verder invulling gegeven aan rechtmatigheidsvraagstukken en tevens (vaak langjarige/ oude) contractering geupdate, naar bijv. Gibit voorwaarden e.d. Dit gesprek moet nog plaatsvinden.

PGB onzekerheid € 135.000

Zie boven bij punt 2.1 De jaarrekening is getrouw

WMO ZIN onzekerheid € 534.000

Zie boven bij punt 2.1 De jaarrekening is getrouw

Tesktueel: "Wmo ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2020 circa 5,6 miljoen"

Wij vermoeden dat u hier 2022 bedoeld

Jeugdzorg ZIN onzekerheid € 137.000

Zie boven bij punt 2.1 De jaarrekening is getrouw

Beperkte aansluitingsverschillen bij controle Jeugdzorg en Wmo

Voor kennisgeving aangenomen.

BDO schrijft dat de besprekingen en de controlewerkzaamheden geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd.

Accountantstechnisch wordt hier gesproken over materiële fraude en niet fraude in het algemeen. De accountant heeft namelijk alleen gekeken naar materiële fraude. Dezelfde opmerking hebben wij vorig jaar ook als toelichting gegeven.