Kadernota 2025 Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)

Registratienummer

50277/51191

Z E

Raadsvoorstel Datum vergadering Agendapunt

Onderwerp Portefeuillehouder

7 maart 2024 15 Kadernota 2025 Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC) wethouder Maarten Everling

Heesch, 12 december 2023

Inleiding Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) heeft de concept Kadernota 2025 aangebo­ den aan de deelnemers. De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om zienswijzen ten aanzien van deze kadernota kenbaar te maken. Om te kunnen voldoen aan de wettelijke eis om de digitale archieven goed, geordend en toe­ gankelijk te beheren dient het BHIC een eigen e-depotvoorziening te realiseren. Het Rijk heeft besloten dat andere overheden voortaan verantwoordelijk zijn voor hun eigen edepotvoorzienmgen. Volgend op dit besluit treedt het Rijk per 1 januari 2025 uit de gemeen­ schappelijke Regeling. In 2022 is door de resterende deelnemers (gemeenten en waterschappen) een besluit geno­ men over de bekostiging van de eigen e-depotvoorziening De consequenties hiervan zijn ver­ werkt in de (meerjaren-)begroting De analoge rijksarchieven blijven fysiek bij het BHIC en ook het beheer ervan. Daarvoor wordt een specifieke uitkering verstrekt, op grond van een delegatieopdracht van de minister aan de gemeenschappelijke regeling. De specifieke uitkering is gelijk aan de huidige bekostiging van de analoge rijksarchieven. Het Rijk heeft gegarandeerd dat het uittreden geen negatieve bud­ gettaire consequenties zal hebben met betrekking tot het beheer van de analoge archieven.

De bijdragen aan de gemeenschappelijke regeling zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum (1 januari 2005) en deze zijn nooit ge­ actualiseerd De gemeenschappelijke regeling zal met ingang van 1 januari 2025 worden ver­ nieuwd. Dit naar aanleiding van de aanpassingen in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en het uittreden van het Rijk per 1 januri 2025 Bij de vernieuwing van de gemeenschappelijke regeling zullen de inwoneraantallen worden geactualiseerd. De totale bijdrage van de gemeen­ ten blijft gelijk en zal worden omgeslagen over de nieuwe actuele inwoneraantallen.

De gemeente Bernheze volgt het advies van de adoptiegemeente om geen inhoudelijke ziens­ wijze kenbaar te maken met betrekking tot de Kadernota BHIC 2025.

Voorstel 1. Een positieve zienswijze te geven op de Kadernota 2025 van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) 2. Het verzoek van het BHIC aan het Rijk om de stijgende energiekosten (deels) te com­ penseren te ondersteunen.

Argumenten 1.1. Structuur bekostiging e-depotvoorziening is conform de door de gemeente Bernheze on­ dersteunde constructie volgens het besluit van de gemeenteraad van 24 februari 2022 Middels een groeimodel (4 jaren) wordt een bijdrage ter beschikking gesteld aan het BHIC, be­ ginnend met € 0,25 per inwoner in 2024 Vervolgens gaat dit bedrag naar € 0,45 in 2025, € 0,65 in 2026 en € 0,85 per inwoner in 2027. In haar besluit van 24 februari 2022 heeft de gemeenteraad van de gemeente Bernheze met deze constructie ingestemd. Vanaf 2025 zijn in deze cijfers de actualisatie van de nieuwe inwoneraantallen meegenomen. Vanaf 2028 wordt de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage en volgt vanaf dan jaar­ lijkse indexering. De kosten van de e-depotvoorziening zijn tot en met 2026 hoger dan de bijdra­ gen. De meerkosten van de e-depotvoorziening zullen gedekt worden uit een transitievergoeding e-depot van het Rijk en de inzet van de bestemmingsreserve e-depot. 1.2 Indexering in loon- en prijsontwikkeling Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage voor loon-en prijsontwikkeling. Dit voorlopig percentage wordt in de komende begroting (2025) gecorrigeerd aan de hand van het vastgestelde indexeringspercentage van het lopende jaar (2023).

Deze systematiek werkt goed en is herkenbaar, omdat aansluiting wordt gezocht met het indexeringssysteem van gemeenten. Voor deze kadernota is dat de septembercircu­ laire gemeentefonds 2023. In deze circulaire worden gemeenten gefaciliteerd bij het omgaan met loon- en prijsontwikkelingen. Daartoe is in de kadernota een tabel van het CPB opgeno­ men. De tabel bevat een aantal loon- en prijsindicatoren die het CPB onderscheidt voor de overheidssector. De cijfers zijn ontleend aan de meest recente publicaties van het CPB. De indexering in begroting 2023 bedroeg 2,0%, op het moment van opstelling van die begroting een realistisch percentage. De werkelijke percentages liggen veel hoger, wat tot een correctie leidt van 2,8% in 2025. Samen met de indexering van 2025 van 4,0% betekent dit voor de be­ groting 2025 een indexeringspercentage van 6,8%. De oorzaak van deze cijfers voor de prijsindexatie ligt vooral in de gestegen loon- en energiekosten. Alleen bij instemming met deze in­ dexering kan de kwaliteit van de werkzaamheden van het BHIC gegarandeerd worden. 1.3 Aanpassing gemeentelijke bijdrage aan de actualisering van de inwoneraantallen De bijdragen aan de gemeenschappelijke regeling zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Informatie Centrum (1 januari 2005) en deze zijn nooit geactualiseerd.

De voorgenomen aanpassing van de Regeling per 1 januari 2025 biedt de gelegenheid de bijdragen van de deelnemers te baseren op de actuele gegevens met betrekking tot het aantal inwoners en deze ontwikkeling te blijven volgen. De totale bijdragen van de gemeenten blijft gelijk en zal worden omgeslagen over de nieuwe actuele inwoneraan­ tallen. Omdat het aantal inwoners van de gemeente Bernheze is gegroeid in de deze periode betekent dit voor de gemeente Bernheze een toename van de gemeentelijke bijdrage van € 6.300,-- naast de ontwikkelingen genoemd onder de punten 1.1 en 1.2. Bij stijging van het aan­ tal inwoners neemt ook de hoeveelheid informatie/archief dat verwerkt en toegankelijk gemaakt moet worden toe. De bijdrage van de deelnemers wordt mede gebaseerd op de hoeveelheid werk dat verzet moet worden voor de deelnemer.

2 1 Stijging energiekosten Een belangrijk aspect bij het uitvoeren van de wettelijke taak is het in goede staat houden van de overgedragen fysieke archieven. In de Archiefwet en daaruit voortvloeiende Archiefregeling zijn eisen vastgelegd over het klimaat in de archiefdepots. Dit betreft dan onder meer constante waarden voor temperatuur (tussen 16 en 20 graden) en luchtvochtigheid (tussen 45% en 55%).

-2-

De energiekosten worden centraal ingekocht door het Rijksvastgoedbedrijf. Het Rijk is gevraagd om (gedeeltelijke) compensatie van de gestegen energiekosten, echter geen enkele toezegging is tot op heden gedaan.

Risico’s NVT Kosten en dekking Voor 2025 wordt de bijdrage van de gemeente Bernheze aan het BHIC € 143 700,--. Vergele­ ken met de bijdrage voor 2024 een toename van € 20 500,- voortkomend uit € 6 500,- stijging voor de bijdrage aan het e-depot, € 6 300,- vanwege de aanpassing van de bijdrage aan het ac­ tuele inwoneraantal van de gemeente Bernheze en € 9 200,- prijsindexering. Mogelijk wijken bij de opmaak van de begroting 2024 de definitieve indexcijfers af waardoor bijstelling van de in­ dex noodzakelijk is. De totale bijdrage daalt met € 1 500,- vanwege de verrekening van de be­ taalde BTW. De stijging van deze kosten worden verwerkt in de begrotingscijfers.

Vervolg NVT

Evaluatie NVT De bijlage(n) zijn digitaal beschikbaar. Bijlage(n) • Concept Kadernota 2025 (50278) • Adoptieadvies College (51187) • Adoptieadvies Raad (51188) • Concept uitgaande brief (51194)

Burgemeester en wethouders,

Peggy Hurkmans secretaris

-3-