Kopie van Matrix ambtelijke reactie concept ACV 2023

Matrix ambtelijke reactie op concept rapport 2023 (bevindingen) vóór bespreking Concept Ambtelijke Reactie: 07-05-2024 Concept Management Letter en concept Reactie: bespreking 7 mei 2024 om 16:00 uur met BDO, concerncontroller, portefeuillehouder financiën en coördinator jaarstukken. Definitieve stukken: bespreking in de Auditcommissie 4 juni 2024 om 16.00 uur. In de onderstaande matrix zijn die onderdelen opgenomen waarbij door BDO een standpunt wordt ingenomen en/of een aanbeveling wordt gedaan. Onderdeel Management Letter 1.1 Dashboard Interimcontrole

2.1 Strekking van de controlleverklaring

Onderwerp

Omschrijving/bevinding

Ambtelijke reactie

Top 3 aandachtspunten

Volledigheid verplichtingen per jaareinde

Zie 4.5 voor een nadere toelichting

Top 3 aandachtspunten Top 3 aandachtspunten Overige bevindingen en ontwikkelingen

Duurzaamheidsverslaggeving Voorspellend vermogen begroting versus realisatie Binnen de financiële applicatie beschikken tweeeindgebruikers over verhoogde rechten waarmee zij procedures kunnen doorbreken. Er zijn tekstuele onjuistheden geconstateerd in de jaarrekening die door de gemeente zijn gecorrigeerd. Daarnaast hebben wij onderstaande verschillen geconstateerd welke niet zijn verwerkt in de jaarrekening. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de 20% van de goedkeuringstolerantie rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. (totaal € 154.000,-)

Zie 4.5 voor een nadere toelichting Zie 4.5 voor een nadere toelichting Zie 2.1 Fraude en compliance voor een nadere toelichting

De jaarrekeing 2023 is getrouw De jaarrekening 2023 is getrouw

Fraude en non-compliance

4.1 Sociaal domein

Sociaal domein

4.3 BBV, WNT en SiSa

WNT

4.5 Top 3 aandachtspunten Volledigheid verplichtingen per jaareinde voor 2024

Het klopt dat in overleg, tijdens de controlewerkzaamheden, enkele tekstuele zaken zijn gecorrigeerd in het boekwerk van de jaarrekening. De geconstateerde verschillen zijn met ons gedeeld. Dit betreffen niet opgenomen bedragen nog te betalen. Voornamelijk bestaande uit afrekeningen en correcties welke zijn binnengekomen na het sluiten van onze cijfers. Voor komend jaar gaan wij proberen dit zoveel mogelijk te voorkomen.

Ongeautoriseerde handelingen in Key2Financiën doordat eindgebruikers beschikken over Zie A. Onze controle voor een nadere toelichting superuser-rechten en daarmee ingerichte procedures kunnen doorbreken Controle is nog onderhanden: Nog onderhanden De controleverklaring van de jeugdzorg van gemeente Den Bosch is pas 27 mei bij ons binnengekomen. De accoutnant heeft deze nog niet volledig kunnen verwerken in het accountantsrapport. Controle is nog onderhanden: Nog onderhanden Ozne accountant heeft de terugkoppeling van de controle door WNT team van de accoutnant nog nie ontvangen en daarom nog niet in het rapport kunnen verwerken. Dit advies nemen wij over en zullen voor komende jaarafsluiting onderzoeken of we in In het nieuwe boekjaar ontvangt de gemeente diverse facturen/afrekeningen die dit proces verbeteringen kunnen doorvoeren om ontbrekende transitorische posten betrekking hebben op het verantwoordingsjaar. Deze afrekeningen komen ten gunste (positief) of ten laste (negatief) van het verantwoordingsjaar. Een gestructureerd proces zo veel mogelijk te beperken. voor de jaarafsluiting met betrekking tot welke inkoopfacturen nog verwacht worden te ontvangen is hierin van essentieel belang.

Tijdens onze controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat, na het sluiten van de administratie, meerdere facturen in het nieuwe jaar zijn ontvangen, maar niet als verplichting zijn verantwoord in de jaarrekening. Deze lasten zijn daardoor in het verkeerde boekjaar verantwoord (zie ook hoofdstuk 2.1). Ons advies is om de budgethouders per einde boekjaar de nog te verwachten facturen of afrekeningen in kaart te laten brengen en hier een transitorische post voor op te nemen.

A. onze controle

Duurzaamheidsverslaggeving bij gemeenten

Hoewel de CSRD niet van toepassing is op gemeenten, is duurzaamheid ook voor gemeenten We nemen dit advies vooralsnog niet over. De CSRD is nl. niet van toepasssing voor een belangrijk thema waar al over gerapporteerd wordt. Door te rapporteren volgens de CSRD- gemeenten. Mocht in de toekomst hiervoor een verplichting komen voor gemeenten, richtlijn kunnen gemeenten daar voordelen uithalen. Het opstellen van zo'n rapport dan zullen we dit uiteraard gaan uitvoeren. vereist duidelijke, niet-financiële taal op het gebied van duurzaamheid, waarbij niet alleen de eigen organisatie, maar ook de omgeving een rol speelt. Dit is een verschil met de huidige gemeentelijke jaarverslagen die vaak omvangrijk en gericht zijn op wettelijke taken. Het invoeren van de CSRD biedt gemeenten de kans om in duidelijke taal en transparantie, zowel intern als extern, uit te leggen wat hun concrete, meetbare acties, standpunten en resultaten zijn en zullen zijn op het gebied van milieu, sociale en menselijke factoren en corporate governance.

Voorspellend vermogen

Tijdens onze controle hebben wij geconstateerd dat voor meerdere programma’s sprake is Dit advies nemen wij over en zullen bij de tussentijdse rapportages hier extra van aanzienlijke afwijkingen tussen begrote baten en lasten en daadwerkelijke baten en lasten aandacht aanbesteden. (zie ook hoofdstuk 3). Wij adviseren om de verbetering van het voorspellend vermogen structureel onderdeel van uw proces te maken. Dit kan door gestructureerd afwijkingen van In de jaarrekening 2023 betroffen de voornaamste afwijkingen: - 3,1 mln op programma leefbare kernen (vnl. grondexploitaties) de begroting te evalueren waarmee lering kan worden getrokken voor toekomstige prognoses. Dit wordt ook wel ‘backtesting’ genoemd. Hiermee kan het lerend vermogen De mutaties op het grondbedrijf stellen we twee keer jaar bij (1ste van uw organisatie verbeteren. Door gestructureerd en gedocumenteerd de kwaliteit van de turap en 2de turap). Je hebt met vele variabele te maken waardoor prognoses te beoordelen aan de hand van realisatie zoals achteraf is gebleken, kunnen het moeilijk blijft om een juiste voorspelling te doen. toekomstige prognoses verbeterd worden en/of kan eerder bijgestuurd worden. Het verschil binnen de begroting wordt veroorzaakt door diverse afwijkingen.

Deels is de raad - 3,0 mln op programma zorgzame gemeente In de 2de turap 2023 hadden we een doorberekening gemaakt van hierover geïnformeerd. De verschillen zijn te verklaren en zijn bij de financiële de ontvangen rijksgelden voor opvang Oekraïne. Deze hadden we in toelichtingen in de programma’s opgenomen. Wij adviseren u dit nadrukkelijker het programma budgettair neutraal verwerkt. Er was nl. nog geen onderdeel van uw proces te maken bij de bestuursrapportages en voortdurend te besluitvorming voor toevoeging van het overschot aan de egalisatiemonitoren waardoor verschillen ontstaan en de raad te adviseren over tijdelijke en reserve. In de jaarrekening hebben we het overschot alsnog toegevoegd reserve-budgetten gedurende het jaar, het overhevelen hiervan bij de jaarrekening en de impact op de begroting van het lopende boekjaar. aan de egalisatiereserve. Hierdoor is er een afwijking ontstaan op het programma Zorgzame gemeente en op de mutaties van de reserves. Per saldo in de jaarrekening een budgettaire neutrale mutatie.

Geautomatiseerde gegevensverwerking

In K2F zijn gebruikers met beheerrechten actief welke formeel werkzaam zijn vanuit de lijnorganisatie. Dit betreffen de gebruikers Jeannette van Hamond (Beleidsmedewerker) en Mark van Buul (Controller). Hierdoor kan mogelijk controletechnische functiescheiding worden doorbroken.

Installeren van updates ligt bij Centric. De applicatiebeheerder test alleen en geeft akkoord als Centric mag updaten in productie. Wachtwoord instellingen zijn al geregeld via ICT, aangezien we gebruik maken van single sign-on via Azure. Wat betreft het aanmaken van gebruikers, kunnen we alleen maar medewerkers met een geldig Bernheze mailadres aanmaken. De gebruiker wordt door centric aangemaakt. Het enige wat de applicatiebeheerder doet, is het toevoegen van de al in het systeem aanwezige profielen op basis van functie van die persoon. Het team financien is een klein team waarin de rol van applicatiebeheerder ook een financieel/administratieve rol heeft. Het applicatiebeheerderschap is gesplitst over twee personen om onderlinge controle en continuiteit te waarborgen. Daarnaast worden wijzigingen in autorisatie door het financieel systeem gelogt. Voor alle processen die te maken hebben met betalen en toevoegen/wijzigen van bankrekeningnumers geldt het vierogen principe. Dit is in het systeem technisch afgedicht. Dus ook iemand met applicatiebeheerders rechten kan niet in zijn eentje betalingen verrichten. Daar is altijd een 2e persoon voor nodig.

Geautomatiseerde gegevensverwerking

Net als vorig jaar hebben wij bevindingen en aanbevelingen ten aanzien van de periodieke controle op de juistheid van ingerichte autorisaties en het doorvoeren van wijzigingen in rechten.

Alle medewerkers buiten financien hebben hetzelfde standaardprofiel "budgethouder". Deze is voor allen hetzelfde ingericht. Binnen financien is er wel onderschied in een aantal profielen. Dit betreft ongeveer 14 gebruikers, waarin zelfden personeelswisselingen zijn of wijzigingen van profielen. Deze profielen zijn onlangs nog gecontroleerd. Bij personele wijzigingen worden wij geïnformeerd door HR. De applicatiebeheerder zet dan eventueel gebruikers op inactief of voegt het benodigde profiel toe. Periodiek vragen wij Centric de inactieve gebruikersprofielen (die dus uit dienst zijn) te verwijderen. Dit kunnen de applicatiebeheerders namelijk niet zelf.

Geautomatiseerde gegevensverwerking

Twee accounts zijn uitgezonderd van het periodiek wijzigen van wachtwoorden.

Wachtwoord instellingen zijn al geregeld via ICT, aangezien we gebruik maken van single sign-on via Azure. Gebruikers van Berhneze welke aanloggen middels single signon, moeten elke 3 maanden het wachtwoord wijzigen. De uitgezondere accounts zijn gerelateerd aan het technisch beheer van het systeem (Centric)