Kadernota 2023 Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC)

Resistratienummer: 1641250

\ í

Kadernota 2023 Brabants Historisch lnformatie Centrum (BHlc) Portefeu illehouder:

B

emeester Marieke Moorman

Heesch, 1 februari2022

lnleiding Het Brabants Historisch lnformatie Centrum (BHIC) heeft de concept Kadernota 2023 aangeboden aan de deelnemende gemeenten en waterschappen en het Rijk. De gemeenteraad krijgt de mogelijkheid om zienswijzen ten aanzien van deze kadernota kenbaar te maken.. Om te kunnen voldoen aan de wettelijke eis om de digitale archieven goed, geordend en toegankelijk te beheren dient het BHIC een eigen e-depotvoorziening te realiseren. Om de edepotvoorziening te kunnen realiseren en in stand te houden moet de bijdrage per inwoner worden verhoogd.

De mate van verhoging van de bijdrage is afhankelijk van de hoogte van de aanspraak op de reserves van het BHIC en de dienstverleningsovereenkomst tussen het BHIC en de provincie Noord-Brabant. ln de voorliggende Kadernota 2023 zijn op verzoek van de portefeuillehouders drie scenario's uitgewerkt voor de bekostiging van de eigen e-depotvoorziening. De gemeente kan een voorkeur uitspreken voor een van deze scenario's. De uitgesproken voorkeuren worden besproken in het portefeuillehouders overleg van 8 april2022. De gemeente Bernheze volgt het advies van de adoptiegemeente om geen inhoudelijke zienswijze kenbaar te maken met betrekking tot de Kadernota BHIC 2023. Ook volgt de gemeente Bernheze het advies om met betrekking tot de verhoging van de bijdrage per inwoner voor de edepotvoorziening van het BHIC een voorkeur uit te spreken voor scenario 1.

Voorstel 1

. Een positieve zienswijze te geven op de Kadernota 2023 van het Brabants Historisch

lnformatie Centrum (BHIC) 2. Met betrekking tot de verhoging van de bijdrage per inwoner voor de edepotvoorziening van het BHIC de voorkeur uit te spreken voor scenario 1 waarbij de extra structurele bijdrage aan het BHIC zeer geleidelijk stijgt en een beroep wordt gedaan op de financiële reserves van het BHIC

Argumenten 1 .1 Budgetontwikkeling en prijsindexering Met het oog op de venvachte loon- en prijsontwikkeling, wordt voor de begroting 2023 uitgegaan van een voorlopige indexering van 2o/o. Het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2021 was ten tijde van het opstellen van de kadernota 2023 nog niet bekend. Bij het opstellen van de begroting 2023 zal het indexeringspercentage van het Rijk over 2021 wel bekend zijn. ln de begroting 2023 zal dan ook rekening worden gehouden met de hiervoor genoemde correctie.

1.2 Gevolgen van de andere organisatie van het onderhoud, beheer en instandhouding Citadel Het BHIC is per 1 januari 2019 zelf verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en instandhouding van de Citadel, de huisvesting van het BHIC in 's-Hertogenbosch. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft wel eigenaar van het gebouw. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en ligt er een voorgenomen besluit deze constructie definitief te maken. Als er voordelen worden behaald mag het BHIC deze gelden binnen haar doelstellingen besteden. Het mag niet besteed worden om de bijdragen van de aangesloten organisaties structureel te verlagen. Binnen de gemaakte afspraken staat de verduurzaming van de Citadel als historisch rijksmonument hoog op de agenda. 2.1 Organisatie opbouw extra structurele E-depot voorziening Het BHIC heeft op dit moment een aansluiting op het e-depot van het Rijk. Het Rijk heeft aangegeven uit te treden uit alle Regionale Historische Centra (RHC's). Daarmee eindigt ook de aansluiting van de RHC's op het e-depot van het Rijk. Als gevolg hiervan moet het BHIC (een van de RHC's) voor een eigen e-depotvoorziening zorgen, Het Rijk treedt uit de samenwerking met de RHC's omdat zij niet de verantwoordelijkheid willen dragen voor de raadpleegbaarheid van de (digitale) archieven van andere overheden.

Dit zou wel het geval zijn wanneer de digitale archieven van RHC's zouden zijn ondergebracht in het e-depot van de Rijksoverheid. Vanaf 2022komen alle kosten van de e-depotvoorziening voor eigen rekening van de RHC's. Het BHIC wil vanaf 2024 structureel een aanvullende bijdrage vragen aan de deelnemende organisaties om deze voorziening goed en toekomstbestendig beschikbaar te stellen. Dit is venrverkt in de Meerjarenraming2O24-2026. ln de Kadernota 2023 zijn drie scenario's uitgewerkt waarbij rekening wordt gehouden met de mate van de inzet van de reserves van het BHIC en de keuze die de provincie NoordBrabant gaat maken ten aanzien van de dienstverleningsovereenkomst met het BHIC. ln de afgelopen jaren is steeds aangegeven dat uitgegaan moet worden van een structurele extra bijdrage van € 1 ,'10 per inwoner voor (de realisatie van) de zelfstandige edepotvoorziening. Deze bijdrage is een aanvulling op de structurele bijdrage die de deelnemende organisaties al betalen voor het (blijvende) beheer van de te bewaren papieren archieven. ln 2023 bedraagt deze bijdrage € 3,97. ln de ontwikkelde scenario's blijft de extra structurele bijdrage ruim onder het eerdergenoemde bedrag van € I ,10, alleen in het tweede scenario "Groeimodel zonder deelname van de provincie" komt de extra structurele bijdrage boven de € 1 ,10 uit, namelijk € 1 ,1 5.

lnmiddels is bekend gemaakt dat het BHIC en de provincie Noord-Brabant werken aan een nieuwe dienstverleningsovereenkomst zodat scenario 2 niet meer van toepassing is en komt te vervallen De gemeente Bernheze heeft de voorkeur voor scenario 1 waarbij de extra structurele bijdrage per inwoner aan het BHIC zeer geleidelijk stijgt. Bij de uitvoering van dit scenario wordt een beroep gedaan op de financiële reserves van het BHIC. Deze reserves zijn opgebouwd om de e-depotvoorziening te kunnen realiseren. De omvang van deze reserves is zodanig dat deze uitgave verantwoord is. ln de onderstaande tabel staan de financiële consequenties van de verschillende scenario's samengevat. De tabel geeft een overzicht van de stapsgewijze uitbreiding van de structurele bijdrage per inwoner aan het BHIC als consequentie voor het beheer van digitaal te bewaren archieven in het e-depot:

2

Scenario

1. Met de provincie NBr,

2024

2025

2026

2027

€ 0,25

€ 0,45

€ 0,65

€ 0,85

BHIC € 438.000

€ 0,30

€ 0,60

€ 0,90

€ 1,15

€ 599.000

€ 0,70

€ 0,70

€ 0,8s

€ 0,85

€0

Tlv Reserves

Groeimodel

2. Zonder de provincie NBr, Groeimodel (scenario vervallen)

3. Met de provincie NBr, gelijk aan kosten

Kosten en dekking Voor 2023 wordt de bijdrage van de gemeente Bernheze aan het BHIC € í08.800 (€ 114.300 -/BCF € 5.500). Er wordt rekening gehouden met een index van 2%. Mogelijk wijken bij de opmaak van de begroting 2023 de definitieve indexcijfers af waardoor bijstelling van de index noodzakelijk is. Vanaf 2024 wordl de bijdrage, naast de indexering, verhoogd ten behoeve van de edepotvoorziening. De mate van deze structurele verhoging is afhankelijk van de scenariokeuze en zal geleidelijk verhoogd worden tot een bedrag van minimaal € 0,85 tot maximaal € 1 ,15 per inwoner in 2027 . Deze bijdrage is een aanvulling op de bijdrage die de deelnemende organisaties al betalen voor het (blijvende) beheer van de te bewaren papieren archieven. ln 2023 bedraagt deze bijdrage € 3,97.

Vervolg Na vaststelling van de Kadernota in het portefeuillehouders overleg van het BHIC zal de aanpassing van de bijdrage aan het BHIC meegenomen worden in de meerjarenraming

Bijlage(n): De bijlage(n) zijn digitaal beschikbaar

o Concept Kadernota 2023 BHIC (í635555)

B

eester en wethouders,

Hurkmans s

Marieke

n

bu

3