Jaarverslag/jaarrekening 2022 en ontwerpbegroting 2024 BHIC

Registratienummer

32757 / 33381

Raadsvoorstel Datum vergadering

Agendapunt Onderwerp

Portefeuillehouder

29 juni 2023 6 Jaarverslag/Jaarrekening 2022 en Ontwerpbegroting 2024 BHIC wethouder Maarten Everling

Heesch, 9 mei 2023

Inleiding Het BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) voert namens de deelnemende gemeenten en waterschappen taken uit voor het beheer en toegankelijk maken van het te bewaren ar­ chiefmateriaal van deze organisaties voor het publiek. Ook voor de gemeente Bernheze voert het BHIC deze taken uit. Daarnaast houdt het BHIC toezicht op de uitvoering van het informa­ tiebeheer binnen de deelnemende organisaties. Een duurzame digitale archivering een steeds belangrijkere rol binnen het takenpakket van het BHIC. In het jaarverslag en de jaarrekening 2022 legt het BHIC inhoudelijk en financieel verantwoor­ ding af. Het bestuur van het BHIC stelt de deelnemende gemeenten en waterschappen in de gelegen­ heid hun zienswijzen met betrekking tot de ontwerpbegroting 2024 kenbaar te maken. Voorstel 1. Een positieve zienswijze te geven op de ontwerpbegroting 2024 van het Brabants Histo­ risch Informatiecentrum (BHIC) 2 Kennis te nemen van het Jaarverslag en de Jaarrekening 2022 van het Brabants Histo­ risch Informatiecentrum (BHIC) 3. In te stemmen met het voorstel het gerealiseerde positieve resultaat van € 38.439,-- toe te voegen aan de bestemmmgsreserve e-depot infrastructuur.

Argumenten 1.1 De ontwerpbegroting 2024 past binnen het beleid vastgelegd in de Kadernota 2024 van het BHIC De gemeenteraad heeft in de vergadering van 2 maart 2023 een positieve zienswijze gegeven over de Kadernota 2024 van het BHIC De lijn, uitgezet in de ontwerpbegroting, wijkt niet af van het beleid dat is uitgezet in deze Kadernota In het raadsvoorstel, besproken in de raadsverga­ dering van 2 maart 2023, is er al op gewezen dat deze ingezette lijn inhoudt dat de jaarlijkse bijdrage aan het BHIC aangepast zal worden. Het BHIC heeft een eigen e-depot ontwikkeld voor een duurzame bewaring van het te bewaren digitale archief van de aangesloten organisaties Voorheen heeft het BHIC hiervoor gebruik kunnen maken van voorzieningen van de rijksoverheid Deze wil echter met langer de verant­ woordelijkheid dragen voor het archiefbeheer van decentrale overheidsorganisaties. Eerder heeft de raad ingestemd met een stapsgewijze verhoging van de bijdrage per inwoner om deze voorziening te kunnen bekostigen. Hiervoor zal in 2024 de bijdrage die ter beschikking gesteld wordt aan het BHIC toenemen met € 0,25 per inwoner. Deze bijdrage zal stapsgewijs in de komende jaren groeien naar € 0,45 per inwoner in 2025, € 0,65 per inwoner in 2026 en € 0,85 per inwoner in 2027. Vanaf 2025 wordt de actualisatie van de inwoneraantallen per gemeente meegenomen.

Vanaf 2028 wordt de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage De kosten van de e-depotvoorziening zijn tot met 2026 hoger dan de bijdragen. De meerkosten van de e-

depotvoorziening worden gedekt uit de transitievergoeding e-depot van het rijk en de inzet van de bestemmingsreserve e-depot. Door in te stemmen met deze (extra) bijdrage aan het BHIC, stemt u in met de meest voordelige manier om het digitale archief van de gemeente Bernheze veilig te stellen en te voldoen aan de verplichtingen vanuit de Archiefwet. Het alternatief (zelf een e-depotvoorziening realiseren) zal vele malen kostbaarder zijn. In de begroting 2024 is een loon- en prijsindexatie verwerkt van 6,1% (3,4% voor 2024 en 2,7% correctie 2022). Op basis van bovenstaande cijfers wordt de bijdrage van de gemeente Bernheze aan de ge­ meenschappelijke regeling begroot op € 128 500,--

2.1 De jaarrekening 2022 is afgesloten met een positief resultaat Overeenkomstig de Wet Gemeenschappelijke Regelingen kent de vaststelling van de jaarreke­ ning geen procedure waarbij de gemeenteraad bedenkingen of zienswijzen kan indienen. De gemeenteraad wordt wel geïnformeerd over de jaarrekening. De jaarrekening 2022 van het BHIC is door de accountant gecontroleerd en goedgekeurd en heeft een positief resultaat van € 38439,3.1 Goede inzet van het batig saldo 2022 door deze toe te voegen aan de bestemmingsreser­ ve s e-depot Deze bestemmingsreserve wordt ingezet voor het ontwikkelen van een e-depot in eigen beheer door het BHIC. Binnen dit e-depot worden de digitale archieven van de bij het BHIC aangeslo­ ten gemeenten en waterschappen duurzaam bewaard en ontsloten Door op een efficiënte ma­ nier deze bestemmingsreserve hiervoor in te zetten kan de stijging van de deelnemersbijdragen aan de e-depotkosten beperkt blijven Risico’s

In de begroting 2023 was al deels geanticipeerd op de stijgende energiekosten, desal­ niettemin moet rekening worden gehouden met een behoorlijke overschrijding in 2023. Bij een exploitatietekort zal hiervoor de algemene reserve worden aangesproken, dat biedt voor de korte termijn soelaas. Op basis van de energieprijzen voor energie 2023 (via centrale inkoop van het Rijksvastgoedbedrijf), moet hiermee rekening gehouden worden. Voor 2024 wordt er weer tegen nieuwe tarieven ingekocht door het RVB en gezien de huidige marktprijzen hopen we op lagere prijzen. Bij dit scenario blijven de extreem hoge kosten beperkt tot 2023. Gesteld kan worden dat op basis van de huidi­ ge informatie ook een eventueel tekort in 2024 gedekt kan worden door de aanwezige algemene reserve. Maar wanneer de hoge(re) tarieven structureel blijken, zal een structurele oplossing gezocht moeten worden. Hiervoor zal het BHIC een beroep doen op het rijk maar het is niet uitgesloten dat in een dergelijke situatie ook een beroep wordt gedaan op de deelnemende organisaties. Kosten en dekking De verwachte deelnemerskosten voor de gemeente Bernheze voor de ontwerpbegroting 2024 van het BHIC zijn € 128.500,-- Hiermee is in de begroting van de gemeente Bernheze rekening gehouden.

Vervolg Het BHIC zal geïnformeerd worden over de positieve zienswijze, vastgesteld door de raad van de gemeente Bernheze Evaluatie

-2-

Jaarlijks ontvangen de deelnemende gemeenten en waterschappen de jaarrekening en de (ontwerp)begroting van het BHIC. In hoeverre het BHIC de plannen en doelstellingen voor 2024 heeft kunnen realiseren zal in de betreffende jaarrekening worden verantwoord. Bijlage(n) De bijlage(n) zijn digitaal beschikbaar. • Ontwerpbegroting BHIC 2024 (32761) • Kadernota BHIC 2024 (32760) • Jaarrekening BHIC 2022 (32759) • Jaarverslag BHIC 2022 (32758) • Adoptieadvies raadsinformatiebrief (33359) • Adoptieadvies collegevoorstel (33358) • Raadsbesluit (33499) • Concept brief aan BHIC (33513)

Burgemeester en wethouders,

Peggy Hurkmans secretaris

tftoine Walraven ’aarnemend burgemeester

-3-