Jaarverslag/Jaarrekening 2023, Kadernota 2025 en Ontwerpbegroting 2025 Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC)

\l

Ree,strar,enumme. 648í 5 / 65081

-@:::"':í

Raadsvoorstel oatum v€.sadèr'ns 4 iuli 2024

Asendapunl

onde*e.p

29 Jaarverslag/Jaarrekening 2023, Kadernota 2025 en Ontwerpbegroting 2025 Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC)

r,ortereu,rohoud€. wethouderMaartenEverling Heesch, 2í met 2024

lnleiding Het BHIC (Brabants Historisch lnfoÍmatie Centrum) voert namens de deelnemende gemeenten en waterschappen taken uit geÍicht op het beheren en toegankelijk maken van het te bewaren archiefmateriaal van deze organisaties voor het publiek. Ook voor de gemeente Bernheze voert het BHIC deze taken uit, Daarnaast houdt het BHIC toezicht op de uitvoering van het informatiebeheer binnen de deelnemende organisaties. Duurzame digitale archivering vormt een steeds belangrijkere Íol binnen de weÍkzaamheden van het BHIC. ln het jaarveÍslag en de jaarrekening 2023 legt het BHIC inhoudelijk en financieel verantwoording af. Daarnaast ontvangt u de vastgestelde versie van de kadernota 2025. Naar aanleiding van het amendement, aangenomen in de raadsvergadering van 7 maai 2025, ziin er zienswijzen door de raad vastgesteld naar aanleiding van de concept kadernota 2025. ln de bijlagen bij dit raadsvoorstel treft u het overzicht aan van de reacties van het BHIC op de door de aangesloten organisaties ingediende zienswijzen op de kadernota. Het bestuur van het BHIC stelt de deelnemende gemeenten en waterschappen in de gelegenheid hun zienswijzen met betrekking tot de ontwerpbegroting 2025 kenbaar te maken

VooÍstel 1

. Een positieve zienswiize te geven op de ontwerpbegroting 2025 van het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC)

2. Kennis te nemen van het Jaarverslag en de Jaarrekening 20?3 van het Bíabants Historisch lnformatiecentrum (BHIC) en het voorstel aan het Algemeen Bestuur om € 109.532,: van het gerealiseerde positieve resultaat toe te voegen aan de bestemmingsreserve e-depot en €15.007.- van het gerealiseerde positieve resultaat toe te voegen aan de algemene reserve.

3. Kennis te nemen van de Kadernota 2025 en de reactie van het BHIC op de ingebrachte zienswijzen

Argumenten 1 .1 De ontwerpbegroting 2025 past binnen het beleid vastgelegd in de Kadernota 2025 van het BHIC De ontwerpbegroting 2025 past in de lijn door het BHIC uitgezet in de KadeÍnota 2025. De gemeente Bernheze heeft een aantal kanttekeningen geplaatst naar aanleiding van de Kadernota. Het BHIC heeft hierop gereageerd (zie 3.1). Deze kanttekeningen hebben niet geleid tot aanpassingen van de begíoting. Er worden geen extra kosten begroot buiten de eerder afgesproken beleidskaders.

Het BHIC heeft een eigen e-depot ontwikkeld voor een duuízame bewaring van het te bewaren digitale archief van de aangesloten organisaties. Reden hiervoor is dat het BHIC geen gebruik meer kan maken van de e-depotvoorzieningen van de rijksoverheid. Eerder heeft de raad ingestemd met de stapsgewijze verhoging van de bildrage per inwoner om deze voorziening te kunnen bekostigen. Hierdoor zal in 2025 de bildrage die ter beschikking gesteld wordt aan het BHIC tot en mel2027 toenemen met jaarlijks € 0,20 per inwoneÍ. Vanaf 2028 wordt deze bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage die betaald wordt aan het BHIC. Naast deze ontwikkeling is in de aanloop naar de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling BHIC aÍgesproken dat in 2025 de inwoneraantallen van de aangesloten gemeenten zullen worden geactualiseerd. De bijdrage aan de gemeenschappelijke regeling zijn gebaseerd op de inwoneraantallen van de gemeente. Deze inwoneraantallen zijn sinds í januari 2005 niet meer geactualiseerd. De totale bijdrage van de aangesloten organisaties blijft gelijk maar wordt per 1 januari 2025 omgeslagen over de actuele inwoneraantallen. Omdat het inwoneraantal van de gemeente Bernheze is gegroeid betekent dit voor de gemeente Bernheze een toename van de gemeentelijke biidrage van € 6.300,--

2.1 De jaarrekening 2023 is afgesloten met een positief resultaat Overeenkomstig de Wet Gemeenschappelijke Regelingen kent de vaststelling van de jaarrekening geen procedure waarbij de gemeenteraad bedenkingen oÍ zienswi.izen kan indienen. De gemeenteíaad wordt wel gelnformeerd over de jaarrekening. De jaarrekening 2023 van het BHIC is door de accountant gecontroleerd en goedgekeurd en heeft een positief resultaat van

€ 124.539, -Het grootste deel van het positieve saldo over 2023 wordt toegevoegd aan de

bestemmingsreserve e-depot. Binnen dit e-depot worden de digitale archieven van de bij het BHIC aangesloten gemeenten en waterschappen duurzaam bewaard en ontsloten. Door op een doelmatige manier deze bestemmingsreserve hiervoor in te zetten kan de stijging van de deelnemersbijdrage worden beperkt. Bovendien zoÍgt de toevoeging aan de bestemmingsreserve voor een sluitende begroting van het BHIC voor de komende jaren zonder dat er extra íinancieel beroep hoefl te worden gedaan op de aangesloten organisaties. De mate van het vormen van de algemene reserve wordt in belangrijke mate beinvloedt door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelilke regeling. De regeling geeft aan dat de algemene reserve niet meer dan 10o/o van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld. Komt het overschot boven de bandbreedtes uit, dan kan de overschrijding terugvloeien naar de deelnemers. Het percentage van de algemene reserve in relatie tot de deelnemersbijdragen bedraagt eind 2023 83%. Wanneer het positieve saldo terug zou vloeien naar haar deelnemers, dan zou dit voor de gemeente Bernheze een bedrag betekenen van € 2.7 41 ,*

3.1 Reactie BHIC op zienswizen van gemeente Bernheze betreffende de Kadernota 2025 Naar aanleiding van de ontwerp KadeÍnota 2025 heeft de gemeente Bernheze zienswijzen ingediend waarbij alle gemeenschappelijke regelingen gevraagd worden om kritisch naar de begroting 2025 en verder te kijken vanwege de zware Íinanciële jaren die de gemeenten te wachten staan. Het BHIC heeft inhoudelijk gereageerd op deze zienswijzen. De verhoging van de bijdrage van de gemeente Bernheze aan het BHIC is gebaseerd op beleid waarmee de gemeenteraad eerder mee heeft ingestemd (zie 1 .1 ). Buiten deze verhogingen past het BHIC alleen de afgesproken prijsindexering toe. Er wordt geen nieuw beleid ontwikkeld waardoor de financiële bi,drage verder verhoogd wordt.

2

Het BHIC kent een algemene reserve en drie bestemmingsreserves. De reserves hebben bepaalde bandbreedtes. Een overschot in de jaarexploitatie gaat, mits binnen de bandbreedtes, automatisch naar de reserves. Wanneer dit boven de bandbreedtes uitkomt, is het uitgangspunt dat dit terugvloeit naar de deelnemers. Het BHIC-bestuur besluit hreroveÍ.

Risico's N.v t.

Kosten en dskking De verwachte deelnemerskosten voor de gemeente Bernheze aan het BHIC bedragen in 2025 € 150.500,-- Hiermee is in de begroting van de gemeente Bernheze rekening gehouden.

Vervolg Het BHIC zal per brief geinÍormeerd worden over het standpunt van de gemeente Bernheze

Evaluatie Jaarlijks ontvangen de deelnemende gemeenten en waterschappen de jaarstukken van het BHIC. ln hoeverre het BHIC de plannen en doelstellingen voot 2025 heeft kunnen realiseren zullen in het betreffende jaarverslag en jaarrekening worden verantwoord.

Bij-

De bijlage(n) zijn digitaal beschikbaar.

lage(n):

. Ontwerpbegroting BHIC 2025 (648261 r Kadernota BHIC 2025 (64824) . Zienswijzen op Kadernota BHIC 2025 en reactie BHIC (64825) . Jaarrekening BHIC 2023 (64823) o Jaarverslag BHIC 2023 (648?21 . AdoptieadviesCollegevoorstel Ontwerpbegroting(65300) . AdoptieadviesRaadsvoorstelOntwerpbegroting(65299) . Concept brief aan BHIC (65270)

Burg/emeester en wethoudeÍs,

Peggy Hurkmans secretaris

Mark burge

3