Jaarverslag-jaarrekening 2021 en ontwerpbegroting 2023 Brabants Historisch Centrum (BHIC)

Resistrataenummer: í670391

\ í

Raadsvoorstel Ondemerp

Jaarverslag/jaarreken n g 2021 en ontwer p begroting 2023 Brabants Historisch lnformqtig Centrum (BHIC) i

uillehouder:

Heesch, 10 mei 2022

lnleiding Het BHIC voert namens de deelnemende gemeenten en waterschappen taken uit voor het beheer en toegankelijk maken van het te bewaren archiefmateriaalvan deze organisaties. Ook voor de gemeente Bernheze voert het BHIC deze taken uit. Daarnaast houdt het BHIC toezicht op de uitvoering van het informatiebeheer binnen de deelnemende organisaties. ln haar ontwerp begroting geeft het BHIC aan welke koers zij hiervoor uitzetten in 2023. Een duurzame digitale archivering speelt in deze plannen een belangrijke rol. Het jaarverslag en de jaarrekening2021geven aan hoe het jaar 2021 binnen het BHIC inhoudelijk en financieel verlopen is. Het bestuur van het BHIC stelt de deelnemende gemeenten en waterschappen in de gelegenheid hun zienswijzen met betrekking tot de ontwerp begroting 2023 kenbaar te maken. Met dit raadsvoorstel sluit de gemeente Bernheze aan bij het advies van de adoptiegemeente.

Voorstel

1. Een positieve zienswijze te geven op de ontwerp begroting 2023van het Brabants Historisch lnformatiecentrum (BH lC)

2. Kennis te nemen van het Jaarverslag en de Jaarrekening 2021 van het Brabants Historisch lnformatiecentrum (BH lC)

3. ln te stemmen met het voorstel het gerealiseerde positieve resultaat van €58.085,-- toe te voegen aan de bestemmingsreserve e-depot infrastructuur

Argumenten 1.1 De ontwerp begroting 2023 en de meerjarenbegroting 2024-2026 passen binnen het bestaande beleid, vastgelegd in de Kadernota 2023 BHIC De gemeenteraad heeft in de vergadering van 24 februari 2022 een positieve zienswijze gegeven over de KadernoÍa 2023 van het BHIC. ln dit besluit is aangegeven dat het Rijk uit de samenwerking met alle RHC's (Regionale Historische Centra) wil treden omdat het Rijk geen verantwoordelijkheid wil dragen voor de (digitale) raadpleegbaarheid van de archieven van andere overheden. Dit zou wel het gevalzijn wanneer de digitale archieven van RHC's zouden zijn ondergebracht in het e-depot van de Rijksoverheid. Vanaf 2022 komen alle kosten van de e-depotvoorziening voor eigen rekening van de RHC's. Het BHIC wil vanaf 2024 structureel een aanvullende bijdrage vragen aan de deelnemende organisaties om deze voorziening goed en toekomstbestendig beschikbaar te houden. Dit is verwerkt in de Meerjarenraming 2024-2026. De bijdrage per inwoner wordt in 2024 verhoogd met €0,25 oplopend met 20 cent per jaar naar uiteindelijk €0,85 per inwoner vanaf 2027. (Aanzienlijk lager dan de €1,10 per inwoner waarvan de afgelopen jaren werd uitgegaan). Deze verhoging komt overeen met het voorstel dat het BHIC aan de deelnemende organisaties heeft voorgelegd en waarmee de gemeenteraad heeft ingestemd op 24-02-2022.

Bij het opstellen van de ontwerp begroting 2023 is uitgegaan van indexatie voor stijgende lonen en prijzen van 2,0o/o.

Vanaf 2019 is voor een proefperiode van drie jaar het eigenaarsonderhoud van De Citadel, waar het BHIC is gehuisvest, door het Rijksvastgoedbedrijf overgedragen aan het BHIC. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft wel eigenaar van het gebouw. Doordat het BHIC nu zelf verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud stijgt de compensabele BTW voor de deelnemende gemeenten. Met instemming van het Rijksvastgoedbedrijf mag het te behalen voordeel van het zelf uitvoeren van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel, binnen de doelstellingen van het BHIC, vrij worden besteed. Er is een beperking: het (rijks)geld mag niet gebruikt worden voor structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Dat wil niet zeggen dat de deelnemende gemeenten en waterschappen niet indirect zouden kunnen profiteren van dit voordeel. ln 2021 is de genoemde proefperiode geëvalueerd, waarbij besloten is dat per 01-01-2023 het nieuwe huisvestingsstelsel definitief wordt. Het jaar 2022 is een overgangsjaar en wordt benut om het nieuwe stelsel vorm te geven en om het BHIC de mogelijkheid te geven hun huisvestingsproces in te richten.

2.1 De jaarrekening 2021 is afgesloten met een positief resultaat Overeenkomstig de Wet Gemeenschappelijke Regelingen kent de vaststelling van de jaarrekening geen procedure waarbij de gemeenteraad bedenkingen of zienswijzen kan indienen. De gemeenteraad wordt wel geïnformeerd over de jaarrekening. De jaarrekening van het BHIC is door de accountant gecontroleerd en goedgekeurd en geeft een positief resultaat over 2021 van €58.085,-3.1 Goede inzet van het batig saldo 2021 door deze toe te voegen aan de bestemmingsreserves e-de pot infrastructu ur

Deze bestemmingsreserve wordt ingezet voor het ontwikkelen van een e-depot in eigen beheer door het BHIC. Binnen dit e-depot worden de digitale archieven van de bij het BHIC aangesloten gemeenten en waterschappen duurzaam bewaard en ontsloten. De expertise die daarvoor nodig is, huurt het BHIC in. Door op een efficiënte manier deze bestemmingsreserves hiervoor in te zetten kan de stijging van de deelnemersbijdragen, genoemd bij 1.1 beperkt blijven.

Risico's Nvt

Kosten en dekking De verwachte deelnemerskosten voor de gemeente Bernheze voor de ontwerp begroting 2023

van het BHIC zijn €114.300,--. Hiermee is in de begroting van de gemeente Bernheze rekening gehouden.

Vervolg Het BHIC zal geïnformeerd worden, dat er een positieve zienswijze is vastgesteld door de raad van de gemeente Bernheze.

Evaluatie Jaarlijks ontvangen de deelnemende gemeenten en waterschappen de jaarrekening en de (ontwerp)begroting van het BHIC. ln hoeverre het BHIC de plannen en doelstellingen voor 2023 heeft kunnen realiseren zal in de betreffende jaarrekening worden verantwoord.

Bijlage(n): De bijlage(n) zijn digitaal beschikbaar

o Jaarverslag BHIC 2021 (1669294)

2

Jaarrekening BHIC 2021 (1669295) Kadernota BHIC 2023 (1669296)

Ontwerp begroting BHIC 2023 (1669297) Adoptieadvies (1 67021 0) Concept raadsbesluit (1 67 0477) Concept brief naar BHIC (1670215)

eester en wethouders.

Peggy Hurkmans secretaris

Moorman

3