Jaarstukken 2023

Met de komst van het Preventief Medisch Onderzoek kunnen al onze collega’s een gezondheidscheck doen en begeleiden we hen naar een gezondere leefstijl Daarnaast zijn we een pilot gestart binnen post Liempde om bewegen en sport onder brandweervrijwilligers te stimuleren in hun vrije tijd. Met inspiratiesessies hebben we nieuwe medewerkers bewust gemaakt en geactiveerd om duurzamer te denken en te handelen, en dit ook toe te passen in hun werk. In 2022 hadden alle andere medewerkers deze inspiratiesessies al gevolgd. 2.3.2

Prestaties Bedrijfsvoering

Het ziekteverzuim van de organisatie is in 2023 als volgt: Indicator

Realisatie 2023 (YTD)

Realisatie 2022

Toelichting / maatregelen

Percentage ziekteverzuim VRBN: 3,75%

Percentage ziekteverzuim VRBN: 3,61%

Het verzuim-% ligt de eerste maanden van het jaar nog boven de 4%. De lentemaanden laten een zeer laag verzuim zien. In paragraaf 3.1.1 op pagina 30 wordt inzicht gegeven in de meldingsfrequentie en gemiddelde verzuimduur.

Ziekteverzuim

2.3.3

Majeure ontwikkelingen en projecten

Nevenaffecten van de prijsstijgingen De toestand op het wereldtoneel maken dat we bij huisvesting, materieel en inkoop veel last hebben van de als maar oplopende indexeringen, de schaarste aan grondstoffen, hulpmiddelen en arbeidskrachten. Dit leidt tot constant bijstellen van planningen, nieuwe financiële ramingen en onderhandelingen, die maken dat bestaande projecten vertraging oplopen en nieuwe projecten niet opgestart kunnen worden.

26 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

Digitale werkplek De overstap naar de nieuwe digitale werkplek die op 13 februari 2023 heeft plaatsgevonden was een grote verandering. De werkomgeving van ongeveer 300 beroepsmedewerkers is gemigreerd en ook 900 brandweervrijwilligers hebben toegang gekregen tot deze omgeving. Deze ontwikkeling draagt bij aan betere en efficiëntere samenwerking. Daarnaast kunnen we sneller stappen zetten op het gebied van informatievoorziening en informatieveiliger werken. Informatieveiligheid We hebben als organisatie flink ingezet op informatieveiligheid. Zo hebben we een Chief Information Security Officer (CISO) aangetrokken, heeft er een BIO-meting (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) plaatsgevonden naar de informatieveiligheid van onze organisatie en is er een cyberoefening uitgevoerd. Ook is gewerkt aan een bewustwordingscampagne voor privacy- en informatieveiligheid. Sam Begin februari 2023 begon de “final countdown”. Gezamenlijk telden we af naar het grote moment op 13 februari, waarop Sam werd geboren. Ons nieuwe sociaal intranet, dat goede samenwerking en verbinding makkelijker maakt. Met Sam kunnen collega’s elkaar makkelijker vinden, beheert elk team zijn eigen informatieve pagina’s, worden er persoonlijke en zakelijke berichten gedeeld en zijn er groepen waar je lid van kan worden.

2.3.4

Wat heeft het gekost?

Onderstaande tabel geeft de inzet van financiële middelen weer.

Thema Bedrijfsvoering bedragen * € 1.000

Werkelijk 2023

Werkelijk 2022

12.828 11 -12.817 199 2.880 2.681 -10.137

10.435 171 -10.264 201 829 628 -9.636

-9.726 -9.829 -10.137 Totaal Bedrijfsvoering De afwijkingen worden nader toegelicht in 4.2.2 Toelichting op de baten en lasten.

-9.636

Bedrijfsvoering VR Totaal lasten Totaal baten Saldo van baten en lasten Bedrijfsvoering Dotaties aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo mutatie reserves Saldo Bedrijfsvoering na verrekening reserves

2.4

Begroting 2023 Begroting 2023 na Primair wijziging 10.007 12.565 97 17 -9.911 -12.548 199 185 2.919 185 2.720 -9.726 -9.829

Totale verantwoorde realisatie en algemene middelen

Het totaal van de lasten die we over de toegelichte programma’s verantwoorden telt op tot het volgende saldi, voor en na reservemutaties.

27 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

Totaal programmaverantwoording Begroting 2023 Begroting 2023 na Primair wijziging

Totaal saldo van baten en lasten programma's

Werkelijk 2023

Werkelijk 2022

-46.350 -

-50.207 -

-49.465 -

-44.763 -

Totaal saldo reservemutaties programma's

-2.230

238

-163

-766

Totaal saldo programma's na verrekening reserves

-48.580

-49.969

-49.628

-45.529

Begroting 2023 Begroting 2023 na Primair wijziging 4.929 7.033 1.264 1.323 40.662 40.662 989 989 739 739 48.583 50.746 -2 228

Werkelijk 2023

Werkelijk 2022

7.033 1.323 40.662 989 745 50.752 402

5.159 1.271 224 38.520 936 701 46.811 -1

0

Daartegenover zijn de volgende dekkingsmiddelen gerealiseerd. Algemene Middelen Algemene Middelen BDUR Veiligheidsregio algemeen BDUR GHOR Vergoeding meerkosten Corona (2021) Gemeentelijke bijdrage Veiligheidsregio algemeen Gemeentelijke bijdrage GHOR Gemeentelijke bijdrage Bevolkingszorg totaal bijdragen Saldo financieringsfunctie

Totaal Algemene Middelen

48.580

50.974

51.153

46.810

Gerealiseerd resultaat

-

1.005

1.526

1.281

* Weergave GHOR: voor het onderdeel GHOR zijn enkel nog de baten en lasten van de veiligheidsregio weergegeven (waarbij de lasten overeenkomen met 94,9% van de door de GGD gerealiseerde kosten).

Daarmee is in 2023 een voordelig saldo gerealiseerd van € 1.526.000, wat € 521.000 hoger is dan het begrote voordeel naar aanleiding van de prognoses bij de bestuursrapportage. De prognose van de bestuursrapportage die in de gewijzigde begroting over 2023 is verwerkt, was € 1.005.000 positief. In 4.5.2 Toelichting op de baten en lasten worden de oorzaken van dit verschil toegelicht. De overhead van de veiligheidsregio maakt in de realisatie 26,2% uit van het lastenvolume, hetgeen iets hoger is dan dit percentage in de begrotingen. Een specificatie is opgenomen in het financieel overzicht op taakvelden (zie 4.10).

28 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

3. Jaarverslag: Paragrafen

In dit hoofdstuk komen de paragrafen aan bod. Het doel van een paragraaf is om voor thema overstijgende onderwerpen één totaalbeeld te geven. Volgens het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) zijn de volgende paragrafen verplicht: - lokale heffingen, - weerstandsvermogen en risicobeheersing, - onderhoud kapitaalgoederen en investeringen, - financiering, - bedrijfsvoering, - verbonden partijen, - grondbeleid. Omdat wij als veiligheidsregio geen lokale heffingen heffen en niet over grondposities beschikken, zijn de paragrafen ‘lokale heffingen’ en ‘grondbeleid’ niet opgenomen in de jaarstukken. Het overzicht investeringen is toegevoegd aan de paragraaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’ om een eenduidig en volledig beeld te geven betreffende dit onderwerp.

3.1

Bedrijfsvoering

3.1.1 Algemeen Formatie In onderstaand overzicht is onze formatie opgenomen. De realisatie van de gegevens heeft betrekking op de stand van zaken per ultimo 2023.

29 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

Beroepsformatie

Formatie FTE's 29,7

Crisisbeheersing (excl. GHOR) Brandweer

201,9

Bedrijfsvoering

66,8

Totaal

298,3

De medewerkers van GHOR zijn in dienst bij GGD Hart voor Brabant en komen in bovenstaande cijfers niet terug. De centralisten van Meldkamer Brandweer Oost-Brabant (MKBOB) en de Calamiteiten Coördinatoren (Caco’s) komen wel terug in bovenstaande cijfers. Zowel de centralisten als de Caco’s zijn in dienst van VRBN, maar werken ook voor Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost. Ziekteverzuim In 2023 is het ziekteverzuimpercentage (3,75%) iets hoger ten opzichte van 2022 (3,61%). De gemiddelde verzuimduur is gestegen naar 15,83 dagen in 2023 t.o.v. 11,46 dagen in 2022.

Ziekteverzuim Ziekteverzuimpercentage

2023 3,75%

2022 3,61%

Meldingsfrequentie

0,78

1,06

Gemiddelde verzuimduur in dagen

15,83

11,46

Instroom 83

Uitstroom 60

Vrijwilligers

46

26

Jeugdbrandweer

8

17

Mobiliteit

Mobiliteit Beroeps

Algemene Verordening Gegevensbescherming De Functionaris Gegevensbescherming (FG) heeft een dashboard ingericht voor de vorderingen op het gebied van gegevensbescherming. Dit biedt de portefeuillehouder en het managementteam een tool om te sturen op (de voortgang van) compliance met de AVG. Inkoop In 2023 heeft VRBN een aantal Europese en niet-Europese aanbestedingen doorlopen. Een overzicht hiervan is opgenomen in bijlage 5.4. De meerjarige verplichtingen die zijn aangegaan, zijn opgenomen in de toelichting op de balans. CO2-footprint VRBN De CO2-footprint laat zien hoeveel broeikasgas wordt uitgestoten en eventueel wordt gecompenseerd door inkoop van CO2-compensatie. De CO2-emissies zijn in deze footprint gegroepeerd per thema. In de footprint is ook af te lezen wat de grootste bijdrage aan de CO2-uitstoot veroorzaakt. Momenteel meten we een beperkt aantal indicatoren. We gebruiken hiervoor de milieubarometer. We werken de komende jaren aan uitbreiding van de footprint met andere thema’s zoals afval, water, woonwerkverkeer en SROI.

30 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

Vanuit de duurzaamheidsambitie hebben we in 2021 onze eerste CO 2-footprint opgesteld. De ontwikkeling van onze footprint vanaf 2022 zal op een later moment worden gerapporteerd. Visitatie In de Wet veiligheidsregio’s is in artikel 56 lid 1b opgenomen dat er eenmaal in de vijf jaar een visitatie door een visitatiecommissie wordt uitgevoerd. De veiligheidsregio’s hebben dit in gezamenlijkheid opgepakt. Onze veiligheidsregio was een van de drie pilotregio’s en heeft op 9 november 2023 de visitatie gehad. De visitatiecommissie, bestaande uit collega’s van andere veiligheidsregio’s, concludeerde onder meer dat er zeer betrokken, bevlogen, enthousiaste medewerkers zijn, met veel ruimte voor initiatief en er een positieve lijn was naar aanleiding van de vorige visitatie. En echt Brabantse organisatie en cultuur: “Juichen met de handen in de zakken”. 3.1.2 Nadere toelichting financiële rechtmatigheid In deze paragraaf is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. Tevens heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie zij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. In deze paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid en is ook beschreven welke actie zal worden ondernomen om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. In paragraaf 4.12 van de jaarrekening worden de volgende afwijkingen verantwoord: Geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen

bedragen * € 1.000

Begrotingscriterium 1A. 1B. 2. 3.

Overschrijding lasten programma’s (of indien van toepassing een ander door het algemeen bestuur vastgesteld autorisatieniveau) Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) Nog niet door het algemeen bestuur geautoriseerde reservemutaties (via melding, wijziging of goedgekeurde verantwoording) Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan het algemeen bestuur zijn gemeld.

Voorwaardencriterium Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk toegelicht in jaarrekening en in paragraaf bedrijfsvoering)

Onrechtmatige afwijking 332

Passend binnen Saldo toe te lichten vastgesteld beleid onrechtmatigheden 332 -

960

960

-

1.468

1.468

-

2.760

2.760

-

117

-

117

2.877

2.760

117

M&O criterium Geen bevindingen

Totaal van onrechtmatigheden

Het totaal aan afwijkingen, fouten en onduidelijkheden ten aanzien van het begrotings-, voorwaardenen misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium komt boven de door het algemeen bestuur vastgestelde verantwoordingsgrens van € 553.000 (1% van de totale lasten en dotaties) en wordt daarom verantwoord. De individuele rechtmatigheidsfouten en individuele onduidelijkheden worden hier toegelicht, voor zover deze boven de rapportagegrens van € 50.000 liggen en toelichting behoeven.

31 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

Begrotingscriterium In de financiële verordening is als uitgangspunt vastgelegd dat iedere overschrijding van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Een overschrijding wordt als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De recentere Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV2 stelt echter dat overschrijdingen van de lasten en investeringen ten opzichte van de begroting na wijziging en (bekende of bekend veronderstelde) afwijkende baten en onderschrijdingen van lasten en investeringen, die niet tijdig tot een aanpassing van de begroting hebben geleid, bij de fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden betrokken. De begroting van VRBN kent één programma (Veiligheid), maar de begrote baten en lasten zijn vastgesteld op thema’s en deelprogramma’s.

Dat betekent dat op dit lagere niveau de rechtmatigheid ten aanzien van het begrotingscriterium wordt getoetst. Een afwijking op deelprogrammaniveau is een saldo van meerdere programmaonderdelen en van baten en lasten. Het is daarom onvermijdelijk dat de optelling van individuele afwijkingen leidt tot een hoger totaal aan afwijkingen dan het saldo op het programma. De tabel laat zien dat er in totaal € 2.760.000 aan afwijkingen zijn opgetreden die aan het begrotingscriterium moeten worden getoetst. Al deze afwijkingen passen binnen vastgesteld beleid, hetgeen we toelichten met verwijzingen naar de afwijkingenanalyse in paragraaf 4.5.2. van de jaarrekening. Daarom vereist geen enkele afwijking binnen deze verantwoording ten aanzien van het begrotingscriterium een nadere toelichting als onrechtmatigheid. De volgende toelichting bij de vermelde bedragen dient ter onderbouwing van deze conclusies. Overschrijdingen op de lasten van de programma’s € 332.000 (1A) • Crisis- en rampenbestrijding: voor zover niet gerelateerd aan extra baten, zijn de lasten van met € 68.000 overschreden wegens de periodieke systeemtest, opleiding van nieuwe medewerkers in het kader van de versterking van crisisbeheersing en de toename van de verzorgde trainingen.

We beschouwen deze overschrijding geheel als passend binnen bestaand beleid en deze is toegelicht in 4.5.2 (Bedrijfsvoeringskosten en Voorbereiding Crisisorganisatie). • Bedrijfsvoering: een overschrijding van de lasten met € 263.000, waarbinnen twee significante posten die niet zijn gemeld bijdragen aan de totale overschrijding. Dit is een noodzakelijke toevoeging aan de voorziening FLO van € 410.000 en een overschrijding op personeelskosten van € 211.000 wegens incidentele mobiliteitskosten in 2023; beiden vloeien voort uit bestaand beleid en worden toegelicht in 4.5.2. Ongeautoriseerde reservemutaties € 960.000 (2) • Crisisbeheersing en Rampenbestrijding: een onderschrijding van dotaties met €189.000 binnen vastgesteld beleid aangaande het saldo van de BDUR-middelen voor Versterking crisisbeheersing (openeinderegeling). En een overschrijding van onttrekkingen met € 51.000 wegens hogere uitgaven voor doorontwikkeling in het kader van beleidsplan 2020-2023.

2 Pagina 35 van de Kadernota rechtmatigheid 2023 (Commissie BBV, november 2023).

32 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

•

Brandweerzorg: een overschrijding van dotaties met € 661.000, welke samenhangt met een onderschrijding van de kapitaallasten materieel, groot onderhoud-huisvesting, en de saldi van de activiteitenbudgetten voor vrijwilligers. De dotaties van deze saldi betreffen openeinderegelingen en worden binnen bestaand beleid toegelicht in 4.5.2. En een overschrijding van onttrekking met € 58.000 binnen vastgesteld beleid. Dit betreft kosten ten laste van de reserve in verband met tijdelijke huisvestingskosten aan de Plevierstraat.

Afwijkingen niet tijdig gemeld conform afspraken € 1.468.000 (3) • Crisisbeheersing en Rampenbestrijding: onderschrijding van € 52.000 op de begrote compensatie van meerkosten voor Crisisnoodopvang (COA) wegens lagere uitgaven (openeinderegeling). • GHOR: onderschrijding van € 413.000 op de begrote lasten; binnen beleid en toegelicht in 4.5.2. • Risicobeheersing: onderschrijding van € 110.000 op de salarisuitgaven en IKB; binnen beleid en toegelicht in 4.5.2. • Brandweerzorg: onderschrijding van de lasten met € 647.000 door lagere uitgaven welke samenhangen met een onderschrijding van de kapitaallasten materieel, groot onderhoudhuisvesting, en de saldi van de activiteitenbudgetten voor vrijwilligers. Deze openeinderegelingen worden gecompenseerd door reservering van overschotten (onder 2). En onderschrijding van de baten met € 73.000 die grotendeels verband houden met de lagere uitgaven voor opleidingen aan derden (toegelicht in 4.5.2) en minder interregionale bijstandverlening. • Bedrijfsvoering/financieringsfunctie: overschrijding van de begrote rente-ontvangsten met € 174.000 welke laag waren omdat niet op rentestijging gespeculeerd mag worden.

Maatregelen Om de afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde en geautoriseerde begroting te beperken, kennen we gedurende het jaar verschillende momenten waarop de uitputting van de beschikbare budgetten wordt gemonitord en geanalyseerd. Dit doet VRBN al enige jaren op deze wijze en dit heeft ook in de afgelopen tot geen materiële onrechtmatigheid geleid. Binnen de P&C-cyclus van VRBN gebruiken we op een tweetal momenten financiële rapportages. De verwachte uitputting wordt eerst bepaald aan de hand van de uitputting over de eerste vijf maanden van het jaar. Een tweede moment is bij het opstellen van de bestuurlijke rapportage, waarbij die analyse van de verwachte jaarprognose wordt bepaald op basis van de uitputting van ruwweg de eerste acht maanden van het jaar. Bij het opstellen van de jaarrekening vindt de laatste toetsing plaats. De budgethouders kunnen zelfstandig gedurende het jaar op elk moment real-time informatie uit het financieel systeem halen. Door nauwkeurige prognoses op te nemen voor de (neutrale) openeinderegelingen met betrekking tot te reserveren overschotten, kan het totaal aan afwijkingen wat verantwoord moet worden verder verkleind worden. Voorwaardencriterium Dit criterium heeft betrekking op het naleven van de externe wetgeving en interne, door het bestuur, besloten richtlijnen.

Specifieke aandacht gaat daarbij uit naar de naleving van de aanbestedingswet en aanbestedingsbeleid. Vanuit het management wordt de naleving hiervan strak gemonitord. Met onze verbijzonderde interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties die de accountant hanteert. In nauwe samenspraak met de accountant hebben we de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald. De controles zijn uitgevoerd op de volgende processen: lonen en salarissen, inkopen, materiële vaste activa, voorzieningen en reserves, gemeentelijke bijdrage en rijksbijdrage, memoriaalboekingen,

33 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

transitorische boekingen en frauderisico’s. Rechtmatigheidsfouten moeten in de verantwoording opgenomen en toegelicht worden indien zij boven het door het algemeen bestuur vastgestelde verantwoordingspercentage uitkomen. Wij hanteren de rapporteringstolerantie die ook met de accountant is afgesproken. Aanbestedingsrechtmatigheid De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. In de Gids Proportionaliteit (flankerend beleid bij de aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Een aanbestedende dienst dient de voorschriften toe te passen of een afwijking in de aanbestedingsstukken te motiveren. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Het dagelijks bestuur is van mening dat voldoende beheersmaatregelen zijn genomen om onrechtmatigheid op aanbestedingen te voorkomen. Al jaren wordt gebruik gemaakt van de Dynamische Inkoopkalender, waarin de uit te voeren aanbestedingen voor de verschillende jaren zijn vastgelegd.

Deze kalender wordt met regelmaat geactualiseerd op basis van de actuele bestedingen (zowel eventuele nieuwe aanbestedingen als ook bestaande aanbestedingen waarvan de vorm wijzigt). Vanuit Inkoop wordt ondersteuning verleend aan de managers, die in formele zin verantwoordelijk blijven voor het op de juiste wijze naleven van de regelgeving rondom Inkoop. Bij alle managers is voldoende kennis en bewustzijn aanwezig om alert te zijn op de juiste wijze van aanbesteden. Ook wordt bij verwachte uitgaven van meer dan €25.000 aan opdrachtwaarde in nagenoeg alle gevallen gebruik gemaakt van het Startformulier Inkoopproces. Indien hierin wordt verzaakt, dan wordt de betreffende budgethouder hierop aangesproken. Bij het Startformulier wordt op basis van de beschikbare informatie een reële inschatting gemaakt van de verwachte opdrachtwaarde. Vanuit Inkoop wordt vervolgens onder meer geadviseerd welke aanbestedingsvorm van toepassing is. Bij één crediteur (ten aanzien van groenonderhoud) is sprake geweest van het niet correct naleven van de aanbestedingsregels. In totaal betreft het een bedrag van €296.000. Groen onderhoud De uitgaven in 2023 rondom het groenonderhoud (€117.00) zijn onrechtmatig. De totale uitgaven in vier jaar (2020-2023) komen in dat jaar ruim boven de EU-drempel. In de afgelopen jaren zijn successievelijk (op drie na) de brandweerkazernes in eigendom bij VRBN gekomen.

Bij elke overdracht is ook het budget voor groenonderhoud overgedragen maar (uiteraard) de gemeentelijke contracten voor groenonderhoud niet. Inmiddels is de voorbereiding voor de aanbesteding opgestart. Doel is deze in 2024 te doorlopen waarna de uitgaven daarna rechtmatig zijn. Onderstaand wordt op enkele dossiers ingegaan, waar op dit moment naar ons oordeel geen onrechtmatigheid speelt maar in het komend of navolgend jaar mogelijk wel. DMS-systeem De kosten voor het DMS (JOIN/Decos) zijn in 2023 rechtmatig. De totale kosten over een periode van vier jaar (2020-2023) ad € 179.000 exclusief BTW blijven onder de Europese (EU) aanbestedingsdrempel. De jaarlijkse kosten zijn echter sinds 2022 flink gestegen, naar ruim € 61.000 exclusief btw per jaar. Dat betekent dat de totale uitgaven in 2024 de EU-drempel raken, waardoor er mogelijk een onrechtmatigheid ontstaat. Op dit moment loopt een EU-aanbesteding voor vervanging van dit pakket, waarna vervolgens de implementatie zal starten. Die implementatie loopt door tot in 2025. Het huidige DMS-pakket blijft tot die tijd in gebruik, zodat in 2025 voor een periode een onrechtmatigheid ontstaat.

34 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

Pagers Op 21 november is een EA-aanbesteding gepubliceerd door de Staat der Nederlanden (Ministerie van Veiligheid en Justitie), die ziet op de C2000 communicatie-infrastructuur. Het Ministerie heeft deze aanbesteding onder meer gedaan voor de gebruikersorganisaties Politie, Defensie en Brandweerkorpsen en Ambulancezorg. Nu blijkt dat de overeenkomst van het Ministerie van V&J in Q1 van 2023 is beëindigd. Dat betekent dat alle aankopen vanaf die datum niet meer via een rechtsgeldige overeenkomst zijn gedaan. De cumulatieve uitgaven over 2023 bedragen € 192.000 exclusief BTW en blijven daarmee onder de EU-drempel. Indien in 2024 wel aankopen van P2000 apparatuur dan zal de EU-drempel wel worden overschreden. Aangezien Veiligheidsregio Brabant Zuidoost en Veiligheidsregio Brabant-Noord samen een Meldkamer delen, is het wenselijk dat beide organisaties eenzelfde apparatuur gebruiken. Daarom vinden nu gesprekken plaats om te bepalen hoe en wanneer de Europese aanbesteding wordt opgestart (al dan niet in gezamenlijkheid met andere organisaties). Het bewustzijnsniveau om scherp te zijn op de juiste wijze van aanbesteden en de wijze waarop, is hoog. De vastlegging van de documentatie van de aanbestedingen voldoet. De informatie wordt wel op meerdere plaatsen vastgelegd (deels bij managers, bij Inkoop op de g-schijf en in JOIN).

Mogelijk verbeterpunt in deze is om naar een centrale bewaarplaats te gaan. Bij de controle als budgethouder wordt gecontroleerd op de wijze van prestatieverklaring door de prestatieverklaarder goed is vastgelegd (minimaal bij facturen groter dan € 2.500). De vastlegging is merkbaar verbeterd sinds we hier een instructie voor hebben geschreven. Daarbij wordt ook een check gedaan op de juiste toepassing van de tarifering conform de overeenkomst (vastlegging hiervan door of de overeenkomst bij te voegen of de link naar het document). Wet FIDO In 2023 is voldaan aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). VRBN maakt gebruik van de BNG, waardoor de overtollige saldi in het kader van de Wet Schatkistbankieren automatisch wordt afgeroomd. Per kwartaal toetsen we of we voldoen aan de kasgeldlimiet. Deze is in 2023 niet overschreden. Ook het renterisico op het begrotingstotaal van VRBN overschrijdt de renterisiconorm in 2023 niet. Misbruik en oneigenlijk gebruik Dit criterium heeft voornamelijk betrekking op het misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies en uitkeringen, zoals die door gemeenten worden verstrekt. Dit speelt niet bij VRBN. Er is over 2023 geen fraude geconstateerd.

3.2

Financiering

Het beleid van de veiligheidsregio inzake de financiering is vastgelegd in het Treasurystatuut Veiligheidsregio Brabant-Noord 2018 (AB, 4 juli 2018). Dit actualisatie van dit statuut zal met ingang van 2024 van kracht worden. De belangrijkste doelstellingen van het (huidige) treasurybeleid zijn: - De toegang tot de vermogensmarkten tegen de scherpst mogelijke condities. - Het vermijden van ongewenste financiële risico’s zoals rente-, valuta-, koers-, intern liquiditeits- en kredietrisico. - Het minimaliseren van de hiermee gemoeide interne verwerkingskosten en externe kosten. - Het realiseren van een flexibel en controleerbaar liquiditeitenbeheer in de organisatie. Bij de uitvoering van het beleid streeft de organisatie naar zekerheid en stabiliteit en kent ze haar beperkingen bij het inspelen op marktontwikkelingen. Daarom wordt langetermijnfinanciering verkozen boven rentevoordelen die op korte termijn te behalen vallen door kort te financieren. Ook omdat deze voordelen op middellange termijn kunnen verdwijnen als sneller geherfinancierd moet worden.

35 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

Bovendien zou de voorspelbaarheid nadelig worden beïnvloed. Terwijl deze keuze ervoor zorgt dat op de korte termijn het kredietrisico onder de kasgeldlimiet blijft, wordt op de lange termijn het renterisico beperkt door de langlopende leningen lineair af te lossen en zo een optimale spreiding te bewerkstelligen. Liquiditeitspositie Normaal liquiditeitsbeheer betekent voor de veiligheidsregio dat nieuwe financieringen worden aangetrokken om te compenseren voor aflossingen en daarnaast pieken in de bestedingen worden gemonitord ten opzichte van de ontvangsten. Doordat de lange financieringen ver voor de al dan niet vertraagde uitgaven van de bouwprojecten zijn aangetrokken, was in 2023 het schatkistsaldo dusdanig hoog dat op de korte termijn geen maatregelen nodig waren. In 2023 zijn geen kortlopende financiële middelen ingezet en is niet of nauwelijks gebruik gemaakt van de kredietfaciliteit. Kasgeldlimiet Op grond van de wet Fido dienen de begroting en de jaarverantwoording inzicht te verschaffen in de kasgeldlimiet over het afgelopen jaar en de renterisiconorm voor de komende vier jaar van de organisatie. Bij de berekening is de primaire (programma)begroting van het betreffende jaar uitgangspunt. De kasgeldlimiet beperkt de omvang van de vlottende schulden ten opzichte van de begroting en de vlottende middelen.

Aangezien geen korte financiering of roodstand binnen de kredietfaciliteit aan de orde is geweest, is het kasgeldniveau in alle kwartalen van 2023 ruim onder de limiet gebleven. bedragen * € 1.000

Toets kasgeldlimiet 2023 48.933 8,2% 4.012

Begrotingstotaal Voorgeschreven percentage Kasgeldlimiet 1e kwartaal 2023

2e kwartaal 2023

Gem vlottende schuld

4.812

5.361

4.972

5.599

Gem vlottende middelen

10.516

7.687

31.422

30.326

Gem netto vlottende schuld

5.705-

2.326-

26.450-

24.726-

Ruimte onder kasgeldlimiet

9.717

6.338

30.462

28.739

3e kwartaal 2023

4e kwartaal 2023

Met de huisbankier, BNG-bank, is een krediet- en depotarrangement vastgelegd van € 3.300.000 voor de kortlopende negatieve saldi in rekening-courant. Renterisiconorm De renterisiconorm beperkt voor de periode langer dan een jaar het bedrag waarvoor maximaal aflossingsverplichtingen aangegaan mogen worden die in één boekjaar vallen.

36 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

bedragen * € 1.000

Toets renterisiconorm 2023 Jaar

2023

2024

2025

2026

Begrotingstotaal

48.933

57.296

57.345

58.072

Voorgeschreven percentage Renterisiconorm

20% 9.787

20% 11.459

20% 11.469

20% 11.614

Renteherzieningen

-

-

-

-

Aflossingen Renterisico

2.250 2.250

2.750 2.750

3.150 3.150

3.150 3.150

Ruimte onder renterisiconorm

7.537

8.709

8.319

8.464

Uit het overzicht blijkt dat de veiligheidsregio in de huidige situatie ruim binnen de limiet blijft. Bij grotere investeringen (bv. in huisvesting) is voor maximale spreiding van aflossingen over de looptijd van de investeringen gekozen om binnen de renterisiconorm te blijven. De GHOR heeft geen aparte liquiditeitspositie. De kas- en bankmutaties lopen volledig via de subrekeningen van GGD Hart voor Brabant. Rentelasten, Renteresultaat en Rentetoerekening Het financieel overzicht op taakvelden (paragraaf 4.10) laat een gerealiseerd totaal van € 355.000 aan rentelasten zien ten opzichte van een begroot totaal van € 365.000, maar ook een voordeel van 164.000 op de rentebaten. Hoewel aannemelijk, waren de hoge rente-ontvangsten uit voorzichtigheid niet opgenomen in de gewijzigde begroting. Het renteresultaat, wat uit hetzelfde overzicht afgelezen kan worden als het verschil van de rente baten en rentelasten, bedroeg € 402.000. Door de uitzonderlijk hoge rentebaten (over een hoog schatkisttegoed wegens vooraf aangetrokken leningen) en dit resulterend positief rentesaldo, is de toerekening netto-rentelasten aan de taakvelden n lijn met de voorschriften vervallen. Volgens de systematiek wordt nettorente (nu dus 0) doorbelast aan de (sub)programma’s waarin de betreffende activa worden benut.

Elk activum is slechts aan één programma toegewezen en alle programma’s maken deel uit van slechts één taakveld. Er worden dan ook geen verdeelsleutels toegepast. Om de rente om te slaan over de genoemde activa, wordt de omslagrente berekend conform de notitie Activabeleid en dat resulteert voor 2023 in een omslagrente van 0%. Financieringsbehoefte In verband met belangrijke investeringen in de huisvestingsprojecten diende begin 2022/2023 de leningenportefeuille uitgebreid te worden met twee langlopende leningen voor een totaal van € 36 miljoen. Deze leningovereenkomsten werden met succes afgesloten voor tarieven binnen de vooraf gedane aannames, waarbij een gespreide opname van de leningen is overeengekomen. De opname van deze leningen is gebaseerd op de investeringsplanning. De inzet van liquiditeiten was in 2023 nog steeds onder het voorspelde niveau. Dit kan voornamelijk worden bestempeld als vertraging en heeft als gevolg dat de herfinanciering van bestaande leningen uitgesteld kon worden.

37 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

EMU-saldo VRBN EMU-saldo Lasten

bedragen x € 1.000

Werkelijk 2023

Saldo van baten en lasten

49.465

Bij: Afschrijvingen ten laste van exploitatie

4.195

Dotaties aan voorzieningen

915

Af: Investeringen

18.341

Voorzieningen voorzover transacties met derden

789

Totaal EMU-saldo

3.3

35.445

Onderhoud kapitaalgoederen

In artikel 12 van het BBV wordt aangegeven wat de beleidskaders zijn van het onderhoud van de kapitaalgoederen, de hieruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling van deze consequenties in de begroting. VRBN beschikt over een aanzienlijke omvang kapitaalgoederen. Met het onderhoud van de kapitaalgoederen is een substantieel deel van de begroting gemoeid. Deze kapitaalgoederen bestaan uit gebouwen, materieel en voertuigen. Gebouwen Sinds 2019 zijn 34 kazernes in eigendom overgedragen. Daarnaast worden 3 kazernes gehuurd en 1 kazerne wordt om niet gebruikt. Hiermee berust het eigendom en beheer van deze kazernes bij de veiligheidsregio. Naast de brandweerkazernes wordt gebruik gemaakt van een kantoorpand aan de Kooikersweg in ’s-Hertogenbosch. Bij het voorstel tot resultaatbestemming 2019 is een beslispunt opgenomen om een bestemmingsreserve groot onderhoud kazernes te vormen. Dit voor het egaliseren van de in de tijd gespreide onderhoudskosten. De reserve wordt gevoed op basis van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP), dat voor elke kazerne is opgesteld. Materiaal en voertuigen De veiligheidsregio heeft een grote vloot aan voertuigen en ander werkmaterieel. Het onderhoud aan zowel de voertuigen als de bepakking wordt voor een deel extern gedaan en voor een deel in eigen beheer.

Er is een Materieelbeheerssysteem voor de registratie van gebouwen, materieel en materiaal. Er is door de veiligheidsregio een bestemmingsreserve kapitaallasten ingesteld ten behoeve van vervanging van materieel en materiaal.

3.4

Weerstandsvermogen

3.4.1 Weerstandscapaciteit Het weerstandsvermogen geeft aan hoe goed de onderdelen in staat zijn om financiële tegenvallers (risico's) op te vangen. Het weerstandsvermogen wordt ingegeven door de hoogte van de weerstandscapaciteit (o.a. de algemene reserve) in verhouding tot potentiële risico’s. De algemene reserve dient om onvoorziene risico’s op te vangen. De stand van de algemene reserve was op 31-12-2022 € 2,77 miljoen en per 31-12-2023 was dit €2,40 miljoen (zie ook paragraaf 4.6.2 Toelichting op de balans). Bevolkingszorg 38 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

Bij het van start gaan van Bevolkingszorg als programma van de veiligheidsregio in 2015, is een reserve ingesteld waarmee jaarlijks overschotten en tekorten binnen dit programma verrekend worden. Deze reserve heeft een plafond van € 150.000. De stand van de reserve per 31 december 2022 was € 150.000 en deze is per 31-12-2023 ongewijzigd. 3.4.2 Financiële kengetallen VRBN De financiële kengetallen zijn gedefinieerd in het BBV en maken daarom deel uit van de jaarverantwoordingen en begrotingen. Kengetallen VR Verloop van de kengetallen Werkelijk

Begroot

Werkelijk

Ultimo 2022

Ultimo 2023

Ultimo 2023

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte VR Algemeen / C&R / BZ / BWZ Structurele exploitatieruimte GHOR

54% 54% 26% 3% 23%

67% 67% 16% -1,4% 5%

63% 63% 21% 0,1% 23%

Structurele exploitatieruimte

4%

-1,1%

1,1%

Opm.: de incidentele kosten voor de doorontwikkeling van de veiligheidsregio zijn geneutraliseerd, omdat deze niet uit de structurele middelen zijn gedekt.

Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de organisatie ten opzichte van de eigen middelen. Daarmee geeft deze een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen wordt voor de volledigheid weergegeven, maar de veiligheidsregio verstrekt geen leningen zodat beide kengetallen gelijk zijn. Hoewel de hoogte van de schuldquote afhankelijk is van bestuurlijke keuzes en het investeringsritme, kan ruwweg gesteld worden dat bij een schuldquote van 130% of hoger de houdbaarheid van de financiële positie in gevaar is (rood) en bij waarden tussen 100% en 130% de capaciteit om tegenvallers op te vangen of grote investeringen te doen een aandachtspunt is (oranje). Voor de veiligheidsregio zijn in 2023 geen zorgwekkende schuldenlasten aan de orde, zoals blijkt uit de waarden onder de 100%. De hogere begrote ratio wordt verklaard door de voorziene leningen voor de bouwprojecten, welke wat later gerealiseerd worden. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de veiligheidsregio in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van de organisatie.

Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft binnen de totale baten het percentage weer waarmee de structurele baten de structurele lasten overschrijden. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken. De incidentele onttrekking uit de reserve Doorontwikkeling Veiligheidsregio is net als voorheen als incidentele baat meegeteld, zodat de betreffende incidentele kosten zijn geneutraliseerd. Dat geldt ook voor de onvoorziene meerkosten als gevolg van de opvangcrises, welke geheel worden gecompenseerd en daarmee per saldo geen effect op dit kengetal hebben. Voorts blijkt uit dit kengetal voor VR Algemeen, C&R, BZ en BWZ dat in de begroting de structurele lasten net niet gedekt werden door de structurele inkomsten, door de grote salarisverhoging. In de 39 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

realisatie is dit wel het geval. Bij de GHOR wijst het kengetal zoals reeds onderkend op structurele ruimte in de begroting.

40 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

3.4.3

Risico’s

Het benodigde weerstandsvermogen wordt berekend door de het niet afgedekte financieel gevolg van een manifestatie, die een (negatief) effect heeft op de bedrijfsvoering en/of de financiële positie, te vermenigvuldigen met de kans op optreden, het bijbehorende risicoprofiel en daarna te wegen of het effect meerjarig of eenmalig is. In 2023 heeft het algemeen bestuur een geactualiseerde nota Weerstandsvermogen en risicomanagement vastgesteld. Daarin is de weging van de onderscheiden risico’s ietwat gewijzigd ten opzichte van de vorige methodiek. Met name het effect of een risico een meerjarige impact heeft is in de nieuwe methodiek meegenomen. In de tabel hieronder hebben we onze belangrijkste risico’s opgenomen. Daarna wordt een toelichting gegeven op de risico’s die nieuw zijn, of vervallen zijn of waarvan de omvang van het financieel gevolg is gewijzigd.

41 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

Het totale bedrag aan risico’s komt op € 3 miljoen. Met name door de gewijzigde systematiek van risicokwantificering is dit bedrag hoger uitgekomen. We komen hoger uit dan de huidige stand van de algemene reserve en onze weerstandsratio is ook lager dan het bestuurlijk vastgestelde minimum. In de nota Weerstandsvermogen en risicomanagement 2024 is de boven- en ondergrens van de algemene reserve gebaseerd op het totaal van de baten in de begroting van VRBN. In de begrotingen vanaf 2024 zal het totaal van de lasten boven de € 60 miljoen komen en daardoor zullen de onder- en bovengrens hoger komen te liggen op respectievelijk € 2,4 en € 3,2 miljoen. Dit was in 2022 nog respectievelijk € 2,0 miljoen en € 2,4 miljoen. Nieuwe, vervallen of gewijzigde risico’s Nieuw – Grotere prijsstijging investeringen materieel/materiaal We worden geconfronteerd met enorme prijsstijgingen op het materieel en materiaal. Door uitgestelde investeringen is dit risico voor onze veiligheidsregio nog niet financieel zichtbaar maar naar verwachting geschiedt dit wel over enkele jaren. Daarom wordt in 2024 een meerjarige impactanalyse gemaakt, zodat het risico beter in omvang te duiden is. Vooralsnog is nu een PM-post opgenomen. Nieuw – Sanering mogelijke PFAS-vervuiling eigen terreinen We hebben (waarschijnlijk hoge) saneringskosten bij het schoonmaken van de grond van onze kazerneterreinen.

Het is zeer aannemelijk dat er kazerneterreinen zijn waar sprake is van PFASvervuilde grond omdat we daar in het verleden PFAS-houdend schuim hebben opgebracht. Of en op hoeveel locaties dit speelt is nog in onderzoek. Vooralsnog is de omvang van het financieel gevolg op € 1.000.000 ingeschat. Nieuw – Niet verzekerde aansprakelijkheid voor PFAS-vervuiling We veroorzaken een PFAS-vervuiling doordat de brandweer tot op heden C8 houdend schuimvormend middel bij incidenten heeft ingezet. Het handelingskader is dat de brandweer in principe geen schuim meer inzet en bovendien alleen inzet wanneer de mogelijkheid tot het containen van vervuiling aanwezig is. Desalniettemin bestaat het risico dat we moeten laten saneren. Het financieel gevolg is op € 500.000 ingeschat. Nieuw – Verhoogd eigen risico i.v.m. gewijzigde dekking verzekeringen Voor het wagenpark is een nieuwe collectieve polis afgesloten waarbij het eigen risico per gebeurtenis gestegen is van € 1.000 naar € 5.000, waardoor de veiligheidsregio voor een groter deel eigen risicodrager is geworden. Vervallen – Taakdifferentiatie brandweer Dit risico is vooralsnog vervallen. In de vorige begroting was de impact van dit risico van het risico al verlaagd van € 1,0 miljoen naar € 125.000.

Vanuit het Veiligheidsberaad is in afstemming met de Minister van Veiligheid en Justitie afgesproken om vooralsnog in te zetten op implementatie van Bouwsteen 1. Hiervoor moet nog een aantal randvoorwaarden worden ingevuld. Een van die randvoorwaarden is ook financiële dekking, waarbij de lijn van het Veiligheidsberaad is dat deze wordt georganiseerd door de stelselverantwoordelijke. Het primaat ligt dus bij de stelselverantwoordelijke. De afweging of en wanneer de overige bouwstenen moeten worden geïmplementeerd is van latere orde. Het eventuele financiële effect hiervan na 2025 komt te liggen. Aangepaste weergave - Cyberincident/datalek Het financieel gevolg van dit risico is verlaagd van € 2.500.000 naar € 1.500.000. Dit omdat met de uitrol van een nieuwe digitale werkplekomgeving in 2023 meer maatregelen zijn genomen om een cyberincident of datalek te voorkomen.

42 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

Aangepaste weergave – Huisvesting Het financieel gevolg van dit risico is verhoogd van € 1.000.000 naar € 2.000.000. Enerzijds omdat de bouwkosten van nieuwbouw en/of renovatie stijgen (en daarmee de kapitaallasten) als ook omdat onze veiligheidsregio nog steeds geconfronteerd wordt met onverwachte tegenvallers in het groot onderhoud (die al dan niet in het meerjarenonderhoudsplan zijn meegenomen). 3.4.4

Beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's

Iedere vier jaar wordt de nota Weerstandsvermogen en risicomanagement herzien, of eerder als onverwachte grote wijzigingen in de risicosfeer hiertoe aanleiding geven. De meest recente nota is 30 november 2023 vastgesteld. Bij VRBN bestaat de weerstandscapaciteit uit de algemene reserve, die per 31-12-2023 de stand van € 2,4 miljoen had. Bij een benodigde weerstandscapaciteit van € 3,0 miljoen op basis van de risico’s, komt het weerstandsvermogen daarmee uit op 0,8. Volgens de kwalificatie van het Nederlands Adviesbureau is de omvang van een weerstandsratio in relatie tot geïdentificeerde risico’s daarmee matig (tussen 0,8 en 1 is matig, onder de 0,8 is onvoldoende).

3.5

Verbonden partijen

Er is sprake van een verbonden partij volgens het BBV als er sprake is van zowel een bestuurlijk als een financieel belang voor VRBN. Het bestuurlijk belang komt tot uitdrukking in de zeggenschap. Het financieel belang komt tot uitdrukking in het aan de verbonden partij ter beschikking gestelde bedrag. Dat is niet verhaalbaar als de verbonden partij failliet gaat, of waarvoor aansprakelijkheid bestaat als de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. VRBN is een samenwerkingsverband op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan 11 gemeenten deelnemen. Vastgelegd is dat de deelnemende gemeenten er zorg voor dragen dat VRBN over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen waarmee de exploitatie en het afdekken van financiële risico’s gewaarborgd is. Hierdoor is VRBN een verbonden partij voor de 11 gemeenten. Hieronder is een overzicht opgenomen van de rechtspersonen waarin VBBN een bestuurlijk en/of financieel belang heeft:

Naam Werkgeversvereniging Samenwerkende Veiligheidsregio's (WVSV)

Stichting Risicobeheer Veiligheidsregio's

Stichting Waarborgfonds Veiligheidsregio's

Doel De WVSV is de werkgeversvereniging voor arbeidsvoorwaarden voor alle werknemers van de veilgheidsregio's. De veiligheidsregio's willen door samenwerking een beter antwoord bieden op interne en externe ontwikkelingen omtrent verzekeringsaangelegenheden.

In gezamelijkheid dragen van risico's van niet-verzkerbare aanspraken na dienstongevallen

43 Samenwerken aan veiligheid.

Belang De WVSV is zelfstandig en onafhankelijk, juridisch vormgegeven als vereniging. Statuten en huishoudelijk reglement zijn beschikbaar op de website (www.wvsv.nl). Deelname aan de Stichting Risicobeheer Veiligheidsregio's, die door mioddel van het Expertisebureau Risicobeheer namens VRBN ondersteuning biedt bij ondermeer de (fnanciële) afhandeling bij aanspraken na onngevallen en de gezamenlijke inkoop van een ongevallenverzekering. Financieren van uitkeringen na dienstongevallen bij veiligheidsregio's voor zover niet door een andere voorziening afgedekt. Middelen komen voort uit jaarlijkse bijdragen door de veiligheidsregio's

Eigen en vreemd vermogen voor Jaarresultaat 2023 bestemming 2023 Nog niet bekend Nog niet bekend

Nog niet bekend

Nog niet bekend

Nog niet bekend

Nog niet bekend

Jaarstukken 2023

Werkgeversvereniging Samenwerkende Veiligheidsregio's (WVSV) De Werkgeversvereniging Samenwerkende Veiligheidsregio's is de werkgeversvereniging van de 25 veiligheidsregio’s die met de werknemersorganisaties op landelijk niveau tot afspraken komt over arbeidsvoorwaarden voor alle werknemers van de veiligheidsregio’s (met uitzondering van het personeel dat onder een eigen Cao valt bijvoorbeeld Cao Ambulancezorg). De WVSV is per 1 januari 2022 officieel van start gegaan. De WVSV maakt namens haar leden afspraken met de vakbonden over collectieve arbeidsvoorwaarden voor het personeel van de veiligheidsregio’s. Deze afspraken worden vastgelegd in de “CAR(-UWO) Veiligheidsregio’s” (voorheen CAR-UWO). Stichting Risicobeheer Veiligheidsregio’s De veiligheidsregio’s hebben in de loop van 2022 een gezamenlijk Expertisebureau Risicobeheer Veiligheidsregio’s (ERVRS) in de vorm van een stichting opgericht, waarmee zij collectief een ongevallenverzekering kunnen inkopen en deze schades kunnen afwikkelen. Op termijn kunnen ook andersoortige risico’s door dit expertisebureau worden opgepakt en vindt ook de schadebehandeling centraal plaats. Hiermee ontstaat een professionele organisatie die invulling geeft aan het risicobeheer van de veiligheidsregio’s.

Het Expertisebureau Risicobeheer Veiligheidsregio’s heeft bovendien samenwerkingsverbanden afgesloten met soortgelijke organisaties, zoals VNG Risicobeheer en Verzekeringsbedrijf Groot Amsterdam om het initiatief waar mogelijk te versterken. Stichting Waarborgfonds Veiligheidsregio’s De veiligheidsregio’s hebben gezamenlijk op 29 september 2023 de Stichting Waarborgfonds Veiligheidsregio’s opgericht. Het waarborgfonds voorziet in financiële dekking van aanspraken op grond van de LRD. Het betreft die aanspraken waarbij we de keus hebben gemaakt om die collectief als regio’s in eigen beheer te dragen (een beperkt deel via collectieve verzekering de rest voor eigen risico). Het fonds wordt gevoed vanuit de bijdragen van veiligheidsregio’s op basis van aantal inwoners per regio. In een beperkt aantal individueel gewogen gevallen (hardheidsclausule) kan ook in geval van twijfel na bespreking in een onafhankelijke commissie een aanspraak worden toegekend die in eerste instantie onder de standaardregeling tot een afwijzing zou kunnen leiden. Als de liquiditeit van het Waarborgfonds alsnog onder druk komt te staan, dan zal op dat moment een extra bijdrage van de veiligheidsregio’s wordt gevraagd.

Daarnaast zijn er partijen waar sprake is van een structureel samenwerkingsverband. Deze worden hieronder toegelicht. Gemene rekening GHOR Met ingang van 1 januari 2014 is voor de bedrijfsvoering van de GHOR een overeenkomst kosten voor gemene rekening afgesloten met de GGD Hart voor Brabant. Daar zijn de activiteiten van de GHOR in ondergebracht. De gemeenschappelijke regelingen GGD Hart voor Brabant en Veiligheidsregio Brabant-Noord (VRBN) maken deel uit van deze gemene rekening. In de gemene rekening zijn de kosten opgenomen ten aanzien van het personeel (inclusief de kosten van ziekte, arbeidsongeschiktheid en ontslag), de toerekenbare overhead en de overige kosten van de GHOR. Ter verdeling van het werkelijke niveau van de kosten is een verdeelsleutel tussen de partijen afgesproken. VRBN participeert voor een aandeel van 94,9% in de gemene rekening. Het instellen en in stand houden van een GHOR is een taak van de veiligheidsregio. De GHOR is een onderdeel van de GGD. Gemene rekening Meldkamer Brandweer Oost-Brabant Met ingang van 1 januari 2018 is voor de Meldkamer Brandweer Oost-Brabant (centralisten en leiding) een overeenkomst kosten voor gemene rekening afgesloten met Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost. 44 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

Daar zijn de activiteiten van de Meldkamer Brandweer Oost-Brabant in ondergebracht. De gemeenschappelijke regelingen Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost en VRBN maken deel uit van deze gemene rekening. In de gemene rekening zijn de kosten opgenomen ten aanzien van het personeel (inclusief de kosten van ziekte, arbeidsongeschiktheid en ontslag) en de overige kosten van de Meldkamer Brandweer Oost-Brabant. Ter verdeling van het werkelijke niveau van de kosten is een verdeelsleutel tussen de partijen afgesproken. De Meldkamer Brandweer Oost-Brabant is ondergebracht bij VRBN en beide veiligheidsregio’s participeren voor een aandeel van 50% in de gemene rekening. Daarnaast wordt Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost een opslag van 8% voor de overhead in rekening gebracht. Gemene rekening Calamiteiten-coördinatoren Met ingang van 1 september 2019 is voor het 24/7 organiseren van de Calamiteiten Coördinator (CaCo) functionaliteit op de Meldkamer Oost-Brabant een overeenkomst kosten voor gemene rekening afgesloten met Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost. Daar zijn de activiteiten van de Calamiteiten Coördinatoren in ondergebracht. De gemeenschappelijke regelingen Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost en VRBN maken deel uit van deze gemene rekening.

In de gemene rekening zijn de kosten opgenomen ten aanzien van het personeel (inclusief de kosten van ziekte, arbeidsongeschiktheid en ontslag) en de overige kosten van de Calamiteiten Coördinatoren. Ter verdeling van het werkelijke niveau van de kosten is een verdeelsleutel tussen de partijen afgesproken. De Calamiteiten Coördinatoren zijn ondergebracht bij VRBN en beide veiligheidsregio’s participeren voor een aandeel van 50% in de gemene rekening.

3.6

Declarabele meerkosten Opvang Oekraïners

In het kader van het Bekostigingsbesluit opvang ontheemden Oekraïne van de minister van J&V zijn in de veiligheidsregio declarabele meerkosten gemaakt door gemeenten, GGD en de veiligheidsregio. Deze worden als volgt conform de verantwoordingsinstructie weergegeven en deze verantwoording maakt deel uit van de SISA-verantwoording (paragraaf 4.9). Meerkosten VR Brabant-Noord i.v.m. ontheemden Oekraïne jan t/m dec 2023 Gemeente /Organisatie

Veiligheidsregio Brabant-Noord

Regierol

Ten behoeve van de regie wordt beleidscapaciteit ingezet, o.a. Bevolkingszorg, GHOR, GGD, Communicatie, Bedrijfsvoering etc. Coördinatie op spreiding Personele capaciteit voor het zoeken naar locaties, 24/7 ontheemden callcenter, (medische) intake, tolken etc., Vervoer, Logistiek, Tijdelijke opvang (ook wel hub) Communicatie Personele capaciteit voor informatieverstrekking aan bestuurders/gemeenten, inwoners en vluchtelingen Zorg Organiseren van medische/psychosociale hulp na de intake, organiseren meldpunt infectiezieken, vaccineren, Medische intake cq eerstehulpverlening, Jeugdgezondheidszorg Materieel Divers materiaal Subtotaal Ontvangen voorschot Saldo te verrekenen

bedragen in €

Geraamde meerkosten Gerealiseerde meerkosten 1 jan t/m 31 dec 2023 1 jan t/m 31 dec 2023 90.033 84.929

63.727

66.491

-

-

-

-

153.760 153.760

13.206 164.626 164.626

Op basis van deze verantwoording is een vordering opgenomen van € 164.626.

45 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

3.7

Declarabele meerkosten Crisisnoodopvang COA

In het kader van de Crisisnoodopvang, waarover landelijke afspraken zijn gemaakt tussen COA en veiligheidsregio’s, zijn in de veiligheidsregio declarabele meerkosten gemaakt. Deze worden als volgt conform de onderlinge afspraken aangaande verantwoording weergegeven. Deze verantwoording maakt geen deel uit van de SISA-verantwoording (paragraaf 4.9). Meerkosten VR Brabant-Noord i.v.m. Crisisnoodopvang COA 2023 Gemeente /Organisatie Personeel Inrichting Schoonmaak Overig

Veiligheidsregio Brabant-Noord Inhuurkosten voor de regierol, coördinatie en begeleiding van de crisisnoodvang Voornamelijk bedden, matrassen en toebehoren Wassen en stomen van kleding en beddengoed Vervoer van goederen en personen Subtotaal

bedragen in €

Gerealiseerde meerkosten 1 jan t/m 30 juni 2023 65.825 1.876 769 68.469

Op basis van deze verantwoording is een vordering opgenomen van € 68.469.

3.8

Openbaarheid – Wet open overheid

Het uitgangspunt van de Wet open overheid (Woo) is dat overheidsinformatie toegankelijk, transparant en vindbaar is. De uitgangspunten van de Woo zijn dat de burger de informatie kan vinden op één plek en dat iedereen het wettelijke recht heeft op toegang tot publieke informatie. De Woo kent twee informatielijnen: de Actieve openbaarmaking informatie (Woo Hoofdstuk 3) en de Informatie op verzoek (voorheen Wob-verzoek) (Woo Hoofdstuk 4). Daarnaast kent de Woo de verplichting om onze informatiehuishouding op orde te brengen en houden. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft in haar brief van 8 juni 2023 alle overheden geïnformeerd over de centrale digitale infrastructuur (de Woo-index), waarmee we informatie actief openbaar moet maken. De actieve openbaarmaking van de zeventien Wooinformatiecategorieën kan door middel van deze digitale infrastructuur stapsgewijs worden geïmplementeerd. De wettelijke verplichting zal gefaseerd – per informatiecategorie – worden ingevoerd. Dit gebeurt bij koninklijk besluit. De Woo bij VRBN VRBN is in 2023 aangesloten op de Woo-index. De zeventien Woo-informatiecategorieën zijn door BZK onderverdeeld in tranches. VRBN ligt op schema en voldoet aan trance 0, de volgende tranches zijn in voorbereiding. Begin 2024 is er een implementatieplan en een actiepuntenlijst opgesteld.

Ook is een projectgroep in oprichting waarin in de volgende aandachtsgebieden zijn vertegenwoordigd: juridisch, communicatie, informatievoorziening en informatiebeveiliging. Onze ambitie is te voldoen aan wettelijke bepaalde openbaarmakingsverplichtingen en -termijnen en om op een verantwoorde wijze invulling te geven aan de inspanningsverplichting om informatie actief openbaar te maken. Hierbij wordt een afweging gemaakt tussen enerzijds (het streven naar) transparantie en anderzijds de financiële, technische en/of organisatorische inspanningen die hiermee gemoeid zijn. Ook de eventuele aanwezigheid van risico’s op het gebied van bijvoorbeeld privacy en informatieveiligheid worden meegewogen. Inzicht hebben in de werkprocessen van de organisatie is van belang voor het uitvoeren van de Woo. Door de werkprocessen te koppelen aan de applicaties en locaties waar archiefbescheiden zijn opgenomen, kan er goed worden bijgehouden waar de informatie, die valt onder de Woo, zich bevindt. Daartoe hebben we in 2022 VIND Informatiemanagement (VIND-IM) aangeschaft.

46 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

4. Jaarrekening

4.1

Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarin door de het algemeen bestuur op d.d. 30 november 2023 de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld. De in de onderhavige jaarrekening gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn gebaseerd op de veronderstelling van continuïteit van de gemeenschappelijke regeling.

4.2

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening

De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij in deze grondslagen anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van

47 Samenwerken aan veiligheid.

Jaarstukken 2023

jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. Voor latente verplichtingen die voorvloeien uit afspraken met (ex-) personeelsleden die een betalingsverplichting in de toekomst tot gevolg hebben, wordt een voorziening gevormd. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht

4.3

Algemene grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording

De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: • De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten; • De financiële rechtmatigheid, waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium, omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 30 november 2023 door het algemeen bestuur is vastgesteld; o Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderscheidingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld. o Ten aanzien van het M&O criterium is alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid. Daarom zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede de financiële verordening van VRBN. Dit betekent dat: Een verantwoordingsgrens van 1% (zijnde € 553.252) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; o Een rapporteringstolerantie van €50.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen

4.4

Technische uitgangspunten van de jaarrekening

Uitgegaan is van de volgende technische uitgangspunten: Afschrijvingen • Investeringen beneden € 10.000 worden doorgaans niet geactiveerd. • Investeringen boven € 10.000 worden op grond van economische levensduur tegen historische aanschafwaarde lineair afgeschreven. Btw-compensatie • De door VRBN betaalde btw inzake brandweertaken is vanaf 2014 niet meer compensabel. • De door VRBN betaalde btw inzake taken die vallen onder Bevolkingszorg is daarentegen wel compensabel.