Klachtenreglement gemeente Bernheze 2000 (gewijzigde versie 2008)

Raadsvergadering

28 september 2000

Agendapunt

: 'RegLement op de behandeling van klachten gemeente Bemheze'

Onderweqp

De raad van de gemeente Bemheze; gezien het bijbehorende voontel van burgemeester en wethouders van 19 september 2000;

gelet op: - het advies van de cornmissie Bestuur en Strategie; - de Gemeentewet; besluit : vast te stellen het 'Reglement op de behandeling van klachten gemeente Bemheze'.

HOOFDSTUK 1 Artikel 1. 1 .

BEGRIPS EN ALGEMENE BEPALINGEN.

Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt veÍstaan onder:

a. klacht

: een uiting vírÍr ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een ambtenaar van de gemeente zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuur$ke persoon ofeen rechtspersoon heeft gedragen;

b. klager

: elke natuur$k penoon of rechtspenoon;

c. bestuursorgaan : 1. de gemeenteraad en de commissies; 2. (een lid van) het college van burgemeesrer en wethouders, de burgemeester;

d. gedraging

: het in een bepaalde aangelegenheidjegens een natuurlijke penoon of rechtspenoon handelen ofnalaten te handelen door: 1. een bestuunorg:un; 2. een ambtenaar of een daarmee gelijk te srellen penoon (inclusief arbeidscontractanten, de leden van de vriiwillige brandweer en de ambtenaren van de burgerliikestand) in de uiwoering van z{jn ftnctie alsmede een gewezen ambtenaar.

e. klachtencoórdinator : de ambtenaar die door het college van burgemeester en wethouders is belast met de coórdinatie van de behandeling van klachten;

f directie

: de gemeentesecretaris,/algemeen directeur;

h. aftleling

: een organisatorische eenheid waarvan het hooftl direct verantwoording venchuldigd is aan de gemeentesecrearis/algemeen diÍecteur.

Artikel 1.2

Alsemene beoalinsen

Mondelinge klachten worden in principe mondeling afgedaan. Wordt de klacht niet tot tewedenheid van klager afgedaan, dan wordt de klager op de mogdkheid gewezen van schriftelijke klachtenbehandeling.

HOOFDSTUK2 BETIANDELINGSCHRIFTELUKEKLACHTEN

Artikel2.l

Indienine

L. Een klacht kan schriftelijk blj het college van burgemeester en wethouden worden ingediend. 2. De door klager ondertekende klacht moet minstens bevatten:

-

de nÍnm en het adres van de indiener; de dagtekening een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht gericht is 3 Het klaagschrift moet in de Nederlandse taal worden opgesteld dan wel te zijn voorzien van een Nederlandse vertding. 4 Bij het klaagschdft worden zo mogelijk a6chriften van relevante stukken overgelegd.

Artikel 2.2.

Reeistratie

7. Elke ingediende klacht over een gedraging wordt centrzal geregistreerd en via de klachtencoórdinator voorgelegd aan degene die de klacht op grond van artikel 2.4 behandeh. Indien de klacht betrekking heeft op de klachtencoórdinator, dan wordt door zijn vervanger (hoofd afd.BPO) voor registratie zorg gedragen. 2, Een mondeling ingediende klacht wordt door de klachtencoórdinator op schrift gesteld, indien de klager daar nadnrkkelijk om verzoekt en ter tekening aan de klager voorgelegd ter bevestiging van de juiste notering van de klacht.

Artikel2.3. Onwanpstbevestiqins 7. De ontvangst van een klacht wordt binnen 5 werkdagen door de klachtencoórdinator, namens het college van burgemeester en wethouders, schrifteliik aan de klager bevestigd. Indien een klacht betrekking heeft op de klachtencoórdinator, dan wordt de onwangstbevestiging verzorgd door degene die de klachtencoórdinator vervangt. 2. In de ontvangstbevestiging wordt medegedeeld wie de klacht zal behandelen en hoe de verdere procedure is. 3. Door de klachtbehandelaar zoals genoemd in artikel 2.3., wordt aan degene, op wiens gedragng de klacht betrekking heeft de klacht, de daarbij meegezonden stukken en de

onwanptbevestiging in a8chrift toegezonden.

Artikel2.4 Klachtbehandelaar Een klacht wordt behandeld door: .t, een aftlelingshoofd namens het college van burgemeester en wethouden indien het een gedragng van een ambtenaar van zijn afdeling betreft; b. de gemeentesecretaris/algemeen directeur nameru het college van burgemeester en wethouden indien het een gedÍagng van een aÍilelingshooftl betreft en ambtenaren die niet

2

DO4 J:\VÍORD\KLACHTEN GEDRAGINGEN\REGLEMENT KLACHTENBEHANDELING 2007.DOC

onder een afdeling vallen; c.

d. e.

f. g,

de burgemeester, namens het college van burgemeester en wethouders, indien het een gedraging van de gemeentesecretaris/algemeen direcreur betreft ; de burgemeester, namens de gemeenteraad, indien het een gednging van de gemeenteraad, een commisie of van het college van burgemeester en wethouden betreft; de loco-burgemeester, namens de gemeenteraad, indien het een gedraging van de

burgemeester betreft; Een driemandschap uit het ftactievoorzittenoverleg, namens de gemeenteraad, indien het een gedraging van de griÍfier betreft; de grifier, namens de gemeenteraad, als het een ambtenaa" van de grifie betreft.

Bii een langere periode van afirezigheid van de klachtenbehandelaar, wordt deze voor de behandeling van een klacht vervangen door de penoon die daar op dat moment het meest voor in aanmerking komt.

Artikel2.5

Nietonwankelijk

1. Een klacht wordt niet in trehandeling genomen indien niet is voldaan aan artikel 2.1., tweede lid en aaÍl de vereisten in art 9:8 Awb en indien klager de voor de behandeling vereiste gegevens niet binnen veertien dagen na binnenkomst van de klacht verstrekt heeft, nadat klager op deze

tekortkoming is gewezen;

2. Vau het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schrift.{ik i" kennis gesteld, onder vermelding van de redenen daarvan. Degene op wiens gednging de klacht betrekking heeft alsmede de klachtencoórdinator onwangen een a6chrift van deze schriftelijke ffisnnis$slling. Ártikel 2.6

Onderzoek en horen

1. Degene die op grond van artikel 2.4 daxtoe is aangewezen behandelt de klacht en stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid om te worden gehoord en op elkaars $tandpunt te reageren; 2. Van het horen van de klager kan worden afgeàenindien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht re worden gehoord; 3. Zonodigworden getuigen gehoord. Ambtenaren van de gemeente die als getuige worden opgeroepen zljn verplicht hieraan gehoor te geven; 4. Zowel de klager als de persoon over wiens handelen geklaagd wordt, kunnen zich bij het horen laten bijsaan door iemand van hun keuze; 5. Van het horen wordt een venlag gemaakt.

Artikel2.7. AÍiloening 1. Het bestuursorgaan handelt de klacht binnen zes weken af. De afhandeling kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Van de verdaging wordt schrifteljk mededeling gedaan aan de klager, aan degenen op wiens gedragng de klacht betrekking heeft en aan de klachtencoórdinator.

2. Het bestuunorgaan infonneert de klager en de penoon over wiens handelen wordt geklaagd, binnen de in lid 1 genoemde termijnen, schrifte$k en gemotiveerd over de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en over de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.

DO4 J:\WORD\ KLACHTEN GEDRAG]NGEN\ REGLEMENT KLACHTENBEHANDELING 2OO7 . DoC

3

3. Degene waaÍtegen de klacht gericht is en de klachtencoórdinator onwangen een a6chrift van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede de conclusies die er aan verbonden zijn,

4. Als de klacht naar tewedenheid van de klager is afgedaan en de procedure is niet volledig gevolgd, cla" kan van verdere aftrandeling worden afgezien. Dit wordt schriftelijk aan de klager bevestigd. Van deze bevestiging wordt een afichrift toegezonden aan degene v/aaÍop de klacht betrekking heeft en aan de klachtencoórdinator.

HOOFDSTUK 3

Artiket 3

NATIONALE OMBUDSMAN

Externe klachtbehandeling

1. De exteme klachtbehandeling is in handen van de Nationale ombudsman. 2. Het bestuunorgaan deelt in het venlag van bevindingen, zoals bedoeld in artikel 2.6 tweede lid, schriftelirjk mede dat kl"g"t, indien deze niet tevreden is over de uitkomst van de klachtenbehandeling, de klacht kan voorleggen aan de Nationale ombudsman, binnen een jaar na de onwangst van de bevindingen,

HOOFDSTUK 4

COORDINATIE

Artikel 4 Klachtencoórdinator

1- Burgemeester en wethouders wijzen binnen de gemeente een centrale klachtencoórdinator aaÍI. 2. De klachtencoórdinator is belast met de volgende aken: a. Het registreren en codrdineren van schriftelijk bij de gemeente ingediende klachten b. Het optreden als conactpersoon voor de Nationale ombudsman namens de gemeente c. Het coórdineren van de schriftdke klachten die bij de Nationale ombudsman tegen de gemeente zijn ingediend en het verzorgen van de correspondentie daaromtrent

d. Het centraal bewaren van het volledige dossier van iedere in behandeling genomen klacht

e. Het adviseren van het bestuursorgaan naar aanleiding van bevindingen van de Nationale ombudsman.

fl Het opstellen van hetjaawenlag zoals bedoeld in artikel 5 g. Het jaarlijks informeren van het fsctievoorzittenoverleg over schriftelijke, bij de gemeente ingediende, klachten over de griff.emedewerken

h. Het geven van voorlichting aan burgers. HOOFDSTUK 5

RAPPORTAGE

Artikel5

Jaarovetzicht

1. Burgemeester en wethouden brengen over het voorgaande kalende{aar een door de klachtencoórdinator opgesteldvenlag uit van het aantal klachten, de aardvan de klachten, de

wljze van afdoening en de maatregelen die naar aanleiding van de behandeling zijn getroffen. In dit venlag worden geen privacy-gevoelige gegevens opgenomen. 2. Het jaarvenlag wordt, zo nodig voorzien van beleidsmatige aanbevelingen, ter kennisname voorgelegd aan de raadscommissie Bestuur en Strategie en azn de Ondememingsraad.

3. Vanwege de openbaarheid van de vergadering van de commissie Bestuur en Strategie wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 9.12a Awb waarin is bepadd dat geregistreerde klachten jaarliiks worden gepubliceerd. 4

DO4 ,]:\WORD\KLACHTEN GEDRAGINGEN\REGLEMENT KLACHTENBEHANDELING 2007.DOC

HOOFDSTUK6 SLOTBEPAIINGEN Artikel 6.1

Onvoorzien

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslisen burgemeester en wethouden.

Artikel6.2

Wiizigingenreglement

Het college van burgemeester en wethoudeÍs is bevoegd om wijzigingen aan te brengen in dit reglement. De commissie Bestuur en Sffacegie en de O.R.worden van deze wljzigingen in kennis gesteld.

Artikel6.3

Inwerkingaeding

Dit reglement treedt in werking op de eente dag van de maand volgende op die waarin het door de gemeenteraad is vastgesteld.

Artikel6.4

Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als 'Reglement klachtenbehandeling gemeente Bemheze'. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Bemheze io zijn openbare vergadering van 28 september 2000.

De eerste w{izigtngen zijn aangebracht door het college van burgemeester en wethouden in haar vergadering vtn12 februad 2008. Met deze wijzieing is geregeld wie de klachten over medewerken van de griffie in behandeling neemt. De comrnissie Bestuur en Strategie is hiervan in kennis gesteld.

DE RAAD VOORNOEMD; de loco-secretaris,

de voorzitter,

ir. L.H.M. van Willigen Rodenburg J.M.PJ. van Gorp-van de Ven

5 DO4 J:\WORD\ KLACHTEN GEDRAGINGEN\ REGLEMENT KLACHTENBEHANDELING 2OO7 . DOC

I lr \,

'í

Ter inforrnatie aan raadsc omlÍl I ssi e BesturrÍ rell Strategie Darum..

31 januari 2008

Aanpassing'Reglement op de behandeling van klachten

ondêMerp: Portefeulttehouder::

gemeente BemheZet

A.A.M.M. Heiimans

Inleiding In de vergadering van 28 september 2000 heeft de gemeenteraad het'Reglement op de behandeling van klachten gemeente Bernheze 2000' vastgesteld. In voornoemd reglement wordt

met naÍle de procedurele gang van zaken bij de behandeling van klachten beschreven. Voor de

inhoude$ke behandeling hanteert de gemeente Bernheze de bepalingen in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Als gevolg van de invoering van het dualisme moet het reglement geactualiseerd worden.

In het reglement is opgenomen dat het college bevoegd is om aanpassingen in het reglement aan te brengen en dat de commissie Bestuur en Strategie van de wijzigingen in kennis gesteld moeten

worden. Flieronder informeren wii u over de wijzigingen.

Toelichting Zoals hiervoor al vermeld wordt moet door de invoering van het dualisme het reglement op de behandeling van klachten enigszins aangepast worden. Geregeld moet v/orden wie de klachten behandelt van de medewerkers van de griffie.

In het fiactievoorzittersoverleg

is besproken wie daarvoor het meest aangewezen is. De

fractievoorzitten zijn van mening dat klachten over de grifier het best behandeld kunnen worden door een driemanschap uit hun overleg. Zij stellen voor om klachten over de medewerken van de grifie door de grifier te laten behandelen. Het fractievoorzittersoverleg wil jaarlijks ge'rnformeerd worden over de behandeling van klachten over de griffemedewerkers.

Het college heeft overeenkomsrig besloten.

In ondentaand overzicht zijn de aangebrachte aanpassingen verwerkt. Er zijn ook enkele aanpassingen doorgevoerd in verband met de overgang van het sectoren- naar het directiemodel en een aanpassing in de bedrij6voering inzake de registratie van de klachten. Ook is in de benaming van de titel van het reglement het jaartal 2000 weggelaren. De opname van het jaaral in de titel heeít geen toegevoegde waarde. Het geeft hooguit de indruk dat heg sinds de vaststelling van het reglement door de gemeenteraad, ongewijzigd is gebleven.

Het aangepaste reglemenr is als b{jlage bij deze nota gevoegd.

J:\wOUUL.hh gdd&irgm\Noddc d b6ffid. dc BS qsiq

qlqcnrdc

Artikel 1.1 sub f

Directie: de gemeentesecretaris en de directeur

Artikel l.l sub h

Directie: de gemeentesecrearis / elqemeen directeur AÍileling: Een organisatorische

Afdeling: een organisatorische eenheid we.ÀrvaÍl het hoofcl direct eenheid waarvan het hooftl direct verantwoording verantwo ording verschuldigd is venchuldigd is aan de aan de directie

gemeentesecretaris,/algemeen

directeur

Artikel I.2 sub 2

Indien blj een schriftelijke klacht Vervallen. Is ook vermeld b{j naar tewedenheid van de klager hoofclstuk 2 artikel 2.7 sab 4 aan de klacht is tegemoetge-

Artikel 2.2 slu'b I

komen wordt dit schriftelijk aan de klager en degene over wie werd eeklaasd, bevestisd. Elke ingediende klacht over een gedmgng wordt door de klachtencoórdinator centraal geregistreerd en voorgelegd aan degene die de Hacht op grond

Artikel2.4 sub b

Artikel2.4 sub c

van artikel 2.4 behandelt. De directie rurmeÍui het college van burgemeester en wethouden indien het een gedraging van een afdelingshooftl betreft en ambtenaren die niet onder een aftleling vallen; de burgemeester, namens het college van burgemeester en wethouders, indien het een ge&agng van de directie betreft

Plke ingediende klacht over een gedraging wordt centraal geregistreerd en via de

klachtencoórdinator voorgelegd aan degene die de klacht op srond van artikel 2.4 behandelt. de gemeentesecretaris / algemeen directeur nÍunens het college van burgemeester en wethouders indien het een gedragng van een afdelingsho ofd b etreft en ambtenaren die niet onder een

afdelins vallen de burgemeester, namens het college van burgemeester en wethouden, indien het een gedraging van de gemeentes ecretaris,/algeme en

Artikel2.4 sub e

n.v.t.

Artikel2.4 sub g

n.v.t.

Artikel4.2 sub g

n.v.t.

directeur betreft Een driemanschap uit het fractievoorzittersoverleg, namens de gemeenteraad, indien het en sedraginq van de prifier betreft;

De griffier,namens de gemeenteraad, als het een ambtenaar van de sriffie betreft. Fractievoorzitters worden jaarlij ks gernformeerd over schriftelijke klachten over erifiemedewerkers

2

J:Woru\bchb

gdngiígmNdÈ 6 iófo@dê de BS tipMB

regl€d.nLd&